电子档案的生命周期与管理

电子档案的生命周期与管理

电子文件是指通过计算机硬盘或其他设备存储的一般电子文件，对应于纸质文件和相互连接的电子文件的文件集合，通常以文件为单位。电子文件归档及电子档案管理需要有相应的技术和设备。根据电子档案的特性及其所涉及到有关载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况,可以说电子档案的生命周期是由电子档案内容决定的,而保证电子档案生命周期的存在,取决于载体的寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程,我们要在认真研究不断实践的基础上,积极探索电子档案及其管理方法和技术、管理标准、制度,进一步发挥档案服务于社会事业的作用。1电子文件分类目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。1.1注重文件的归档和保管一是内部文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一要按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二要将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。一是要将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找;二是外来文件要通过处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。三是电子文件的归档工作由业务部门掌握。处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按要求转入档案部门。档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。1.2电子文件的检索1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。2)设备档案。单位引进技术和购置各种设备时,供货商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展。所以,在购进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。1.3财务和档案部门双方衔接1)工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。2)账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。2影响电子档案载体的因素电子档案载体常见的有二大类:磁性载体和光盘。磁性载体由聚酯底基、粘合剂和磁粉组成。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物理化学性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与酸碱溶液发生反应的特点使电子档案载体的自然寿命一般仅有5~15年,最长也不超过30年。因此,环境因素影响着电子档案载体有以下几方面:1)温湿度影响。保存电子档案理想的温度为17~20℃,相对湿度为40%±5%,保存要求高于纸质档案。电子档案载体受温湿度影响聚酯底基会膨胀或收缩变形,光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料发生弯曲变形,导致档案信息缺失,不能重见。2)光线和有害气体影响。对电子档案而言,光线和有害气体能使电子档案载体的材料发生光氧化反应,腐蚀、破坏磁性载体和光盘,致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落,电子信息丢失。同时,光线中的紫外线还会破坏磁性载体的剩磁的稳定性,导致信号衰减,影响磁性记录信息的读写效果。3)灰尘影响。灰尘对电子档案载体的损坏不仅有物理损坏、生物损坏还有化学损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面造成记录信息的损毁;生物损坏是指灰尘传播霉菌孢子,霉菌孢子把电子载体当繁殖地,分泌酶和有机酸损坏载体;化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会引起磁性载体、光盘载体的腐蚀和降解,造成载体毁坏,记录信息消失。这些危害一旦造成,几乎是无法挽回的。4)磁场和机械震动影响。对纸质档案影响不大的磁场和机械震动,对电子档案的磁性载体有致命影响。磁场能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化,造成信号失真或信噪比降低,破坏记录信息,影响读出效果。强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序,造成剩磁衰减,从而破坏记录信号。3电子文件管理和保护由于归档电子文件以脱机方式保存,因此,软磁盘和光盘的保护是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定相应的保护管理措施。3.1严把好质量关1)统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。2)把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到一年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。3)规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%~45%,温度控制在14~24℃。4)加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。5)对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。6)在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。3.2光栅的使用1)规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。2)保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14~24℃,相对湿度40%~65%。3)注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,