商业规划设计供方管理细则

商业规划设计供方管理细则（2013版）万达商业规划研究院总工办2013年9月前言随着万达商业地产的高速扩张，商业规划院的设计和管控规模越来越大，为保证产品品质和建设速度，我们对规划设计类供方的要求也越来越高，目前，万达商业规划类供方共9类300余家。如此大规模、多种类的设计供方的管理也是一项没有参照、没有借鉴、在摸索中不断完善的工作。基于万达商业地产目前发展飞速、规模巨大、业态繁杂、供方种类繁多、供方数量巨大的现状，规划院设计管理人员的精力被事务性工作以及各设计单位、各专业间的协调工作所大量占据。加强规划设计供方管理的目标是通过管理的规范化和科学化，将项目建设过程中日常的事务性工作和各专业协调工作交由设计供方去解决，而将规划院设计管理人员的主要精力用于技术总结、产品研究和产品创新上来，以更好的保证万达商业产品的领先性和创造性。为适应集团快速发展而对商业规划院供方管理提出的新要求，针对现阶段规划设计的工作特点，围绕“规范流程、坚守制度、强化管理、提升水平”的主题，遵循“员工使用方便、供方优胜劣汰”的原则，在集团2012版制度的框架下，制定本细则。细则对设计类招标工作的流程、招标后供方的使用、供方纠纷的处理进行了规范，目的在于让规划院设计管理人员快速掌握设计类供方管理的标准动作及管理核心理念，做到便于计划、便于发标、便于管理、便于考核，实现设计类供方管理的标准化、规范化。细则对供方评估、供方更新和规划院内部各部所的考核进行了规范，供方的评估即有OA系统线上评估，也有线下的标准表格评估，而对规划院内部各部所的考核，与规划院月度生产会议紧密挂钩。整体评估和考核工作做到标准化评估、量化考核。管理工作是在实践中逐步提高的过程，欢迎领导和同事们对细则的内容提点指正，也欢迎大家将工作实践中的心得告诉我们，变于我们加强对供方的管理。规划院网站设有专门的招标专栏，关于供方的相关信息，会随时在招标专栏里公布和更新，各位同事可以将大家的实践心得在招标专栏里留言。不断完善和提升是我们坚定不移的宗旨。目录商业规划设计供方管理细则 1一、 供方库的建立 51. 供方分类 52. 供方定义 53. 供方来源 54. 供方入库评审 5二、 供方库的使用 61. 入围单位的选择标准 62. 保底费的管理 63. 投标质量的管理 74. 投标响应度的管理 75. 中标后的管理 86. 投诉 8三、 考核： 91. 对供方的评估 92. 对商业规划院各部所的考核 10四、 供方库的更新 111. 品牌库更新 112. 特殊类供方更新 113. 奖励与惩罚 114. 回访 12五、 供方大会 121、 供方大会的举行时间： 122、 召开供方大会的目的 12本细则对2012版制度的供方管理办法进行了细化与完善，主要适用于商业规划院管理的供方，其中如有与2012版制度相冲突的地方，以2012版制度为准。本细则的解释权归商业规划院总工办。供方库的建立供方分类：商业规划类供方分为品牌库供方和特殊类供方。供方定义：2.1.品牌库供方：是指按照股份公司品牌库评审流程建立的合格供方，经股份公司审批后发布的供方。2.2.特殊类供方：是指股份公司品牌库以外的供方。此类供方的特点为：（1）设计水平及业内知名度高；（2）多数为境外公司或者有境外背景，包括港澳台地区背静；（3）无国内设计资质；（4）不提供其内部财务报表、合同内容及设计人员资质证件；（5）无法完成其国外总部的现场考察。供方来源：除集团网站公告外，也可通过规划院网站注册自荐、行业垄断、供应商指定等来源。供方入库评审：品牌库供方入库评审，按照2012版制度，由股份公司成本部牵头按流程统一评审，每两年评审一次。.特殊类供方评审标准及文件，根据情况由规划院总工办牵头制定，并报院务会批准。新增类别的特殊类供方的评审，在资格预审标准不确定的情况下，经办部门应先组织评审小组对行业现状进行调查，在充分了解行业现状与我方对合作方要求的情况下，建立资格预审标准及其他评审文件，确保供方评审的合理性。特殊类供方，每季度收集新供方报名的资料，经过总工办初步评审，报院务会审议，通过后进行现场考察，考察合格并经院务会批准后，定期更新至名录中。年度合作良好的特殊类供方，通过各项评议，推荐进入品牌库相应类别库内。供方库的使用入围单位的选择标准：原则上，同时参与5个项目投标的，或同时在设5个项目的设计单位，不允许邀请新的项目投标。需要突破数量的情况下，需经总工办主任、分管部所副院长、常务副院长、院长同意。经办人根据供方的工作量、方案设计风格、招标项目地域情况等综合考虑，确定入围单位名单。总工办根据实际情况，具有指定库内未参与投标的供方参加项目投标的权利。保底费的管理：原则上，不同供方参与同一设计任务的招投标（或方案征集）工作，保底费不得出现差异。外立面设计保底费：实行价格区间管理。保底费应在院内规定的报价区间内，不需另行上报。超出价格区间的特殊项目，须使用附件1《联合会签单》，报批至院长，特殊项目可上报分管副总裁。价格区间，详见附件2《外立面设计投标保底费划分表》。内装、景观、导向标识、夜景照明设计保底费：2.3.1商业地产项目室内步行街内装设计，每家单位8万元。2.3.2商业地产项目景观设计，每家单位5万元。2.3.3商业地产项目导向标识设计，每家单位2.5万元。2.3.4商业地产项目夜景照明设计,每家单位7万元。各类项目的设计保底费如有突破，须使用《联合会签单》，报批至院长，特殊项目可上报至分管副总裁。施工图设计、幕墙深化设计、弱电智能化设计不设保底费。文旅项目酒店群外立面、景观、夜景照明设计等其它新增类别专项设计保底费：经办人须组织至少2部门3人以上的谈判小组（必须有成本部人员参加），通过商务谈判确定保底费。谈判资料包括但不限于会议纪要、往来公函、传真、电子邮件等。投标质量的管理：对于首次使用的供方，使用部所应在投标结束后，给出评审意见。评审意见格式详见附件3《非品牌库公司投标评估》。投标响应度的管理：对于连续3次无正当理由拒绝参加投标的供方，经总工办核实情况属实，取消供方资格。中标后的管理：质量、计划、服务。规划院每月度考核中，依据合同中相关条款，进行抽查。并对合同执行过程中的特殊事件，实行事件备案制管理。总工办每月抽查每所一个项目的多方参加的协调会。完成《供方合作跟踪表》。记录供方该项目的合作情况。包括：计划完成、设计质量、协调配合等内容。附件4《供方合作跟踪表》。投诉：供方对我方的投诉：总工办接收供方的相关投诉，涉及违反制度规定的（如招标违规操作、贪污受贿等），按照制度相关规定执行。涉及其他问题的，总工办查明实际情况，形成汇报文件，报院领导裁决。各部门对供方的投诉：总工办负责调查实际情况，投诉成立的，按照致函、约谈、反馈三个步骤工作。致函：由具体投诉部门编写函件内容，总工办审查，正式发供方。函件中应说明投诉原因，并明确约谈时间。附件5《规划院供方工作通知函》。约谈：总工办组织投诉部门参加约谈会。约谈会应明确问题的解决办法等具有结论性的意见与建议，形成会议纪要。附件6《供方约谈会议纪要》反馈：约谈会后，供方应出具整改内容的相关材料，总工办存档，并跟踪意见落实情况。附件7《供方整改工作跟踪表》考核：对供方的评估评估周期：季度评估评估内容：中标单位履约评估：根据集团2012版制度中相关规定，通过OA进行履约评估。同时，合约履行完毕后一周内，通过《规划设计供方履约评估表》（附件8），规划院内部组织对供方进行履约评估。投标质量评估：通过《非品牌库公司投标评估》（附件3），评审新供方的投标方案质量，定性判断是否符合供方资格。投标响应度评估：统计季度相应招标次数及原因。评审其是否有与万达合作意向，定量判断是否保留供方资格，评审格式见《投标响应度评估表》（附件9）。投标普遍性评估：通过供方投标及中标的项目所在的部所，判断其是否积极响应不同部所投标，是否具有投标偏好性，定量判断是否保留供方资格，评审格式见《投标普遍性评估表》（附件10）。对商业规划院各部所的考核考核周期：月度考核招标计划考核。各部所必须提前制定季度招标计划报总工办备案，每月度计划如有调整，于上一月度20日前提交计划报总工办备案。对于月度不按招标计划执行的部所，给予月度考核扣1-2分处罚。招投标流程考核。对于未按照制度规定流程组织招标的，给予月度考核扣1-2分处罚。保底费管理考核。对于保底费不按本细则执行的部所，给予月度考核扣1-3分处罚。费用支付考核。保底费支付，经办部所必须协调项目公司在定标后15日内支付，如有逾期，给予相应部所月度考核扣1-3分处罚。投诉纠纷考核。供方与项目公司的纠纷，由各部所协调项目公司解决，各部所无法解决的纠纷总工办负责协调。但每一次纠纷反馈到总工办，则对相应部所给予月度考核扣1-3分处罚。品牌库使用率考核。规划院鼓励各部所尽量使用品牌库供方，少使用特殊类供方。对于连续5次没有使用特殊类供方的部所，给予月度考核加1分奖励。供方投诉考核。供方对部所的投诉，查证属实，除对相应管理人员按集团制度处罚外，对相应部所，给予月度考核扣1-3分处罚。供方库的更新品牌库更新：根据集团制度，在股份公司成本部的统一部署下，每两年进行一次更新。特殊类供方更新：每季度末，根据评估内容对供方进行综合评估、排名。经院务会审议，每季度更新供方名单。每季度末月的最后一周，启动特殊库使用情况评估。各项目负责人，对库内原有供方、拟推荐入库的新供方进行投标评估。所内评议后，报院务会审议，是否通过。奖励与惩罚：惩罚：对供方的惩罚分为：暂停邀标、取消供方资格、黑名单。暂停邀标的供方：设计水平降低，服务态度恶劣，投标或中标项目超过5个的供方。经查属实，根据具体情况，暂停3~6个月的新项目的投标活动。暂停时限结束后，供方需提供承诺，方可解除惩罚。取消供方资格的供方：供方内部变故或其原因，导致设计及服务能力不再满足我方要求时；或连续3次无正当理由不参加投标时，取消其合格供方资格。1年后，方可再次进行资格审查，按照前述供方评审程序，重新获取供方资格。黑名单：存在围标、串标、行贿等行为，履约过程中出现特别重大质量安全事故的供方列入黑名单。列入黑名单的供方永不得参与万达所有招标项目，同时在万达信息系统上进行公布。规划院院务会审议惩罚供方名单，总工办统一发函，每季度末发布于规划院网站。奖励：每年底评选优秀供方若干名（供方履约评估85分以上），年度