采购业务内部控制有关问题探讨

采购业务内部控制有关问题探讨

采购活动是公司通过支付货币资金或承担生产经营所需的物质和运营成本来交换必要的原材料的活动。这是公司生产经营的重要组成部分。采购业务往往表现为货币流与物资流、生产与流通、企业内与企业外的相互交织、相互影响，因此，采购业务领域也是经济犯罪的重要滋生地和高发区。近年来，经济领域的犯罪，特别是采购业务领域的犯罪呈上升趋势，其中一个重要的原因就是一些企业的经济业务处理程序、内部控制制度存在较为严重的缺陷。所以，建立、加强、完善采购业务处理程序和内部控制制度的意义极大。本文就采购业务内部控制有关问题作以下探讨。一、采购业务的内部控制体系包括1领导授权、审批、采购人员违规采购业务处理程序是指从事采购业务的当事人及相关人员在办理采购业务活动时应遵循、经历的顺序、步骤和方法。企业合理、科学、符合内部控制制度的采购业务处理程序，应该包括如下内容：(1)制定采购计划→(2)企业内部需要材料物资的单位、部门请购→(3)主管领导授权、审批，同意采购→(4)企业与供货单位签订合同或协议→(5)采购人员按合同、协议请款采购→(6)仓库对采购的材料物资验收入库→(7)会计部门根据采购人员提供的有关单据入账核算→(8)会计人员月末到仓库抽单对账、核对账实。以上步骤的勾稽关系是：采购人员没有经授权采购的计划、合同或协议，财务部门不借款；采购人员不将采购的物资办理入库，仓库部门不验收、不给采购人员开具入库单；采购人员没有发票、入库单等单据，会计部门不给冲账报销，预借的采购资金由采购人员自己负责归还。最后两个步骤主要是会计人员通过会计控制查验采购人员采购的材料物资是否安全入库。同时，也可以查验、监督仓库保管人员有无给采购人员出具假入库单，同采购人员共同实施犯罪的可能。以上程序对所涉及的人员、岗位互相牵制、互相制约，特别是对业务活动的主体———采购人员的监督与制约。2库存材料的保管人员与账会计人员内部控制制度的一个基本原则就是不相容岗位的工作不能由一人承担。采购业务的不相容岗位基本有三个：一是材料物资采购；二是仓库材料物资保管；三是会计付款记账。这三个岗位的业务人员分别是材料物资的采购人员、仓库材料物资的保管人员和付款记账的会计人员。这“三员”各有不同的工作岗位，在业务上不能互相混淆，在关系上要互相牵制、互相制约。这就是我们常说的“三员分开”。所谓“三员见面”，就是：采购人员采购完材料物资后要办理材料物资入库，采购人员与仓库保管人员见面；采购人员办理完入库手续后拿着保管人员开具的入库单及购货发货票、运输票据等到企业财务部门冲账报销，与会计人员见面；月末，会计人员还必须拿着采购人员给他的有关单据到仓库盘点实物、核对账实，查验采购人员采购的材料物资是否真正安全运抵企业，会计人员还要与保管人员见面。在“三员见面”这一程序中，不能缺少任何一个环节，否则可能危及企业资产的安全。3采购业务的性质，主要是“拿单制”运用凭证监督、控制，这种“认证不认人”的作法也是进行内部控制的一个有效手段。采购业务的凭证主要有：采购计划、采购合同或协议、请购单、借款单、发票、运单、入库单等，这些凭证在采购业务不同的阶段各自发挥着不同的重要作用。以入库单为例，采购人员只有在将采购的材料物资办理入库后，仓库保管人员才开具一式三份的入库单，并给采购人员两份。一份由采购人员带给会计人员入账用，一份采购人员自己留下，作为经办此项业务的证明。月末，会计人员拿着入库单，到仓库与保管人员手中的入库单相核对，即会计人员平时所说的“捉对”。如果核对相符，再与实物核对，凭证与实物也相符，说明采购人员与仓库保管员没有进行舞弊活动。否则说明采购业务可能出现问题。这种以“捉对”的方式核对凭证的行为，叫做“抽单制”。实践证明也是非常有效的内部控制方法。二、通过实施采购业务内部控制体系所需的事项1对采购业务进行监控财务部门是企业管理的综合部门，在采购业务中肩负着付款、材料物资采购成本控制、核算等重要职能，责任重大。因此，财务部门理所当然地应对采购业务进行监控，而采购部门是采购业务的主体，是花钱部门，是被控制的对象。仓库部门是物资保管部门，虽不是花钱部门，但它的疏漏也会导致经济犯罪的发生。2抓住控制要点采购业务的内容、环节较多，对业务进行控制时，一定要抓住控制要点。主要有：(1)有无采购计划；(2)主管领导授权审批；(3)材料物资验收入库；(4)会计人员月末到仓库抽单、核对账实；(5)不相容岗位的分离等。3经济发展和企业管理方面任何内部控制制度都不是完美无缺的，要不断地对其进行修订，使之不断完善，才能适应经济发展和企业管理的需要。随着网络技术的发展，电子商务在购销领域的介入，必然会对传统的采购业务内部控制制度发生冲击，这就要求我们经常研究新情况，解决新问题，使内部控制制度更具前瞻性和适应性。4对经济生产人员合谋犯罪的典型样本进行分析企业管理的实践证明，执行制度依靠的是当事行为人，内部控制制度再好，如果人不去执行，也是废纸一张。在现实经济生活中，采购人员、仓库保管人员、会计人员等相关