第二模块 如何明确需求与规划供应

第二模块如何明确需求与规划供应明确需求的前提确切的需求是什么（质量。型号、尺寸、性能）如何检测质量需要多少什么时候需要什么地方交货以何种方式运输供应商需要提供什么样的客户支持供应商还想要履行什么义务，提供哪些信息需求的目的：是向供应商提供满足用户需求所需的信息，否则供应商可能会满足采购说明需求，但完全不能满足用户的实际需求。正确的明确需求是最根本的，因为它是成本，效果、利润的主要决定因素。需求的类型业务性需求：是保持组织日常运转所需要的物品，一般会在一年内被使用或消耗掉。如生产线上的零部件、办公用品等。资本性需求：是组织日常运转中不被消耗掉的固定资产，使用寿命大于一年。如复印件、运输车辆、机器等设备和建筑物。有时资本性需求会导致有利的税收待遇。生产性需求：企业最终产品的直接组成部分或直接介入生产过程的产品的采购，如：材料、零部件和生产设备等。非生产性需求：既不构成企业最终产品的直接组成部分，也不是生产过程中所使用的产品或服务的采购，包括非生产性机器设备、维护、修理和运营，如办公用品。区别：生产性需求的相关需求不确定，难以预测；非生产性需求可以直接控制和安排预算，更易于预测。四种类型的应用：生产性需求非生产性需求业务性需求原材料备品、备件资本性需求生产设备办公设备采购说明（排序题）明确所需要产品和服务明确数量明确交付要求明确供应商服务于响应过分的明细---即将某一东西具体化到几乎不可能买到的程度----是阻碍公司采购供应工作的一个常见问题。明细过度和明细不足同样糟糕。产品规格品牌和商标名称：是产品规格的简单形式。对于公众每天使用的产品和服务，可以用品牌和商标。有专利权的只能用品牌；优势：对需求有明确、简洁和清晰的沟通；易于使用并立即能采购到产品；质量可以信赖。劣势：品牌化产品更昂贵；竞争受到限制，可能只有一个供应商；供应商或行业编码：简单产品的使用，便于向供应商购买。优势是：克服了某些局限性，编码有助于更加容易划分产品或服务，因而被广泛使用；劣势是：还未充分具体化到足够用于现实的产品或服务规格。使用地方在：简单项目中的标准品，如办公用品等。样品：经常在所购物品很难描述时使用。优势：难以描述产品时，可以让供应商了解具体的需求是什么；让采购方在购买之前了解这种产品的适应性和性能。劣势：需要确保实际供货与样品完全一样；确定和证明与原来的样品有偏差是困难的。技术规格：被用于重要的、专用性较高的设备使用场合：买方具有专业设计能力，而供应商没有；买方希望采用一种内部已经开发的特殊设计；采购的物品或设备具有复杂性的。优势：技术需求确定的定义了采购方的需求；可以利用规格来核实被供应的物品是否满足所有要求。劣势：需要投入相当的人力，且要有专家参与；高水平的规格困难要求供应商设计定制产品，大幅增加了成本；限制了能确保供应的供应商数目；未到达所要求性能的设计风险由购买者承担。构成规格：涉及一个产品的构成，一般是从其化学和物理性质方面进行描述。通常用于原材料以及食品和化学类商品。适用场合：用于安全和环境因素很重要的地方，或者这种材料对生产过程至关重要的场合。优势：非常严谨和明确；采购方可利用这种规格确定所供应的产品能否满足要求。劣势：需要由专家制定；对构成规格的认证通常需要特殊的测试设备。功能和性能规格：功能规格通常描述采购产品所要执行或达到的功能，性能规格通常描述有关如何更好的达到这种功能的附加要求。适用场合：供应商比采购方拥有更多的设计专门技能，或供应商的行业技术变化非常迅速。；性能规格也适用于工程类产品如：锅炉、水泵等。规格类型适用场合品牌和商标通用产品需要用一个特殊的品牌名称以便区分公司产品质量比成本更为重要行业编码简单产品易于从一个特定供应商采购样品采购前很难评估质量当展示需求比用文字描述更容易确认时技术规格供应商不具备所需设计的技能组织希望保留内部设计的技能具有与现有设备的复杂接口采购方准备接受设计风险构成规格采购原材料、日用品和食品等安全环境因素非常重要性能依赖于构成功能性能规格供应商比采购方有更多的技能注重创新供应商所在行业技术迅速变化产品规格的信息来源公开出版发行的资料业务联系交易会、展览会、座谈会技术研究机构、政府机关、国际组织服务规格服务类型：运输、广告、薪酬管理、安保服务、银行服务、餐饮管理、培训、设计服务、管理咨询。服务规格要尽可能精确。明确服务比明确有形产品难度更大，一般是根据产出加以描述，即通过服务要达到什么结果。这次产出是可以量化的，可以用公式清楚准确的表达。外部标准行业标准国家标准地区标准国际标准标准涵盖的范围包括：构成标准、尺寸标准、性能-质量-安全标准、技术要求、测试的标准方法、使用-安装-操作-维护方法的编码。利用现有标准的优势：促进竞争、价格较低避免需求的不确定性标准化产品的前置期比传统的短采购方无需为标准范围内的产品编写具体的规格供应商的报价变得更容易，在同一个标准下，采购方的决策可简化为选择最好的价格和交付条件。劣势：标准不能满足所有需求；一个标准反映的是制定时期的需求，并不总是反映最新的技术和实践。内部标准化：尽可能广的范围内减少不同规格型号的数量。内部标准化的缺乏，一般在大型的多事业部组织中尤为明显，导致了公司成本的增加。优势：使公司内部减少了开发规格所需的时间和精力；有助于企业集中精力与更少的项目上、更好的关注质量；寻找最佳供应源；使企业大批量采购较少的品种；同少数供应商形成更大的交易量和影响力；直接降低了安全库存数量，降低储存费用。劣势：当公司需要使产品多样化竞争时，内部标准化会缩减产品的类别数量。内部标准进程需要所有特定产品和服务的用户参与，否则实行新标准会遇到阻力，当然，一些用户不可避免的不得不做出妥协。价值分析/价值工程（VA/VE)定义：是一种结构性问题解决方法，它用于对特定问题或需求制定最优的解决方案。它适合于开发新的设计和改进已有设计，一般来说VA是针对已有产品的重新设计，VE是设计新产品。VA/VE是寻求价值增值的结构性方法。使用价值：如何有效的达到某一特定目的，如钢笔的使用价值就是书写。尊重价值：表明人们拥有某种产品的期望，通常建立在地位、创意、舒适等基础上，如一只水笔1元钱，而同样功能的水笔要100元。交换价值：是一种物品使用一段时间之后所具有的价值，如一辆用过的汽车在交换时转入另外一个买主的价值。再利用价值：适用于一种物品不再服务于最初的目的而用于其他目的时的价值，如盛酸奶的杯子，用完后，可当做水杯用，损失价值：物品失去时，它会比过去拥有更多的价值，如限量版的物品。费用价值：是一种产品由于它能带来节约而被认为是一种投资时的价值。如生产过程中减少消耗的装置、减少维护费用的装置等价值=功能/成本---------表明价值是建立在做什么和花费多少基础上的可以通过以下方式增值：降低成本提供同样的功能以同样的成本提供更好的功能功能增加的比例高于成本增加的比例VA/VE是以最小成本提供所需功能的一种工具，而所需的功能是根据产品的特性如可靠性、质量、安全性确定的。VA/VE与众不同的一点在于它的着眼点集中在功能上，这会导致独特的设计方式和理念。正确区分目的与功能是非常重要的。着眼于产品的功能而非其目的，就有可能提供更为广泛的选择和改进方案以满足需求。VA/VE结构性方法的一般性过程（排序题）准备阶段：界定分析的范围和选择团队，达成一致的目标。信息阶段：收集被分析产品的信息，包括打算用产品做什么、性能水平、使用什么零部件、成本多少等。功能分析阶段：必须确定所期望的产品及组成部件功能、在功能之间进行成本分配。探讨阶段：团队必须去寻找新的更好的方式，以获得那些我们认为是必需的功能。才有头脑风暴的方式改进功能和降低成本。开发阶段：开发解决方案、确定成本和风险评估阶段：对照目标评价解决方案、选择最好的解决方案。执行阶段：决定谁来做是，做什么，什么时候做。什么时候从事VA/VE研究：在标准化产品是有效的并能够胜任的情况下，没有必要从事VA/VE；在价值分析研究中，产品已经在，有大量的有价值的有关成本、运行方面的信息，因此。价值分析任何时候都可以进行，当迫于竞争压力而降价、需要削减成本以维持利润时，必须进行价值分析。对一个新产品的价值工程研究最好在设计阶段进行，此事价值工程研究对成本的影响最大。VA/VE对成本的影响：概念设计阶段----具体设计---试验----生产，依次减小。需求的类型独立需求：某产品或服务的需求和其他产品没有关联，是完全独立的，如资本性采购。相关需求：某种产品的需求与其他产品相关，如汽车的引擎需求与汽车销售情况有关等需求可能是连续的，也可能是间断的，如果是连续额，可以利用一系列数据进行预测，如果是间断的，则不能进行预测。需求的特性趋势性：反映了一种连续的发展方向。可能是恒定不变，也可能是持续增长或减少。周期性：需求随着商业周期和产品生命周期的变化，呈现出周期性的增长或降低季节性：受季节的影响，需求会在一段时期内出现高于或低于平均水平的情形。随机性：需求受许多未知因素的影响而发生不规则的变化。需求的预测方法专家意见法：情景分析法---由专家指出包括最好和最差以及两者之间最可能出现的情况。德尔菲法---由专家小组成员在相互独立的情况下，以匿名的方式分别进行需求预测，然后将各个成员的意见进行比较，讨论之后达成一致意见。专家意见法适用于没有历史数据或环境变化很快、历史数据不能反映未来需求趋势的情况下，以及产品处于生命周期的引入期。市场预测法:当面临大量不确定因素时，可以采用这个方法定量分析法：时间序列分析法：适用于市场条件相对稳定、历史数据可靠的短期预测中。直观法、移动平均法、加权移动平均法、指数平滑法、趋势和季节性调整预测法因果关系分析法：是指通过某个产品的需求量与自变量之间存在的因果关系，进行分析预测的一致方法。包括：线性回归分析法：一元线性和多元线性基于计算机的物料需求计划系统：MRP/MRIII(物料需求计划和制造资源计划）、DRP(分销资源计划）、ERP（企业资源计划）定量分析方法详解直观法：绘制直线时，仅需保证这些数据散点一半在直线上方、一半在直线下方。这样散点与直线之间距离的和就会相对平衡。移动平均法：适用于需求模式比较稳定的情况。移动加权平均法：给予每个数据一定的权重，靠近预测期的数据权重大，而离预测期远的数据权重小。这种方法侧重于近期的数据，如果需求呈增长或吉安晒哦趋势时，采用此方法可以提高预测准确性，也适合于需求相对稳定的情况。具有滞后性，取决于近期数据与远期数据权重的大小。指数平滑法：下期预测值=上期预测值+a(上期实际需求量-上期预测值）0<a<1，a值一般介于0.1-0.4，a值越大，表示近期的需求比重越大，但如果a值过大，就会受到随机因素的影响，从而造成预测的不稳定。趋势和季节性调整预测法：简单线性回归法：适用于只有一个独立变量影响产品的需求，并且它们之间的关系呈线性。预测的需求量=常数-（斜率*自变量）多元线性回归法：适用于一个因变量和两个或两个以上的自变量线性相关时的情况。预测的需求量=常数-（斜率*自变量1）-（斜率*自变量2）运用时间序列法需要收集过去的需求数据，然后利用统计软件就可以了；运用因果关系分析法，需要收集过去的需求量以及影响需求的自变量的数据。需求的预测步骤历史数据的采集和分析：主要收集过去的需求数据和影响需求的变量。增加决定性影响因素：找出可能导致对预测的需求进行调整的因素，对统计数据进行更新。采取相应的行动：在预测的基础上采取相应的管理措施，找出实际与预测值差距的原因，改进预测的过程。确定订购数量经济订购批量（EOQ)：是寻求平衡影响成本的2个方面，以便达到订货的最佳解决方案。影响因素：库存持有成本：指资金占用和实际持有库存的成本，随订购量的增加而增加；订购成本：订购成本随着订购量的增加减少。库存补货系统：定量补货系统（当库存量降到一定水平时，按固定的数量进行订购）；定期补货系统（按照固定的时间周期来订购，而订购数量是变化的）许多公司实现“准时制”采购方法，供应商直接把物品送到公司生产线，从而实现零库存。订购数量与交货数量：一次订购数量可能包含多次交货，分散交货的方式使得企业进行大批量采购成为可能，可以减少库存持有成本和订购成本。明确交付明确交货次数和时间：明确交货地点：运输形式和包装说明明确供应商服务与响应供应商响应技术支持与培训维护与维修其他信息联系人信息背景资料评估报价的基本原则适用的法律法规公司的有关政策忽视采购供应将发生什么？告急：应急采购导致效率低下、没有机会考虑其他风险、采购成本提高等。过分细化采购说明等供应商不清楚到底需要什么，时供应商交付的产品和服务不能满足实际需要。预算与供应计划预算：是以财务术语表示的计划，用于安排和控制企业的运作。典型的预算是以一年为期限，实际的支出通常是以月度预算监控。一项预算被拟定得越精确越好，采购供应部门要帮助其他职能部门规划它们的外购需求并估算成本。业务性需求的预算：可以通过有关费用的历史统计资料，帮助职能部门规划其未来的需求。资本性需求的预算：对于