会议管理制度

会议管理制度公司全部的会议本着精简、效能的原则运行，为使公司的会议运行有序和规范化，提高会议的行政决策效率，特制订本制度。一、会议种类公司会议根据工作需要分为常设会议、定时会议和临时不定时会议等三类。（一）常设会议按照《公司法》的有关规定，公司法定的常设会议有：1、股东会会议。股东会会议分为定时会议和临时会议。2、3、监事会会议。（二）定时会议1、公司领导班子碰头会。由董事长或总经理召集，每月召开一次，对公司重大问题进行研究、决策。2、公司总经理办公会议。每月单周的星期一早上8:30时的办公会议，公司中层以上人员参加；每月双周的星期一早上8:30时的司务会议，全体员工参加。3、部门工作会议。各部门每七天五下午召开，检查本周工作完毕状况，制订下周工作安排计划，各部门负责人完毕“公司办公会议部门工作状况报告”。4、民主生活会。由公司党委定时召开民主生活会。（三）临时不定时会议1、公司根据工作需要召开的工作研讨会、专项讨论会等。2、公司受市政府委托或协助有关单位组织召开的跨行业协调会、全市性大会等。3、根据董事长、总经理建议召开的各类临时会议。4、党委会议，根据公司需要，不定时召开。二、会议管理（一）综合办公室统一管理各类会议，全部会议均须在综合办公室登记备案（公司常设会议按《公司章程》办理）。（二）会务工作重要由综合办公室承接，其它部门主办的会议，综合办公室予以协助。（三）综合办公室、计划财务部须在年度计划中提出全年会议工作计划和费用预算报董事长、总经理同意后执行。计划财务部要加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用，并确保合理的会议经费及时到位。（四）严格控制未预见的临时性会议，这类会议的经费需要由董事长和总经理睬签同意后方可支用。（五）会议资料由综合办公室负责整顿、归档，其它部门主办会议的资料按期移交给档案室。三、会议程序（一）会前准备。1、对常设、定时性会议综合办公室或承接部门在会前应明确会议的主题，提前告知出席会议人员和工作人员做好会议准备工作。临时性会议视状况另定。2、对重大会议，承接部门应提出会议组织方案，呈送公司重要领导审批，组织方案内容以下：（1）会议名称；（2）会议时间；（3）会议地点；（4）会议主题和任务；（5）会议议程；（6）会议主持人；（7）出席人员（名单）；（8）会议财务（支出收人）预算；（9）接待工作阐明；（10）会议筹办状况及进展；（11）（可能）存在的问题、解决方案及规定；（12）策划时间进度表。经公司领导同意后按会议组织方案执行。（二）会议告知。会议承接部门根据会议要项拟定会议告知，提前发送到出席会议的部门或个人。股东会会议应当于会议召开15日以前书面告知全体股东。董事会会议应当于会议召开10日以前书面告知全体董事。监事会会议应当于会议召开10日以前书面告知全体监事。受市政府委托组织召开的全市性大会，对出席会议的重要人员应通过电话等形式确认与否如期出席，并做出对应安排。（三）会务安排工作。会议承接部门应做好会务安排工作，涉及会议材料准备，会议场合布置，会议设备如摄影机、录音笔、扩音话筒等调试，茶水准备、服务，安排专人拍照、录音、统计等。1、会议材料应准时准备好，数量精确，装订规范。规定：（1）装订前，认真检查有无缺页、倒装，字体颜色不均等现象，无误后方可装订，力求规范、美观。（2）全部装袋材料规定整洁，一律与公司红头纸大小截切整洁。（3）按文献资料分发目录序号排列装袋，装袋后检查有无漏装、多装现象。（4）重大会议材料，提前分送到出席会议的市领导和各参会单位牵头。2、会议场合的布置。应提前搞好会议室卫生，挂好横幅，按参加会议人数准备好座位，有市领导参加的会议根据公司领导意见制作领导席牌，夏天提前20分钟启动空调，总体规定是庄重、简洁、含有亲和力。3、调试好摄影机、电脑录音笔、扩音话筒等会议设备，确保会议正常进行。4、按参加会议人数准备好茶叶、水杯、开水，会议期间视具体状况安排工作人员续茶水。5、安排专人拍照、录音、文字统计，规定精确、完整。数码相机、电脑录音笔采制的相片、录音应在完毕后交档案室输入电脑转存。股东会会议统计由出席会议的董事和统计员签名，董事会会议统计由出席会议的董事和统计人签名，监事会会议统计由出席会议的监事和统计人签名，以上三种会议统计均作为公司档案由董事会秘书保存。（四）会议记律。1、全体参加会议人员应准时出席会议，不得迟到，有事或半途退会应向会议承接部门请假，报公司领导同意方予请假。2、会议主持人和与会人员要做好会前准备。总经理办公会议，各部门必须以书面提纲形式报告上周工作完毕状况及本周工作安排，于会议前报董事长、总经理、副总经