档案管理制度

档案管理制度一、目的、意义为加强公司档案管理工作，有效地留存、保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。二、适用范围本制度适用于公司各部门。三、主管部门监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。四、具体条款4.1本规定所称的档案是指过去和现在公司各级部门及员工在从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。4.2公司及各部门员工均有保护公司档案的义务。4.3档案工作实行“统一领导、分级保管、分级查阅”的原则，进行网络化管理。4.4公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。4.5档案工作由公司行政副总统一领导，办公室负责接收、收集、整理、立卷、保管，具体由行政专员执行。4.6办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。4.7整理内容：以各项目和问题特征为主立卷，一事一卷。4.8过程管理：1）属于公司保管的档案：各部门的资料员要做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季度第一个月的15日前，将上季需归档的预立卷的文件整理成册，移交办公室保管，任何人不得据为己有。2）属部门保管的档案：各分级保管者在每年的3月15日前将上年度档案的总目录、本年度预立卷材料的目录交办公室。3）项目楼盘档案：由办公室负责收集、整理和建立，销售经理负责平时积累和保管，于结案后两周内整理移交办公室。4）重要档案必须以纸质文件形式归档，并刻录光盘电子档案。4.9销毁：须报总经理批准，销毁时应有行政副总、办公室主任负责监销，并在清单上签字。4.10公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。1）档案各级分类应赋予简明扼要的名称，以内容性质为准则。2）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示。3）档案各类名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类、各级名称及其编号用一定顺序依次排列，以便查阅。4）档案编号应留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时可增补。5）档案分类、各级名称及其编号一经确定后，一般不再任意修改，如确需修改,要拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。6）档案号以一案一号为原则，确定主要类别，编列档号；归档文件，应以目次号为顺序，以活页方式装订于相关类别的档夹内，档夹背脊应标明夹内所含文件分类编号及名称，以便查档。4.11在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。4.12借阅：1）因工作需要借阅文档的，应填好“档案资料借（查）阅登记表”。2）员工不得随意外带公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室主任核准后，方可带出，用毕即归还。3）阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。4）公司档案原则上一律不允许外借。特殊情况下外单位需借阅，应持有单位介绍信，并经行政副总批准后方能借阅。外单位摘抄或复印有关档案文件，必须经行政副总对摘抄或复印的材料进行审查、签字同意后方可。5）档案保管人和借（查）阅人均应对涉及公司秘密的内容严格保密，不得泄密和丢失。如有违反，按《员工手册》相关规定处理。4.13分级查阅:主管级以下员工（含），经部门经理签字批准，可借（查）阅与本部门相关的一般文件资料，密级资料须经分管副总批准；不得查阅其他部门任何文件。如需查阅，须经该部门分管副总批准。部门经理，有权借（查）阅与本部门相关的秘密级资料。查阅其他部门资料时，须由该部门的分管副总批准。副总级人员，有权查阅各部门资料，如涉及非分管部门的密级资料，须经总经理签字批准。公司必须时刻保证档案的完整状态，因借阅时有不可收回的情况，所以要保证公司留存一定的份数，且借（查）阅只允许复印件形式。14公司所有有价值的报告、文件、报表、业务记录等必须备份。15各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。16备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。4.17档案管理人员调离岗位或离职时，耍对其所保管的档案进行全面检查，交接手续完成后方可调离岗位或离职，否则公司有权对其进行处罚。4.18档案保存期限分为永久保存、10年保存、5年保存三档。1）公司各类证照、印章、各级各类制度、流程、表单、项目代理合同、各类协议、公司大事记资料、会议记录、对内对外公文、项目活动全程资料、总结报告、款项单据、薪资发放记录、车辆相关手续、档案、财务档案等需永久保存；2）除车辆外的固定资产各类资料、耗材使用情况、人事档案、培训、考核资料等需保存10年；3）需保存5年的有后勤消耗记录、考勤记录、书报杂志等。五、检查手段及标准行政副总对公司档案管理情况进行定期或不定期的检查。办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门档案的管理工作。六、奖惩条例有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1）毁损、丢失或擅自销毁企业档案；2）擅自向外界提供、摘抄企业档案；3）涂改、伪造