浅谈甲方如何做好工程资料管理工作

浅谈如何做好工程资料管理工作摘要工程资料是指与工程项目建设有关的各种图纸，合同等资料性的文件。由于工程资料的种类繁多，项目不同，对于资料管理员来说快速准确的收集整理资料是十分重要的。文章中就管理人员，管理方法，管理表格等几方面进行讨论。关键词：工程资料收集管理工程资料是指与工程项目建设有关的各种图纸，合同等资料性的文件。工程资料包括的范围很广，工程的工期越长，规模越大，技术含量越高形成的相关资料就越多。资料管理的种类不同，资料的保存意义不同。由于资料是在工程过程中逐渐形成的，而整个工程环节复杂，专业各异，不论是工程师，还是专职的资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。一些建设单位在项目开始和施工过程中对资料不注重收集、保存，到了竣工验收、结算时发现缺乏各种资料依据，工作十分被动，作为一名资料管理的工作人员应如何做好资料的收集和管理，现根据自己的工作，谈以下几点体会：首先，资料管理人员要相对稳定。由于工程资料种类繁多，如果人员变动频繁，不利于资料的整理与收集。最好是一个资料员一个项目跟到底。这样有利于对整个工程的掌握，同时资料管理员也要有细心与耐心、有条理地整理资料。如果因物质原因没有办法维持稳定的资料管理人员，至少要保证资料交接好。而且应制定相关的资料管理制度，资料管理要专人专管，其他人员只能借阅，不得保存，如有需要留存，一定要在资料员那里进行留存理由登记，并经过分管领导同意，并且只能留存复印件。由于工程项目多，有可能会存在工程资料管理人员兼管不同工程资料的情况，资料管理员一定要注意进行区分标注，以免造成资料混乱。

其次，资料管理要有计划。工程建设是一个相对成熟的行业，其资料整理有比较固定、完善的结构与内容要求，因此可以制定一个资料收集、整理、归档、保管的计划。我们可以根据自己的不同需要，在原有的管理制度上，再次完善。按现行的有关竣工备案资料规范要求制度资料收集计划，确定编制、收集资料的内容、时间计划。资料收集时间计划按工程或者建设进度来收集。一定的阶段，有一个规范规定的资料收集规范要求，按要求同步收集，并按规范收齐全。

资料收集并不简单，要分档次进行管理；分为必须进行收集的重要工程资料，例如图纸，合同，结算书以及工程产值付款等重要资料；其次为可收集、不归档的资料。资料收集必须要电子档与纸质档共存，便于查找。而且为了便于区分，可以用不同颜色表示不用意义。然后根据标签的颜色在电子档中进行查找，快捷而且准确。并且对于归档的资料，在档案盒的第一页要使用卷内目录，对于工程名称，文件编号，责任者，文件标题，成文时间以及页号进行编写，方便查找。其次，做好资料收发登记记录。资料整理的关键—文件时间，资料的收集、文件的发放要按时间顺序做好记录。整理资料主要就是做好文件发放、收集的日记帐或者说流水帐，有利于核查文件的收发情况和确定相关责任。文件的收发记录要记录收发编号、收入时间、文件名、文件编号、文件内容、发文单位或收文单位，收发经手人，但注意的一点就是收发分开记录。一定要有一个发文记录，一个收文记录，记录的内容越详细，越便于追踪，所以作为资料管理员，应做到越细越好。文件收发台帐，首先要明确一个概念，文件收发台帐可与收发日记帐并不同样，文件收发台帐，是按文件收发日期和收发顺序编号进行分类编码、摘要、报告说明、文件存放位置说明进行文件描述。而收发日记账则是每天收发文的记录。文件收发台帐可与收发日记帐一并记录，但最好是分开记录。这两本文件记录帐顺序一致，但用途不同，一个对外，一个对内，记录的内容也不相关。再次，文件的备份与复制以及文件的保存。文件的备份有两个含义，一个是电子备份，一个是文件复印备份。重要文件和备案文件，一定要制作正本和复制件，复制件用来传阅和日常使用。文件存放应按照档案局的要求，放在防潮防霉的文件柜内，如果没有条件也不能随便将工程资料乱放。将文件按来文单位、工程阶段、文件性质等分类存放，做到有条理。

最后，资料管理员要有强烈的工作热情。

资料管理员要积极收取资料，在工程过程中，建设单位要按竣工档案所要求的资料将建设各方的资料按工程进度并与工程进度同步收完整。不论是建设单位自己的、还是施工方、设计、勘察或监理方的，甚至是质量监督站的也要收到手。工程就应该以建设单位为中心，资料也应该以建设单位为中心，只有收集到最全的工程资料，才是一名称职的资料管理员