合同管理制度流程

合同管理制度第一章总则第一条为了加强合同管理，依法订立、推行、变更和解除合同，减少公司经营风险，维护公司的正当权益和良好信誉，根据《中华人民共和国合同法》规定，结合公司的实际状况，特制订本合同管理制度。第二条本合同管理制度合用于我司所属各部门，各部门在对外订立合同、合同及合同管理中必须严格执行本合同管理制度。本合同管理制度合用于公司各类合同的管理，涉及：项现在期合同、施工合同、材料设备采购合同、营销策划合同、其它合同。第三条本管理制度所称合同是指公司对外设定、变更、消除民事权利或民事义务的一切合同。第二章合同管理原则第五条正当性原则：合同管理必须符合有关法律法规及有关规定，使得公司的权益能够依法受到保护。第六条合同书原则：必须订立正式合同书以明确双方的权利、义务和责任。第七条事前订立原则：合同应在经济事项发生前订立，严禁未订立合同即先行实施。第八条利益明晰原则：合同应清晰地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝含糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中特别应有明确的、能够界定清晰的合同价款、结算方法及付款方式；如果合同价款可能调节，则应明确调节根据、调节方式。第三章合同管理体系第九条合同管理实施逐级审核、分级管理的原则。合同订立后，原件交办公室建档管理。第十条合同承接人为合同第一负责人，根据公司合同审批程序，对合同文本提出承接意见，填写合同审批表；根据公司领导的授权办理对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；保管好合同有关的文献，及时上交合同管理员归档。第一负责人必须对合同订立的正当性、合理性、有效性负责，一旦发生合同失误，给公司造成损失，第一负责人负重要责任。第十一条所属业务经办部门为合同承接部门。合同承接部门的重要工作：制订、修改合同文本条款；督促、检查本部门合同的执行工作，并经常检查合同的推行状况；及时上报合同推行中发现的问题，并提出部门解决意见；对本部门所办理的合同引发的合同纠纷提出解决意见，并具体贯彻；建立部门合同管理台帐。第十二条合同管理员的重要工作：建立健全合同档案，做好合同文本编号、归档、检索，确保合同档案的完整性。及时检查合同订立程序、审批权限及推行状况等，对未按规定程序和审批权限订立的合同及合同推行过程中存在的问题及时向分管领导报告，并督促合同承接人员妥善解决。第十三条公司各部门的分管领导对合同签约、推行、管理工作负有领导责任。第十四条合同单位的法人代表或授权签约人负有重要领导责任。第四章合同订立的管理第十五条合同的订立必须采用书面形式，尽量采用由公司提供的合同文本。传真、电报、信函等书面文献能够作为合同的补充。电子邮件必须有书面确认书。第十六条对外订立合同时必须审核对方与否含有独立的公司法人资格；有否推行能力；担保方与否含有担保资格和能力。审查内容以下：1、公司法人营业执照。查明该公司与否经工商部门年检，以拟定该公司签约时与否含有独立公司法人资格，注册资金与所签合同标的对照，以拟定其履约能力。2、授权委托书。以拟定签约人与否含有签约资格。3、担保单位的主体资格、有无担保能力、抵押物的价值、清结状况。4、若需担保单位担保的合同，除担保单位加盖公章外，还必须有担保单位法人代表亲笔签字。5、所使用的印章与否与营业执照的名称相符。必要时规定提供印章真实性证明。第十七条送审和订立的合同必须内容齐全，应涉及：双方的单位全称、住所地址、法定代表人；合同的标的；数量、质量、规格以及厂家、品牌等；价格条件、付款条件、交付条件、结算方式；验收办法及提出异议的方式、期限；合同的编号及订立时间、地点违约责任条款；争议解决办法、地点。第十八条合同依法需要公证、鉴证的，能够向法定机关申请公证、鉴证。第十九条全部合同、合同文本都必须采用打印稿。合同编号不能中断间隔，不能预留编号，不能与时间次序不符。第二十条每项合同都必须建档管理。合同档案应涉及；合同审批表；合同文本（原件）及其附件；订立合同前产生的有关材料；推行合同中产生的有关材料；变更、解除、中断合同存档应具体注明因素。合同的有关材料，是指与合同的订立、推行、变更、解除等有关的任何有法律意义的材料。其中要特别注意来往电报、信件（含信封）、传真及电话统计、会谈统计的收集和归档。第五章合同审批程序第二十一条合同审批程序：承接人员填写合同审批表、部门负责人订立意见、分管副总经理订立审核意见、总经理及董事长同意签约、用印。前期及工程类以外的合同无需成本合约部签批。第二十二条各部门合同审批应送审的资料涉及：合同申报表；合同文本；商务考察调查表；技术附件；其它阐明资料。第二十三条各部门报送合同申报表经审核同意同意后，须在审核同意之日起一周内订立合同。第二十四条公司各部门对外订立合同，在用印订立之前，应先到合同管理员处获得合同编号。第二十五条工程类合同普通不与个人订立。如果碰到特殊状况而必须与个人订立合同，则必须经公司总经理同意，且将对方个人身份证作为合同附件。第二十六条公司对外订立合同必须由公司及单位的法定代表人签字或由法定代表人的授权，方可订立合同。公司业务承接人员根据公司法定代表人的授权对外订立经济合同时，不得超越授权范畴。第六章合同推行的管理第二十七条合同交底：在合同订立之后，将合同复印件分发至有关部门，有关部门应阅读理解合同。第二十八条合同款的支付：有关业务部门经办人员负责合同款支付的经办，按照公司有关付款规定的审批流程执行。第二十九条合同变更：合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或合作单位提出变更规定的，经办人应及时向公司领导请示报告，公司同意变更的，经办人应按照合同订立的有关程序办理，严禁私自变更合同。第三十条合同结算：1、当合同中商定的合作单位的责任和义务已全部完毕，并且达成了合同商定的结算条件才办理结算。2、如工作成果存在质量问题或履约过程中合作单位存在违约状况等，主办人应做出具体阐明及解决意见，统计到《合同执行状况跟踪表》。3、工程结算的具体办法按照《工程结算管理方法》及《公司用款支付管理制度》执行，其中设计及技术服务类合同结算表格见附件《设计及技术服务类合同结算表》。第三十一条合同执行状况的评定：金额较大的合同执行完毕后，应由合同主办部门对合作单位的合同执行状况等进行总结，并填写《合同执行评定考核表》。第七章合同档案的管理第三十二条合同文本应遵照及时整顿、分类、归档、保存，方便复查。每项合同都应建档管理，合同档案应涉及：合同审批表、合同正本、补充合同及其附件、订立合同前产生的有关资料、合同推行中产生的有关资料。第三十三条合同订立后，经办人应在二天内将合同原件交公司合同管理部门存档，与合同执行有关的部门应备有合同的复印件。需要报送集团备案存档的，应同时上报集团有关部门。第三十四条在订立合同时，合作单位在盖有有效印章的同时，其法人代表或法人代表授权人还需签字；每份合同原件由发包单位最少盖一种以上骑缝章。第三十五条合同编号1、合同应有专人持续统一编号，因主合同的变更、解除等订立的补充合同，按主合同类别编号。2、合同可分为六大类：（1）前期合同：与建设用地有关的合同，涉及土地出让合同、动迁委托合同等。（2）施工合同：涉及建筑、安装、装饰、市政、园林景观。（3）材料设备采购合同：涉及规划、设计、勘察、监理、造价咨询、专项检测等。（5）营销策划合同：样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷。（6）其它合同。3、工程合同编号次序为：4、有关合同的保管期限、保密、销毁等具体规定参考公司的档案管理的有关方法。第八章工程类合同管理及原则性条款第三十六条合同订立：1、工程合同的订立普通应通过招标方式拟定合作方，合同应附有关招标文献，具体参见《工程招标管理方法》。2、如本地政府部门有强制性规定，可按本地政府部门原则合同执行，但必须通过补充合同等方式充足补充与公司原则合同文本或公司实质性规定之间存在的差别内容。3、合同发包方式：根据需要选择甲方直接发包、甲定乙包、甲定乙供、甲供等方式。（1）、对于影响成本和多个质量较大的分项工程，应采用甲方直接发包的方式实施专业分包；为便于管理，应订立甲方、总包与分包三方施工合同。（2）、对于专业分工明晰，而质量与管理等因素不便由甲方直接发包的分项工程，可按甲定乙包方式解决，即由甲方招标确认实施单位后由总包与分包订立分包合同。第三十七条工程施工类合同的原则性条款：1、合同价款：采用招标方式选择合作单位的，以双方最后拟定的报价作为合同金额；如果采用费率折扣方式拟定合同价款，合同中应明确费用计取的根据、主材价格计取方法等。合同内容应涉及：（1）承包范畴、方式及内容；（2）计价方式形式、定额原则、取费办法；（3）甲方分包工程、甲供材料设备、甲方认质认价的范畴和种类；（4）人工、材料的价差调节法；（5）总分包的关系、配合的范畴以及总包管理费和配合费的计取办法等；（6）安全文明施工费、夜间施工费、二次搬运费、方法费、规费、税金计取方法。（7）履约确保金的计取及退还方法；（8）其它工期、质量等奖惩方法；2、工程款支付控制原则：（1）普通不支付预付款或备料款（工程所在地政府职能部门有文献强制规定需预先支付款项的除外）；（2）进度款的支付普通按形象进度分阶段拟定付款金额，普通不适宜采用支付月进度款的方法；每期进度款不应超出当期产值的85%，累计不应超出合同价的85%，工程竣工后结算前的付款累计不应超出合同价的85%。当因设计变更、合同价误差等因素，造成实际总产值与合同价差别较大时，必须通过调节合同价并订立补充合同后才干调节付款总额，特别在合同内容减少或合同价大幅减少时，更应及时调节合同造价、订立补充合同；（3）质量保修金不应少于5%。（4）无精确施工图预算或无精确合同总价时，应充足考虑付款风险，特别在施工中后期更应有效地控制好进度款，以防超付。3、验收、结算及工程保修：（1）合同应明确规定验收程序、验收原则及验收通过时间确实认。（2）合同中应明确工程结算的资料交接程序，结算审核单位由发包单位委托为准，结算审核时间应足够。（3）为避免承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中商定控制方法。例如：报送的结算造价最后核减额超出审核总价10%（含10%）时，承包单位除支付规定的造价咨询酬劳外，发包单位应进一步扣款，扣除超出部分的10%作为违约金。（4）合同中应商定，在竣工验收前订立《工程保修合同》作为竣工验收的前提条件之一；如：防水防渗漏工程保修年限不得少于5年。4、设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定根据、结算核价方法。5、各类材料规定：（1）对于质量及建筑效果影响较大的材料设备应采用甲定乙供或甲供的方式拟定材料品牌、厂家及价格等。（2）甲定乙供材料的结算方式在招标阶段可采用投标单位竞争性组价报价方式，在工程实施阶段除非特殊状况，普通严禁采用组价方式。在施工合同中应明确甲定乙供材料的结算应根据有关定额规定执行。6、总包管理配合费：根据不同分包工程分别考虑管理费和配合费，不适宜笼统按照固定的比例取费。取费原则不得超出3%，对于价格变化较大的门窗、石材等分包项目，应取固定费用；对于设备安装工程，取费基数为安装费用（不涉及设备费）。第三十八条工程监理合同的重要控制原则：1、合同应明确规定监理单位的工作范畴和工作内容。2、合同监理酬劳应明确承包范畴和时间，除非国家规定的特种行业，普通应涉及红线内全部的主体工程和附属配套、园林绿化工程。监理时间范畴应涉及由于施工可能引发的工期延长5%的时间。超出5%以上部分的工期另行商定监理费。3、监理酬劳：如果工程规模基本拟定，监理酬劳普通应按固定总价计取。取费原则宜按照单方建筑面积或人员工资加管理费的方式计取。4、监理人员：合同中应明确规定总监管理的工程项目不能超出2个，及在本工程现场的工作时间，在工地时间应以完整的工作日为准；其它监理人员名单作为合同附件，并规定人员更换或短缺的处罚方法。5、合同中应设立对监理公司的考核条款，明确考核原则及考核内容。6、监理酬金的支付按照工程形象进度进行，且与工程节点的考核挂钩；不支付预付款或合同定金。7、合同中应当商定各个施工阶段的监理人员数量，并应与在建施工建筑面积成正比。第三十九条设计合同控制原则：1、设计费（1）设计费如固定单价包干，应明确最后结算建筑面积的计算办法。（2）设计合同的定金不适宜超出20%，应预留5%以上的施工服务费用至竣工验收后支付。（3）设计费应明确涉及专业设计配合等费用；如有额外服务费，应明确数额及支付方式。2、设计内容应明确与否涉及室外配套管线、景观工程中土建、水电专业设计等。3、设计方责任及义务描述尽量清晰完整，包含设计成果、设计深度、设计文献提供、材料设备选样、销售配合、现场施工服务计划、成本控制等内容。第九章合同纠纷的解决第四十条生效后的合同如需变更、转让、解除必须根据法定程序进行，并订立书面合同。第四十一条合同生效后，相对应的业务部门要随时检查推行状况。如发现问题，合同承接人员要及时询问；如能够拟定对方不能推行合同，要采用补救方法，并按法律规定追究对方的违约责任。对方不推行合同时，我方必须不间断地主张权利，催促推行。前后两次催促或对方书面承认后的第一次催促推行相隔的时间不超出三个月。主张权利、催促推行必须采用书面形式，必须采用送达、电报、传真等方式，必须获得对方的回执性证明材料。第四十二条如需通过仲裁或诉讼予以解决的纠纷，合同承接人和合同管理员应负责提供与该争议有关的资料和证据，拟定具体人员在