鞋业公司物资采购专项审计报告案例

物资供应商选择合理性的审计过程经统计，XX公司物资供应商共60家（其中皮肤科供应商22家，底材和辅助材料供应商28家，成品鞋供应商10家），全年采购业务繁多，受审计资源限制，不能对每笔采购业务都实施审计，内部审计师决定运用分析性复核法寻找异常的采购业务，然后深入剖析，内部审计师通过对全年发生采购业务的物资品种的年初结余、本年采购数量、年末结余进行对比分析，结果发现两种物资的采购呈现异常现象：1、米白色全粒牛面皮年初结余3600SF，本年采购数量20000SF，年末结余19800SF。2、米黄色弹力布年初结余8000市尺，本年采购数量35000市尺，年末结余36800市尺，分析以上数据，内部审计师认为有以下缺点：1、本年购进的米白色全粒牛面皮实际耗用量200SF，仅占本年采购数量的1%2.米黄色弹力布上年结余至本年底仍未用完，本年却购进35000市尺，致使库存彭脏。通过查阅材料明细及相关会计凭证，内部审计师很快就查明该原材料均于201X年4月21日向E市某鞋料有限公司购入，其中米白色全粒牛面皮采购单价35.5元，金额710000元；米黄色弹力布采购单价5.2元/市尺，金额18200元；上述货款已全部付清。内部审计师审核发票、入库验收单、付款单据等内容及审批手续，发现以上内容均完备无误。内部审计师进一步审核该项采购业务的合同，物资请购单，价格申报单等资料，发现采购合同的签订时间为201X年3月17日，而物资请购单及价格申报单的填制时间均为201X年3月21日，迟于合同签订时间，显然不合理。内部审计师又核对了采购计划，发现白色全粒牛面皮计划采购量仅为1200SF，米黄色弹力布无采购计划。带着疑问，内部审计师首先询问了采购部门负责人，该负责人解释说，该项采购业务是总经理孙某于201x年3月中旬到E市开“华东地区服装鞋帽商品交易会”期间签约的，物资请购单和价格申报单是孙某某回来后指示有关部门补办的，接着，内部审计师又询问了孙某某，孙某某回答E市某鞋科有限公司是E市百货集团公司的子企业，在会议期间，他认识了该公司总经理曾某，曾某答应向集团公司推销XX公司产品，作为交换，XX公司蔡订购了E市某鞋料有限公司的商品。但是，内部审计师在公司营销部门了解到，E市百货集团公司至今没有销售XX公司的任何产品。这时，另外一组负责监盘原材料库存的内部审计师反馈了一个信息：XX公司向E市某鞋料有限公司购进的米黄色弹力布存在褪色的质量问题，内部审计师又通过走访市场，查阅互联网信息等方式调查两项原材料的当时市场公允价，调查结果显示：米白色全粒牛面皮当时市场价为32元/SF，比采购价低3.5元/SF；米黄色弹力布当时市场价为4.05元/市尺，比采购价低1.15元/市尺，而且，米黄色弹力布目前价格已下滑至3.5元/市尺左右。根据以上审计结果，内部审计师认为此项采购业务的背后可能存在舞弊行为，为了进一步证实疑点，内部审计师决定与E市某鞋料有限公司接触。首先，内部审计师佯装采购人员与该公司电话联系，该公司对两项材料的报价基本与内部审计师的市场调查结果一致，其推销人员还暗示他们的经营手段非常灵活，要求面谈。接着，内部审计师又赴E市试图实地查阅该公司与XX公司的货款结算情况。但是当内部审计师亮明身份后，该公司的财务人员及有关人员相继以各种理由回避，限于内部审计的职权，内部审计师无功而返，整个查证过程也只能就此回避。限于内部审计的职权，内部审计师无功而返，整个查证过程也就只能就此结束。审计结束后，内部审计师向集团董事会，监事会作了专题汇报，集团领导经研究后决定，将审计发现的线索移送公安部门进一步查处。鞋业公司物资采购专项审计报告案例集团公司董事会：根据集团公司董事会的指示，我部派出审计组自20XX年3月1日至3月30日对xx鞋业有限公司20xx年度物资采购进行了专项审计（部分外调事项至4月15日结束），现将审计情况报告如下：一、审计目的和审计证据为了查清鞋业物资积压状况及原因，并就完善物资采购控制，改进物资采购工作提出建议，我们依据中国内部审计协会发布的《内部审计实务指南第2号---物资采购审计》的规定实施了审计。二、审计结论通过审计，我们认为XX公司物资采购内部控制制度基本失效，物资采购决策随意性很大，计划管理差，质量把关不严，由此造成物资积压严重，潜在损失大。三、审计查明问题（一）物资采购内部控制制度方面（1）部分物资采购内部控制薄弱，重要的不相容职务没有分离，如制订物资采购计划与执行物资采购由相同部门——综合部的物资处承担；物资质量验收与入库验收均由仓库保管员执行；部分采购业务直接由采购人员携带大额现金或空白支票付款，未执行付款应由财务人员执行的制度。（2）物资采购大多没有采取招标方式，2005年，招标采购物资的金额为368.0万元，仅占采购总额的4.8%（二）物资采购计划方面（1）未根据计划采购物资（2）采购计划制订无依据或不合理。2005年第三季度采购计划中黑色软牛皮面计划采购7100SF，但同期男女黑色软牛皮鞋生产计划为2050双，以每双消耗定额1.83SF计算，合计用量3725SF，加物资库存定额500SF，减6月底库存余额780SF，第三季度黑色软牛面皮合理计划采购量为3472SF，2005年第二季度采购计划的编制依据减少车间领料申请计划（3）成品鞋采购与生产计划比例失衡，20xx年，成品鞋计划采购15万双，实际采购成品鞋22万双，生产成品鞋52万双，而该公司5条流水线的年生产能力最低为60万双，开工率为87%，一方面开工不足，一方面大量外购，导致产品单位固定成本大幅度提高。（三）物资采购价格方面（1）部分原材料采购价格偏高（2）部分成品鞋采购价格偏高（四）物资供应商选择方面目前，XX公司物资供应商达60家（其中皮料供应商22家，底材和辅助材料供应商28家，成品鞋供应商10家），由于缺乏稳定的供应商队伍，导致质量良莠不齐，难以控制；同时经常需要采购人员携带大额现金采购，采购风险较大，在供应商选择上，没有建立起一套供应商遴选、评价、考核制度，公司相关部门参与程度较低，确定供应商不仅缺乏透明性，而且随意性较大。（五）采购物资质量方面（1）因原材料质量或采购的成品鞋质量问题引起退货后的积压库存金额为251.1万元（2）因质量问题，生产车间退料后引起的积压库存金额为121.1万元（六）在E市某鞋料有限公司采购业务中存在的问题20XX年4月21日，XX公司向E市某鞋科有限公司一次性购入米白色全粒牛面皮20000SF、单价35.5元/SF,金额710000元；购入米黄色弹力布35000市尺，单价5.2元/市尺，金额182000元，总价款892000元，在上述采购业务中存在如下问题：（1）未按规定程序确定供货商，该笔采购业务系总经理孙某某在外出会议期间确定，公司相关部门未参与审查与谈判。（2）未按计划采购，其中米白色全粒牛面皮采购计划仅1200SF，米黄色弹力布无采购计划。（3）采购价格高于市场同期市场价。经调查，米白色全粒牛面皮的市场同期市场价为32元/SF,米黄色弹力布的同期市场价为4.05元/市尺。（4）米黄色弹力布存在褪色的质量问题。四、审计建议（1）集团管理层应对该公司进行彻底整顿，对于已造成物资积压并已酿成损失的情况，要分别严肃追究相关人员的责任。（2）XX公司应尽快建立健全物资采购的内部控制制度，履行物资采购计划、执行、质量验收、付款等重要环节职务的人员必须严格分离，以加强内部控制的互相牵制作用；公司管理层要带头执行相关管理制度，以营造良好的管理氛围。（3）XX公司应建立物资供应商的遴选和信用评估制度，优化供应资源，确定相对稳定的物资供应渠道，保证采购质量。（4）XX公司应严格物资采购的计划管理，计划要按规定程序编制，并与生产、销售计划一致，物资采购要按审批后的计划执行，防止采购的随意性。（5）XX公司对大宗的物资采购要坚持招投标，坚持物资采购的比质比价，价格和供应商的确定要有采购部门、财务部门、质量部门、价格部门等多部门参与，使之透明化。（6）XX公司应减少成品鞋采购数量，增加生产，对积压的物资要进行清理，对已造成的损失要按规定审批后予以核销.物资采购专项审计后续审计20XX年4月30日，审计部出具了审计报告，对于审计结果，集团管理层和XX公司都十分重视。20XX年5月21日，集团管理层免去了孙某某的XX公司总经理职务，调整了该公司管理层，新上任的XX公司管理层按照审计意见积极整改，落实审计建议，并于20XX年10月31日向集团审计部提交了《关于整改审计查出问题，落实审计建议的报告》，根据年度审计计划，集团审计部于20XX年11月15日派出审计组对XX公司进行了物资采购后续审计，审计工作于11月24日顺利结束。（1）分析XX公司提交的整改报告，确定后续审计步骤审计组根据整改报告，将XX公司对审计查明的问题和审计建议的整改落实情况分为三类：（1）已经整改落实：主要是采购不相容职务的分离，建立供货商的评价确定程序，计划的编制和控制等。（2）部分整改落实：主要是供货商的目录未完全建立，大宗物资采购未完全招标等。（3）未整改落实；主要是积压的物资还没有清理。根据以上分析分类，内部审计师分别确定了审计步骤：对已整改落实的事项，采取直接观察，实地测试等方式检查评价问题和偏差是否得到纠正和改进，并评价产生的实际效果；对尚未得到纠正和落实的事项，要分析原因，并提出针对性意见。审计实施（1）内部审计师通过直接观察XX公司的机构和人员设置，并审核公司新订立的采购流程规定，确认其对不相容职务未分离的问题已进行纠正，将原综合部中的计划职能独立出来，增设计划部，质检和采购职能仍保留在综合部，在计划部增加了价格审核职能，并配置了专职人员，修订的采购流程规定将计划、采购、价格、质量、保管、付款等职务作了明确分工，使其既保持了各自的独立性，又能相互配合。（2）对于采购计划的编制和控制问题的落实，内部审计师抽查了部分采购计划编制的依据和部分采购业务的执行情况，确认采购计划编制无依据的问题已经纠正，采购计划和生产计划等相衔接，采购计划的控制作用已基本发挥。（3）对于供货商的选择确定问题的纠正落实情况，内部审计师通过检查供货商评价小组名单和有关会议记录等，认为公司已建立起包括计划、价格、采购、质检、财务等相关部门集体参与的决策机制。但是，供货商的目录建立尚不完备，特别是还没有备选供货商队伍。公司对此的解释是：供货商的目录建立和备选供货商队伍的建设需要对一个供货商信誉进行考察的过程，公司正在逐渐完善这方面的工作，内部审计师认为公司的解释可以接受。（4）内部审计统计20XX年6月至10月已招标的物资采购量，其占当期全部采购量的比例为45%，较2005年度有很大幅度的提高，其占当期全部采购量的比例为45%，较2005年度有很大幅度的提高，而且在采购物资价格指数上涨2.31个百分点的情况下，中标价比2005年的采购价格平均下降12.68%，对于尚未招标的大宗物资，公司解释：一是采购时间紧，来