分公司财务管理制度

分(子)公司财务管理制度编号：101001版本：A版第01次修改共35页拟制：日期：审核：日期：批准：日期：生效日期：文件修订记录表修订次数修订人修订前（含页码、章节）修订后（含页码、章节）修订日期登录人HBS/D-WK-0008-A分(子)公司财务管理制度目录TOC\o"2-2"\h\z\u第一部分总则2第二部分货币资金管理2第三部分往来款项管理5第四部分库存商品管理7第五部分低值易耗品管理9第六部分固定资产管理9第七部分借款管理10第八部分预算管理10第九部分经营费用管理11第十部分收入、成本、利润管理15第十一部分财务报告和经济活动分析管理16第十二部分发票的管理17第十三部分印鉴管理17第十四部分财务基础工作规范18第十五部分会计档案管理19第十六部分其他管理20第十七部分附则20XXX有限公司分(子)公司财务管理制度第一部分总则为了强化分(子)公司管理，规范财务行为，提高财务管理水平和经济效益，根据有关法规，结合分(子)公司实际情况，制定本制度；本制度是处理分(子)公司财务事项的基本规范，适用于分(子)公司的一切经济活动；分(子)公司财务管理的基本内容是：组织拟订分(子)公司财务规章和费用标准，建立健全内部控制；组织编制、执行财务预算，考核和分析责任中心财务预算执行情况；妥善保管分(子)公司货币资金及有价票据，对分(子)公司往来款项、存货和其他实物资产实施必要的监控，保障分(子)公司资产的安全完整；合理控制分(子)公司各项费用开支，提高分(子)公司盈利能力；正确处理分(子)公司、股东之间的利益分配关系，以及公司与债权人、债务人之间的债权债务关系，妥善办理结算业务；组织会计核算，为公司内部外部提供合法、真实、准确、及时的财务会计信息；及时进行财务分析，为公司加强管理、改善经营、提高经济效益提供参考依据；实施财务监督，检查监督各项财经、税收法规、财务规章的执行情况。第二部分货币资金管理货币资金管理的范围包括：现金、银行存款、应收票据。分(子)公司出纳负责货币资金的日常管理，对所保管货币资金的安全性、收付单据的合法性和手续完备性负责；分(子)公司经理对货币资金使用的真实性、合理性负主要责任；分(子)公司财务负责人对货币资金使用的合理性、合法性负有直接责任；分(子)公司经理、财务负责人对分(子)公司的货币资金的安全负有连带责任。分(子)公司出纳每周末下班前应填制出《货币资金周报表》，经分(子)公司财务负责人审核后于下周一上午报分(子)公司经理和公司总部财务管理中心。《货币资金周报表》是对一周来的现金、银行存款收、付、存情况的反映，由分(子)公司财务部存档备查。现金管理收到的货款，应当日送存银行；当日确实不能送存的，最迟第二个银行工作日送存。当日工作结束，库存现金余额在保证安全的情况下应适量，原则上不超过5000元。库存现金发生被盗公司最高只承认5000元的损失。因收到假币造成的损失由责任人等额赔偿。不准利用公司银行账户替其他单位和个人套取现金，不准私自将公司的资金以个人名义存入银行。分(子)公司收取货款存入银行或从银行提取大额现金，应派专车、专人存取。对于临时性收入的现款，来不及送存银行的，应放入保险柜中存放并由专人看管。分(子)公司员工或者其他部门需由分(子)公司财务部门一次性结算现金的，在2000元以上至5000元之下的，需提前1个银行工作日时间告知分(子)公司财务部门；在5000元以上的，需提前2个银行工作日时间告知分(子)公司财务部门；否则，分(子)公司财务部门有权在经办人申请领款时顺延相应时间结算现金。每天下班前，出纳对现金应做到日清日结。一是清点现金库存，查看是否超过限额；二是对一天的现金收付单据清点整理，须当日入账；三是查看账实是否相符。现金短款由出纳予以赔偿，长款应入账。财务负责人每月至少两次监督出纳盘点库存现金，并在《现金盘点表》上签字，存档备查。银行存款管理分(子)公司开立、变更或注销银行账户时，事前必须经总部财务管理中心批准。开通了网上银行的分(子)公司，账户密码必须由财务负责人和出纳分开保管，网上转账必须由双人操作。分(子)公司必须开设收支两个银行账户，即货款户和费用户；账户资料复印件交总部财务管理中心备案。货款账户只收不支，所有货款回笼到该账户，特殊情况需要动用货款的，5万（含）以内需报总部财务总监批准，5万元以上50万（含）以下的需报总裁批准，50万以上需报董事长批准；费用账户用于分(子)公司的各项费用、税金等支出结算。分(子)公司实行“收支两条线”货币资金管理。“货款户”科目借方只能用于收取分(子)公司各项收入性资金，该科目的资金达到20万元（含），或货款停留达一周时，必须立即汇入总部指定账户。贷方用于记录向总部拨付资金以及支付总部的货款；“费用户”科目借方只能用于接收总部转来的预算资金，贷方用于支付分(子)公司各项日常经营所需支出款项。总部按以下规定将资金转入分(子)公司“费用户”：预算内资金的拨付：由分(子)公司根据总部规定编制资金预算项目和支付时间，由总部财务管理中心分次将预算内资金转账分(子)公司“费用户”。预算外资金拨付由分(子)公司将经分(子)公司经理和财务负责人审核后的预算外费用申请传总部相关部门及财务管理中心审批后，总部财务管理中心将资金转入分(子)公司“费用户”。预算外资金实行逐级审批，权限为：5万元（含）以下，由总部相关部门和财务管理中心总监审批；5万元-50万元以下，最后由总部总裁审批，50万元以上，最后由董事长审批。银行支票由出纳登记保管，只限本公司使用。银行支票购买后，出纳员应按照票据的序列号设立《支票登记簿》，详细记录支票的领购、使用情况。报销时由报销人员在《支票登记簿》上签字核销。作废的银行支票（现金、转账支票）和下一张所用支票存根一起附在会计凭证的后面；所有已签发支票，均应入账。各部门或个人因工作需要领用支票时，应填制规定的借款单，由分(子)公司经理和财务负责人审核签字，由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起，十日内到财务部办理报销手续，其程序与现金支出报销程序一样。支票领用人应妥善保管已签发的支票，如有遗失、损坏等情况应立即通知财务部门并对造成的后果承担责任，财务部门应立即采取合理的补救措施。签发支票时，应严格按支票号顺序使用；支票丢失，应立即向银行挂失。出纳员不得签发不确定日期的支票，不得签发任何种类的空白支票，当付款金额无法确定时，可签发限额转帐支票，并写明用途和收款单位。不得提前在银行支票上加盖银行印鉴；分(子)公司当天收到的银行票据应当天存入银行。当天取得的银行结算单据应当天入账。银行结算单据最迟在银行记账的三天内入账(以银行对账单日期为准)。分(子)公司收取陌生客户的银行票据，必须款到银行账户后，再办理发货手续。月末结账时，出纳应将每月银行存款日记账与银行对账单逐笔核对；无论是否存在差异，会计人员都应编写《银行存款余额调节表》，会计、出纳必须保证每笔银行业务及时、准确入账；财务负责人应对《银行存款余额调节表》审核签字归档。会计、出纳必须保证银行对账单的连续、完整；《银行存款余额调节表》后附银行对账单按月保存，按年装订成册，作为正式会计档案保管。每日终了，分(子)公司出纳应凭合法有效的银行凭证及时登记日记账,会计应及时进行账务处理；将银行付款凭证、现金、银行承兑汇票等放入保险柜。分(子)公司财务人员休假时应对所管工作进行书面交接；对现金、库存商品等在账实物要进行账实核对，账实相符后按实物交接；对发票、银行票据等票据按号数、页数交接；交接时应认真清点整理，明确责任；对交接后出现损失，由接收人承担责任。应收票据管理分(子)公司收取的银行承兑汇票除了通过分(子)公司开户行向开票银行查询外，还必须带银行承兑汇票到分(子)公司开户行找银行票据的专业人士辨别银行承兑汇票的真实性及有效性。如收到的银行承兑汇票是同城银行开出的，要求财务人员亲自到出票行落实该票据的真实性和有效性。有应收票据业务的分(子)公司必须设立《应收票据备查簿》，按票面内容详细登记备查。因诈骗原因造成的损失，由总部界定分(子)公司经理、财务负责人、业务经办人员的损失承担比例，报总部总裁审批后执行。第三部分往来款项管理在往来款项的管理中：分(子)公司经理是所在分(子)公司的第一责任人，负领导责任；分(子)公司业务人员、商务部人员及往来款项的其他经手人员是主要责任人，负经办责任；分(子)公司财务负责人承担督促经办人对应收账款催收的责任。往来款项包括分(子)公司的应收账款、其他应收款、应付账款、其他应付款、预收账款、预付账款。客户的货款往来只记录在应收账款科目，期末编制财务报表时再根据客户贷方余额作重分类调整至预收账款科目，存货采购的供应商往来只记录在应付账款科目，期末编制财务报表时再根据供应商借方余额作重分类调整至预付账款科目。应收账款管理为了规范销售，减少经营风险，保证公司的财产安全，最大限度减少呆账、坏账，分(子)公司应根据《客户信用管理办法》的规定进行赊销业务。分(子)公司财务部门应在每月10日前编制出上月份与各客户的往来对账单，由商务部门审核确认和提供给各客户，并及时收回客户核对签章过的对账单，于每月20日前提交至分(子)公司财务存档。业务员必须负责督促客户对公司提供的对账单进行核对确认，并负责将对账单于每月20日前及时回传。若20号之前未将由客户核对确认后的对账单提交到分(子)公司财务部，则停发业务员提成，对账单收回后补发。对账过程中若发现差异，商务部、业务员和财务部应相互协作，及时查明差异的原因，并及时进行账务调整或采取相应的处理措施。分(子)公司财务人员应在每月10日前提供上月末应收账款明细表给商务部和分(子)公司经理，作为业务人员催款和对账的参考依据。应收账款明细表至少应包括客户名称、信用额度、信用期限、应收余额、未逾期金额、已逾期金额等项目。业务人员应根据财务提供的应收账款明细表及时核对、跟踪赊销客户的回款情况；对未按期结算回款的客户，应及时联络并反馈信息给上级主管。业务人员负责将经手的货款在规定期限内收回。如超过信用期限，应积极采取电话催收、上门催收及法律手段催收等办法，若欠款逾期30天以上尚未收回的，则暂停发放经办业务员的奖金、提成，待逾期账款收回后补发。客户回款要求客户直接转账到分(子)公司指定账户，或由客户直接交款至分(子)公司财务部门，不允许业务员或办事处直接从客户处收取现金；特殊情况下，如客户即将停止合作、催款时为方便清账等，由业务员在收现金货款后在2天内将货款打回公司账户（如与分(子)公司本部在同一城市则应当天或第二天上午交货款到财务），业务员在缴纳现金货款时须向分(子)公司出纳提供对应的客户明细。如有收款不及时上缴、款项账目对应不清、私自挪用货款等情况应视情节予以处罚，罚款金额不低于100元/次；如有私吞货款的，处以非法所得1-5倍罚款，情节严重的移送司法机关。分(子)公司财务部应每月对应收账款进行账龄分析，根据应收账款账龄按季度对应收账款提取相应的坏账准备，提取比例如下：1、账龄在2个月以内的，不计提坏账准备金；2、账龄在2-3个月内（含2个月）的，按5%计提坏账准备金；3、账龄在3-6个月内（含3个月）的，按10%计提坏账准备金；4、账龄在6个月以上（含6个月）的，按30%计提坏账准备金；业务人员应定期或不定期地对客户进行拜访，拜访客户时，如发现客户有异常现象，应及时上报并采取相应的措施。当发现有发生坏账的可能性时应立即反馈到分(子)公司财务部和商务部，分(子)公司应立即停止发货并及时采取补救措施。凡发生坏账的，应查明原因。如属业务人员责任心不强造成的，应按不低于坏账金额的20%处罚业务员，同时按坏账金额的10%处罚分(子)公司经理。实际发生坏账时，应履行坏账审批手续，坏账申请报告中应列明有关客户的名称、负责人姓名、营业地址、电话号码等，并将不能收回的原因做详细的陈述，经分(子)公司经理和财务负责人签字后报总部审批。最终审批权限为董事长。业务人员岗位调换、离职，须对所经手的应收账款进行交接，交接未完成的，不得离岗，交接不清的，责任由交接人负责，交接清楚后，责任由接替人负责；凡业务人员离职的，应提前30日提交书面的离职申请，由离职人员的上级领导安排工作交接，明确监交人（通常为业务主管），安排接任人准备工作交接。离职业务员须带领接任业务员一同逐一拜访其先前负责的全部客户，核对客户库存、应收账款、返利兑现等，并取得有客户签章的前一个月（或拜访当日）的对账单和返利确认单原件，确保不存在有争议的货款、返利、费用支持等客户往来项；经核对无误后，由离职业务员和接任人员双方在交接表签字，同时附带公司《关于业务人员离职告知通知》一份，由客户签字或盖章确认。如客户在收到通知一周内未反馈任何与离职人员有关的遗留问题，方可完成交接手续。（若在一段时间内没有接任业务员，由业务主管与离职业务员完成以上工作交接，并由分(子)公司总经理签字认可）。业务人员在交接中、与客户核对往来时，遇有疑问或账目不清时应立即向上级领导、商务部门和向财务部门反馈，疑问账目处理清楚了才算该笔账款交接完，有意代为隐瞒者与离职人员共同承担连带责任。移交过程中发现有贪污、挪用货款的，限期按贪污、挪用货款金额的1-5倍赔还公司；情节严重的，依法追究法律责任。业务人员交接工作时由监交人全程监督执行，监交人对双方工作交接表、客户签字确认的通知进行审核并签字确认后，交于财务部、人事部。如未完成交接或交接不清楚、监交人就在离职申请表上签字的，相应的责任由监交人承担。未办理（或未办理完毕）交接手续而私自离职者，其薪资和离职补贴不予发放，由此给公司造成损失的，将依法追究其法律责任。与总部往来款项管理垫付总部款项或由总部垫付的款项，挂往来账时必须取得对方合法有效的单据和经双方签字盖章确认的内部往来确认单（单据未到，可先用传真件），对通过邮寄方式或由他人代办的，必须留有相关的单据传递证明和单据复印件备查，并在1个月内处理完毕。各分(子)公司必须将当月的收货单、调价单等及时入账，不得推迟到以后月份入账，不得随意挂总部往来款，避免人为原因造成账账不符。分(子)公司月末结账前，要与总部核对内部往来，核对相符后方可结账。其他应收款管理其他应收款除押金、保证金等类似支出外不得存在2个月以上的挂账。个人借支根据本制度第七部分《借款管理》的规定执行。分(子)公司不得向任何外单位或个人提供借款或担保。其他应收款项责任人调离时，应到财务办理清欠手续，凡个人欠款未结清者不得办理调离手续。其他应收款责任人离职时，财务人员未按规定清理其欠款造成的损失，由财务负责人及经办财务人员共同承担。每年年底底必须清理一次其他应收款项。第四部分库存商品管理在库存商品管理中：分(子)公司经理是所在分(子)公司的第一责任人，负领导责任；分(子)公司商务主管是直接责任人，对仓库中商品的安全负直接管理责任；分(子)公司财务负责人承担账账相符、账实相符和及时反映的责任。分(子)公司应根据销售目标（或预算）、市场预测、客户订单等按品规制定备货计划。备货计划由分(子)公司经理负责。分(子)公司商务部仓管员负责收货、货物的验收核对；对库存商品的安全负责。仓管员接货时，根据供应商《发货单》核对商品规格、数量，无误后在发货单上签章，客户联留存。仓管员负责将货物在仓库中妥善放置，采购员负责在DRP中录入（确认）采购入库单，打印后由仓管员签字确认实物已收到。采购入库单第一联由仓库留底保存，第二联交财务部做账务处理。仓管员和采购员必须保证DRP系统入库记录与收到的实物一致。《发货单》与实收货物的品规、数量不一致，按以下办法处理：因承运人原因造成货物丢失、破损，承运人当即赔偿的，分(子)公司应做销售处理，根据核对无误的《发货单》办理入库手续；总部发货、承运人回总部处理的，由仓管员在《发货单》上注明实际收到的货物品规、数量，并由承运人签字确认。仓管员应立即向经理、会计汇报，并与公司总部联系确认处理办法。分(子)公司先按《发货单》办理入库，等公司总部的红字《发货单》到后，做采购退回处理。仓管员应将《发货单》与《订货单》核对，若接到非《订货单》中的品规（公司总部统一配售的除外），应立即向采购员、经理、财务负责人汇报，由经理在接货后、在采购合同约定的退货期内决定在本地销售，还是退回供应商。公司总部发货直接到客户仓库的，由分(子)公司经理安排业务员接货。对经销商必须做到收款后卸货，对有账期的客户必须由客户打“收货回执”等标明债权的凭据且在产品欠货款凭据上签字盖章。由业务员将《发货单》和其它单据交分(子)公司财务处理账务。仓管员应对仓库的防盗、防火、防雨情况进行检查和防范，对仓库钥匙注意保管。因工作失误造成的损失，由保管员承担。仓管员凭商务主管、财务人员和提货人共同签字的《出库单》发货。具体发货审批流程参考《分(子)公司出货流程及收款制度》。分(子)公司的赠品必须按库存商品管理，出库时，按销售流程办理出库。不允许将已做销售账务处理的商品存放在分(子)公司仓库内。特殊情况，必须建立存货备查簿登记已销售但仍存放在分(子)公司仓库的商品。每月末，对滞销和破损的商品，仓管员应及时以书面形式报告分(子)公司经理，以便及时采取处理措施。分(子)公司财务人员每月必须做好存货的库龄分析，督促分(子)公司处理超库龄存货，同时按季度计提存货跌价准备，计提标准如下：1、库龄在3个月以内的，不计提减值准备金；2、库龄在3-4个月内（含3个月）的，按10%计提减值准备金；3、库龄在4-5个月内（含4个月）的，按20%计提减值准备金；4、库龄在5-6个月内（含5个月）的，按50%计提减值准备金；5、库龄在6个月以上（含6个月）的，按100%计提减值准备金；公司审计部门对库存进行检查时，如发现存在滞销、破损存货，而分(子)公司未采取措施，报总部追究分(子)公司经理和仓管员的责任。分(子)公司的商品退回总部，应填写《退货申请表》，经分(子)公司经理批准、后装事业部审批后方可办理实物退回。每月末，分(子)公司经理组织人员对分(子)公司所有库存商品进行盘点，分(子)公司财务人员负责监盘，保存好由仓管、财务负责人签字的纸介盘点表，财务部根据盘点表编制《库存商品盘点报告》，对盘盈盘亏情况进行原因分析，经仓管员、财务负责人签字后按时上报分(子)公司经理、总部后装事业部、总部财务管理中心，及时处理差异情况；存货盘点表与存货盘点报告一起作为会计档案保存备查。库存商品盘亏能明确到责任人的，由责任人根据责任情况承担，由分(子)公司经理负责界定责任人的责任情况；无法明确到责任人的，按商品采购成本分别由分公司经理承担50%、财务主管承担5%、商务主管承担30%、仓管员承担60%，报总部后装事业部和财务管理中心审批后执行。盘盈经报告审批后入账。第五部分低值易耗品管理分(子)公司经理为低值易耗品管理的第一责任人，分(子)公司财务负责人负责分(子)公司低值易耗品的价值管理；分(子)公司行政部门负责人负责低值易耗品的实物管理。分(子)公司购买的物品，单位价值在1000元以内的办公用品、电器、炊事工具、交通工具等属于低值易耗品。对耐用的低值易耗品，分(子)公司行政部门按照低值易耗品的品种、规格、使用状况（在用、未用、报废）、使用负责人建立低值易耗品台账。低值易耗品采用领用时一次性摊销法入账。分(子)公司员工领用低值易耗品，单位价值在100元以上的，需要办理经分(子)公司经理或授权人审批的书面领用手续。保管员要建立台账登记备查，台账引到记账凭证号。使用人改变或暂停使用，保管员要及时办理交接手续。低值易耗品的报废由使用人提出，每半年汇总处理一次。使用期在一年以上的低值易耗品，如发生丢失或非正常损坏情况，使用不足一年的，由责任人按照原值赔偿；使用超过一年的，按照原值的50%赔偿。分(子)公司行政部应每季度应对低值易耗品盘点一次，财务部负责监盘，填制《盘点表》，双方签字确认归档，报总部财务管理中心备案。第六部分固定资产管理固定资产的范围是单位价值在1000元以上，使用年限在2年以上的房屋、车辆、设备、电器等实物资产。各分(子)公司按照“必需、节约”的原则购置各项固定资产和低值易耗品，不得超过批准限额购买。单项或批量外购实物资产在5000元以下，由分(子)公司财务负责人和经理审批，5000元（含）以上的必须报总部事前审批。固定资产的内部调拨、报废、出售，由使用部门负责人申请，逐级报分(子)公司财务负责人、分(子)公司经理审批，原值5000元以上的还须报总部后装事业部、总裁审批，最后报总部财务管理中心备案。分(子)公司行政部门负责固定资产的实物管理，对固定资产进行卡片管理，记录资产编号、规格、购置时间、使用部门、责任人、已使用时间、维护情况、资产状态等；并在使用人更换时，作好实物交接手续。分(子)公司财务部负责固定资产的价值管理，每月末计提折旧并在年底根据资产状态进行减值评估。分(子)公司行政部应至少每半年组织一次固定资产盘点，财务部负责监盘，填制《盘点表》，双方签字确认归档，报总部财务管理中心备档，保证资产的账实相符。使用总部固定资产的分(子)公司，每年初应与总部进行对账，对账单作为正式会计档案保存。第七部分借款管理各分(子)公司不得因私向任何外单位、个人借款，也不得以分(子)公司的名义向外提供借款。分(子)公司员工因业务需要借款，先填写“借款申请单”，经财务负责人审核后，分(子)公司经理审批，出纳方可借支。业务员借用备用金的，分(子)公司年初一次核定定额，报总部财务管理中心审批。业务员借用备用金后平时不能再借款，以差旅费报销补充备用金。借款出差人员回公司后，一周内应到财务报账，报账后结欠部分金额或一周内不办理报销手续的人员欠款，财务有权在当月工资中扣回。并视具体情况对当事人处以其所欠款项额10%—30%的罚款。借款原则上执行“随借随还，前款不清，后款不借”；到期未还的，财务有权在当月及以后月份从借款人的工资中扣回，因财务人员原因过期不清理的个人借款的，从财务人员工资中扣除。分(子)公司员工原则上不允许因私向公司借款，如有特殊原因需要借款的，需注明理由和还款期限，1000元以内由分(子)公司财务审核、分(子)公司经理审批，1000元以上报总部审批，最高不能超过5000元。还款期限内未还清欠款，财务部门有权在当月从借款人工资中扣回。并视具体情况对当事人处以所借款额10%—30%的罚款。分(子)公司人员个人借款出现风险，审批人负有连带赔偿责任。分(子)公司财务部门应及时催收清欠，并将《个人借款账龄分析表》每季度上报总部财务管理中心。第八部分预算管理分(子)公司的预算年度与总部一致。分(子)公司经理具体负责预算的编制、落实、控制和上报；分(子)公司财务负责人协助经理做好预算，负责预算数据的归集、汇总和考核。分(子)公司每月20日前，将次月月度预算和预算说明报总部审批。分(子)公司财务人员不得提前超预算项目、金额支付费用。分(子)公司财务人员对分(子)公司预算执行情况进行汇总，每月10日前，制作上月月度预算执行汇总报表，报分(子)公司经理和总部财务管理中心。第九部分经营费用管理分(子)公司经理对本分(子)公司费用开支的真实性、合理性负责，为分(子)公司的第一责任人；分(子)公司财务负责人对分(子)公司费用开支的合法性、合理性负责，出纳负连带责任。分(子)公司按照批准的费用预算执行，偏离或超过预算的项目及费用，必须单独申请。出纳付款前，有责任重新审核单据的真实性、计算正确性、手续的完整性，发现问题不管是哪一级领导的签批，都有权要求经办人重新办理审批手续。不允许用不合法单据列支费用；原则上可以报销的单据时间不超过三个月，严禁跨期到次年。次年1月应具体费用支出要求如下：会议费：分(子)公司应严格控制会议费开支，举办会议和活动，要实行预算控制，事前由会议组织部门按费用类别（住宿费、餐费、交通费、场地租用费、资料费、礼品费、其他等）编制预算，经审批后，交财务部门备案，严格按预算掌握开支。业务招待费：分(子)公司要本着“必需、合理、节约”的原则控制业务招待费。所有招待费需先申请后开支，一次性开支超过3000元的招待费必须报总部事前申请审批。报销时凭发票和批准的申请报告报销，分(子)公司有两人以上参加的须由相关人员在报销单上证明签字。业务招待费总额应控制在营业收入的3‰以内。福利费：外地员工由分(子)公司统一提供宿舍住宿的，住宿、水电、煤气费由分(子)公司承担，分(子)公司给每人累计提供不超过200元的床铺费用，日用品费用由个人承担，特殊情况下分(子)公司不能统一给外地员工提供住宿的，由员工自行租房，分(子)公司给予一定的补贴，补贴标准由分(子)公司拟定后报后装事业部总经理审批。车辆使用费：各分(子)公司应制定每台公用车辆月费用消耗的定额标准，公用车日常使用费包括油费、路桥费、停车费、洗车费、小型维修费及保养费，原则上单台车辆月费用消耗标准控制在3000元以内。所有公用车辆因违章造成的罚款由当事人自行承担。差旅费：差旅费由长途交通费、市内交通费和住宿费组成。长途交通费：指出差人员乘坐飞机、火车、长途汽车等交通工具所发生的车票、机票费和相关的手续费。乘坐长途汽车按发票据实报销，白天连续乘坐火车8小时以上或夜间连续乘坐火车5小时以上可乘坐硬卧，除分(子)公司经理和销售经理可乘飞机经济舱外，其他人员乘飞机出差须经事业部总经理批准。市内交通费：指出差人员到达目的地后，或在中转地搭乘市内交通工具所发生的交通费用。分(子)公司经理和销售人员按分(子)公司福利补助标准凭票报销市内交通费，如在差旅费中已报销了市内交通费，全月一次性报销交通补助时须扣除差旅费中包含的市内交通费部分；其他人员出差期间凭票据据实报销市内交通费，原则上不予以报销出租车费用，特殊情况下乘坐出租车需分(子)公司经理或办事处经理批准。其他人员非出差期间因公发生的市内交通费与出差期间发生的市内交通费按同样的要求报销，财务人员存取现金和购买增值税专用发票可乘坐出租车。住宿费：指出差人员因工作事由及路途限制，不能于当日返回驻地而留宿在外所发生的住宿费用。住宿费在住宿补助标准内凭发票据实报销。自带交通工具的出差人员，出差期间不再报销长途交通费和市内交通费。异地出差（“异地出差”指分(子)公司本部（办事处）人员不在所属市场范围内的出差）前需填写出差申请，并详细列明出差路线，出差起止日期及出差事由等，分(子)公司本部人员出差由分(子)公司经理或分(子)公司销售经理审批，办事处人员出差由办事处经理审批，出差完成后需填写出差记录表，出差申请表和出差记录表作为报销凭证附件。通讯费。分(子)公司应制定每台固定电话费的定额消耗标准，并明确责任到个人，辅之以相应的奖惩考核办法。员工移动电话费必须凭真实的正规账单发票（定额发票不能报销）在年度内限额报销。累计报销金额不可超出累计可报销限额，只限于本人使用的一个移动电话号码，超出限额标准部分不报，不足部分不补。兼任多项职务的员工，按最高职级报销。市场推广费用。市场推广费用包括宣传物料、推广活动、展柜、展台、会展、媒体广告、终端形象广告、大型户外广告、礼品、设计等。每项市场推广费用须经事前申请审批后方可执行，无事前审批的开支不可报销，属于分(子)公司审批权限内的，由分(子)公司内部逐级审批后执行，超出分(子)公司审批权限的，报总部审批后执行，市场推广费用报销包括但不限于以下手续：事前审批文件、合同、现场照片、发票。第十部分收入、成本、利润管理收入确认及销售开票原则：当月发出货物，满足收入确认条件的，应在当月全额开具发票，并在当月确认收入；开发票与发货、回款的单位名称要保持一致，且必须与客户营业执照上的全称保持一致。分(子)公司在办理经济业务过程中取得的各种收入应纳入财务部门统一核算和管理，不得挪用，不得私吞、私分或用于分(子)公司、部门的集体福利。对于违反本条规定的有关人员，一经查出，除追回全部非法所得，并处非法所得1－5倍的罚款外，按严重违纪处理；触犯刑律的，移交司法机关处理。分(子)公司每月按照加权平均法结转商品销售成本。财务人员每月负责编制销售明细表、采购明细表和存货进销存表，手工计算核对应结转的销售成本金额。分(子)公司根据权责发生制原则确认当期费用。凡是在当月不能直接支付的，但对本期经营产生影响、应由本期负担的各项费用，都要预提计入当期经营费用。分(子)公司预提费用的计提依据主要是：销售合同规定的返利、店庆费等；分(子)公司租赁仓库、办公室、车辆的租赁费及工资等。财务人员每月填制预提费用明细表，当月预提列入经营费用。预提费用计提不足，追究财务人员的责任。预提费用借方必须以手续齐全的发票等单据作为列支依据，贷方核算预提的费用，以合同、预提计算表等预提依据做记账凭证附件，冲回的预提费用在贷方以红字列示。年末，总部合并分公司的利润、亏损额，由总部统一汇算、清缴企业所得税。第十一部分财务报告和经济活动分析管理分(子)公司财务报告与经济活动分析工作的第一责任人为分(子)公司经理，负领导责任；第二责任人为分(子)公司财务负责人，负直接责任。分(子)公司财务报告的月报在次月6日前报出，经营分析报告在次月15日前报出，遇法定节假日顺延。财务报告与经济活动分析严禁弄虚作假。分(子)公司的经济活动分析会由分(子)公司经理、分(子)公司财务负责人主持，每月召开一次。经济活动分析报告，由财务负责人起草，分(子)公司经理核实，主要内容是：预算执行情况：销量、费用、利润预算的完成情况，部门及业务员预算执行情况等；资产安全情况：应收账款管理—账龄分析、呆、死账情况；库存商品管理—滞销、过期、污损情况；货币资金使用和上调情况等。市场分析：销售形势、销售策略，竞争对手的情况；价格政策执行情况：综合毛利率、主要品种毛利情况，不正常毛利率发生的原因、低于限价销售情况；费用的开支情况：各项费用同期比较、预提费用、待摊费用、应提未提的费用、总部应负担的费用、应负担总部的费用、大额费用、费用额（率）增减的主要因素；利润情况分析：账面利润额（率）数额与上年同期比较、本期影响利润增减的因素、非正常利润数额及原因、实际利润额（率）数额与上年同期比较；其它需要说明的事项。严禁分(子)公司将财务报告、经济活动分析私自对外提供。第十二部分发票的管理分(子)公司销售商品，原则上必须开具发票。并将发票与出库单一起作为销售收入账务处理的附件。发票的客户名称、品规、数量、销售金额和出库单的客户名称、品规、数量、销售金额一致。分(子)公司发生的费用支出必须取得正规发票，发票抬头要与分(子)公司营业执照上的名称相同。分(子)公司列支房租费，应取得正规的税务发票；分(子)公司列支水电费支出，如果租赁的是私人房产，可凭租赁合同以及该合同对应的房主姓名和房间号码的水电费发票列支费用。对于批准的退货，要取得购货方主管税务机关出具的《开具红字专用发票通知单》，作为开具红字发票的依据粘附在红字发票存根联后。分(子)公司在购买、领用、保存及开具发票时，必须严格按发票管理规定办理。每份发票开具后，由开票员登记《发票使用登记簿》，并由发票领取人签字。《发票使用登记簿》是登记每份发票去向的备查簿(包括作废发票)。开票员每笔发票开具完毕后，由审核人审核。审核内容主要有：开具发票全部联次要一次填写，各联次金额必须一致；开具发票的商品品名、数量及金额要与入库单或出库单一致。每本发票开具完毕，开票员要及时将存根联妥善保管，并在《发票购、领登记簿》登记。《发票购买、领用登记簿》、《发票使用登记簿》、发票存根至少保存5年。发票存根保存期满，经税务机关查验后销毁。发票丢失，应于丢失当日书面报告税务机关。第十三部分印鉴管理分(子)公司印鉴包括公章、银行预留印鉴（财务专用章、企业法人章等）、发票专用章、合同专用章及其他内部管理印章。印鉴管理的第一责任人为分(子)公司财务负责人。财务专用章、合同章、分(子)公司公章、发票专用章由财务负责人保管，法人代表章由出纳保管；不得外借、不得私自委托他人代保管和代办业务；严禁用于单位和个人担保；合同章、分(子)公司公章使用时必须进行登记。分(子)公司合同的签定，经分(子)公司财务负责人审核确认后方可盖章，财务负责人同时承担连带经济责任，并应建立经济合同备查簿加强合同管理。需加盖印章的内部、对外文件及业务结算单据，经财务负责人审查无误后盖章。印鉴保管人因公出差、休假等需交其他人代管的，需对所管理的各种印章办理临时交接，由经理或经理指派人员接管，并对接管人进行适当授权。分(子)公司设立印章交接登记簿，内容为：交接时间、印章名称、移交人、交出时间、接管人等，交接双方在登记簿上签字认可。第十四部分财务基础工作规范为了规范分(子)公司会计基础工作，保证会计资料真实、准确、完整，分(子)公司应按照财政部印发的《会计基础工作规范》的要求从事会计工作。重点强调以下几个方面：分(子)公司财务负责人应对原始凭证进行审核，审核内容包括：(一)真实性和必要性审核。审核经济业务发生时间、地点和凭证日期、经济业务的内容是否真实，涉及实物收付的原始凭证，其数量、单价、金额是否真实准确；(二)完整性审核。审核原始凭证是否有收款单位印章、税务或财政监制章，是否为“发票联”，双方经办人是否签名或盖章，应附的旁证材料是否齐全(如清单、合同等)。需入库的物品，发票与物品是否经过仓库保管员验收并附有入库单，不需入库的物品是否有经办人和使用人签名，需经批准的凭证是否有负责人签名；(三)合法性审核。原始凭证上记录的经济业务是否符合国家财经、会计法律、法规、规章和国家统一会计制度的规定以及符合本单位内部财务管理办法的规定。对不真实不合法的原始凭证不予接受，对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照规定进行更正、补充。对弄虚作假、严重违法的原始凭证，在不予受理的同时应当予以扣留，并及时向分(子)公司负责人或者总部财务管理中心报告，请求查明原因，追究当事人责任。填制记账凭证，可以根据一张原始凭证填制，也可以根据若干张同类原始凭证汇总填制，不得将不同经济业务的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上，即：可以“一借多贷”、“一贷多借”，一般不可以“多借多贷”。记账凭证的摘要要简明、清晰，做到不需要查看凭证附件就可以明白经济业务的性质和内容。记账凭证附件要求：1、除结帐与更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证；2、一张原始凭证涉及多张记账凭证，可把原始凭证附在首张记账凭证后面，在其他记账凭证上注明附有原始凭证的记账凭证编号并附原始凭证复印件；3、记账凭证所附原始凭证的张数，应按构成记账凭证金额的原始凭证计算，原始凭证所附的附件加盖“附件”戳记，不作为记账凭证附件的张数。会计凭证按月整理，加具封面、封底装订成册。整理内容顺序是：封面、记账凭证汇总表、记账凭证（连号并含随附原始凭证）。装订时应使用棉线，并用封条包角贴紧。凭证封面及包角内容要填写完整、盖齐印章，每册厚度一般不得超过3厘米。会计账簿（含电脑打印帐簿）按年整理，顺序是：封面、启用表、目录、账页、封底。原则上一律采用订本式账簿，要保持所有页码连续完整无缺。特殊情况使用活页式账簿的可抽出未用完的空白账页，如有些科目明细帐页太少不便装订的，可与同年同类账页的其他科目明细账页合并装订，而且必须在合订的账簿封面上注明各种明细账的名称，并将各自启用表、目录附在各自账页的前面。会计报告（表）的装订顺序是：封面、财务情况说明书及附列资料和编制说明、会计报表、封底。年度终了，应将各月、各季度会计报表按期间顺序排列合并装订成册，另加封面。年度会计报告（表）单独装订。其他文字资料按年按时间排序汇编装订成册：各种会计档案要分门别类、统一编号，建立会计档案目录清单，妥善保管，存放有序、查找方便。每月会计凭证应在下月15日前装订成册，其他会计档案也应按月及时装订归档。分(子)公司财务人员在每月结账前，需对以下事项加以关注：与总部的往来是否已核对相符；本月的费用摊销是否完成；各项计提是否完成（折旧、工资、所得税等）；各项结转是否完成（增值税、汇兑损益、期间损益）；过渡科目是否还有余额（固定资产清理、材料采购等）；银行对账单，银行存款余额调节表，现金盘点表、存货盘点表、返利台帐、销售台帐、采购台帐、存货进销存台帐、4S店销售及库存明细表等结帐前需完成的更正是否已取得或编制完成；检查各类特殊科目余额是否正确，有无差错(含两账余额核对)；核对各类帐户勾稽关系是否正确。第十五部分会计档案管理会计档案包括会计凭证、会计账簿、月度及年度财务报表、预算资料、各类备查簿、会计报告、年度审计报告、纳税申报及完税凭证、合同、银行对账单、存货出入库单、往来对账单、工资计算表及电子数据备份、制度、电子数据备份以及与经营管理有关的其它重要文件。分(子)公司财务负责人对会计档案的安全性、完整性负责。出纳人员不得兼管会计档案。分(子)公司应于次月15日内，将当月会计凭证装订成册，电子数据要做好两台微机同时备份；年度结账后，20日内将各种账簿、报表、凭证等整理归档。会计档案不得外带。严禁在会计档案上涂画、拆封、抽换。费用申请及费用备查簿等重要会计内部档案，不得存放于电脑内及办公场所，除总部检查人员外不得对外借阅。工商、税务、政法部门需查阅会计档案，必须持单位介绍信，经分(子)公司经理、财务负责人批准后，由财务负责人本人经办。由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。第十六部分其他管理分(子)公司财务负责人上班时间要保持QQ在线（不得利用QQ聊与工作无关的事情），每天定期查看OA、邮件、公告，确保能及时收到有关部门的通知和文件。财务负责人外出时应交代专人负责此项工作。对公司总部通过邮件下发的通知、制度等，应通过邮件打收条，以示收到。便于总部统计和考核。对通知要求的内容，应按要求作出回应。特殊情况，应与公司总部联系，说明原因。分(子)公司财务负责人有责任和义务，组织相关人员按时参加公司总部组织的会议及培训。确实无法参加，或不能按时参加的，需提前书面请假，没有请假视同旷工。第十七部分附则本制度未规定事项，分(子)公司人员要及时上报总部财务管理中心。严禁擅自进行业务、账务处理。在与总部制度不冲突的情况下，各分(子)公司可以根据分(子)公司的实际情况制定实施细则，报总部财务管理中心批准后实施。本制度由总部财务管理中心制定，自发布之日起执行，本制度后期根据公司发展需要定期修订，解释权归总部财务管理中心。附表一：XXX有限公司××分公司

销售返利确认书客户名称：返利期间项目发货金额回款金额任务返利金额返利类型返利计算方法**月**日~**月**日CASKA**月**日~**月**日KOGND**月**日~**月**日HBS合计-备注：本表包括月度、季度、年度返利及调价补差，广告支持不含在本表中。制表：商务审核：财务批准：经理客户确认：XXX有限公司××分公司日期：(盖章)日期：附表二：XXX有限公司××分公司

返利台账客户：日期月份摘要确认返利实际返还对应发票号码对应凭证号未返金额备注：确认返利等于返利确认表中返利金额，实际返还等于销售发票中的销售折扣金额。制表：审核：客户确认：XXX有限公司××分公司(盖章)附表三：XXX有限公司××分公司对账单客户：日期发货单号名称摘要数量单价金额备注合计002010年*月付款清单对帐清单日期金额备注上月欠款：0.00元发货总额：0.00元收款总额：0.00元实欠货款：0.00元元编制：财务审核：商务XXX有限公司××分公司2010/*/*合计-客户确认：盖章附表四：XXX有限公司××分公司对账单回收统计表单位：元序号单位名称对账单金额客户确认金额差异

（发-回）差异说明回函统计日期回函方式差异处理方法合计注：回函方式包括传真、签章原件、只盖章原件、只签名原件附表五：4S店销售及库存确认书客户：月份：2010年4月商品编码品名规格计量单位上月库存数量上月库存金额本月发货数量本月发货金额本月退货数量本月退货金额4S实销数量4S实销金额本月库存数量本月库存金额合计编制商务复核：财务客户确认：XXX有限公司××分公司(盖章)注：只允许内部使用，暂不与客户确认。4S实销数量、金额为实际销售数量与实际开票金额附表六：内部往来结算通知单日期：2010年*月*日附件张开具方：接受方：第一联：通知方留存开据方往来科目借：其他应收款接受方往来科目贷：其他应付款—内容：金额（小写）：附件情况：金额（大写）：制单人：审核人：批准人：内部往来结算通知单日期：2010年*月*日附件张开具方：0接受方：0第二联：接受方记帐开据方往来科目借：其他应收款—接受方往来科目贷：其他应付款—内容：0金额（小写）：￥0.00附件情况：0金额（大写）：零制单人：审核人：批准人：附表七：XXX有限公司××分公司采购台账2010年5月日期凭证号入库单号存货编码存货名称规格型号计量单位供应商数量单价金额合计编制：会计审核：财务主管附表八：XXX有限公司××分公司销售台账2010年5月日期凭证号入库单号存货编码存货名称规格型号计量单位客户数量单价金额00000000合计00编制：会计审核：财务主管附表九：存货收发存台账所属期间:2010年5月商品代码商品名称期初数量单价金额本期购进数量单价金额本期发出数量单价金额期末结存数量单价金额