采购流程课件讲解

第二章

采购流程

采购与供应链管理1内容概览本章内容与获得世界级采购的效率与效益有关，主要包括：采购目标采购职责采购流程与电子采购的作用采购的种类采购流程的改进2企业通过采购增值世界一流的采购人员必须不断改进采购流程的效率和效果，从而使企业降低本钱、改进供给链质量、获得新技术资源、减少周转时间，并参与供给商的生产及流程改进及流程简化。采购流程用于识别用户需求、快速有效评估需求、识别供给商、及时支付、确保按规定满足需求，并不断加以完善。32.1采购目标

什么造就世界一流的采购部门？目标一：支持营运需求〔公司内部客户〕—源源不断地提供高质量产品和效劳。〔1〕以合理的价格购置；〔2〕从正规合法渠道购置；〔3〕质量符合用户要求；〔4〕确保准确交货数量；〔5〕在规定时间交付；〔6〕交到正确的内部客户；目标二：高效率、高效益管理采购过程—有限的资源〔员工、资金、时间、信息、知识等〕使对资源的最正确使用成为必要。〔1〕招聘具备一定技能员工；〔2〕制定并执行资金预算；〔3〕为员工提供就业培训及开展时机；〔4〕引进高效率采购系统4目标三：供给库管理〔选择、开发、维持供给〕—开展可靠、高质量的供给源。、〔1〕掌握供给市场开展状况，确保当前供给商具有竞争力；〔2〕识别可提供优质效劳的供给商，建立密切的合作关系；〔3〕改进和开展缺乏竞争力的供给商目标四：开展与其它职能部门牢固的合作关系—企业内部必须存在牢固的跨职能联系。采购部门必须与营销部门、生产制造部门、工程部门、技术部门和财务部门建立良好关系并密切交流5目标五：支持企业的最终目标与具体目标采购必须与企业的目标一致。采购部门可以直接影响整个企业绩效，实现企业目标是最重要目标。如企业希望降低供给链库存，那么采购部门通过与供给商合作，减少每次的配送量和提高配送次数降低库存。目标六：制定支持企业目标的整体采购策略采购的目标必须与企业的目标相协调。当采购部门积极参与到公司规划流程中，它可以为战略性性方案制定提供有用的供方市场信息，如：〔1〕供方市场及趋势〔产品价格变动趋势、供给商变化〕，并解释这些趋势对公司战略影响；〔2〕识别在关键领域中支持公司策略所需的重要产品和效劳，特别在新产品研发阶段；〔3〕为建立一个多样化和具有全球竞争力的供给库提供支持62.2采购部门的职责范围采购部门可以自主做出哪些决策？1、评估和选择供给商〔1〕防止买卖别离：非采购部门不能对供给商做出任何承诺，不能单独与供给商签订合同等；〔2〕其他部门可提供协助：工程部评估供给商产品及流程，为供给商选择提供帮助等；〔3〕采购团队由采购部门代表和非采购部门代表组成，供给商必须得到所有组员一致认可2、规格审查〔1〕采购人员应掌握大量有关各种物料的知识和技能，以便审查物料规格；〔2〕整合内部用户的不同需求，降低总采购本钱；7采购的职责范围3、作为与供给商联系的主要人员〔1〕采购部门作为主要联络对象与供给商联系，其他部门在必要情况下也能够与供给商直接联系，更多部门的参与能过促进买卖双方充分信息交流思考：为什么多部门可与供给商直接联系？4、决定合同授予的方法〔1〕授予合同方式：竞争性竞标、谈判方式、两者结合总之，采购部门仍然保存以下几项权利：控制整个签约流程，作为公司代表与供给商签订合法协议，商议采购价格等。82.3采购流程■采购流程是由六个主要步骤组成的循环过程。识别内部用户需求评估潜在供给商招标、谈判与选择供给商采购核准发布与接收采购需求考核供给商绩效◆说明：不同企业采购流程不尽相同；对新、老产品的采购侧重点也不一样〔如是否需要每次审核？〕91.识别用户产品或效劳需求经审核的供给商?流动采购申请客户订单和预测再订货系统物料需求方案盘点存货NOYES小金额?YESNO4.批准采购采购需求/工作描述新产品要求2.评估潜在供给商3a.投标/谈判3b.选择供给商

采购订单总括订单采购和审核5.发放和接收采购需求提单装箱单误差报告运送看板承诺供给商发票配套的订单和发票对供给商支付货款6.考核供给商绩效为奖励将来业务所做的投入电子采购单据采购流程询问报价/信息复杂要求?YESNOPurchasing&SupplyChainManagement3e,Monczka/Trent/HandfieldThomsonLearning,Copyright202410■采购单据处理方式转变：采购单据随订单和物流流转，手工处理单据耗时且本钱较高；电子采购方式实现了高效采购〔单据自动化生成、电子方式发送给各供给商等〕。■电子方式生成和发送各种采购单据好处：〔1〕消除纸质单据及处理工作；〔2〕缩短从确认需求到发布、接收订单的时间；〔3〕改善公司部门之间及与供给商之间交流；〔4〕减少错误率；〔5〕降低采购管理费；〔6〕采购人员减少了处理订单和发票的时间，可以将更多时间用在提高采购附加值活动上111、识别用户需求■内部消费者需求通过以下各种方式表达需求：〔1〕采购需求申请或工作描述：采购申请单〔2〕跨功能部门的新产品研发：主动响应〔3〕流动性请购单或条形码：印刷目录卡〔4〕客户订单与市场预测：引发新的物料需求〔5〕常规再订货系统：自动提醒补货时间、品种、数量〔6〕盘点存货：盘点短缺引发需求备注：以上详细内容〔P26-P28〕学生自行研习！12(1)企业内部流向采购部门的信息流流向采购部门的内部信息流情况(2)企业外部流向采购部门的信息流

流向采购部门的外部信息流情况(3)从采购部门流出的内部信息流■工作描述不清楚可能会导致以下问题: ①质量低劣的产品或效劳； ②浪费时间和金钱； ③不合理的定价； ④合同纠纷和诉讼； ⑤来自未经请求的反对者、代理人，甚至有时候来自市政府官员的详细审查； ⑥销售额的损失； ⑦顾客的不满。■编制良好的工作描述可以产生以下效果: ①高效的内部规划和交流； ②高质量的邀标和具有竞争力的提议； ③模糊性的最小化； ④对工作人员所需做的工作的清晰描述； ⑤明确指出将要使用的度量标准； ⑥满意的顾客。请购流程图2.3〔P28〕18192、评估潜在的供给商1.对重复性订购，大局部情况下采购部门可能已经与某个供给商就某种确定的产品签订了合同，商议好交货、定价、交易质量等，供给商已经被记录到系统；2.如果请购的产品需要大量资金，又无现成的供给商，采购部门就需要对潜在供给商进行评估：〔1〕询价:采购部门向潜在供给商发送需求方案说明书，要求他们为采购报价或投标；供给商提供产品单位本钱、净总量、支付条件等完成报价表；〔2〕规格或方案：当所需产品非常复杂，采购部门提供详细方案、样品或技术制图等对供给商进行协助；〔3〕评估供给商：对于新产品潜在采购源，特别是具有复杂特性的产品，需要进行完备调查以确保采购部评估的都是合格供给商〔评估指标有哪些？〕20

3、何时采用竞争性招标？竞争性招标含义：买方向其有意进行合作的供给商发出招标邀请，将业务授予最正确的竞标者，采购方一般以价格评估标书为标准条件：足够大的采购量明确的采购规格竞争性的市场供给商拥有合理的时间来评估询价没有偏好的供给商21

何时采用谈判方式？采用谈判方式的条件：当采用竞争性招标的某项条件缺失时：如采购的新产品或技术性非常复杂的产品，没有明确的采购规格；当价格不是唯一决定因素时：非价格因素很重要时；当需要供给商早期介入时。当供给商不能确定风险与本钱时。当研发时间较长时。对于规格比较明确的标准产品，竞争性投标是有效的采购方法；在开展耗时耗力谈判之前，投标有利于减少参加谈判的潜在供给商数量224、采购核准采购订单：受法律约束的文件；包括数量、规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、交货地点等重要信息；订单副本提交给供给商及公司各部门〔收货、会计、仓存、物流等〕总括订单：开放式的、有效期为一年、包括所有重复采购的产品或产品系列订单，其减少了每次采购所需产品时下订单的程序；是改善采购流程效率的有效方法；物料采购的核发：买方通过物料审核来订购总括订单中得产品，采购部将采购订单复印件或电子件分别发送给供给商、会计部、收货部和运输部23采购订单

P35图2.524总括订单255、发布与接收采购需求■主要为例行的采购需求的实物转移；多采用电子数据交换〔EDI〕准时制订购系统等方式实现快速处理采购文件，以缩短采购周期■通过选择最优供给商、做好需求预测、建立高效订购系统，买方可以最小化订单跟踪工作。■接收货物的过程，应该通过利用条形码等技术进行收货并入库，尽可能提高效率。■相关重要文件物料装箱单、提单、收货误差报告、准时制采购以上内容学生自行研习！〔P40〕26接收程序图2.7接收流程〔P39〕收货部门产品卖方确认收到产品产品送至下单人订单修正否是包装上是否列有采购订单276、考核供给商绩效■对供给商的评价和管理是采购周期的关键组成局部；持续的评估对识别改善的时机或找出供给商的不履行行为是非常必要的！282.4采购的类型对每类产品，建立相应指标监控实际库存产品与效劳的分类：1、原材料:没有经过供给商任何加工；质量差异较大〔往往有不同等级〕；如：石油、煤炭、橡胶、原木2、半成品和零部件:用于支持最终生产的产品；对制成品质量有重要影响；如：零件、部件、组件3、制成品:一件已完成的、可以销售的产品4、维护、维修、运营所需物料及效劳:生产过程中不直接构成产品的物料和效劳；如备用件、办公用品、清洁用品等；分布于企业各个角落，实时库存监控困难295、生产支持物品:用于包装和运输最终产品的物料；直接支持企业生产活动；如：托盘、货箱、包装纸等6、效劳:随着采购效劳费用增高，要求以较低本钱采购优质效劳；如：草坪修理、除雪、数据录入、咨询、餐厅等7、资本设备:购置超过一年的资产；采购频率低；采购本钱高；极易受到整体经济环境影响；如：生产机器、新工厂设施8、运输与第三方采购:物流效劳、进向物料管理302.5改进采购程序问题核心：如何通过减少采购过程消耗的时间和精力来改善低价值商品与效劳的采购绩效？用户到采购部门的请购系统向用户发放采购卡网上采购电子商务长期采购协议在线订购系统重新设计采购流程电子数据交换使用电子目录的在线订购系统允许用户直接与供给商取得联系以上具体内容参考P44-P4731可选择的活动确认用户需求明确种类界定根本特征了解行业和供给市场情况

评估谈判立场评估备选策略选择适宜的方法和技巧

识别合格供给商判定供给商增值能力制定供给商名单

确定并调整采购策略制定实施方案

采购流程

案例分析：联邦快速战略性采购流程向采购小组介绍采购情况选择采购战略找出可能的供给商选择实施途径32可选择的活动制定谈判策略