文件控制程序

YDQM程序文件文件编号YDQM-CX-4.2.3编制日期2013.02.20文件控制程序版本/修改码A/0页码第3页共6页天津市远徳汽车贸易有限公司1目的 对本公司质量管理体系所要求的所有文件予以控制，确保各相关部门使用文件为有效版本。2范围适用于与质量管理体系有关的所有文件，包括外来文件。3职责3.1总经理对所有质量管理体系文件的充分性和适宜性负责；3.2管理者代表负责组织体系文件的编制和修订工作，负责组织相关文件的评审及检查工作；3.3管理部负责质量管理体系文件的归口管理，包括外来文件的管理；3.4各部门负责本部门文件的日常管理，并确保使用适用文件的有效版本。4工作程序文件控制流程图：附后。4.1文件的分类本公司的质量管理体系包括或涉及以下类别的文件：4.1.1公司内部编制的文件包括：第一层次：包含质量方针和质量目标的《质量管理手册》；第二层次：程序文件（ISO9001:2008标准所要求的程序文件，以及公司为确保各过程的有效策划、运行和控制而编制的程序文件）；第三层次：支持性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理规定等；技术性文件：如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书等。第四层次：各种记录格式。记录格式编制及修改按本程序进行控制，一般随相关文件一同审批。记录格式填写后形成的记录，依据《记录控制程序》进行管理。4.1.2本公司相关的外来文件，主要包括：有关法律法规;相关国家、地方及行业标准；上汽-大众各类管理及技术文件；其它适用的外来文件。各类适用的外来文件虽不属本公司编制，但本公司各部门均应对其进行有效控制，并遵照执行。4.1.3文件的形式主要是书面和电子版两种，本公司应对各种媒体形式的文件进行有效控制。4.2文件的编制和审批4.2.1文件编制和审批的权限本公司的质量方针、质量目标由总经理主持制定并批准发布；《质量管理手册》由管理者代表组织管理部等相关部门共同编写，管理者代表审核，经总经理批准后发布；程序文件由各相关职能部门编写，经管理者代表审核，总经理批准后发布；支持性文件由职能部门编写，部门负责人审核，总经理批准。记录格式随相关文件一同审批。记录表格的使用和管理，执行《记录控制程序》。4.2.2负责文件审批的人员，应对文件的符合性、充分性、适宜性以及文件间的协调性负责，审批时填写《文件审批表》，以作为审批的证据。文件审批时，同时确定文件的发放范围。（在各个文件封面上审批签字也可。）4.3文件的编号规则4.3.1《质量管理手册》、程序文件、与质量管理体系有关的相关文件编号、质量记录编号执行《文件编号原则》。4.3.2外来文件编号按下述规定：外来文件采用原文件号；属国家标准等外来文件用原编号。4.4文件的版本及修订状态4.4.1版本号的管理文件换版后，该文件的版本号应更新。本公司《质量管理手册》及程序文件的版本号以英文字母A、B、C…表示，A为第一版，B为第二版，依次类推；4.4.2修订状态的管理文件作了修改但未换版时，应标识修订状态。修订状态的序号以阿拉伯数字0、1、2……表示，0为原版未修订，l为第一次修订，依次类推。4.6.3文件的作废及销毁文件经多次更改或大幅度修改时，应该换版，原版文件作废。作废文件需要销毁，管理部填写《文件/记录销毁登记表》，由管理者代表签字同意后，由管理部统一销毁。因任何原因需将作废文件保留时，应经管理者代表同意，并盖“作废保留”章以示区别。4.7文件管理的监督检查管理者代表应组织管理部等相关人员，定期对文件管理等体系的主要过程进行监督检查，对发现的问题责成相关部门整改。5相关文件序号文件名称文件编号责任部门备注1记录控制程序HWMD-CX-4.2.4管理部2文件管理制度HWMD-GL-4.2.3-01管理部3文件编号原则HWMD-GL-4.2.3-02管理部6相关记录序号记录名称记录编号保存期责任部门备注1文件审批表JL-4.2.3-01三年管理部2文件发放/回收记录表JL-4.2.3-02三年管理部3文件更改申请单JL-4.2.3-03三年管理部4受控文件清单JL-4.2.3-04三年管理部5文件/记录销毁登记表JL-4.2.3-05三年管理部6收文登记表JL-4.2.3-06三年管理部7外来文件清单JL-4.2.3-07三年管理部8文件资料借用登记表JL-4.2.3-08三年管理部9文件评审记录JL-4.2.3-09三年管理部

文件控制流程图责任部门/人流程说明相关部门管理者代表、总经理管理部管理部各部门相关部门相关部门/管理部管理部管理部N销毁旧版/页换版/页时是否保留Y标识实施更改作废更改申请更改审批获取外来文件识别YN是否批准标识YN实施与管理评审是否适用发放与登记审批文件编制N销毁旧版/页换版/页时是否保留Y标识实施更改作废更改申请更改审批获取外来文件识别YN是否批准标识YN实施与管理评审是否适用发放与登记审批文件编制《质量管理手册》由管理部