采购过程控制程序

受控状态：文件编号：SLE/QP-12受控号：版本：A0无锡锡山特种风机有限公司采购过程控制程序签署栏编制审核批准部门采购部管代总经理姓名薛晓芳日期2014.11.22文件修改履历表修订序号修订内容生效日期版本修订者确认人1新订2014.12.01A0SLE/QP-12采购过程控制程序版本：A0无锡锡山特种风机有限公司目的选择合格供方，确保所采购的原材料、外购外协件和定制产品质量符合规定要求。适用范围适用于本公司生产所需原材料、外购外协件和定制产品（简称物资）的采购。管理职责3.1采购：负责所需原材料、外购外协件和定制产品的采购,及负责合格供应商寻找、开发、送样、报价、下单、交货跟踪、成本分析、付款资料、原材料及生产辅件之请购及协助品质改善；负责组织合格供方的评审，编制合格供方清单并对清单实施管理；3.2仓库:负责生产材料之收料、入料、储存及发料；3.3销售部：负责客户具体要求及样品提供；3.4技术：负责原材料、生产辅件及相关图面等技术资料的提供及加工条件的确认；3.5品质：负责原材料、外购外协件和定制产品的进料检验及供应商品质管理定义无。5工作程序5.1采购文件的分类a）采购订单;b）技术文件：质量保证协议、设计图纸、作业指导书、技术标准、检验标准、验收标准等。5.2采购过程5.2.1采购文件要求a)采购文件必须包含有助于充分满足采购和质量要求的所有细节，例如：物资名称、型号规格、技术要求、数量、单位、包装和交付说明等。b)公司除与供应商签订订单外，在有必要时应与供应商签订质量保证协议，进一步明确质量要求、检验方法、检验设备、验收规则、包装、标识、可追溯性要求。c）根据顾客的要求，适当时要求供应商提供关于技术、设备、人员资格等方面的有效证据，证明加工条件满足产品要求；试验、检验和有关的接收说明的要求；d)供方发现交付给本公司的产品存在不合格后通知本公司的要求，以及批准供方不合格品的方法；e)本公司、顾客以及法规授权的管理部门有权进入采购文件所涉及的供方的厂区，并获得相应的记录；f)供方应确保向次级供方传递采购文件中使用的要求，包括要求的关键特性；g)本公司或顾客在供方处实施验证的安排和产品放行的方法；h)在顾客有要求时，体现最终客户的信息。5.2.2供应商的评审和批准按照程序《供方评定控制程序》执行。采购询价及订单下发前，采购员先确认供应商的供货批准范围，提交订单审核前需得到总经理的批准。5.2.3适当时对供应商的产品、程序、过程、设备、人员提出批准或有条件批准以及资格鉴定的要求，如对供应商产品的安全认证的要求，对加工过程、设备及人员的要求、委托检测的服务要求等；适用的质量管理体系的要求。5.3采购信息：a）技术负责样件相关联的生产需要品（工装刀具，检具、材料等）的请购，填写“请购单”，经审批后交采购购买；b）仓库根据每月盘点情况，填写“仓库库存月报表”，并结合“安全库存表”定出合理的采购数量填写《请购单》经总经理核准后，交由采购购买，以保证常用备品、备件的正常库存，请购单中应注明所需备品、备件的名称、型号规格，数量，应到时间，采购应确保购买备品、备件的数量和准时交货时间。c)生产计划根据订单和设备情况，如有需要外协加工，填写《请购单》经审批后交采购安排外协生产。当外协件涉及特殊过程时，采购应组织相关部门对供方的特殊过程进行确认，按《特殊过程管理规定》执行，供方特殊工艺、人员资质等应得到技术的认可，技术编制“特殊过程确认报告”。当顾客有要求时，特殊过程的外协必须得到顾客的批准后方可实施。d）当外协供方需对我方提供的图纸等进行转化时，其转化后的图纸应得到我司技术的批准。5.4采购文件编制:采购员接到“请购单”后应编写“采购订单”，采购信息内容包括。a)本公司和供应商的相关信息，明确联系人及联系方式；b)采购产品名称、规格、数量、型号、价格,交货期等，如有特殊要求，在备注栏注明；c）另外明确需采购物料相关信息：订单的回复确认交货期的控制，包括交货延时的处理；该物料技术、质量要求（必要时提供技术要求、质量检验标准给供应商）；采购程序，即是否需要试生产或送样；明确供应商因有关产品和/或过程更改时，需经批准再生产，交货时间再确认；供应商送货时需要随带的文件（订单复印件、材质报告、第三方报告、表面处理报告、尺寸报告等，如有需要，提供检验试验报告）；d)签订“采购订单”后所有的相关采购技术文件提供给供应商使用，采购文件的编制、审批、发放均按《文件控制程序》执行。5.5订单的执行:a）采购订单传给供应商后,供应商需要及时回复，签字盖章后生效；b)订单生效后，供应商需要订单约定的计划交货，采购及时跟踪，如有延时供应商需要及时通知采购，采购根据情况及时通知相关部门并商定改进措施；c)如果供应商产品出现不合格，需要及时将不合格品标识、隔离，同时与本公司品质联系，并根据本公司的要求制定和执行纠正和/或预防的措施。d)因客户订单交期变更或技术变更等因素，造成生产进度需调整，生产计划将发出邮件或“信息联络处理单”通知采购，采购经与供应商确认后，以传真给供应商进行交期变更。5.6采购物资的验证a)采购按合格供方名单采购物资到达公司后，仓库人员对产品数量、型号、规格、合格证明材料等进行验收，并填写“原辅材料、外购外协件检验单”上栏目交品质。b)品质按照检验标准、图纸等及抽样方法规定要求进行质量检验，并填写“原辅材料、外购外协件检验单”上相应栏目，并保存好检验记录。c)在供应商提供随货质量证明时，品质必须定期对供应商所附检验结果进行验证。d)经检验合格的产品应做好标识，验收不合格的产品应做好不合格标识，填写“不合格品评审处置单”通知供应商改善，并分开堆放；对不良材料原则上予以拒收，依合同约定追究供应厂商的违约责任；对品质不良但在本公司可接受的范围，同时公司急需使用的，可考虑降级降价处理，由采购人员填写“特采申请单”，经相关部门会签，总经理批准后方可特采使用，在使用过程中品质应重点跟踪产品质量。对未及时检验的产品应做好待检标识，分开堆放后及时通知品质检验。e)当商定只在供应商处进行检验时，应在合同中规定验证的安排、物资的放行方式及定期对供应商进行考察访问，通过访问报告证明供应商的检验方法、检验设备和检验结果符合规定要求。f)当合同规定客户对供应商物资验证时，采购需做好安排，做好验证工作。但客户的验证不能代替本公司的验证。g)对验证不合格的采购物资，采购应立即与供应商联系，按《进料检验管理规定》执行。5.7采购过程风险控制5.7.1 采购组织对主要采购物料或产品价格、库存量、周转率进行统计分析，并做出适宜的处理，有利于纠正物料计划工作的盲目性，提高资金的利用率。5.7.2采购应经常与供应商沟通，掌握市场动态与最新政策，避免物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。5.7.3 采购定期组织对供方供应能力和不合格纠正情况进行评价，根据评价结果对合格供方做出适宜的调整。对于没有达到供应商业绩评审表要求的合格供方，又在3个月内没有做到有效整改的，将其从合格供方名单中移除，在其整改至少六个月后，按照《供方评定控制程序》重新进行评审。5.7.4采购应随时跟踪物料的到货时间，可采取储备供应商的方式，避免因交货不及时造成的生产影响。参考5.1.5。5.7.5采购和仓库管理人员应严格按照采购计划采购物资，并经常沟通库存数量、到货时间等相关信息，防止物料过多造成库存积压或物料短缺对生产产生影响，减少物料的存量风险,物料的安全库存见ERP系统,如物料低于安全库存的由储运部申报采购。5.7.6采购合同应按照流程进行审批，防止合同中出现的供方资质、合同内容不符合等造成的合同纠纷。5.7.7对于由于意外因素引起的订货量调整、供方不能满足要求时，采购部应采取启用储备供方等措施确保生产顺利进行。当有采购信息、客户订单等信息的变更时，双方不能接受口头的变更通知，最终必须以书面的形式作为变更的依据。5.7.8 所有用于零件生产的采购物料，必须满足关于限制有毒，危险物品的现行政府要求及安全强制法规规定，考虑生产和销售国有关环境、电子及电磁方面的法规规定。用于零件