公司出口业务管理规定

公司出口业务治理规定第一条目的和依据为标准公司的出口业务流程，加强风险防范的力度，依据XX国际公司关于出口业务流程治理规定，制定本规定。其次条业务信息的处理公司各级各类人员应主动收集各类出口业务信息，包括国外进口商的求购信息，国内的各类产品信息及供货厂商信息等，业务员应准时向主管公司领导汇报在业务活动中猎取的出口业务信息状况，以尽可能的开发自营出口业务，提高公司出口业务的含量。第三条供货方询价1、业务员接到海外客户询价或海外求购信息后，一般状况下应在一周内按询价内容向供货方发出书面〔函、〕询价单。询价单的格式和内容应包括：商品或工程名称、数量或重量、技术指标或样品主要规格、检验标准、包装要求、交货条件、交货地点、交货期、出运前仓储、保险、运输费用、运输方式、支付条件、报价期限、报价有效期等。并应明示要求供货方负责人或其授权代表在询价单上签字和加盖单位公章。2、对于订购商品金额小和单项订单金额小的一般商品，经部门经理同意，业务员可通过电子邮件或询价，取得报价应有业务员签字的文字报价记录或有供货方的报价单。3、除金额较小或有其它特别状况外，一般状况下，每项订货应同时至少取得两家以上供货方的报价。第四条对外报价1、对外报价书的根本内容一般商品的对外报价书应包括下述内容：商品名称、主要规格或技术指标、数量或重量、单位、单价、总价、价格条件、检验标准、支付方式和支付条件、包装、运输方式、运保费、交货地点、交货期、报价效期、报价日期等。2一般状况下，业务经办人发出的对外报价和还价应经部门经理审核同意，必要时应报公司主管领导确定。〔FOB价加估量退税减去货款、国内运保费等经营费用、估量经办该项业务的差旅费及相关的办公费等治理费用、人力本钱、资金本钱、佣金、分成及其他直接本钱和费用后〕，在发出报价或还价前应需听取公司代总经理、常务副总经理的意见。代理业务的对外报价，必需由托付方代表签字并加盖该单位公章或合同章后，接前述程序审核和确定。报价、还价和商务洽谈必需有来往文电或书面记录〔如使用电子邮件报价应留取书面资料〕。发出还价和确认业务文电必需经过本规定中有报价、还价确定权的人员或其授权人员签字，文电及书面记录必需入合同卷保存。第五条用户的资信调查与资信评估1、对于第一次开展业务的供方，应取得营业执照副本和税务登记证复印件及与供方相关的资质材料；上一年度资产负债表或其上一年度销售额和盈亏状况或供方力量的说明材料；其它能够了解到的供方履约状况。2公司成立时间、注册地点、上一年度销售额、主营商品、从业人数、对华开头贸易时间、主要贸易对象、在华贸易状况、在华分支机构或代表机构名称、地址、负责人姓名，以及能了解到的履约状况。第六条运保费的审定1xx技术集团和总公司的有关规定办理，特别状况下，在向运输代理询价后，业务员征求公司主管领导意见，由业务部门负责人审定。2、保险公司的选定和保费标准确实定，由业务员或部门经理批准，征求财务部门意见后，报主管经理审批。第七条代理商佣金的审定1、凡常规合同，佣金在合同总金额3%以内且不超过5万元人民币或等值外币的，由业务员提出书面意见经部门经理、财务部经理、公司主管经理审核批准；佣金在合同总金额10%以内且不超20万元人民币或等值外币的，报常务副总、代总经理审核批准。2、凡佣金超过前述限定的，经公司办公会议集体审核批准，数额较大时应上报总公司企管部、财务部及相关领导审批。第八条业务中介和其他合作方协议书中价格的审定本规定所提及的其他业务合作方指在该项业务中除供货方、购货方、分包商、银行、运输、保险、报关单位以外的，为该项业务供给信息、询问及其他效劳的单位或人员。1、合作方效劳费占推测经营利润的10%以下且对同一单位或同一人年度累计应付金额在5万元人民币或等值外币以下的，由业务员提出书面意见经部门经理、财务部经理、公司主管经理审核批准；2、合作方效劳费占推测经营利润的30%以下且对同一单位或同一人年度累计应付金额在10万元人民币或等值外币以下的，报常务副总经理、代总经理审核批准。3第九条合同支付条款的审定1、业务的审批、收汇、支付均按单项合同计算。2、买方银行开立的是即期不行撤销信用证、60天以内的远期信用证，由业务员经部门经理签字，财务部会签后报业务主管经理审核批准。3、一般业务60-90天的远期收汇，由业务员经部门经理签字，财务部会签后报业务主管经理、代总经理审核批准。490天以内的T/T付款业务，按以下权限审批：〔1〕10万元人民币以内，且毛利率掌握在5%以上，由业务员经部门经理签字，财务部会签后报业务主管经理、代总经理审核批准；〔2〕国外用户余额在10-100万元人民币之间，由业务员经部门经理签字，财务部会签后报业务主管经理、常务副总经理、代总经理审核批准；〔3〕国外用户余额在100-300万人民币的须经公司办公会议审批；〔4〕国外用户余额在300-500万元人民币的经办公扩大会议审批；〔5〕超过上述额度的上报总公司审批或征求意见。5、90天以上的信用证收汇，毛利率在8%以上，以及使用出口信贷或银行贷款项下合同支付条件的业务，由总经理办公会议或风险治理小组会议审批。6、90天以上的鞋类业务T/T付款，原则上不予审批。但假设确实毛利率较高，到达12%以上，50万人民币以下，须经总经理办公会议或风险治理小组会议审批，超过上述金额后上报总公司企管部、财务部及相关领导审批。但全年合同总金额不得突破业务总量的10%07议原件送交财务部门，复印件交业务单位和总经理办公室留存。总经理办公室和财务部对批示和决议应予以登记并立档保存。第十条合同及协议其它条款的审定公司人员应使用公司制定的标准合同〔格式合同〕文本。特别状况，不能使用标准文本的，凡拟订的合同条款内容与公司标准合同文本中条款相冲突的或公司无标准文本的，包括仲裁条款中商定的仲裁机构不是中国国际经济贸易仲裁委员会(CIETAC)的，由业务部门提出意见，经财务部和主管经理审核后，报常务副总、代总经理审核。特别状况，报总公司审定。第十一条合同履约其他保障条件的评审1、凡在对合同价格进展评审时涉及使用出口信贷或出口信用保险，业务部门经主管经理批准后，需报公司办公会议审核批准。2政府等有关机构的特别审批程序的，业务部门经主管经理批准后，需报常务副总、代总经理审核。第十二条赴沪外及海外参展的合同评审重大事项，经办人员离沪前应上报，接前述规定的程序审议后，由公司领导按批准权限授权，出差负责人按授权意见办理。在出差期间洽谈事项，凡超出授权意见或没有授权的，必需书面请示，并有对有关事项有确定权的人员签字的确认。第十三条合同签署的一般规定1定签订书面合同。本规定中所称书面合同的形式指打印签字的合同书、协议书和件签字的合同书、协议书。2订年度协议书。年度协议书应包括公司制定的标准合同文本的根本条款，并注明简易确认的形式。其它小额交易，可以用确认书形式确认交易，但确认书必需有明确的包括公司标准合同文本根本条款的内容，并有交易对方代表的签字，前述协议书和确认书视同书面合同。3书面授权代表主签方可对外发出或生效。4公司合同签订前都必需填写《出口工程签约审批表》(见附件一)，履行批准程序。公司实行合同文件双签制，即合同文件由公司主管领导或其书面授权代表作为本方代表签字，业务员副签。业务员除在合同尾页上签字外，必需在合同每页上小签；合同文件的正本至少应为一式二份，公司至少保存正本一份。合同文件必需有对方的总经理或其代表签字。与国内单位的合同，除必需有前述签字外，还需加盖双方公章或合同章。对外合同由双方签字的件作为有效合同文件的，公司财务部应保存有公司领导在件上签字的原件。凡外汇治理局、银行、政府其它机构规定必需供给合同原件方能办理有关事项的，业务单位必需依据有关规定办理，不得以件或简易确认书确认双方交易。凡代理业务，与托付方签有协议，托付方不在与海外客户的合同上签字的，与海外客户间的合同中必需注明公司是代理人并注明托付方。凡未按此规定办理的合同，按自营业务合同规定办理。凡涉及国家规定需要配额、出口许可证或其它需要经过政府审批的出口业务，合同书中必需明确注明该合同必需经中国政府批准后生效。在合同签署后，业务单位按有关规定办理申请，在10天内书面通知合同各方，将批准证件正本交公司有关人员登记归卷。凡两家以上业务单位共同承办业务签订合同文件，其报价、还价，由共同承办各方协商打算由其中一家作为合同书主签约方，共同承办业务的单位间应就责、权、利签订协议书，合同由签约方执行。5、合同签订后，业务员应准时填写《出口合同信息卡》〔见附件二〕，交统计人员进展签约统计和跟踪合同执行状况。第十四条合同修改1、合同价格和条款的修改，视同合同的签订，按前述合同签订程序办理。23、对合同的任何修改均需签订合同修改书，合同修改书正本份数与合同正本份数一样。第十五条备货、验货1、自营业务，凡属由第一次合作的工厂出货，金额较大合同出货以及供货厂家产品出货，业务部门必需派人到工厂验货，业务部门在报价中要充分考虑到验货本钱。2它方面的状况，严禁“四自三不见“业务。3、对不按合同交货的供货单位，业务员应予以记录，并将记录存厂商资信调查卷内。第十七条出口商品的库存治理凡规定收到买方预付款或开立信用证后才发货的合同，预付款未足额收到或未收到符合合同规定的信用证，有关人员不得办理出运。上述商品以及鞋类业务为旺季销售所作的备货商品，作为库存进展治理。〔详见库存商品治理方法〕第十八条货物的出运预备、运输、保险1、 货物在出运前，业务员应严格依据合同书及信用证的有关规定，依据供货单位确认的货物、件数、包装、毛重、尺码等，提前缮制相关出运单据，递送运输公司订船、订舱。［可能涉及到的出运单据包括：1、出口货物托付书；2、出口货物报关单；3、出口收汇核销单、4、出口报关托付书；5、出口发票；6、装箱单；7、出口合同或信用证副本；8、商检换证凭单〔法定商检货物〕；9、其他单证］。代理业务由供给代理方进展制单的，负责该项业务的代理跟单人员必需按本规定的有关要求核对单据的正确性，避开造成不必要的损失。2、对于符合出运条件的合同，依据前述报价、签约审核中审定运保费和选择的运输公司及保险公司的规定，凡合同价格包含运费的合同，业务员应准时办理运输事宜；凡属工厂交货的合同，业务员应办理内陆运输、仓储和保险；凡CIF类合同，业务员应准时办理离港后的保险；凡属后T/T业务，业务员应协作财务部门办理投保业务。假设外商指定运输代理，由业务部门提出书面意见，经合同文件主签人签字批准后办理。3出运日期确定后，业务员应协作运输代理，通知供货单位将出运货物送达指定仓库。货物出运时，假设觉察实际数量、金额与报运不符，或有其他变更的，业务员应准时通知商检机构检验出证或通知供货方到现场验证，检验证书或双方现场验证文件应归档留存，并修改单据。货物出运后，业务员应准时与运输公司联系，尽快得到提单。如提单有与信用证或合同不符之处，必需要求运输公司马上更正。财务部门凭提单办理信用证或合同规定的投保等事项。同时，填写货物《出口出运执行卡》〔见附件三〕并交公司统计人员，统计人员按有关要求进展建档立卷保管。对于《出口工程签约审批表》中列支的各种运输费、保险费、商检费、港杂费等，业务部门支付时应填写《出口运保费支付通知单》〔见附件四〕，连同《出口工程签约审批表》进展审核报批，审批完毕后交由财务部门执行付款。保险费由财务部门按与保险公司商定的形式统一支付。〔6〕报关事项，除特别业务或鞋类业务另有规定外，由业务员报请部门经理后托付公司认可的报关行办理。第十九条议付与结汇1、业务部门必需严格依据合同和合同项下信用证的规定，缮制发票、装箱单以及信用证规定的其它单据，核对运输单据，做到单、证全都，单、单全都。2、单据审核无误后，凡凭信用证支付的，在信用证有效期内，送交银行议付；假设只能以不符点出单的，向银行出具的保函，必需经合同主签人书面审批。34正本、发票、装箱单准时交财务部门做账处理。5合同号、买方、金额、供货方列表并注明未收汇缘由，书面报业务部门负责人、公司主管领导和主要领导，有关责任人应对该合同或对该客商出运货物实行肯定的掌握措施，同时，应实行措施收汇。消灭10万美元的，财务部准时书面报告公司主管领导和公司常务副总经理、代总经理，实行处理措施，并同时上报总公司企管部和财务部。其次十条货款的支付1、代理业务向托付方付款：在确认收汇、增值税发票、海关签退的核销单和报关单后，业务员按《出口工程签约审批表》批准的内容，计算本钱，填写《出口货款支付通知单》〔见附件五〕和《出口工程进程表》〔见附件六〕，依据表中相关内容进展审核报批，审批完毕后交由财务部门执行付款。依据出口代理协议，假设仅确认收汇即需要支付货款的，只能支付货款本身局部，待增值税发票、海关签退的核销单和报关单齐全前方可支付退税款局部。为保证代理业务的连续性和信誉，原则上，收汇后应马上支付托付代理方的货款，不得将收汇资金挪作他用。2需要提前支付预付款的，按支付预付款的有关规定办理。其它状况下，必需收汇前方可支付，支付程序同代理业务。3、佣金支付：对于经批准的询问费、合作的分成费和佣金等，在收到合同货款后由业务部门填写货款支付单，按有关规定对外支付。4、对需办理贴现即“打包贷款”的合同，业务部门提出书面意见，经财务部和主管经理审核，由代总经理和常务副总经理批准后办理。5、付款方式：支付款应通过银行汇付给合同书中规定的银行及帐号。凡不是以此方式发生的支付，财务人员应实行付款安全措施，并经公司领导批准后办理，签字批准文入卷保存。65个工作日内，将款项付出的具体日期和金额按规定输入公司计算机网，并将有关状况通知业务员。其次十一条工厂预付款的支付1、公司支付预付款的工程一般状况下仅限于鞋类业务。并应具备以下条件：对外合同接照权限经过审批，《出口工程签约审批表》已经公司相关领导签字确认；与工厂签订了购销合同，并规定了工厂向我公司的交货时间，相关支付预付款的条款已经公司相关领导签字确认；该工厂与我公司在其它合同或订单中，没有延期交货，超比例支付预付款等其它违约现象。2户余额在100万元人民币以内的由主管经理审批后报代总经理审批；承受预付款的用户余额在100-200万元人民币的由主管经理批准后报常务副总和代总经理审批；承受预付款的用户余额在200万元人民币以上经总经理办公会议或风险防范小组审批；数额重大的预付款工程报总公司企管部、财务部及相关领导审批。本条规定中所指预付款余额为公司财务部账面数。3〔包括鞋类业务第一次托付生产加工的工厂〕，无论是自营或代理，合同支付金额在10万元人民币以内的，常常务副总和代总经理审批；超过10万元以上的工程一律由总经理办公会议或风险治理小组会议审批；数额较大时报总公司企管部、财务部及相关领导审批。4、支付预付款以工厂交货前二个月支付，支付的比例为不超过工厂二个月内应交货金额或合同40%,即工厂应在二个月内向我公司供给与预付比例相对应的增值税发票，缴款书或驻厂验货员签发的验收单。拖欠增值税发票的工厂，财务部门有理由拒付预付款和货款。5、公司的鞋类业务不为工厂垫付国内材料选购款及国外材料选购款，国外材料选购款如遇特别状况需我公司超比例或超时限垫付选购款时，须经公司风险治理小组批准。6、公司财务部、业务部应严格按规定要求支付工厂预付款，财务部每月底将不符合规定的超比例支付预付款，工厂延期交货等违约状况上报公司主管领导，并通报业务部，由业务部与工厂协商落实解决，原则上在问题解决前，我公司不再支付预付款。其次十二条核销、退税1月初将上月当月和累计核销状况列表报公司主管经理，逾期核销状况报代总经理和常务副总经理。2、业务员必需催促运输公司准时退回出口商品报关单〔核销及退税二联〕、出口收汇核销单，经整理后连同出口发票正本准时交财务人员签收。对于逾期未退的单据，业务人员应准时与运输代理联系催收。3、业务人员在接到收汇水单和核销单后应准时通知财务人员，由财务人员交银行盖章确认。4、负责退税的财务人员依据退税部门对单据的要求，对每单合同下的出口商品报关单退税联、核销单退税联、增值税发票抵扣联、出口发票正本、其他相关单据进展整理、核对、登记。并应准时按国家规定向税务局申请退税。5、税款退回后，财务人员必需逐项核对，将已退税的合同号、退税金额等内容按公司规定输入计算机网，填写《退税清算表》上报公司领导。6其次十三条已执行工程和已执行完合同1《代理出口业务收入确认表》〔见附件七〕或《自营出口业务收入确认表》〔见附件八〕，交财务部门进展做账处理。对于出入较大的业务，应视状况准时报告主管领导和公司主要领导。2操作信息的文件必需存卷，任何人未经规定程序均不得遗弃和销毁。在合同执行过程中，重要文件如送达时，应同时以挂号邮寄或特快专递方式发出。挂号或特快专递发出的文件复印件必需入卷，相应的发出证明也应入卷保管。重要内容不能仅以方式传递。其次十四条统计和报告130天、60天、90天、120天以上的应收款、应收外汇款和应付款以及退税核销状况统计报送公司代总经理和常务副总经理。2门和公司的治理供给依据。其次十五条不合格产品/效劳、合同索赔和售后效劳的处理。对于在向客户交付前觉察的不合格产品不得办理出运，要求责任方马上实行乐观的补救措施。必要时，业务员要与客户协商解决措施；对于已向客户交付、被客户提出的不合格产品或效劳，按合同规定办理。业务员接到投诉后，报告合同审批人。假设发生提起仲裁或向法院起诉或应诉，或收到有关部门的备诉通知书，业务部门应马上报告公司主管领导和主要领导，公司准时上报总公司按有关程序和10万元以上的，赔付前应向总公司企管部提出书面报告，由企管部按总公司有关规定办理。在有关人员签字批准前方可对外签协议赔付。业务部门和业务员必需重视售后效劳，并设立售后效劳卷，售后效劳状况书面记录，入卷保存。对发生不合格产品、索赔、诉讼，业务员应将有关资料复印存相关厂商资信调查卷内。其次十六条业务建卷1、业务员必需设立以下业务案卷：价格资料卷，合同资料卷，进程卡，成交通知单卷，不合格产品及索赔处理卷，客户、厂商资料及资信调查评估卷，运保费资料卷，业务信息及市场开拓卷。2、财务部门必需设立以下业务案卷：合同执行资料卷，公司内部审核、批准文件卷，核销及退税卷，配额许可证等政府批准文件原件卷。其次十七条文件资料的移交、保存、销毁1、按公司关于文件移交、保存、销毁的有关制度办理。任何人员无权自行打算撤走或销毁文件、资料。234、业务员必需设立业务登记册。业务登记册的主要内容包括：供货商、客户名称，合同号，签约、出运、结汇金额和时间，业务卷与财务部门交接时间等。业务登1己册作为公司业务案卷保存，属于公司财产，每年底移交总经理办公室保存。5记，对接收的有关材料准时输机、统计和制作有关报表。其次十八条对本规定执行的督办公司将不定期地对本规定执行状况进展抽查，对觉察的违规现象和违规人将视情节赐予公司内部通报、扣发奖金、下岗或辞退等处理。其次十九条本规定的执行时间和修改本规定经公司办公会议批准通过，修改亦同。自二00四年十一月八日开头执行。附件一 出口工程签约审批表外贸合同号:商品名称及规HS商品名称及规HS编码：格交货港：贸易性质口一般贸易□进料加工口来料加工□其他退税率：价格术语出口方式：口代理□自营结算方式□L/C□D/P□D/A□T/T□ATSIGHT□60DAYSAFTERSHIPMENT对内合同状况对外合同状况合同号：单价：

交货批数：数量：

合同号：单价:

交货批数：数量：对内合同总价RMB〔增值税发票金额〕

内陆运费RMB：国内佣金RMB： 仓储费RMB：港杂包干费RMB： 商检费RMB：RMB：银行手续费RMB：〔列算式〕资金利息RMB：退税款利息RMB：人民币成其它费用RMB：本核算 税后小计RMB

RMB：减:出口退税款RMB对外合同总价USD 国外银行扣费USD：收 国外佣金USD： 保险费USD：汇 海运费USD： 参照汇率〔银行买入价〕：核小计USD: 折合为RMB：算盈盈退税后换汇本钱：号估量利润率及利润额RMB:注:〔1〕包括代垫费用在内的全部将发生的费用均应填写清楚，但代垫费用不计入本钱，并注明“代垫”字样。〔2〕合同执行中全部费用的支付以签约审批表为审核依据。〔应说明对内、对外结算方式，如有无预付款、货款支付的时间及条件等〕贸易情况说明单位名称〔要求供给营业执照，并建立客户档案资料〕：国内客户状况说明：公司名称：〔要求建立客户档案资料〕状况说明：国外客户效益安排比例保险公保险公贷代司名称名称业运输务员治理财务主管部经理总经理附件二出口合同信息卡合同号★签约日期*签约地点附件二出口合同信息卡合同号★签约日期*签约地点出口国别*商品板块*供货内容*经营方式*合同类别*价格条款*是否开具履约保函保函有效期付款方式*买方名称*合同币别合同原币金额★对美元汇率合同折美元资金类别合同状态是否加工贸承包工程工程营业额建安工程金额永久设备金其他费用金额土建金额技术与软件主管领导部门名称业务主管业务员录入员部门负责人录入日期企管部签章234567注：号为必填工程合同号★出运日期*合同号★出运日期*发票号★是否集团内部报关出运序号*出运形式*核销单号*商品板块*是否全部出运★装运港★目的港★运输方式*业务员出运币别出运原币金额报关单位名称★报关日期*对美元汇率报关原币金额★出运金额折美报关单号*报关金额折美出运状态土建金额技术与软件金承包工程工程经营额建安工程金额永久设备金额其他费用金额录入员录入日期序号经贸编号序号经贸编号经贸商品名称原币金额折美元备注：1、出运序号指本合同第几次出运23

部门负责人45附”NTIC 运保费等支付通知单外贸合同号内贸合同号付款金额：外贸合同号内贸合同号付款金额：目的港、国别付款内容外贸合同金额内贸合同金额对外发票号外汇核销单号海运提单号供货厂家货代名称保险公司名称收款人户名银行及帐号支付方式口电汇口支票业务员意见运输部意见财务部审核意见主管经理意见总经理意见口汇票

口自付口代垫年