商务谈判与礼仪课件第五章 商务谈判的组织与准备

商务谈判与礼仪

第五章商务谈判的组织与准备【主要内容】收集谈判信息及方法谈判前的人员准备谈判方案的计划和拟定商务谈判物质条件准备导言知己知彼，百战百胜不打无准备之仗商务谈判前的准备工作（信息+人员+物质条件）做得越好、越充分，对自己、对对手了解的越多，越能把握谈判的主动权，后续的谈判过程也就会越顺利，效果也会越好。第一节收集谈判信息

商务谈判信息是指反映与商务谈判相联系的各种情况及其特征的有关资料。商务谈判信息资料同其他领域的信息资料相比较，有其不同特点：首先，商务谈判资料无论是资料的来源还是资料的构成都比较复杂和广泛，在有些资料的取得和识别上具有相当难度。其次，商务谈判资料是在特定的谈判圈及特定的当事人中流动，谈判者对谈判资料的敏感程度，是其在谈判中获取优胜的关键。最后，商务谈判涉及到已方和谈判对手的资金、信用、经营状况、成交价格等具有极强的保密性。一、信息收集内容1、己方情况——胸有成竹，有备无患此次谈判的主要目的或目的、重要程度、领导态度、自己权限范围、谈判中我方优劣势、已掌握的市场信息或价格区间、我方谈判团队人员的经验及素质等。2、对手情况资信情况（企业实力、资金情况、经营状况、信誉度、履约能力等）合作欲望，诚意大小对方谈判团队人员构成及谈判风格63、市场行情信息整个行业形势、竞争状况、供求状况、消费者需求状况、替代品等。4、其他竞争者信息消除谈判威胁5、谈判环境诱因政治、经济、法律、社会风俗、宗教信仰、商业习惯、自然条件（谈判地点的交通、通信、气候条件等）麦当劳的失败案例“吃什么”在印度一向是一个可以引起轩然大波的话题。印度有80%的人口信奉印度教，还有14%的人为穆斯林，于是关于吃什么的“牛猪之争”也频频挑动双方敏感的神经，引发一系列的冲突。《纽约时报》在2003年报道说：“自此之后，麦当劳在印度市场已经变得格外敏感。并且这样做的效果也开始显现。他们制作蛋黄酱不用鸡蛋。每家店都配有两条汉堡烹饪线，分别制作素食及非素食产品。素食烹饪部的工人们围绿围裙，非素食部的工人要进入素食部，必须得先洗澡。”2013年，麦当劳宣布将在印度开全素McDonaid's餐厅，这表明麦当劳不愿放弃印度市场，为吸引消费者不断做出改进。麦当劳在全球共有3.3万家餐厅，其中印度设有270家。近20年来，麦当劳在印度一直是困难中求发展。众所周知，麦当劳是以汉堡作为其主打产品的。然而汉堡的主要原料牛肉却成为麦当劳在印度惹争议的一个根源。在印度，信奉印度教的人占到印度总人口的80%，他们将牛奉为神物，宰杀或食用牛肉是对印度教和教徒最大的亵渎。二、信息收集方法1、收集、分析“公开情报”——从公共机构提供的出版和未出版的资料中获取信息案例：日本人（三菱重工）怎样探索大庆油田的秘密9102、直接调查法——本企业或单位指派人员到对方国家或地区进行考察，搜集资料案例：日本人到美国人家里打工获取信息113、通过各类专门会议或有关部门搜集信息4、通过对与谈判对手有过业务交往的企业和人员处获得情报5、委托购买12三、信息情报的整理和筛选大量原始信息或情报的获得不是最终目的，要想使其能够发挥最大的作用，必须经过信息的整理和筛选，鉴别信息的真实性、可靠性，去伪存真，剔除片面或不完全的信息，并且对信息进行分类，找到对本次谈判最有意义的重要信息。筛选—分类—比较—研究—整理

商务谈判小组规模过大，不易果断决策；规模过小，谈判人员过分忙碌，谈判材料难以备齐，难免遗漏。谈判队伍的规模要符合精干、实用、高效的原则，根据谈判内容、谈判难度和谈判准备等情况确定成员数量，一般的商务谈判，成员数量以四个人左右为宜。

这种规模的谈判班子工作效率最高，拥有最佳的管理幅度，满足了谈判所需的知识范围需要，便于成员调换。14第二节人员准备工作一、人员配备1、首席代表（主谈人）2、专业人员（技术员）3、法律人员和财务人员4、工作人员（翻译+记录员+秘书）

在实践工作中，如何判断是否是一个恰当的规模，可以参照以下几点：(1)能够保证谈判小组的工作效率。(2)有利于谈判小组的有效控制。(3)有利于谈判计划的贯彻。(4)便于谈判小组人员的调换。二、物质条件准备1、谈判地点的合理选择2、谈判时间的确定（开始时间、间隔时间、截止时间）3、谈判场所的布置安排4、食宿安排——宴请1、谈判地点的选择谈判专家对于谈判地点的选择有这样一种意见：谈判地点不论设在哪一方都各有利弊。在多轮谈判中，谈判场所往往是交替更换，这已是不成文的惯例。但多数谈判者都会争取尽量或设法把对方邀请到本方地点热情款待，也就是多安排在己方所在地谈判。当然，谈判地点在哪一方还取决于许多其他客观因素，如考察生产过程、施工基地、投资所在地的地理环境等。有时，中立地点也是谈判的合适地点。如果预料到谈判会紧张、激烈，分歧较大，或外界干扰太大，选择中立地点也是上策。2、谈判时间的确定谈判时间：从正式开始到签订合同所花费的时间。开局时间——考虑准备的充分程度、人员的身体和情绪状况、谈判的紧迫程度以及对手状况间隔时间——暂停时间（缓和气氛、暂作休息）截止时间——谈判的最后期限，决定谈判战略

3、谈判场所的设施和布置

设施：1、主要谈判场所也可以配备一些专门的设施（电脑、投影仪、话筒、打印机或复印机），供谈判人员挂些图表、进行计算或打印。为了使谈判人员能够很方便地打电话、传电报，应配备固话和传真机。还可以准备些纯净水、鲜花、水果或点心等。2、谈判场所要具备良好的灯光、通风和隔音条件。3、最好在举行会谈的会谈室旁边，备有一个小房间，以利谈判人员协商机密事情（除双方都同意，否则不得安装监听设备或摄像头等）。谈判房间的布置和座位安排布置：谈判会场的布置也很重要，如选择什么形状的谈判桌、怎样安排谈判人员的座位等。谈判会场的布置及坐位的安排是否得当，是检验谈判人员素质的标准之一。而且，在未与客方进行正式谈判之前，谈判会场的布置往往会给客方留下一个较深的印象，有些商人往往会根据谈判会场的布置状况上判断主方对本次谈判的重视程度和诚意乃至谈判者的素质。所以，谈判会场的布置与坐位的安排有时候还可能影响谈判的成败。“坐向效应”座位位置影响交流效果与长辈聊天时，最好坐在他们旁边或斜对面，让对方觉得放松、被尊重；与爱人窃窃私语，可以并排坐在一张长椅上，既有效交流又避免矛盾；孩子犯了错，则可以让他坐在你的对面，好好“检讨”。面对面相对而坐，会起到“心理施压”的效果。因为此时，双方很容易发生眼神接触，造成压迫感和不自由感。即使不是有意凝视对方，强烈的视线直视，也具有一种直刺对方心理的攻击性。因此，当需要与人争辩、下达命令等“强势”时刻，坐在对方对面，能占到先发制人的效果。横向并排而坐，或斜对面而坐时，彼此视线难以直面相对，对立性大大减少。因此，与人谈心、商量、讨论问题，特别是在跟上级汇报成绩或提建议时，要尽量避免正面相对，可以选择一个侧方的位子，或者中间隔个桌子、茶几等遮挡物，营造温和的沟通氛围。谈判座次安排以右为上远门为上食宿安排由于谈判是一种艰苦复杂、耗费体力、精力的交际活动，因此，用膳、住宿安排也是谈判应注意的内容。东道国一方对来访人员的食宿安排应周到细致、方便舒适，但不一定要豪华、阔气，按照国内或当地的标准条件招待即可。要根据谈判人员的饮食习惯，尽量安排可口的饭菜。许多外国商人，特别是发达国家的客商，十分讲究时间、效率，不喜欢烦琐冗长的招待仪式，但适当组织客人参观游览，参加文体娱乐活动也是十分有益的。它不仅能很好地调节客人的旅行生活，也是增进双方私下接触，融洽双方关系的有利形式，有助于谈判的进行。拟定谈判方案应包括以下几方面内容。选择谈判对手制定谈判目标制定谈判的地点和时间确定谈判的议程和进度制定谈判的对策选择谈判对手

由于谈判至少是两方以上发生的行为，因此要进行谈判，必须要确定谈判对手。如果谈判双方有可能存在经常性的贸易行为，就必须重视对对方企业乃至个人情况进行详细的调查研究，并估计谈判双方的实力，寻找那些可能增进双方友谊、促进双方感情交流的机会。对一次性买卖，谈判对手的数目则不必受到限制。如果是大项目，企业可以采取招标的方式，在对方递价的基础上，确定谈判对手。制定谈判目标由于谈判是一个持续发展的过程，因此，谈判目标也要有阶段性目标或分目标。从战略角度来讲，目标可以分为以下三个层次：企业总目标、谈判目标、谈判某一阶段的具体目标。(一)企业总目标(二)谈判目标1．最优期望目标2．最低限度目标3．可接受目标(三)谈判某一阶段的具体目标制定谈判的地点和时间谈判地点

1．在己方地点谈判2．在对方地点谈判3．在双方所在地交叉轮流谈判4．在第三地谈判谈判时间

1．开局时间2．间隔时间3．截止时间确定谈判的议程和进度典型的谈判议程至少包括以下三项内容：①谈判应在何时举行，为期多久。若是一系列的谈判，则分几次谈判为好，每次所花时间大约多少，休会时间多久等。②谈判在何处举行。③哪些事项列入讨论，哪些不列入讨论。讨论的事项如何编排先后顺序，每一事项应占多少讨论时间等。制定谈判的对策谈判对策的确定应考虑下列影响因素：①双方实力的大小。②对方的谈判作用和主谈人员的性格特点。③双方以往的关系。④对方和己方的优势所在。⑤交易本身的重要性。⑥谈判的时间限制。⑦是否有建立持久、友好关系的必要性．模拟谈判的必要性1．提高应对困难的能力2．检验谈判方案是否周密可行3．训练和提高谈判能力模拟谈判的过程1．全景模拟法2．讨论会模拟法3．列表模拟法模拟谈判的过程（1）提出假设模拟谈判实际就是提出各种假设情况，然后针对这些假设，制定出一系列对策，采取一定措施的过程。因而，假设是模拟谈判的前提，又是模拟谈判的基础，它的作用是根本性的。按照假设在谈判中包含的内容，可以分为三类：一是对客观环境的假设；二是对自身的假设；三是对对方的假设。为了确保假设的科学性，首先应该让具有丰富谈判经验的人提出假设，相对而言，这些人的假设准确度较高，在实际谈判中发生的概率大；其次，假设的情况必须以事实为基础，所依据的事实越多、越全面，假设的精度也越高，假设切忌纯粹凭想象的主观臆造；再次，假设必须按照正确的逻辑思维进行推理，遵守思维的一般规律；最后，我们应该认识到，再高明的谈判也不是全部假设到谈判中都会出现的，而且这种假设归根结底只是一种推测，带有或然性，若是把或然性奉为必然去指导行动，那就是冒险。模拟谈判的过程（2）

集体模拟仅仅针对谈判计划中的某些具体问题提出假设，进行探讨，只是一种局部性的行为。要能够从宏观角度考虑己方的谈判计划是否恰当，还需要通过集体模拟来实现。所谓集体模拟就是己方人虽分成两组，分别扮演真实谈判中的己方与对方，按照事先制定的谈判计划进行模拟演练。集体模拟的情形接近于真实，能够更有效地检验谈判计划、战术中的不足。因为提出假设的环境与进行集体模拟谈判有较大的不同，在更接近于真实的环境下，更有利于己方人员开阔思路，针对谈判计划中的某些议题提出对抗性措施。同时战术实施也是一个动态的过程，光凭假设想象是无法预料真实情况的。此外，集体模拟还有助于己方谈判人员积累相关战术应用的经验，这主要是指集体模拟可以帮助己方淡判人员熟练操练战术，从而可以在真实的运用中做到不慌不忙，心中有数。模拟谈判的人员选择

一般而言，模拟谈判需要下列三种人员：①知识型人员。这种知识是指理论与实践相对完美结合的知识。这种人员能够运用所掌握的知识触类旁通、举一反三，把握模拟谈判的方方面面，使其具有理论依据的现实基础。同时，他们能从科学性的角度去研究谈判中的问题。②预见型人员。这种人员对于模拟谈判是很重要的。他们能够根据事物的变化发展