采购合同履行管理

第四章采购合同履行第一节订单管理第二节货款支付第三节商品质量管理第一节订单管理一、采购订单管理流程设计二、订单管理工作的监督第一节订单管理一、采购订单管理流程设计对于供给商，订单是最根底的渠道行为，订单流程是渠道组织结构的重要依据，订单信息是相关业务控制的重要依据；对于采购方，订单管理实际上关联了库存管理、物流管理、财务控制、供给商管理、需求预测、电子单据〔供给链管理系统〕等诸多因素。因此，订单管理师供给链管理优劣的关键性因素。以订单管理驱动流程优化，进而实现采供双方的供给链管理能力和渠道能力的提升，是一般企业应该遵循的采购管理规律。1、设计采购订单管理流程

〔1〕根本目标与原那么采购订单管理流程设计的目标：简化工作手续、减少管理层级、消除重复业务、打破部门界限、实现跨部门业务合作、进行工作平行处理、缩短工作周期。采购订单管理流程设计的根本原那么：符合逻辑、符合实际；间接、实用、标准;利于部门协作，便于与供给商的信息交流。

〔2〕现有流程分析

在制定每一项业务流程之前，需要对该流程涉及的各种问题做全面分析和评价，发现真正的问题，找到解决问题的方法。随着IT技术特别是网络技术在采购中的应用，企业使用各种采购软件和ERP系统，在这种情况下，采购订单管理流程设计和改造的技术性工作一般交由专门的软件商完成，这一过程也就成为了一个“采购经理人员流程管理概念+软件商技术设计〞的综合过程。〔3〕编制订单流程管理文件订单流程管理文件编制涉及的内容：1〕准确的名称、编号及发布日期、实施日期、核心内容、相关文件名称、文件更改记录、附加说明、目的等。2〕范围，指本文件适用的管理范围、业务。3〕术语，对于较关键或叫专业的术语做出明确定义或解释。4〕职责，本文件的主管部门及实施部门。5〕工作流程和使用说明，需要以标准流程图。6〕工作内容，包括序号、工作描述、输入、输出、责任部门。7〕工作条例。2、ERP系统下的采购订单管理分析〔1〕根本程序请购单录入/维护采购单录入采购订单维护采购订单确认采购订单确认后维护采购订单收发无采购订单发货〔2〕ERP系统下采购订单管理流程案例1〕公司订单结构一张订单通常包含三层：第一层是订单头，包含订单号、发出日期。订单类型、供给商名称等；第二层是订单行，一张订单可以包括多个订单行，列出本订单需要的产品，包括订单行号、产品编号、货币名称、价格、数量、总价、产品单位、供货日期和供货地点等；第三层是订单子行，因为有的产品可能不是同时到货，因此一个订单行可以有多个订单子行，其包含的信息与订单行类似，但订单子行的一些数据的汇总应该等于订单行相信栏目的数据。2〕发出采购订单流程发出采购订单流程意味着向供给商发出新的订单，并根据供给商的答复进行相应的处理〔见图4-2〕。3〕订单更改通知流程

供给商的回复有三种，拒绝、接受和未决。未决那么是指供给商即时的生产力计算不能决定能否满足客户的订单要求，需要等待供给商的进一步计算，可能还需要人工调配。其处理流程如图4-3所示。开始〔1〕接收3A7〔2〕写入历史数据库并转换数据格式〔3〕是否有子行〔4〕是否原有Y〔7〕更改相应的订单行NN〔6〕修改原来订单行并插入新订单行〔8〕通知采购员并结束〔5〕更改相应订单行图4-3更改订单通知流程图二、订单管理工作的监督

1.建立制度2.确定监控点3.审查相关单据和记录第二节货款支付一、支付方式的选择二、预付、分期付款、延期付款等支付手续一、支付方式的选择1.常用支付方式的比较信用证托收汇付汇票汇票是出票人签发的，委托付款人在见票时或者在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。汇票的种类按照出票人不同〔1〕银行汇票〔Banker,sDraft〕〔2〕商业汇票〔CommercialDraft〕按照有无随附货运单据〔1〕光票〔CleanDraft〕或净票、白票〔2〕跟单汇票〔DocumentaryDraft〕按照付款时间的不同〔1〕即期汇票〔SightDraft〕〔2〕远期汇票〔UsanceBillorTimeBill〕〔1〕信用证信用证的含义信用证〔LetterofCredit，简称L／C〕是开证银行根据开证申请人的请求和开证行以自身的名义向受益人开立的在一定金额和一定期限内凭规定的单据承诺付款的书面文件。简而言之，信用证是一种银行开立的有条件的承诺付款的书面文件。信用证的当事人

1〕开证申请人〔Applicant〕2〕开证银行〔OpeningBank,IssuingBank〕3〕通知银行〔AdvisingBank,NotifyingBanbk〕4〕受益人〔Beneficiary〕5〕议付银行〔NegotiatingBank〕6〕付款银行〔PayingBank,DraweeBank〕7〕保兑银行〔ConfirmingBank〕8〕偿付银行〔ReimbursementBank,ClearingBank〕受益人开证行/付款行申请人议付行/通知行267453981发货信用证业务的一般流程示意图信用证支付方式的特点与作用信用证支付的特点信用证是一种银行信用信用证是一种自足的文件信用证是一种单据的买卖信用证支付方式的作用对出口商的作用对进口商的作用对银行的作用信用证的种类1〕按L/C下的汇票是否随附货运单据跟单L/C〔DocumentaryL/C〕是指受益人必须凭信用证所要求的商业汇票及其所附的单据，方得要求相关银行履行其在信用证项下义务〔议付或付款或承兑〕的信用证。光票L/C〔CleanL/C〕是指受益人仅凭其开立商业汇票，无须附任何单据，即可要求相关银行履行其在信用证项下义务的信用证。2〕按是否有另一家银行加以保兑

保兑L/C〔ConfirmedL/C〕是指开证行开出的信用证请另一银行保证对符合信用证条款的单据履行付款义务。对信用证承担保证兑付义务的银行称为保兑行。不保兑信用证〔UnconfirmedL/C〕是指未经另一银行保证兑付的信用证。非保兑信用证通常是不可撤销的信用证。3〕按兑付方式划分

即期付款L/C〔SightPaymentL/C〕延期付款L/C〔DeferredPaymentL/C〕或无承兑远期L/C承兑L/C〔AcceptanceL/C〕或银行承兑L/C议付L/C〔NegotiationL/C〕

4〕按受益人对L/C的权利是否可转让可转让L/C〔TransferableCredit〕是指受益人有权把信用证项下的全部或局部权益转让给一个或多个其他受益人亦即第二受益人的信用证。转让L/C后有关条款的变更：金额减少，有关期限缩短，投保加成比例增加，不可转让L/C〔Non-TransferableCredit〕是指受益人无权把信用证项下的权益转让给任何人的信用证。5〕循环L/C〔RevolvingCredit〕循环L/C的种类是指信用证项下的金额经受益人全部或局部使用后，可以在规定的条件和期限内重新恢复至原金额继续使用，直到规定循环次数或总期限或累积的总金额限度用完为止的信用证。1〕按时间循环L/C2〕按金额循环L/C〔2〕托收托收是指由接受到托收指示的银行根据所收到的指示处理金融单据或商业单据以便取得付款或承诺，或凭付款或承兑交出商业单据，或凭其他条款或条件交出单据。托收方式的当事人委托人收托行代收行提示行付款人托收的种类付款交单〔DocumentsagainstPayment,D/P〕付款交单是指出口人的交单是以进口人的付款为条件。即期付款交单〔D/Patsight〕远期付款交单〔D/Paftersight〕承兑交单〔DocumentsagainstAcceptance,D/A〕承兑交单是指出口人的交单以进口人在汇票上的承兑为条件。托收的性质及其利弊

托收的性质为商业信用。银行办理托收业务时，只要按照委托人的指示办事，并不承担对付款人必须付款的义务。〔3〕汇付汇付又称汇款，指付款人主动通过银行或其他途径将款项汇交收款人。在汇付业务中，通常有四个关系人：汇款人〔Remitter〕收款人〔Payee〕汇出行〔RemittingBank〕汇入行〔PayingBank〕或解付行汇付的种类

信汇〔MailTransfer,M／T〕信汇是应汇款人的申请，由汇出银行将信汇委托书寄给汇入银行授权其解付一定金额给收款人的一种汇款方式。电汇〔TelegraphicTransfer,T／T〕电汇是应汇款人的申请，由汇出行拍发电报或电传给其在国外的分行或代理银行，指示其解付一定金额给收款人的一种方式。电汇的业务处理与信汇大致相同。银行保函银行保证函，又称银行保证书或银行保函。它是指银行〔保证人〕根据委托人〔被保证人〕的申请，向爱益人开立的担保履行某项义务的，有条件的承担经济赔偿责任的书面承诺文件。银行保证函属于银行信用。汇付、托收和信用证支付的比较支付方式比较支付方式手续费用供应商风险大小采购商风险大小资金负担银行费用提供信用方式汇付预付货款简单小最小最大不平衡最小商业信用货到付款最大最小托收稍多稍大中中不平衡中商业信用信用证最多大小小较平衡最大银行信用不同支付方式费用的比较

信用证托收电汇2.支付方式的选择〔1〕支付方式选择的根本依据1〕根据贸易伙伴的资信情况灵活选择2〕根据货物的市场行情选择支付方式3〕根据货物条件的性质选择支付方式〔2〕单一支付方式〔3〕信用证与汇付相结合〔4〕信用证与托收相结合〔5〕汇付与银行保函或信用证结合〔6〕汇付、托收、信用证三者相结合二、预付、分期付款、延期付款等支付手续1.预付支付手续提前支付对于采购方来说是最不平安的支付方式，因为这将面临几种风险，如未发送货物、货物延迟发送、发错货物。2.分期付款支付手续

买卖双方在合同中规定，在产品投产前，买方采用汇付方式，先交局部货款作为订金，在进口商付出定金前，出口商应向其提供出口许可证影印本和银行开具的保函。除订金外，其余货款可按照不同阶段分期支付。3.延期付款支付手续

买卖双方在合同中规定，在订约后的一定时期内，由进口人凭出口人提供的出口许可证影印本和出口人银行提供的退款保证书或备用信用证，交付一局部货款作为订金，然后像上述分期付款一样，按工程和交货进度，分期支付一小局部货款，这局部货款可用远期汇票和期票支付。其余大局部货款在交货后假设干年内分期连同利息一并支付。相关知识一、财务信用管理二、预付、分期付款与延期付款一、财务信用管理1.信用管理的功能

信用管理，就是授信者对信用交易进行科学管理以控制信用风险的专门技术。

主要功能：识别风险

评估风险

分析风险2.支付风险3.应收账款、赊销与信用管理应收账款管理是指在赊销业务中，从授信方〔销售商〕将货物或效劳提供给受信方〔购置商〕，债权成立开始，到款项实际收回或作为坏账处理结束，授信企业采用系统的方法和科学的手段，对应收账款回收全过程所进行的管理。其目的是保证足额、及时收回应收账款，降低和防止信用风险。应收账款管理是信用管理的重要组成局部，它属于企业后期信用管理范畴。应收账款是企业因赊销产品和劳务而形成的应收款项，是企业短期投资的重要组成局部。赊销是信用销售的俗称。赊销是以信用为根底的销售，卖方与买方签订购货协议后，卖方让买方取走货物，而买方按照协议在规定日期付款或分期付款形式付清货款的过程。企业信用管理是企业对于可能产生的风险进行科学管理的专业技术，主要目的在于躲避因赊销产生的风险，增加赊销的成功率。4.信用保险信用保险是以信用交易中债务人的信用作为保险标的，在债务人未能如约履行债务清偿而使债权人遭受经济损失时，由保险人向债权人提供风险保障的一种保险。二、预付、分期付款与延期付款1.预付、分期付款与延期付款的概念与意义〔1〕采购中的预付账款〔2〕采购中的分期付款〔3〕采购中的延期付款2.预付、分期付款与延期付款应注意的问题

〔1〕采用预付作为付款方式〔2〕采用分期付款的方式〔3〕采用延期付款的方式第三节商品质量管理一、制定质量监测方案二、评定供货样品质量三、不合格品管理一、制定质量监测方案1.采购质量管理流程一般情况下，可以按照事前规划、事中执行和事后考评的三段设计思路，规划和设计采购质量管理流程。〔1〕事前规划事前规划包括：决定质量标准并开列具体的规格；企业和供给商双方确认规格及图样；了解供给商的承担能力；企业和供给商双方确认验收标准；要求供给商实施质量控制制度〔质量控制认证等级等〕。〔2〕事中执行

包括：检查供给商是否按照标准作业；提供试验品以供质量检测；派驻检验员抽查在制品的质量；质量控制措施是否落实。〔3〕事后考评

事后考评包括：严格执行验收标准；解决企业和供给商双方有关质量方面的分歧；提供质量异常报告；要求供给商承担保证和保修责任；淘汰不合格供给商。2.采购质量管理方案的制定〔1〕确立采购质量控制原那么1〕企业和供给商具有相互了解对方的质量控制体系，并合作实施质量控制的责任。2〕企业和供给商各具自主性，并且必须互相尊重对方的自主性〔双方对等、相互尊重〕。3〕企业有责任提供给供给商有关物料的充分信息。4〕企业和供给商于交易开始之际，对于有关质、量、价格、交货期、付款条件等事项，必须签订合理的契约。5〕供给商有责任保证物料的质量，必要时，有责任向企业提供必要的客观数据资料。6〕企业和供给商签订契约时，必须拟订双方可接受的评价方法。7〕企业和供给商对于双方之间的各种争议解决方法及程序，必须于订约时签订。8〕企业和供给商应相互站在对方的立场，交换双方实施质量控制所必要的信息。9〕企业和供给商为了双方的关系能够更圆满顺利，对于订购作业、生产管制、存货方案等，应经常做妥善的管理。10〕企业和供给商于交易之际，都应充分考虑最终消费者的利益。〔2〕制定采购质量标准

1〕规格、图样与采购订单要求2〕合格供给商的选择标准与程序3〕质量保证协议和解决纠纷的条款4〕接受检验方案与管制5〕接受质量记录〔3〕建立质量检验体系三检制即操作者的自检、工人之间的互检和专职检验人员的专检相结合的一种检验制度。自检是生产者对自己生产的产品，按照图样、工艺或合同中规定的技术标准自行检验，并做出是否合格的判断。互检是工人之间进行检验。互检主要有：下道工序对上道工序流转过来的产品进行抽检；同一机床、同一工序轮班交接时进行的相互检验；小组质量员或班组长对本小组工人加工出来的产品进行抽检等。3.编制采购质量管理文件

〔1〕采购质量文件内容采购质量文件内容应至少包括以下几点：1〕采购商品的准确标志，包括类别、型式、规格、等级、数量和其他准确的限额标志，以防止误购。2〕采购商品的技术和质量要求，包括标准、技术标准、图样、过程要求、检验规那么及其有关资料〔包括商品、程序、过程设备和人员的认可和鉴定要求〕的名称，以及这些技术及质量要求所适用的有效版本，以防止购入不合格品。3〕对供给商质量管理体系和保证能力提出要求。

〔2〕编制采购质量文件的技巧

1〕采购质量文件所规定的内容应齐全2〕对采购商品要提出适当、明确的质量要求3〕正确处理质量与本钱、供给、效劳等要素之间的关系4〕确保采购质量文件的有效性5〕要有一定的审批程序6〕编写采购质量文件所用语言要简明、通俗、准确二、评定供货样品质量

商品的品质是指商品的内在素质和外观形态的综合。前者包括商品的物理性能、机械性能、化学成分和生物特征等自然属性，后者包括商品的外形、色泽、款式或透明度等。1.选择表示商品品质的方法

〔1〕用图样或技术文件界定〔2〕用国际〔国家、行业〕标准表示〔3〕用样品表示1〕凭实物表示品质看货买卖凭样品买卖2〕凭说明表示商品品质凭规格买卖凭等级买卖凭标准买卖2.供货商样品质量评定方法〔1〕设定品质判定的基准，即明确检验的工程及规格〔2〕按等级划分缺陷〔3〕决定品质允许水准AQL〔AcceptableQualityLevel〕〔4〕决定检验水准〔5〕选定抽样方式〔6〕决定检验的严格程度〔7〕批量的构成〔8〕查表得出样本代码〔9〕由样本代码查出样本数〔10〕查出抽样方式，明确判定批量合格与否的判定基准〔11〕抽取及检验样本行检验。〔12〕批量的判定〔13〕批处置三、不合格品管理

ISO8402:1994中对不合格品的定义为：“没有满足某个规定的要求〞。1.不合格品的发现2.不合格品的质量责任3.不合格品的管理4.不合格品的处理：返工、返修、原样使用、降级、报废和退货等几种方式。相关知识一、商品质量控制方法二、ISO9000质量保证体系三、质量本钱与采购质量本钱四、质量鉴别的两种标准一、商品质量控制方法1.审核评定法2.监督检查法3.检验试验法二、ISO9000质量保证体系1.质量体系的分类〔1〕质量管理体系一个组织不管是否处于合同环境或同时处于合同环境与非合同环境之中，在组织内部为实施持续有效的质量控制所建立的内部质量体系，称为质量管理体系。〔2〕质量保证体系组织在合同环境下为满足顾客规定的产品或效劳的外部质量要求，并向顾客证实质量保证能力的质量体系，称为质量保证体系。2.对质量体系的理解

根据ISO9000族标准的要求以及关于质量体系建立、保持和改进的实践经验，可对质量体系形成的根本认识归纳如下：〔1〕在一个组织内，不同的产品可以有不同的要求，不同的顾客可以选择不同模式的质量保证体系，但一个组织只应建立并保持一个质量体系，这个体系应覆盖该组织所处的所有质量体系情况。〔2〕由于ISO9000族标准是对技术标准中有关产品要求的补充。因此，一个组织为了能够长期、稳定地提供满足顾客要求的产品或效劳，不仅要有适宜的技术标准，而且还要按ISO9000族标准的要求建立和保持一个有效的质量体系，这两个前提是缺一不可的。〔3〕质量体系既要满足组织内部质量管理的需要，也要充分考虑提供外部质量保证的要求。除顾客的一些特殊要求外，对实施体系要素的内容和要求，应力求协调一致，兼容互补。质量体系的效果应能满足本组织和顾客的需求和期望，并落实到最终产品和效劳上，使其他所有受益者受益，在组织和顾客的利益、经济性和风险等方面进行全面的权衡。〔4〕不管采用“受益者推动〞还是“管理者推动〞方式，均应以ISO9004-1作为组织建立和实施全面有效的内部质量体系的指南。该指南是不受任何具体的工业或经济行业所制约的通用标准，建立并保持质量体系的关键是落实质量体系的管理职责，应将质量职能和体系要素分解、落实到与质量活动有关的各个职能部门，而不应将质量职能集中地让一个职能部门来承担。〔5〕质量体系应形成文件，即编制与本组织质量体系相适应的质量体系文件。