标准公文模板制作方法

对照原则制作模板规范格式方便应用徐州市政协徐智勇文章摘要：如何规范党政机关行政公文的格式？如何使印发的行政公文符合《国家行政机关公文解决方法》和《国家行政机关公文格式》国标的规定？本文以党政机关行政公文惯用的红头文献为目的，逐个对照《方法》和《原则》中对行政公文各要素的具体规定，具体叙述了如何使用微软Word文字解决软件制作原则行政公文模板的办法和环节。以供学习参考、交流探讨、互助共进。有关公文格式原则1．行政机关的公文种类：重要有命令（令）、决定、公示、通告、告知、通报、报告、批复、函、会议纪要等。2．部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。3．“请示”应当一文一事；普通只写一种主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。4．“报告”不得夹带请示事项。5．人名、地名、数字、引文精确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。6．公文的构造层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。如层次较少能够跨层使用，但层次序列、序数格式不变。7．公文中的数字，除成文日期、部分构造层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、含有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用中文外，应当使用阿拉伯数字。8．标记公文横向距离的长度单位为字。一种字指一种中文空间。9．标记公文中纵向距离的长度单位为行。以一种原则正文字体高度加一种原则行间空白为一基准行。10．公文各要素标记规则：《国家行政机关公文格式》原则将构成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（含）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）下列至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词（含）下列的各要素统称版记。Word公文模板制作首先打开Word，进入Word窗口界面。一、设立页面△《国家行政机关公文解决方法》和《国家行政机关公文格式》国标中有关页面的具体格式规定（下列简称“格式规定”）：公文用纸采用定量为60g/m2～80g/m2的胶印纸或复印纸。普通采用A4型纸，成品幅面尺寸为210mm×297mm。公文页边与版心尺寸：天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。排版规格：正文使用小二号仿宋字体，普通每页排20行，每行24个字。

制作设立办法：1．选择“文献”菜单，选择“页面设立”。2．选择“纸张”附签，选择纸张类型为A4。3．选择“页边距”附签，选择方向为“纵向”，将页边距分别设立以下：上3.7厘米、下3.5厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。4．选择“版式”附签，将页眉边界设立为2.5厘米，页脚边界设立为2.2厘米。5．选择“文档网格”附签，单击“字体设立”，设立“中文字体”为“仿宋”，“字号”为“小二号”。6．选中“指定行和字符网格”，设立“每行”为“24”个字符，“每页”为“20”行。二、设立页码

制作设立办法：1．选择“插入”菜单，选择“页码”；2．设立“位置”为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”为“外侧”。3．单击“格式”按钮，设立“数字格式”为全角的显示格式，单击“拟定”按钮完毕页码设立。4．双击选中页码，将字号设立成“四号”，然后在页码两边各加上一条全角方式的短线“－”，并与页码之间空二分之一角空格。三、设立公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度△格式规定：涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的次序编号。用阿拉伯数码顶格标记在版心左上角第1行。如需标记秘密等级，用小二号黑体字，顶格标记在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标记秘密等级和保密期限，在秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如需标记紧急程度，用小二号黑体字，顶格标记在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标记密级与紧急程度，密级顶格标记在版心右上角第1行，紧急程度顶格标记在版心右上角第2行。

制作设立办法：1．公文份数序号：“绝密”、“机密”公文需要标记份数序号，可在公文印制完毕后使用打码机在第1行左顶格印制序号。2．设立密级和保密期限：在第1行设立一种右空为0的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐位置，输入“秘密★五年”，秘密两字之间空1字，字体设立为小二号黑体。（可根据修改密级和期限）3．设立紧急程度标记：按国标规定设立，根据有无密级标记选择紧急程度的排版位置。操作办法同上。四、设立发文机关标记△格式规定：发文机关标记推荐使用小标宋体字，用红色标记。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或不不大于22mm×15mm。发文机关标记应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

制作设立办法：1．在版心第3行输入发文机关标记，如“×××委员会文献”。2．设立该行文字字体为“小标宋”，字体颜色为“红色”，字号为“60磅”，字符缩放比例为66%（缩放比例可根据字数多少进行调节，以美观大方为准则）。3．设立该段落为“分散对齐”，设立段落行距为“固定值85磅”。五、设立发文字号△格式规定：发文字号由机关代字、年份和序号构成。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标记；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。上报的公文需标记签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用二号楷体字标记签发人姓名。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

制作设立办法：1．发文机关标记下空一原则正文行，输入发文字号，如“徐政协﹝﹞3号”。注：必须是六角“﹝﹞”括号，而不能是“[]”括号。2．六角符号插入办法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号“﹝”、“﹞”后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。3．设立该行文字居中；设立字体为仿宋，字号为3号。4．如果是上行文，还需要标记签发人姓名。设立上行文发文字号和签发人标记：设立发文字号为左对齐空一字符；设立一种右空1字符的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐处，输入“签发人：李建国”，并设立“李建国”三字为二号楷体字。（可按此办法另行制作一种上行公文模板）六、设立红色分隔反线△格式规定：发文字号之下4mm处印制一条与版心等宽的红色反线。

制作设立办法：1．首先选中“视图”——“工具栏”——“绘图”，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线。2．选中该直线，在直线上单击右键，选择“设立自选图形格式”，反线的属性要在这里进行设立。3．选择“颜色和线条”附签，设立“颜色”为“红色”，“虚实”设立为“实线”，“粗细”设立为“2磅”。4．选择“大小”附签，设立“宽度”为“15.6cm”。5．选择“版式”附签，单击“高级”按钮，设立“水平对齐”方式为“居中”、相对于“页边距”；设立“垂直对齐”方式为绝对位置，绝对位置选择“页边距”、“下侧7.7厘米”。七、设立公文标题△格式规定：公文标题应当精确简要地概括公文的重要内容并标明公文种类，普通应当标明发文机关。行政机关的公文种类重要有命令（令）、决定、公示、通告、告知、通报、报告、批复、函、会议纪要等。“请示”应当一文一事。“报告”不得夹带请示事项。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，普通不用标点符号。标题普通位于发文字号下空两行，使用二号小标宋字体，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

制作设立办法：1．在发文字号下空2行，输入标题内容。多行标题回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2．设立标题文字为二号小标宋字体，居中排列。3．对标题段落进行以下设立：选中标题段落，去除段落设立标签“如果定义了文档网格，则对齐网格”项前面方框中的对勾。（如果不设立此项，则多行标题段落之间的行距过大）八、设立主送机关△格式规定：主送机关指公文的重要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。标题下空1行，左侧顶格用小二号仿宋字体标记，回行时仍顶格；最后一种主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标记办法同抄送。

制作设立办法：公文标题下空1原则正文行，左侧顶格，输入主送机关名称加全角冒号；设立字体为小二号仿宋，回行时仍顶格。九、设立公文正文△格式规定：正文普通使用小二号仿宋字体，位于主送机关名称下一行，每自然段首行左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。人名、地名、数字、引文精确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。应当使用国家法定计量单位。公文的构造层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。如层次较少能够跨层使用，但层次序列、序数格式不变。文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明精确的中文译名。公文中的数字，除成文日期、部分构造层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、含有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用中文外，应当使用阿拉伯数字。

制作设立办法：正文设立的重要原则：主送机关名称下一行，每自然段首行左空两字，回行顶格；公文正文主体使用小二号仿宋字体，文内各级标题及需要重点突出的可设立其它字体标记。正文字体普通不使用加粗。十、设立附件标记△格式规定：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用小二号仿宋字体标记“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标记“附件”，有序号时标记序号；附件的序号和名称前后标记应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标记公文的发文字号并在其后标记“附件”（或带序号）。

制作设立办法：公文如有附件，则在正文下空1行左空2字，输入“附件”加全角冒号，然后输入附件名称；附件如有序号则使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。如：附件：1．××××十一、设立成文时间△格式规定：单一机关制发公文的成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。单一机关制发公文在落款处不署发文机关的名称，只标记成文时间。用中文将年、月、日标全；“零”写为“○”，如“二○○六年三月十八日”。公文印制完毕后需加盖发文机关印章。单一机关制发公文的成文时间右空3字，与正文之间空3行。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调节行距、字距的方法加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用标记“此页无正文”的办法解决。

制作设立办法：1．在正文（或附件名称）下空3行，按照公文签发日期输入成文时间（注：“○”不能输入为数字“0”和字母“O”，应使用输入法软键盘中的“单位符号”输入或使用插入符号的办法输入）。2．设立成文时间为右对齐空3字。（可在段落格式中设立右缩进）十二、设立主题词标记△格式规定：公文版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一种要素置于最后一行。公文版记各要素之间均加一条反线，宽度同版心。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的规定标注主题词。“主题词”用小二号黑体字，居左顶格标记，后标全角冒号；词目用小二号小标宋体字；词目之间空1字。

制作设立办法：1．输入“主题词”后加全角冒号；设立字体为小二号黑体。2．输入词目，词目之间空1字；设立字体为小二号小标宋。十三、设立抄送单位标记△格式规定：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下1行左空一字，用3号仿宋字体标记“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一种抄送机关后加标句号。如主送机关移至主题词之下，应当标记在抄送机关之上，标记办法同抄送机关。

制作设立办法：1．选择“表格”菜单，“插入”一种行2、列1的表格；2．选中表格，右键选择表格属性，设立表格宽度为15.6厘米，横向居中；选择“边框和底纹”按钮，在“预览”窗中将每行的横线选中，竖线取消。3．在表格第1行左空1字输入“抄送”加全角冒号，背面输入抄送单位名称，设立字体为三号仿宋。4．拖动标尺调节悬挂缩进，使回行后的文字与冒号后的抄送机关名称对齐。（可加按Alt键微调）十四、设立印发机关和印发时间标记△格式规定：印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关位于主题词之下）占1行位置，用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标记。

制作设立办法：1．表格第2行左空1字输入印发机关名称，设为三号仿宋字体。2．设