煤炭运销后勤公司印章管理制度

煤炭运销后勤公司印章管理制度第一章总则第一条公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的安全性、合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。第二条本管理办法所指印章包括公司公章、党章、工会章、法定代表人印章、合同专用章（1号、2号）、财务专用章、发票专用章、业务专用章等具有法律效力的印章。第三条本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。第二章公司印章的刻制第一条公司印章的刻制均须报公司法人审批，由综合管理部开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。第二条印章的形体和规格，按国家有关规定执行。第三章公章的保管第一条印章授权管理和使用部门：（一）公司印章，由公司法人授权向相关部门核发或核销；（二）公司印章由法人授权以下部门分别管理和使用：1、公司公章、法定代表人印章由公司综合管理部负责管理和使用；2、财务专用章、发票专用章由财务管理部负责管理和使用；3、合同专用章由公司业务部门负责管理和使用。4、公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时亦应按本办法执行。5、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司综合管理部上报书面申请，经法人批准同意后配置或更换印章。第二条印章的保管1、公司的公章由综合管理部专人负责管理。2、财务章、发票专用章，法人名章由财务管理部指定专人负责管理。3、合同专用章（1号、2号）分别由综合管理部门和公司业务部门负责管理和使用。4、印章保管须由办公室负责登记，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。(见附件)5、印章必须由专人保管，存放地点必须安全可靠，须加锁保存，不得带出公司。6、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。7、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。8、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。9、印章应及时维护、确保其清晰、端正。10、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向负责领导报告，并备案，配合查处。第三条印章的交接1、印章管理员如因离职，岗位更换或因其他临时原因需将印章移交他人保管的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（见附件：表《印章移交登记表》）2、交接工作时，应严格办理交接手续，登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。第四章印章的使用第一条印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印章审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。公司各类印章的使用需在OA办公系统上认真填写相对应审批表格，完善相关流程。第二条印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。第三条公司公章的使用（一）公司公章的使用范围主要为：1、公司对外签发的文件（上行文、平行文、下行文）2、由公司出具的证明及有关材料。3、公司对外提供的财务报告。4、公司章程、协议。5、员工的任免聘用、调动。6、协议（合同）资金担保承诺书。（二）公司公章的使用审批：1、公司对外签发的文件，公司章程、协议，员工的任免聘用、调动，协议（合同）资金担保承诺书，需逐级审批，经分管副经理和法人签字后方可盖章。2、由公司出具的证明及有关材料，公司对外提供的财务报告，需逐级审批，经副经理签字后方可盖章。第四条公司合同专用章的使用（一）公司合同专用章的使用范围主要为：1、对外投资、合资、合作协议。2、各类经济合同等。（二）公司合同章的使用审批：1、合同专用章（1号）由综合管理部保管，用于首次签订的1万元（不含1万元）以上的合同或后续签订的10万元（不含10万元）以上的合同。经办人需认真填写《公司印章使用审批表》，取得部门负责人、分管副经理及法人的审批同意后方可用印。2、合同专用章（2号）由分管业务副经理保管，用于首次签订的1万元（含1万元）以下的合同或后续签订的10万元（含10万元）以下的合同。经办人需认真填写《公司印章使用审批表》，取得部门负责人，分管副经理的审批同意后方可用印。第五条公司财务专用章的使用(一)公司财务专用章的使用范围主要为：1、银行办理业务。2、人事办理公积金等。(二)公司财务专用章的使用审批:公司财务专用章由财务管理部管理保管,经办人需认真填写《公司用印审批记录单》，取得部门负责人、分管副经理及财务经理的审批同意后方可用印。第六条法人名章使用(一)公司法人名章的使用范围主要为:1、银行办理业务。2、人事办理公积金等。(二)公司法人名章的使用审批:公司法人名章由财务管理部管理保管,经办人需认真填写《公司用印审批记录单》，取得部门负责人、分管副经理及财务经理的审批同意后方可用印。第七条发票专用章的使用(一)发票专用章的使用范围主要为:1、开据增值税专用发票2、开据普通发票(二)公司发票章的使用审批:1、发票专用章（国税发票专用章）由财务管理部保管，用于国税发票。经办人需认真填写《公司用印审批记录单》，取得部门负责人、财务经理的审批同意后方可用印。2、发票专用章（地税发票专用章）由财务管理部保管，用于地税发票。经办人需认真填写《公司用印审批记录单》，取得部门负责人、财务经理的审批同意后方可用印。第五章公司印章外出使用第一条严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及法人签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。第二条公司公章、办公室使用法人名章、1号合同章如确需带出使用时，须填写《公司印章外出使用审批表》，并逐级审批，经分管副经理和法人批准后，需至少两人进行保管使用、监督方可带出。第三条2号合同章如确需带出使用时，须填写《公章外出使用审批单》，，并逐级审批，经业务副经理签字后方可带出。第四条财务专用章、发票专用章、财务部使用法人名章如确需带出使用时，须填写《公司印章外出使用审批表》，，并逐级审批，经财务副经理签字后方可带出。第六章印章的停用第一条有下列情况，印章须停用：1、公司名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失或被窃，声明作废。第二条印章停用时须经法人批准，及时将停用印章送行综合管理部封存或销毁。第七章法律责任第一条印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定进行处罚。第二条任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。第三条违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究刑事法律责任。附件一：关于公司启用有关____专用章的通知公司各部门：根据《公司印章管理办法》第____条的规定，由于___________________，现公司已启用“___________专用章”，该印章由公司____部门管理，专管人员为_____。为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_____年___月___日起，启用本通知附件的公章，原“_________专用章”印章同时废止。特此函告。附件：新旧印章样式_____年___月___日旧印章样式新印章样式主题词：印章启用通知抄送：______________，______________，___________，______________。________公司办公室_____年___月___日印发附件二：公司印章留样备案表NO:____________印章名称：___________________________章审批人：_______________________________刻制人：_______________________________启用时间：_____________________________配置及保管部门：_______________________印章用途：_____________________________印章专管员：_________________印章留样本留样印章自_________年____月_____日启用。印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于____年___月___日自公司办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。印章专管员：_____________________年___月___日附件三：关于公司停用有关____专用章的通知公司各部门：根据_____公司《公司印章管理办法》第____条的规定，由于___________________，现公司决定作废停用原由公司____部门专管人员_____管理的“___________专用章”。____年___月___日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。特此函告。附件：停用印章样式_____年___月___日停用印章样式主题词：印章停用通知抄送：______________，______________，___________，______________。________公司办公室_____年___月___日印发附件四：印章交接单NO:____________部门名称：___________________________________交接印章名称：_______________________________交接日期：_____月____日用印注意事项说明：1、交接人双方的行为均应遵守_____公司《公司印章管理办法》之规定。2、其他说明事项：_______________________________________________________________________________