文书学重点复习题库

文书学重点复习题库绪论文书形成的条件：1文字的形成是文书产生的必要条件2社会组织的形成是文书产生的充分条件文书、公文与文件的相互关系：三者在内涵上没有本质的区别，都是人类社会实践活动中为处理某种事务的需要而直接形成的信息记录，但是三者在外延上有一定的区分，按从大到小的顺序排列应该是：广义文件>文书>公文>狭义文件。文书学的学科体系构成：文书工作发展史，古文书学，机关文书处理，专门文书处理商朝文书工作特色：史官分工明确化文书机构专门化，文书形势多样化，文种表达复杂化，形成过程制度化，还开始形成了严格的签名制度。文书的形成：人类社会自形成之日起，就有为特定目的而交流的需要，随着人类的发展，制约着交流的条件逐步被改变，作为一种更加完善的交流方式，文书成为交流方式的物质承担者。文书：人们在社会实践活动中为处理各种事情的需要，以文字的方式，在特定载体上形成的具有一定效用的信息记录文件：狭义的指公务文件，限定为政府部门和公共机构，私人文件排除在外，现行文件，将文件限定在整个文件生命周期中的第一阶段，将其后续的档案阶段排除在外。广义的不再局限于特定的范畴，涵盖了所有的公私机构、组织和个人；外延覆盖整个生命周期，类型和载体表述更抽象、概括；突出文件的信息属性。公文：社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。文书的特点和作用：记录性和传递性。作用：传播信息作用，凭证依据作用文书与文书工作的演化历史：1初创期――先秦（夏：公务文书由太史令负责拟制和管理、商：史官分工明确化，文书机构专门化、文书形势多样化、文种表达复杂化、形成过程制度化、开始形成严格的签名制度、西周、春秋战国）2确立期――秦汉（文书机构、文书制度、文书种类、文书材料）3文书的发展期――魏晋南北朝（文书机构的变迁、文书理论的成熟、文种的变化、书写材料的变化、文书制度的演变、文体的演变）4成熟期――隋唐（文书工作与档案工作开始相互分离、文书机构的设置、文书种类、文书制度）5进一步发展――宋元明清（文书工作与档案工作的全面分离、明确提出一文一事制度、赋予贴黄制度的新含义、健全了公文的保密制度、元代制定了严格的文书工作官吏选拔制度、首创照刷磨勘制度、完善公文传递制度）详细参考教材文书学的形成：20世纪40年代末，随着封建社会的解体，新生的政权出于管理国家事务和提高行政效率的需要，多次对文书工作进行改革，从主观上促使人们对文书及文书工作进行较为深入的了解和分析，相应地在客观上形成了较为系统的文书工作知识成果，初步形成文书学理论专著，较为系统的文书工作知识成果的出现标志着文书学的形成文书学的特征：1应用性与理论性的统一2综合性与独立性的统一文书学的发展趋势：1文书学发展的前提条件（文书学发展的理论条件、实践条件、主体条件）2文书学的发展线索（促使文书学沿着理论和应用两个方向发展）3传统体系结合时代特征和社会需求的产（随着文件数量激增，从对文件中心的理论解释入手，文件生命周期理论、文件连续体理论的形成，为文件管理奠定了理论基础。另外，在办公自动化环境下，文书学的发展更加注重与社会发展的同步，管理科学、信息科学和计算机技术等现代科学与技术日益融合，渗透到文书学研究领域）学习和研究文书学的意义：1有利于提高公务人员的基本技能2有利于总结管理活动的经验3有利于继承优秀的文化遗产文书学的研究方法：1比较研究法2案例研究法3模拟法文书发展与进化的表现形式：1设立专门的文书学研究机构2出版大量的文书学专著文书、公文与文件的区别：文书和文件的区别：由于文书的概念形成较早，人们在使用过程中，赋予了它一些引申的含义，文件不具备。公文概念的提出主要是为了区别于私人文书文书的记录性：文书内容对社会现象的反映状态，是由文书的形成过程及其结果决定的文书的传递性：文书实体作为信息形式的运行状态，有文书的制作目的决定的文书工作演化发展规律：从总体看，人类社会的发展，需要文书这样一种信息交流的方式；从具体形式看，文书的种类、用途、载体和制度的变化，又是各种信息交流方式的表现，它必须服从和服务于社会管理方式的需要公务文书简述公务文书的特点：1由法定作者制发2具有法定权威和现实执行效用3具有规范体式4具有特定处理程序如何理解公务文书的功能：公务管理的工具、社会沟通的手段简述公务文书现行效用的范围：1时间范围：生效时间、失效时间2空间范围3机构范围4人员范围简述公务文书的分类方法及主要类别：1按应用领域分类（正式通用公文、内部通用公文、专用公文）2按物质载体分类（纸质、感光介质、磁介质、电子文件）3按内容性质分类（规范类、领导指导类、报请类、知照类、契约类、会议）4按涉密程度分类（绝密级、机密级、秘密级、内部、限国内公开、对外公开）5按行文方向分类（上行文、平行文、下行文）6按办理时限分类（特急件、急件、平件）7按授受活动分类（发文、收文）8按处理方式分类（阅知件、阅办件）9按公文稿本分类（草稿、定稿、正本、副本、不同文字的稿本）10行政规范性文件的狭义概念简述电子文件的特点：1编码形式特点（非人工识读性、对系统的依赖性、多媒体集成性、信息的集散性、信息的易更改性）2载体特点（信息的可转载性、载体的不稳定性）怎样正确选用公文文本：根据发文目的、根据行文关系、根据发文权限、根据国家统一规定公文的行政效用：公文在一定的时间、空间、机构和人员范围内，对机构或个人行文产生的约束力、强制执行力和其他强制性影响历史效用：公文对印证历史事实、反映历史发展过程所产生的权威性影响公文现行效用的等级划分：在规范性公文中，效用等级最高的是全国人民代表大会制定的宪法，其次是全国人民代表大会及其常委会制定的法律，再次是由国务院制定的行政法规等，再其次是由国务院各部门制定的规章等，接着是省级权力机关制定的地方性法规、自治条例等，然后是省级人民政府制定或批准的规章等。依次类推，按统辖权的大小排列公文效用等级。国家机构以外的其他社会组织制定的规范性公文的效用等级一般均低于国家机构制定的规范性公文。规范性公文之外的其他通用公文，按作者组织系统或专业系统的归属及法定级别和权限确定现行效用的等级。专用公文的效用等级大都由权威性机构以法规规章的形式予以明确规定，有的则需要遵从本领域内公认的习惯惯例。私文的效用等级有些依照法律法规的明确规定确认，有些则需要遵从公认的习惯惯例。公文现行效用的生成条件：实质要件、形式要件建国后公文文种的发展：第一阶段：1951年9月29日，规定公文种类为7类12种，（报告签报、命令、指示、批复、通报通知、布告公告通告、公函便函）第二阶段，1957年10月，7类12种（命令令、指示、报告请示、批复批示、通知通报、布告通告、函）第三阶段：1981年2月27日，9类15种（命令指令、决定决议、请示、布告公告通告、通知、通报、报告请示、批复、函、）第四阶段：1987年2月18日，10类15种（命令指令、决定决议、指示、布告公告通告、通知、通报、报告请示、批复、函、会议纪要）第五阶段：1993年11月21日，12类13种（命令、议案、决定、请示、公告通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要）第六阶段：2000年8月24日通用公文文种及其适用范围：1）规范类文书的文种：1条例：适用于对某一方面的工作比较全面、系统的规定2规定：用于对某一方面的工作作比较具体的规定3办法：用于对某项工作作具体的规定2）其他通用公文的文种1命令：适用于依照有关法律发布行政法规和规章2决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项3公告：适用于向国内外宣布重要事项或法定事项4通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项5通知：适用于批转下级机关的公文，转发上机机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员6通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况7报告：适用于向上机机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问8请示：适用于向上级机关请求指示、批准9批复：用于答复下级机关的请示事项10意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法11函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项12会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定事项法定作者：符合组织法、组织章程，上级批准成立，以及通过法人登记等法定程序和手续成立和合法存在的组织，都可以根据自己的职权范围制发公文公文的现行效用：直接形成于其内容所针对的现行公务活动中并直接发挥实际效用三种主要行文的名义：上行文：下级组织向所属的上级组织报送的公文。平行文：同级或不相隶属的社会组织之间往来的公文。下行文：上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文公文的特定读者：受文机关和社会全体成员公文的特定权威：在法定时间与空间范围内能够对受文者的行为产生强制性影响，具有约束力；在特定范围的公务活动中针对特定对象产生的执行力和凭证功能，具有法律认可的其他任何文献形式所无法替代的权威；上级机关公文的权威性大于下级机关的权威性公文生效的标志：加盖印章公文的发文名义：发文机关全称或规范化简称公文的具体作用：行为规范作用、书面领导与指导作用、联系与处理公务作用、宣传教育作用、凭证依据作用公文基本功能的表现形式：规范格式、印章或签署、履行法定的程序和手续公文功能的最大优势：在于突破了管理活动的地域、层次和时间的限制，有效记录、传递和存储具有权威性、凭证性的公务信息公文凭证依据作用的体现和价值：不仅在现行工作中作为工作依据，在完成现行作用之后大多又转化为档案，作为这项工作真实的历史记录供后人查考。所以，公文在其生命周期的各个阶段，都在发挥着凭证作用。一份公文，不可能具有法定权威，更不可能具有其他方面的作用。凭证依据作用是公文最突出最宝贵的作用，也是公文能够转化为档案保存利用的重要依据各类公文划分方法的实际意义：制发的规范性公文分别是全党和党内不同级别的具体组织内部全体党员的行为准则和规范；其所制发的以执政党法定地位为支持的标明其各项方针政策原则的领导指导性公文则不仅对党内，而且对全国各项事业、各项工作有法定的决定性影响。同级党组织在法定范围内制发的此类公文的效用等级要高于同级国家机构和其他社会组织制发的领导性公文，中国共产党同样必须在宪法和法律范围内活动发文：本机关制发的公文，发往其他机关，或只发至机关内部机构判定公文密级的标准：国家质量监督检验检疫总局颁发的《文献保密等级代码与标识》特急件、急件和平件的时限要求：凡有办理时限要求的公文，应将紧急程度的标记标识于文面和封套之上，如期办理，没有特别时限要求的公文也应抓紧时间办理，确保时效公文稿本之间的区别和联系：法律法规性文件的概念及组成：是我国目前具有法律法规效力的文书的总称。由宪法、法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例、规章等层次组成党内法规和党内制度的区别：党内法规是成文制度，其制定主体是省级以上党组织，党章、准则、条例由党的全国代表大会、党中央制定和发布，规定、细则等由中央纪委、中央各部门或省一级党委制定；党内制度的外延要大于党内法规的外延，一事非成文制度不属于党内法规，而在党内制度中有些是形成的不是制定的，无成文的形式。二是省和直辖市一下党组织尤其是基层党组织制定的规章制度因其约束范围较小，也不属于党内法规的范围。三是党内制度范畴中的体制、机制问题也不属于党内法规的范围。会议文书的归类：1会务管理文书2会议主旨文书3会议提议审批文书4会议动态文书5会议参考文书6会议宣传礼仪文书电子文件的三要素及电子文件的主要种类：三要素：内容信息，结构信息，背景信息。主要种类：文本文件，图形文件，图像文件，影像文件，声音文件，多媒体文件，超文本文件，程序文件，数据文件，数据库文件文本选用规则的内容：根据发文的目的，根据行文关系，根据发文权限，根据国家的统一规定条例：用于对某一方面的工作比较全面、系统的规定；规定：用于对某一方面的工作作比较具体的规定；办法：用于对某项工作作具体的规定；命令：适用于依照有关法律发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员；决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项；批复：用于答复下级机关的请示事项；议案：报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；请示：适用于向上级机关请求指示、批准；公告：适用于向国内外宣布重要事项或法定事项；通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项；通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员；通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法；函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定事项中国共产党各级机关正式使用的主要公文规定：14种（决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要）国家行政机关正式使用的公文文种规定：13种（命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要）全国人大常委会机关规定了14类19种（公告、决议、决定、法条例规定实施办法、议案、意见批评和建议、请示、批复、报告、通知、通报、函、意见、会议纪要）中国人民解放军机关主要公文文种规定12种（命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要）人民法院机关使用公文文种规定12类13种（命令、议案、报告、决定、规定、公告通告、通知、通报、批复、请示、函、会议纪要）比较公告与通告的异同：公告通常由国家权力机关行政机关和司法机关使用，党组织、人民团体、基层单位一般不用。规定性通告一是公布具有政策法规性质的事项只限政府机关依法使用；二是向社会公众或有关人员公布应当遵守的具体事项。知照性通告是各社会组织根据自身职权范围和管理需要所发布的公布性文件第三章、文书工作概论1、文书工作的基本原则：准确原则、及时原则、安全原则、精简原则2、文书工作的概念：围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称文书工作的特性：政治性、技术性、服务型、时效性文书工作的作用：助手作用、纽带作用、积累作用3、如何理解文书工作的基本内容：1文书的撰制：包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印等环节2文书的传递：包括接收登记、分装、投送及其渠道的选择等环节3文书的办理：包括拟办、批办、承办、注办等环节4文书的处置：包括清退、暂存、销毁、立卷等环节5、文书的管理：包括加工编辑、组织传阅、催办、查办、各环节的登记以及对文书的日常管理、提供利用等环节4、简述行文规则的主要内容：1根据机关之间的工作关系确立行文方向2选择适宜的行文方式，一般不得越级行文3正确选择主送机关与抄送机关4坚持党政文件分开的原则5联合行文时作者应是“同级”机关，并在行文前就有关问题协商一致6严格控制公文数量，简化行文手续5、简述文书工作组织形式的类型与确定依据：类型：集中式、分散式、复合式。依据：社会组织的规模、社会组织内部机构的驻地状况、社会组织收发文书的数量6、简述文书工作人员的层次与素质要求：控制层、执行层、操作层。要求：思想品德要求（思想觉悟、职业道德），知识能力要求（系统的知识、全面的能力：观察分析能力、表达能力、操作能力）7、简述文书工作标准化的含义、特性和基本原理：对文书工作中反复使用的概念、循环往复的处理程序及其他规律性的管理活动，通过制定、实施标准，以获得文书工作的最佳效能的活动过程。特性：管理性、广泛性、议定的强制性。原理：简化原理、统一原理、协调原理、优化原理8、简述文书工作现代化的含义、动因和基本模式：含义：将处于领先地位的科学管理理念、方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作不断大道先进的科学技术水平。动因：外在――信息技术革命，内在需求――提高文书工作效能。基本模式：前端控制、全程管理、信息共享9、文书工作的范畴：确立文书工作的概念、文书工作的基本内容10、行文方向指公文传递、发送的去向。机关工作关系是决定行文方向的基本要素，他取决于机关个子的组织系统归属和职权范围行文关系：根据组织系统、公文法定作者的职权范围与行文单位间的隶属关系确立的发文单位与受文单位之间的关系行文方式：文件传递运动的方式。下行文方式：逐级行文――公文逐级下达或只向所属的下一级机关行文；多级行文――同时将公文下发给若干级下级机关或直接下达至基层组织和人民群众。上行文：逐级――公文逐级上报或只报送直属上级机关；多级行文――同时将公文下发给若干级下级机关或直接下达至基层组织和人民群众。平行文因为不涉及隶属关系，不受级别限制，故采用直接向对方机关行文的直接行文方式10、行文规则：为确保公文运行的畅通无阻，国家有关部门专门制定了旨在控制行文方向、行文方式和行文数量，提高行文效率与效果的有关规定11、文书工作机构的类型：中心机构（指各级各类办公厅，是社会组织内部文书工作的总枢纽）专门机构（社会组织内部专门从事文书工作的部门）分支机构（组织内部各个职能部门）12、文书工作人员的群体结构优化：合理的技能结构、互补的性格结构13、文书工作标准化的意义：1简化和减少文书，节省人力、物力，消除混乱2科学管理文书、提高文书质量的技术保证3实现办公自动化的必要条件，没有文书标准化，就没有文书现代化4有利于引进国际和国内先进标准，迅速提高我国的文书工作水平5便于提高文书归档整理质量，为档案工作奠定良好的基础14、文书工作现代化的相关要素：管理机制、技术设备、人员素质15、文书工作现代化的管理模式：前端控制、全程管理、信息共享16、文书工作的技术性和时效性：技术性：通过一系列互相衔接的程序与手续来完成文书的撰制、传递、办理和处置的，而各项具体处理程序又受到严格的活动规则的制约。时效性：必须根据实际工作的需要与文书本身的时限，在特定的时间范围内完成文书的形成和运转，否则文书工作就失去了存在的价值17、文书工作基本原则的含义和具体内容：由党和国家统一规定的文书工作的准则。具体内容：1准确原则：首先在文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律，法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语贴切；其次，在文书处理过程中，要体现严肃认真的工作作风，做到程序完整，方法缜密，手续齐全。2及时原则：要求视轻重缓急处理文书，加速文书的运转，做到不积压，不拖延，不误时误事。3安全原则：首先，要保证文书内容的安全，特别是一些涉及国家机密的文书，遵守规定，建立完善的拟制处理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，尤其应注意在计算机和网络环境下保证文书内容不被窃取篡改或销毁；其次要保证文书实体的安全，确保文书真实可靠完整。4精简原则：首先，发文少而精。其次处理文书要方便读者，最后文书管理要便于利用18、多级行文的必要条件：用于下行文时，只限于有明确的具体规定而不需要下级机关根据各自的情况作补充规定的文件；用于上行文时，只限于问题重大需直接上级机关和更高层次的机关同时了解情况、制定决策的文件19、行文规则的意义：有效控制行文方向，保证公文传递做到准确、快捷；有效控制行文方式，维护正常的工作秩序和公文的有效运转；有效控制行文数量，合理精简公文，简化手续，反对文牍注意20、文书工作人员的群体结构优化的必要性：只有形成一个结构合理、配合良好、工作协调的文书人员群体，才能发挥文书工作的整体效能，为文书人员个体的发展创造良好的人文环境21、文书工作中需要简化的范畴：简化文书种类、简化文书格式、简化文书处理程序文书工作中需要统一的范畴：统一概念、统一文本格式、统一文书数据元的名称及表达规则、统一文书管理制度、统一文书的载体材料及设备用具文书工作中需要协调的范畴：标准内部诸要素的协调、标准之间的协调、文书工作标准和文献工作等相关领域标准之间的协调运用优化原理的程序：确定目标、明确限制条件、分析和决策22文件、档案一体化管理的含义：如果说前端控制模式侧重于将档案工作的某些环节前移至文书工作，全程管理则更加强调将文书工作与档案工作统筹兼顾，协同管理，以期发挥各自及总体的最大效能23、文书工作现代化三要素的关系：相互制约缺一不可，没有科学的管理机制，就无法充分有效的利用现代技术设备与人力资源，没有先进的技术设备，文书工作只能仍然停留在手工阶段，没有高素质的文书工作人员，就无法从建立科学的管理机制，现代化的技术设备也只能成为摆设24、现代办公环境中文书工作的模式与传统环境中的模式的区别：理顺管理体制，完善机构设置，合理设置工作流程，重新规划人财物的流向与使用，避免了浪费；产生了新型载体文书，时限文书工作标准化第四章公文的体式1、公文文体的基本属性：实用性、针对性、真实性、规范性2、公文文体的特殊属性：公文是以语体文为原则的应用文体，公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式3、公文格式特点：规范性、相对的固定性、稳定性4、公文体式的含义：文体与格式的统称5、说明：指对人物、事项或客观事物进行介绍、解说的一种表达方式6、叙述：指记载和陈述人物、事件以及事物的状况与变化过程的一种表达方式7、议论：指运用事实材料和逻辑推理的思维形式反映客观事物、分析内在联系、揭示本质与规律、直接阐明作者主张的表达方式8、说明在公文中的运用要求：1用语确切、客观2表述周全、完整3文笔朴实、简明说明在公文中的运用方法：定义法、举例法、比较法叙述在公文中的运用要求：以“顺叙”手法为主。通常采用概括叙述的方式议论在公文中的运用:要求做到论点正确、鲜明，论据充分、可靠，同时还应掌握一定的论证方法，使论点与论据有机的结合起来。方法：例证法、对比法、因果法9、文本格式的概念：指公文的文面各项要素的构成及其编排规范10、规范公文格式的意义：数据项目完整齐备、格式编排划一，识别标记鲜明准确，不仅方便公文的撰拟和制作，而且便于对公文进行处理，管理，有利于公文的立卷归档和提供查阅，更重要的是将公文格式纳入标准化的轨道，以适应现代化管理的需要，为实现办公自动化奠定基础。11、公文格式要素及其标识规则：1发文机关标识2发文字号3签发人4公文份数序号5秘密等级和保密期限6紧急程度7公文标题8主送机关9公文正文10附件与附件说明11成文时间12公文生效标识13特殊情况说明14附注15主题词16抄送机关17印发机关和引发时间12、公文格式眉首的要素组成：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人13、公文格式主体要素组成：公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、特殊情况说明、附注14、版记要素组成：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间15、发文机关标识：公文作者的标志发文字号：发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码签发人：指代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名公文份数序号：指将同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号秘密等级和保密期限：表明公文保密等级的标识符号紧急程度：对公文送达和办理的时限要求公文标题：概括表明某一文件主要内容的文件名称主送机关：对公文承担办理或答复责任的机关公文正文：用于阐述具体内容，表达发文意图，使受文者对文件所传递的信息获得具体，明确的认识附件与附件说明：一种是与公文正件具有同等效力的附件，另一种是在公文证件中已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件成文时间：指公文生效的时间公文生效标识：证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名两种形式附注：对文件内容或有关事项，要求的注解与说明主题词：揭示公文内容并经规范化处理的词与词组抄送机关：除主送机关意外需要执行或知晓公文的其他机关印发机关和印发时间：公文的印制主管部门第四章要仔细认真参考教材第五章公务文书撰拟通则1、公文撰拟的基本要求：准确无误、讲求实效2、公文语言的基本要求：严谨周密、简明精炼、庄重得体3、公文撰拟步骤的环节：明确要求、确定文种、撰写提纲、选择材料、草拟文稿、修改润色4、公文的主旨及其确立要求：公文的主旨是指公文中表达的基本观点或中心思想，它贯穿于文件的全部内容，集中的表现了对客观事物的感受、认识和理解。确立要求：1公文的主旨必须正确2公文的主旨必须集中3公文的主旨必须鲜明5、公文主旨的作用：1决定着公文的价值1影响着公文的材料3制约着公文的表达6、公文标题的拟写要求：显旨、简洁、得体7、公文主旨的表达过程：拟写公文标题、选择公文材料8、公文主旨的表达形式：一段式、两段式、三段式9、公文开头的主要方式：概述式、结论式、引叙式、说明式、目的式、提问式公文结尾的主要方式：总结式、强调式、祈使式、号召式、说明式、分析式安排公文层次的方式：总分式、递进式、并列式安排段落的方式：段旨式、条款式、阶段式10、公文的结构要求：服从主旨、反映公务活动规律、符合思维逻辑、适合不同文种11、消极修辞：指以说明事物而使人理解为目的的修辞，他是概念的、抽象的、理性的表达方式，以内容上的明确、通顺，形式上的平匀，稳密为标准积极修辞：以表达人们的生活体验、感情而令人感受为目的的修辞，他是形象的，具体的，感性的表达方式公文中时间、空间和数量表达的特殊要求：在时间表达上，公文用语多要求准确、具体的表示某个确定的时间；在空间表达上，分四种情况;:1用于表示地方的专用名词2指代处所的代词3非专指固定地方的处所词4名词加方位词构成的名词短语。数量表达上是指成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字第六章公文撰写举要1、条例含义：适用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定规定含义：领导机关或职能部门针对某一方面或某项工作、事项提出的属于管理性质的要求和规范办法含义：领导机关或职能部门在办事标准、方法、步骤和措施方面制定的规范化式的具体规定章程含义：政党、团体、企业等社会组织对于本组织的性质、宗旨、任务、组织机构、组织成员、活动规则，或对于社会组织的权利、义务、经济性质、业务范围和规模、活动制度以及就某项业务所制定的规范类文书准则含义：适用于规定党派、团体、机关所属成员特定的行为、道德规范规程含义：针对社会组织的某项工作、活动任务的操作过程和规范制定的分解性说明规则含义：用于规定一定范围内某项工作活动必须共同遵守的行为规范制度含义：用于规定有关人员在某项具体工作、具体事项中必须共同遵守的规则和程序，以便使工作规范、有序的进行规范类文书的特点：1制定主体具有广泛性与限定性2效用具有限制性和等级性3总体构成具有规范性和严密性4生效周期具有相对稳定性5制定具有程序性和特殊性规范类文书的效用等级及适用规则：省辖市（州、区）、县（旗市）、乡镇；同一辖区内权力机关规范性文件的效用等级高于同级人民政府的规范性文件，国家机构意外的其他社会组织制定的规范性文件的效用等级一般低于国家机构制定的规范性文件，社会组织内部，按其法定的组织序列排列的不同级别组织制定的规范性文件的效用等级是：同级组织中的权力机构制定的规范性文件的效用等级高于执行机构制定的规范类文书的总体结构：1标题2发布标志3正文规范类文书的撰写步骤和要求：步骤：1编制计划和规划2起草3协调4审查5公布。要求：1以法律法规为依据2体现较强的操作性3坚持备案审查制度4检查监督执行情况5及时清理，适时修改，适应发展6高度重视立法技术规范类文书的公布形式：法律公布、行政法规的公布、地方性法规自治条例和单行条例的公布、国务院部门规章的公布、法规规章之外的其他行政规范性文书的公布、规章制度性文件的公布法律法规性文件的制定主体与行政法规性文件的制定主体的不同之处：法律法规性文书的制定主体是法定的，省级以下人民政府及工作部门不能制定行政规章，县级人大及其常委会不能制定地方性法规，相比之下，行政规范性文书的制定主体却具有广泛性，但又体现出限定性，即只要是国家行政机关就可以成为行政规范性文书的制定主体，但又必须限定在其法定职权范围内形成特定效力层次的规范性文书，否则制定的文件无效运用规范类文书总体结构的要求，分析评改有问题的规范类文书：常用规范类文书的标题，发布标志，正文的正确写作：标题：发文机关（关于）--事由--文种。发布标志：批准机关名称、批准日期、发布机关名称、发布日期、生效日期。正文的正确写作：从内容上：统贯全篇的内容--具体内容--补充性内容；从形式上：总则--分则--附则决定的种类及其用途：1部署类决定：用于对某一重大问题作出部署的决定，要求开篇首先概述现状，讲清形势，说明作出该决定的必要性与迫切性；在此基础上进而阐述具体工作部署，常以分条列项的方式讲明围绕某一重大问题所作出的决策与措施。2机构设置类决定：用于宣布重要机构的设置与变动的决定，相比之下通常通篇较为简短3处理事故类决定：处理重大事故和其他突发性事件的决定，在正文中一般首先讲述事故或突发性事件的原委，分析缘由，阐述处置决定，说明此类事故的危害性或严重后果，剖析事故的性质，警醒有关单位或人员提高认识，吸取教训，积极采取相应措施，铲除各方面的事故隐患，杜绝此类事故再次发生4褒奖类决定：用于对重要人物、单位、事件的褒奖5变更撤销类决定：作出变更撤销类决定的目的或根据；对所针对事物或问题性质的分析、评价；有关措施。用于表彰或处分，明明，撤销有关议案或其他公文，以及赋予剥夺免除有关对象的权利义务能力的决定常采用这种形式通报的种类与特点：表扬性通报、批评性通报和情况通报。特点：导向性、典型性、普发性、时效性批复的特点与种类：指示型批复、审批型批复。特点：被动性和指示性意见的适用范围与特点：可用于上行文、下行文和平行文。特点：作为上行文，具有请示的功能；作为下行文，具有指导和指示的功能；作为平行文，提出的一件可供对方参考决定的结构与写作要求：标题、收文机关、正文、发文机关名称与成文日期。要求：根据充分，观点鲜明，措施可行，用语确切，简明精炼，使决定能够有效的发挥领导指导作用和规范作用通报的结构与写作要求;标题，主送机关，正文，署名与发文时间。要求：1表彰性通报：好人好事、评选结果、典型经验2批评性通报：事故、反面典型批复的结构与写作要求：标题、主送机关、正文、发文机关名称与成文日期。要求：应具有权威性、针对性、鲜明性意见的结构与写作要求：标题、发文机关与发文时间、正文。要求：正确把握行文关系、语言恰切得体、条理清晰、主题集中请示的种类与特点：请求指示性、请求批准型。特点：事前行文、强制回复请示的结构与写作要求：标题、主送机关、正文、发文机关名称与成文日期。要求：内容应做到：请示的内容确系本单位无权决定或难以解决的问题，不得滥用请示；主体单一，一文一事，一边尽快得到上级机关的回复；理由具体充分合理，特别涉及有争议或有不同解决反感需由上级定夺的事宜，应在请示中提出本单位的可行性建议，供上级批复时参考。行文规则方面：一般情况下，请示不得越级行文，不应多头主送，除领导人交办者外，请示不应主送领导者个人。数据项目方面：除上述结构中提到的一些必备数据项目之外，撰写请示还应特别注意在正本上应有签发人标志报告的种类与特点：按性质分，有专题报告和综合报告，按制发周期分，有定期和不定期；按内容分，有工作报告、总结报告、调查报告。特点：使用范畴具有广泛性、内容表达具有陈述性、行文方向具有单向性报告的结构与写作要求：标题、收文机关、正文、发文机关名称与成文日期要求：1工作报告：主旨明确、点面结合、富有新意、实事求是2总结报告：体现政策性、重视材料的积累与使用、注重条理性、有一定的理论性3调查报告：1深入实际，利用多种方式展开全方位的调查，获取大量的第一手材料；2对掌握的材料进行认真得到研究筛选，去伪存真，在对材料做进一步的分析，加工，去粗取精；3力求客观，全面，尊重事实，不可褒贬失当或以偏概全，表达方式以叙述为主，夹叙夹议，不能只罗列材料，事理分离，而应叙议结合，升华调研成果公函的种类与特点：按形式划分，分为正式公函与便函；按行文目的，分为问函和复函。特点：行文关系单一、行文快捷、用语讲究礼节，简单扼要通知的特点与种类：从功能角度有批转性通知、转发性通知、发布性通知、知照性通知、任免性通知。还可分为指示性、表态性、会议通知等。特点：应用广泛、形式多样、时效显著简报的特点、格式与种类：特点：快捷性、简明性、新颖性、连续性。种类：定期制发和非定期，综合性与专题。从内容角度分为工作简报、动态简报、会议简报。格式：报头、标题、正文、报尾公函的结构及写作要求：结构：标题、收文机关、正文。要求：内容单一、用语得体、行文郑重通知的结构与写作要求：结构：标题、收文机关、正文、发文机关名称与成文日期。要求：1指示性通知要求：依据明确、内容具体、措施可行2发布、批转、转发性通知要求：用语简洁练达，有的只在正文中表明同意或批准的态度，要求有关单位遵照执行3知照性通知要求主要用于沟通信息，告知有关单位仅需了解而无需直接办理的事项，诸如启用印章，更换办公地点和电话等，只将有关需要说明的具体事项逐一表述清楚即可4任免性通知要求：正文比较简短，只需写明批准任免或聘用事项的会议名称或机关名称与日期，被任免或聘用的人员及其职务即可5会议通知要求在通知中用简明的用语交代开会的时间地点与会者及会议的名称议题等简报的结构与写作要求：报头、标题、正文和报尾。要求：精心选择、真实具体、简洁明快、快速及时公函的用语特点：问函的正文结构安排通常先叙述需询问或商洽的事项，进而说明希望与要求，请对方予以协助支持或批准，并函复告之，结束常用特此函告，恳请函复，盼复，望予函复等。复函的开头应之处所针对的问函，继而写明具体的答复意见，无论问或复，结尾处应使用致意性词语，如敬礼等会议记录的特点：实录--录实会议纪要的特点：从时间形成上看，会议纪要往往形成于会议后期乃至会议结束之后；从实际效用看，会议纪要具有多元性；从所含内容看，会议纪要是对整个会议的撮要，是对会议情况进行提炼、浓缩、系统归纳的产物；从发布形式看，会议纪要并不单独向外发出，而是作为通知等文种的附件传递给受文者会议记录和会议纪要的区别：1纪要必须忠实于会议的基本精神，符合会议的实际情况，撰写者智能对会议的讨论、发言及议定事项进行提炼、归纳、删节、撮要，不得随意发挥，会议纪要需经主持人审阅签发，重要的还需得到与会者认可，以维护其真实性和准确性2纪要是会议的中心议题及围绕议题所作出的决定，可举例，记录是注重详尽的会议过程3纪要系统化，条理化，记录是现场直播式的记录会议记录的结构与写作要求：结构：标题、正文（写明会议的组织情况、记录会议过程及相关内容、文尾，视情况标注散会休会字样。要求：准确、详尽、清楚会议纪要的结构与写作要求：标题、成文日期、正文。要求：纪实、纪要、系统化条理化公文处理公文处理程序的含义：按照公文制发，办理和管理的规律，对其一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排收文处理的含义：社会组织对收到公文的处理过程发文处理的含义：以本组织名义制发公文的过程收文处理的工作内容：收文的接收（签收、收文审核、退文、分办），收文的办理（拟办、批办、承办、注办），收文的管理（登记、信息加工、组织传阅、对内催办）发文处理的工作内容：发文定稿的形成，发文的制作，发文的管理办毕公文处置程序的一般内容：归档整理，清退，销毁，暂存公文处理程序化管理的特性及其对实际工作的指导意义：特性：稳定性、有序性、适应性、规范性。指导意义：公文处理程序中各环节的设置具有相对稳定的组合和架构，互为条件，互相制约，形成处理公文的工作系统。公文处理的一般程序，包括其中各环节的位置顺序，每个环节内部若干关系密切的具体工作步骤，都呈现出环环相扣，排列有序，紧密衔接的有序性，体现了公文生成，运转和社会组织工作活动的客观规律，为提高公文处理效率，提高办文质量，实现办公自动化奠定基础。在改进和发展中必须适应新的特殊情况，各级各类社会组织公文处理的特殊情况，适应不同类型公文的特殊处理要求，适应改革开放形势下公文处理的新要求，适应OA平台上公文处理的新特点要做到规范化，制度化，科学化公文处理制度：指在公文撰制、传递、处理和管理活动中，有关工作人员应当共同遵守的一系列工作规范公文处理是一种具有特定法律后果的行为：公文作为公务活动的工具和社会沟通的手段，只有按照制度化，法制化要求去组织规范和管理社会事务，才能提高各社会组织乃至整个国家的管理活动的效能加强公文处理制度建设的重要性：1有助于优化公文质量，确保公务信息传递的真实、完整和准确2有助于公文处理的顺利进行，从而提高行政效率3有助于提高文书人员的整体素质4有助于适应社会主义法制建设的客观要求公文处理制度的主要内容：1公文撰写制度2公文审核签发制度3公文缮印制度4用印制度5保密制度6收文办理制度7阅文制度8传递制度9平时归卷制度10复制制度11公文生效失效制度12公布制度13清退制度14催办制度15销毁制度16整理归档制度17加工利用制度领导群体在公文处理中重要责任的具体体现;1对整个公文处理负有总体决策和把关职责2对重要文件负有参与起草或亲自撰拟职责3对公文处理中几个关键环节负有具体操作和把关责任公文处理的领导与业务指导关系：1全国范围公文处理的统一指导2各社会组织公文处理的领导指导3档案部门对公文处理的业务指导公文处理的要求与方法签收的含义与作用：各类机构公文处理工作机构内的专兼职文书人员或指定的专门人员在履行规定手续后，通过专门渠道收取外单位发来公文的环节。作用：公文进入组织内运转程序的第一道关口，是否得到及时处理并生效收文审核的含义：由公文处理工作机构对于需要答复办理的收文进行认真检查核实的环节分办的含义与原则：含义：也称分发，公文处理工作机构对收文筛选分类后，根据规定和常规，将收文分送各有关部门或人员阅知办理的环节。原则;主要的，重要的，紧急的，需要直接办理的收文应该优先处理分办环节的工作要求：1确定分办依据2遵循分办原则3形成分办程序4制定工作制度收文审核的重点：1是否属于本单位职权范围内应处理的公文2内容是否符合法律法规及其他有关规定，是否话语其职权范围相符合3是否符合国家或专业系统发布的各种行文规则4涉及其他部门或职权范围的事项是否已协商会签5文种使用公文格式公文内容表达等是否规范时限制度;待办公文应规定分办时间限度退文制度：对不符合要求的公文应做退文处理收文办理的含义：是整个收文处理活动中最重要，最关键的部分，对收文进行阅处，分析研究，从中获取信息，了解有关情况或做出决策解决问题的过程，其工作水平关系到公文效用的实现以及实现的程度，对整个公文处理程序的质量和效率具有决定性的影响拟办的含义与作用：由综合办公部门，业务部门负责人，秘书及有关承办人员对部分收文的办理提出请示性建议性处理意见，供领导人决策审批时参考选择的环节。作用：通过拟办，能够充分发挥公文处理工作机构，办公部门或具体承办部门的主观能动性，提高其通关全局，处理问题的能力，同时，拟办意见又称办预案，如切实可行，可为领导人节省时间和精力，起到辅助决策和参谋助手的作用批办的含义与作用：由机构领导人或部门负责人针对需要办理的公文，给有关承办部门或承办人批示意见，体现对于办文工作的具体指导和集中领导的环节各类批办制度：1统一负责，合理分工的批办制度2批办意见的办理和反馈制度3分类批办制度4一次性批办制度5代行批办制度6圈阅批办制度注办的含义及内容：由承办人在办理完毕的公文上或收文处理单的办理结果栏中简要注明办理经过和办理结果以备待查的环节。内容：公文的办理经过和办理结果，以及办理过程中一些特殊情况的说明承办的含义与范围：通过对公文的阅读，贯彻执行与办理，具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的环节。范围：1上级针对本单位的指示，有的需要向下传达贯彻，有的在本单位执行2上级领导交代布置的工作，事项或需要办复的公文3来自下级单位的请示重要报告建议和意见4平行单位及不相隶属单位要求回复办理的函电合同5人大代表的建议议案和政协委员的提案批办的范围：1无既定办理方案的业务性公文2非固定性来源的重要公文3本机构物处理业务对口机关的公文4依职权确需领导决策处置的公文批办的统一负责合理分工制度：统一负责，即全局性政策性强的公文务须由组织领导人亲子批办，合理分工，即实行分层负责制，授权组织的副职与办公部门负责人承担其分管范围内业务性公文与行政事务性公文的批办，不得越权批办拟办意见的撰写：1对于上级机关主送本单位，并需贯彻落实办毕回复传阅周知的公文，需要由本单位领导作出批示，应当提出拟送批办或承办单位的具体意见，或主动提出初步处理意见2对下级机关或平行，不相隶属单位需要予以以批转转发或回复的来文，要指定业务对口部门承办，必要时应明确承办时限3对需要两个或多个部门会办的公文，应指定牵头或主办单位以免互相推诿，处理存在争议一并讲明原因。4对于一般阅件，包括来往函件，抄送件可有选择的送领导阅知，不提拟办意见；对于由办公部门指导即可的阅件，仅拟此件存查即可批办意见：对需送他人阅读的公文，通常批示请--阅，如必要，可以注明送阅理由或提出自己的意见建议和要求；对有时限要求的半间，通常批示请--于--年-月-日前研复。对需他人共同做出批示的办件，在自己做出批示后，可写请--核批根据承办范围和根据不同具体情况选择适合的承办方式：办公室或部门承办，领导人承办，转办（原文转办、面告转办、电话转办、退回不办）收文登记的作用：有利于管理者掌握公文运转处理的原始情况，为查阅、催办、交接、统计公文提供线索和线索；有利于明确办文责任登记的主要形式;簿册式登记、卡片式登记或联单式登记、电脑登录组织传阅的含义：由办公室及专兼职文书人员将公文在多部门或多位领导人之间传递，使之得到迅速有效的阅知处理的环节对外催办：由承办部门对所发公文在对方收文单位的办理情况进行了解催询和督促检查对内催办：由文书人员对本单位内部各承办部门收文办理情况的督促检查收文登记的范围：凡属正式来往公文，组织内部文书，会议文书等均应逐件登记，帐外文书由承办部门交本单位公文处理工作机构按收文处理组织传阅的要求及方法：要求：区分办件与阅件、以文书人员为中心点组织传阅、合理规划传阅顺序、采用多种传阅方式、优化传阅程序催办工作的重要性及工作要求：重要性：多数公文都具有不同的办理时限，并在文书工作机构掌控之下，通过各种方式，如当前政府推行的限时办文制度，就必须通过建立健全催办制度来实施，才能防止出现批而不办，办而无果的官样文章。工作要求：区分催办类型，内外有别；划分催办范围，突出重点；选择催办方式，方便有效；遵循操作过程，认真负责；注意工作方法，加强领导会商的含义：撰拟公文过程中，主办部门对涉及其他机构职权范围的事项，需要征得其同意和配合进行协商活动的环节审核的含义、作用及审核重点：公文草稿呈上司签发之前由综合办公部门进行的全面审核与修正的环节。作用：具有监督和反馈功能，是控制公文数量，保证质量的关键性环节。重点：行文关、内容关、形式关签发的含义、作用和类型：由机构领导人或被授予专门权限的部门负责人对审核后的文稿进行终审，批注核准意见并签署姓名及日期的环节。作用：公文草稿一经签发即成定稿，具备正式效力，成为缮印复制正式公文的标准稿本。类型：正签、代签、会签、核签、草签先核后签原则：先审核，后签发，签发后的文稿即成定稿，已经具有正式公文的效力分层签发制的具体内容：1以单位名义发出的公文由单位领导人签发，其中内容重要或涉及全局的公文由正职或主持日常工作的副职签发，部分公文视其内容可授权综合办公部门负责人签发2以内设机构名义发出的非正式行文可由机构负责人签发，其中重要公文可由单位有关领导人核签并在文稿中注明经--同意3根据机关法定会议决定事项撰拟的公文，视其内容分别由会议主持人签发或授权办公室主任签发4统计机关联合行文径由各方级别对等的负责人签发注发的含义与作用：在公文定稿形成后批注制发要求的环节。作用：使签发意见进一步具体化和技术化，为公文正式文本的制作规定了具体程序与标准，以利操作对校法的含义：将定稿置于校队者左方或上方，校样置于右方或下方，逐字逐句核对折线法的含义：定稿置于办公桌上，轻折校样，将其中待校文字对齐定稿相应文字行下，一一核对读校法的含义：二人合作，一人读定稿，一人看校样校对用印与签署的含义与效用：用印是在公文落款处加盖发文机构印章证实其法定效力的环节。签署由领导人在公文正本落款处签署其职务、姓名以证实其法定效力的环节。用印的效用：1印章应与发文名义相符2指定专人妥善保管印章，用印前应履行批准签发和登记手续3由文书工作机构或人员监管用印过程4盖印位置和要求按有关规定操作，印迹必须端正清晰完整5电子印章或电子签名的使用按有关规定操作。签署的效用;由正职负责人专有，副职不必联署，公布性公文尤其如此，有的专用文书如合同证书等，需要既盖章又签署公文的主要传递渠道：普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换、电信传输公文交换的含义：为了减少公文在同一城市内的流转环节，避免公文积压旅行，在县级以上城市，一般都在党政领导机关或部门设公文交换站，集中定时交换公文公文公布的含义：通过各种公开途径和方式，将公文公之于众，使其被周知或普遍遵行的环节查办的含义：查明罪状和错误，加以惩处公文公布意义、方式、公布中需要注意的问题：意义：1有利于实施依法治国方略2有利于国家机关转变工作作风，提高办事效率3适应了建设社会主义市场经济体制的需求。方式：公报公布、报刊公布、网上公布、广播电视公布、定点公布、其他公布。注意问题：1正确处理公文公布与保密的关系2既要维护人民群众权益，又要提高机构的工作效率3贯彻实施有关政务信息公开的法律法规归档整理的含义：各类机构将其管理活动中形成的办理完毕具有查考和保存价值的文件材料，由文书处理部门或承办部门按整理的原则和方法进行有序化整理，定期向档案室移交，并由档案室集中统一保管的活动立卷的含义：指文书处理部门将办理完毕，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系组成有序的文件信息系统的工作活动清退的含义和范围：根据有关规定和要求，将部分办毕公文经过清理，定期或不定期退还原发文机关或由其制定的专门部门处置的方法。范围;1上级组织下发的绝密文件2在公文草拟、审批过程中形成的，仅供在一定时间范围和级别的单位内使用并要求予以退还的未定稿、讨论稿、送审稿、征求意见稿3未经本人审阅的领导人的内部讲话稿4有重大错情的公文稿本5上级或本单位制发的供内部传阅参考并要求予以退还的公文资料6规定回收的会议公文7其他由发文机关铭文规定限期清退的公文销毁的含义和范围：指对办理完毕，也经清理鉴定确认不具备归档和存查价值或留存条件的文件材料，经过文书工作机构负责人批准所实施的毁灭性处置方法。范围：临时性事务性公文与机构内部一般抄送件，外机构抄送本机构参考的公文，机构员工外出参加会议带回的物留存价值的公文，一般公文的草稿、校样与其他已经使用过的征求意见稿会议讨论稿等归档整理的必要性：1是公文处理程序的最后环节，是手工操作条件下的公文处理工作与档案工作的交接点2是日后查考利用文件材料的徐瑶是我国各机构在现有办公条件下整理和保存纸质文件的一种好方法办毕公文清退的具体办法：1绝密文件，除属于本单位归档范围的由文书工作机构统一整理归档外，一般都应办毕收回，有机要人员集中保存，以防泄密2存在重大错情的文件，一经发现即由主管单位立即全部收回，下级组织与个人不得以任何理由不退，少退或拖延滞留3本单位发文的传阅件征求意见稿和送审稿，由承办单位的承办人员或文书人员直接清退，外单位发文的征求意见稿和其他需要清退的文件材料，由本单位的文虎工作机构统一清退4需清退的会议文件，一般由会议秘书部门或会务组发出清退文目录，在会议结束之前督促持件人退回5人员离退休，调动工作，任满离职，机构撤销，合并，办公地点搬迁等特殊情况下的公文，应按有关规定，在文书工作机构的督促和协助下主动清理或清退，移交，销毁，要认真细致，避免出错暂存公文的利用方法：借阅、汇编、公布借阅、汇编的要求和具体做法：借阅要求：按照阅文范围提供公文日常借阅服务。做法：服务对象是机构内部的部门，内容不具备保密性质的以及符合借阅范围条件的暂存公文也可供机构之外的其他利用者借阅，需履行手续。汇编的要求：为便于查找利用，可按既定序列，发文字号，主体或其他查考线索汇编成册，通过内部印发，公开出版，提供借阅方式。做法：1涉密公文的汇编2汇编公文收录范围3技术处理要求利用界定标准确定办毕公文：1单向公文，如决定、通知、通报以及调研报告、情况报告等，在发文机关印制发出后，或收文机关收到分送有关领导阅知后无批示的，或有关部门传阅办理后无其他意见的为办理完毕。2双向公文，如请示与批复、问函与复函、请求批转转发公文与被批转转发原件、办理需要得出结论或需要结案的公文等，只有当发文机关发出或收文机关收到复文后才可以视为办理完毕。3各类交办公文，或已直接答复来文单位，或已按要求转交有关业务主管部门和单位办理，为办理完毕4一些需要长期贯彻执行的公文，如规范性文件、长期规划等，作为发文已在本单位定稿并印发行文，作为收文在收文单位已经过有关领导阅知或阅办，完成了其特定阶段的处理程序也算办理完毕网络环境中公文流转的特点，与传统手工环境的主要区别：特点：1公文处理标准化程度更高2公文信息资源共享更加便捷3公文流转不受时空限制4公文处理成本更经济5公文流转对网络环境的依赖性更强。区别：1.网络环境下的公文处理只有在统一的标准下，各个信息源所提供和发出的信息才能被网络上生存的各种组织或个人所接收，并可自动生成行政机关各个文种的格式。2.网络环境下的公文处理提高了收集、处理和应用信息的效率，大大提高了组织管理决策的效率，并可实现管理信息资源的共享。3.在网络时代公文处理克服了信息传递上的物理距离和时间约束，并具有存储体积小、远距离传递快速、检索速度快等特点。4.网络环境下流转的公文节约了资源，降低了管理成本，有效缩短领导批阅文件的时间和办公文件上传下达的时间，使公文处理工作更加经济有效。5.网络环境下公文处理对网络软硬件设备有较高依赖性，并对数据标准、数据格式、元数据也具有较强依赖性。公文处理流程重组：以文件档案一体化管理理念为先导，打破文件工作档案工作互相分家的局面，对缘由的文件管理流程和档案管理流程进行统筹规划，重新设置合理的工作流程，旨在简化重复环节，提高效率，满足电子文件的全称管理需求流程重组的方式：环节前置、环节后延、环节叠交公文处理流程重组的必要性：公文处理程序缺乏规划或设计不当，已经成为电子文件难以在网络环境中正常运转的瓶颈，电子系统中的文件，档案一体化管理也就无从实现，因此，必须加强对公文处理程序的科学规划和有效控制，在完善纸质公文处理程序的基础上充分考虑电子文件的形成规律和运转特点，重新考虑电子公文处理程序的重组问题，优化处理流程，以便和电子文件管理系统有效衔接文件归档整理概述文件归档整理的意义：1有助于维护文件之间的历史联系，便于日后查找利用2有利于保证文件的完整与安全，便于文件的保管3有利于文书部门有意识的收集积累文件，为档案工作奠定良好的基础归档整理的组织机构：文书处理部门文书处理部门的归档整理责任：归档整理的业务指导与监督机构：我国各级各类档案机构及其人员均负责对所属机构的文书立卷工作进行业务指导，已形成制度。文书处理部门负责归档整理工作的优越性：有利于充分发挥文件的使用价值，有利于提高归档整理工作的质量，有利于档案部门各项业务的顺利开展归档整理业务指导的主要工作内容：1负责传达贯彻国家有关政策法规、标准中有关文件整理的规定、意见和规则等，制定本机关的文件整理归档制度，指导督促各部门贯彻执行2会同文书处理部门共同制定本机关文件分类规划，指导督促各部门依照规划合理开展文件的平时分类，归卷等整理工作3负责对本单位的文书人员进行定期或不定期的业务培训4深入各部门指导立卷5严格检查归档文件整理的质量，把住质量关文件归档整理组织形式的含义：一个单位的文书部门选择何种方式组织文书立卷工作文件归档整理的组织形式：集中整理形式、分散整理形式、复合整理形式集中整理形式含义：在机关综合办公室集中整理，各部门或承办人将文件承办完毕后需退回综合办公室，由综合办公室的专职或兼职人员统一整理归档分散整理形式：机关办公室与各组织机构分别承担归档文件整理工作复合整理形式：集中与分散相结合三种归档整理组织形式的适用范围：集中式适用于小型机关，其内部组织机构部门层次少，文件数量小，由综合办公室负责整理；分散式适用于大中型机关，其内部机构层次较多，并相对稳定；复合式适用于大中型机关，内部有两层及以上的机构，可以根据驻地，业务分工，文件数量等情况采取集中与分散相结合的归档整理形式正确选择归档整理人员：在各类组织中负责文件整理的人员一般是专职秘书，兼职秘书，文件承办人，需要明确的是归档整理人员并不是经手文件的每一位工作人员，但这并不排除各经办人员在移交文件给归档整理人员之前对文件稍加整理，机关档案部门和综合办公室应建立起各部门归档整理人员一览表，认真组织管理，明确各自责任，并将其整理工作情况纳入岗位考核和奖惩，同时办公室主任等主管文书与档案工作的负责人应加强对各部门负责文件整理的专职兼职人员的日常管理，以保证文件材料的齐全完整，提高文件整理的质量和效率根据三种归档整理组织形式的适用范围，分析现行机关归档整理方式选择的案例：1集中式，某市人大常委会，其内设科室少，主要职能是负责召开本级人大会议及常委会会议，因此，主要是会议文件，并由办公室组织会务，形成各种会议文件，平常机关其他科室形成文件很少。分散式：某公司下设15个业务部门，各部门自行按照归档范围和保管期限的要求分别整理其每年形成和处理的文件，在规定的归档时间内向公司档案室移交。复合式：某科研所，其主要文件是科研项目的申请研究验收等活动中形成的以项目为单位的文件材料，其他文件属于发布规章政策的文件，因而，将前一类科研项目文件由项目申请人，课题负责人进行收集整理孤单，后一类综合性文件集中到办公室统一整理归档归档文件整理的基本原则的含义：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用文件之间固有联系的具体内容：1按机关工作的管理周期，将一项工作，一个问题，一个任务，一个案件等从开始到结束形成的文件，完整而系统的组合成有序的文件系统，保持文件的整体性和联系性2按机关工作的规律和联系，将工作活动中形成的具有密切联系的多种文件，请示与批复等组合在一起，保持它们之间的有机联系3按内容载体联系，将内容相同载体不同的文件进行统一整理编目，分别存放，并可在各种载体文件目录中互注参见号，以保持同一内容文件间的有机联系归档文件整理的联系原则保管与利用原则之间的关系保管与利用原则的具体内容：1区分文件的保存价值;对保存价值大的文件，重点整理和保管，价值小的，根据条件区别对待，无价值的，予以销毁2区分文件的密级和载体：不同密级的文件，应区分不同的安全要求，以免保管利用条件各异3把握装具内文件数量的适宜程度：文件整理时应考虑装具的厚度对文件进行适当的放置归档文件整理的方法：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件分类的主要方法：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、保管期限分类法归档文件组合的主要方法：按作者特征组合、问题、时间、名称、通讯者、地区年度分类的具体内容：文件分类方法结合使用的要求：必须是纵向层次之间的结合，必须遵循同一层次的文件分类标准的唯一性要求，在第一层分类或在某一类下面继续分类时，不能同时并列采两种或两种以上的方法，但在同一层的文件分类，允许各类采用互不相同的分类方法划分其属类文件分类过程中需要注意的问题：1遵循文件的自然形成规律和内在联系，从文件整体联系出发客观的予以分类2文件分类体系应严密简明符合分类原则3交叉性文件的合理归类4文件分类的跨度要适当5分类方法的结合使用作者具体内容：指发文机关，指制发文件的社会组织及其负责人。问题：文件内容所反映的主体，包括事件案件人物的处理具体问题的发生和解决，某项业务工作活动的开展等内容。时间：文件形成的时间或文件内容所针对的时间。名称：文种，概括的揭示出文件的性质与制发目的和要求。通讯者：将本单位与某一单位之间就某一个特定问题进行工作协商和联系而形成的来往文书集中归类组合，指因处理工作问题而产生往来文件的双方机关。地区特征：可以把文件内容涉及的一个省，一个市，一个县等的文件组合在一起，多用于上级机关针对下属机关的来文等专门文件的组合文件分类与组合的关系：分类与组合是前后相承的环节，分类是将文件按一定的特点和联系分成若干分类别，组合是把每一类或小类的文件按其特点和联系组合排列成一组有机来年系的文件系统，分类方法是分析，但分中有合，组合方法是综合，但合中有分，分类的结果是将具有共同特点的文件集合成一个类，组合的结果是将具有共同特征的一些单份文件集合成一个有序文件系统文件材料的归档范围：保管有价值的文件，剔除无价值的文件，便于文件处理部门，档案部门的整理管理利用等各项工作顺利开展文件材料的不归档范围：1上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等2本