秘书工作的历史发展

第一章秘书工作的历史发展

学习目标

主要内容

思考练习

e*

tw，*

本章小结-AC4

cr

弘57

知识框架图1.

.、

口通过对秘书工作主客体的基本认识。掌握

秘书、秘书部门和秘书的工作。理解秘书分

类的意义，理解秘书在社会各行业中的广泛

的覆盖面，为具体掌握秘电各项实务做理论

准备。

不

4

第一节秘书

■I

4

秘书作为一门有着悠久历史的职业,

在现实生活中起着越来越重要的作用，被

称为现代社会的“第361彳

义

定义的演变

,“秘书”一词最初是指

具有秘密性,质或神秘色彩的图书。且由于“

秘书”作为秘密藏书这一原义引申，后人便

将掌典图书、著书立说的官署和

为“秘书寺”、“秘书省.“

“秘书郎”〕“秘书令”事。：

❸当代“秘书”定义的探讨，是从20世纪80

❷现代意义的秘书，开始于孙中山领导的

年代开展秘书学研究开始

中华民国临时政府。由指物转变为专指担任

某职务的人。这时的“秘书”，主要是政务秘

书，还不能等同于今天的职业秘书。

f古代文献：《汉书•刘向传》记载：“诏向领校中

五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方

I■.1

技，无所不究。”《晋书♦荀勋传》：“得汲冢中古文

竹书，诏勋撰次之，以为中经，列在秘书”。这里的

“秘书”都是指帝王宫禁内收藏的各种经典文献。除

T

指宫禁藏书外，“秘书”也指颁卜吉凶

的

纬之书。《后汉书,郑玄传》记载/玄）遂博

■当代“秘书”定义：王千弓先生认为“是社

会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协

助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的

联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工

作以及其他日常行政事务和交办事项—。在党政机

关、企业赛亚单位从事这一号.

作的干部，统称为秘书工作

或简称为秘书」

千弓■

袁维国先生认为“秘书主要指党和政府机关、

企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行

政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主

要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织

会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事

务、、联络协调、催办查办等。”张家仪认为“秘

是身处领导机构或附着个人，■制掌管文书，辅

助决策，并处理日常事务用聂人员丁秘书从事

的辽作也就是秘书职业。所以，秘书决不是一种

职务，而是一种职业名称。丁：曹U

侯玉珍老师认为现代秘书的涵义是:

“直接协助各级领导机构和领导干部以及

的定义

疯书作如下定义：秘书是党政

机关、企事业单位、社会团体、军队、院校

以及一切合法的社会组织内部行政管理部门

中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。

秘书的主要工作是围绕领导*枢或领导者的

工作办文、办会、办事,

理、综合服於

4类

班书工作的角度出发，按照

不同的标可以对秘书做出不同的分类，如表

1T所示。

表1T秘书的分类

秘书分类的依据分类结果

秘书所承担的职责范围初级秘书中级秘书

大小和工作任务轻重的不同

秘书所供职的组织需要同.书教学秘书

秘书具备的专业知识加以分国务秘书.司法秘书

政务秘巨■|

初级秘书：指从事一般日常行政事务的工作人

员，主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、

会务服务。♦

f中级秘书：一般指分管文字工作、信息工作的秘

书。主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理

iHal

信息。

务级秘书：指秘书机构的创办公厅（室）主

,任。职责是参与政务和管理事面。高级秘书

的工作综合性强，常被认为是单位的“［内部总管

商务秘书：主要指在从事各种商务活动的企业

中，协助投资经营者和商务管理者处理商务活动的秘

书人员。

f教学秘:主要指在教育教学机构、院校各级机

构中从事行政管理工作和辅助教学管理工作人员，还

可以分为教学秘书和教务秘书两类。教学秘书主要辅

助管理本单位教学、科研等方面的组织、规划和实施

工作，协助对教学工作进度、

秘书的主要工作是协助领导协i

f,主管教学后勤保证工作，保证教事任务的完成。

司法秘书：指就职于法院、企业、社团律师或律师

事务所。负责接待或陪同律师访问当事人；记录整理当

事人口述；起草、打印法律文件；查询法律文书档案资

料；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材

料；执行律师交办的其他事务等。

这类秘书人员就职于医务医疗机构，主

要负责医务医疗机构内的行政管理工作和辅助医务管理

工作，协调机构内部各个部门之间关系和对外的联络

O

政务秘书：主要在党、政各皴领导本1关辅助领导的

策与行政管理肆并主持内部行政管窥工作。

■见习秘书：指担任秘书职务未满1年者。主

要担当有关文书的收发、电话应付、传达命令

泡茶等秘书主要业务，并在见习期间接受资深

：指担任秘书工作达2-3年者

了完成见习秘书的应有业务,*需负责整于

n।「、排定行事时.、购买车W

件、回复信函

f中级秘书：指具有4-5年以上工作经验，可单独处

理高难度的秘书业务者。其主要任务为上司调配工作

时间表，以及对外的预约。此外，有关上司个人税金

的申报、银行存款的提存等，均要协助办理。同时，

指导新进的见习秘书，是其重要的任务之一。

陶：秘书长就相当于承秘书；，是名副

实的上司协助者。更高级者，出任秘书的职称

大多由高级职员担任，亦是长M正民辅履人。

•美国秘书的两种类型：

第一，根据秘书为之服务的管理人员的级别高低进

行分类，简称“LS类”。按这种标准分类，从低到高共

四个级别,即LS--1级、LS--2级、LS--3级、LS—4级。

第二，根据秘书所承担的职责的大小进行分类，简

称“LR类”4共有两个级别，“LR-1级秘书”是较低

一级仁

的秘书，其职责是根据管理人员,指示精神，独立完

成按程序安排的九公室日常工作雪是超施务性事务。

“LR--2级秘书”则不同，除完成“L亭级秘书”的工

作外，，:

其他分类，我国一些规模较大的银行或企

业中，将协助经理办事或主持业务的人分为助

理和襄理两级。在各国使馆中，通常将介于参

赞和随员之间的外交人员分为一等秘书，二等

秘书和三等秘书，也就是人

秘、三秘。■.

________________________

类的意义

■面广，涉及的工作内容丰富,

纵向分类是稳定秘

通过对秘书进行科学的分类书队伍，提高秘书

人员职业水平的重

要保障

准确充分地认识秘书这门职

横向分类是提高

秘书分类秘书人员专业知

业显得尤为重W（见图1-1）。识水平的基础

两种分类是秘书职

业向“专业化”、

“永业化”发展的

重要条件

图1-1秘*分类的意义

第二节秘书部门

◎本节点睛

、秘书部门概述

0-、行政机关的秘书部门

0三、公司企业的秘书部门

U!I、股份制企业集团中的

秘书部门

第二节秘书部门

◎五、临时性秘书机构

◎六、秘书部门的内部工作系统

◎七、秘书部门的地位和职能

秘书部门领导的工作职能

加节点睹

秘书部门是秘书发挥职能和作用的舞

台。作为现代秘书工作的组织形式也是

ET；

】概述

秘书中所占比重仍然

,对秘书的职业探讨，基本以

主要对象，秘书部门是公务秘

,织形式。

必书部门又称秘书机构,是辅助领导部

门进行决策、管理，推进领导工作，并协助

领导协调各职能部门进行有效工作的综合部

no是壬弋秘书工作的组织形式,也是秘书

人员在其中从事秘书工作

国*4

aa-

和狭义之分。■■

调、督促检查等作用，为领导工作和机关服务

的办事机构。它不仅指各级负责综合性工作的

办公厅（室），还包括其下属的秘书、档案、

机要、调研、信访、总务、保卫等部门。

里书部门指直接游导工作服食

J碑机构，即各级办公厅

书、机要等部门。

部门与职能部门的区别

秘书部门作为各级党政机关，企事业单

位的内设机构，其地位和功能与职能部门有

所不同。4

秘书部门地位和功能与职能部门的不同点，如表

1-2所示。

1-2秘书部门与职能部门的区别

部门名称工作范围职能工作性质地位

无法全局范围内承上启

秘书部门分解到具提供辅助服务、全局性下，联系左

体业务部人事沟通、综合右，沟通各

门的工作协调方的枢纽

分工专管.工

某一也

项业务■*

职能部门项具体职

氏;11]

能部门的4[¥吊走…

业务工作L__♦/

孔构的设置原则

置，必须适应各级各类组织体

制改革的需要，因此必须满足以下原则（见图）。

..I'二1-2

秘书部门在职责、权力和范围

分级分类上都应与其辅助和服务的对象相统

管理原则一，这样才能够更有效地完成所属

组织机构的各种任务

通过对人员组织内部层次的精

精简、合理、简和对部门实事求是的合理设置，

高效的原则保证组织能够高效的运作

注意秘书部门的整体性，通过

整体效益科学的组织架构，有效地将秘书的

原则个体功能转化为整体功能，从而保片*

证整体的高效运转，为领导和领导

机关提供有力的辅助和服务

秘书机构的设置原贝♦

£的秘书部门

行政机关主要指党政机关、部分事业单

位、企业以及以采取行政管理方式的职能机

构。

MW«

•w

行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之

下，下图为各级政府机构设置（见图1-3）。

全国人大常委

地方政府

t

县（区）政府.否

-W

?行

乡（街道）政府&阐

耳

¥】

村镇（居委会）政府

机构__________中

各级政府机构设

在我国,行政机关的秘书部门的级别就是

机关直属下;O省部级以上行政机关的秘书部

门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地

级）

一般称“办公室”。秘书

，秘书长：是职务名称，是一级官位，不是职业名

称，不表示为“秘书的领导”或“高一级的秘书o姓

名:

科菲•安南1938年4月8日生于加纳，1962年进入联合国

工作，先后在联合国非洲经济委员会、联合国总部、

联合国日内瓦办事处、联合国难民署和世界卫生组织

等部门工整1996年12月17日,51届联

为联合国第七任秘书长。2001

第56届联大批准连任L任E2006年4-：

12月31日。

业的秘书部门

公司企业中的秘书部门是公司企业内部的

行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置

的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。

y*

由于公司、企业不同，秘芍的设:

多样，大体有四种形式，如表1-3所示。

表1-3公司企业的秘书部门的种类

部门种类所在企业类型职能

国有大中型全面掌管单位内

办X

幺字合*<sAs企业、国有公司部的行政管理事务，

集0g

性的寂书等带有行政机关负责对外宣传、联络、

室

部门管理特色的公司、开展公共关系事务，

工矿企业和商业甚至涉及辅助业务领

企业

经理

职能办公室或公司企

性的秘书厂长办公为行政办公临时性的工作任务，

部门协调各个职能部门之

间的关系

续表

部门种类谓所在企业类型职能

专业性文秘人员规模负责单位文书信函

的秘书部门室或值班比较小的公司的撰写制发，管理文

企业中件档案，接打电话、

接待来客以及单位领

雨导临时交办的各种工

由一两公司企业

名秘书承担规模小，不i号接听、3

的秘书办公秘书部门的目

室彳立

业集团中的秘书部门

旗

股份制是董事会领导下的经理负责制,

是独立的经营实体，要求企业产权明晰、权责

而

何1

明确、政企分开、管理科

*

“必，W百

7修3F

:秘书机构

临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工

OF

作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决

I犷1

临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等

口的内部工作系统

我国对秘书部门的称谓目前还没有统一的

规定。最普遍的是称“办公室”，级别高一些

的

称“办公厅”。在党政机关

Nr«p

下

士有“秘书局”、“秘书处”、入娜济科”等

关中秘书部门的内

工作系统

,秘书部I"］所负责的工作内谷

也各有侧重，因此工作系统也不同。大体包括几下几

■业中秘书部门的内

工作系统

r秘书部门内部的工作系统

很少有明确的界定，办公室人员设置一般规模

也不大。秘书在工作中各有侧重并相互配合,

而且许多工作是协助并配合其他职能部门进行

的，既体现了秘书综合服

•.领导推进管理。

它的工作系统主要包括以下三种

（见图1-5）。

［办公事务［

公司企业中秘

书部门的内部［行政事务］

工作系统

I”—eI。

图1-5公卷SBk中秘书部门的内部二

f办公事务：指文件信函撰制、会议事务、文

电处理、信息加工处理、来客接待及安排对客户

的约见、迎送、电话接待工作。

f行政事务：指承上启下、辅助领导、协调公

司企业内各职能部门之间关系，协助有关部门开

展公关工作;

一一

律:指协助有关职育E部门依法申报、

依法纳税、依法上报财务报及依法接待并协

助有关审核和譬等事务，&括协助公司法律

林问或律师处理看关事务。

1的地位和职能

位

有人说，只要开9个公司，至少有三个人：一个经

理、一个会计、一个秘书兼出纳。这多少说出了秘书

部门的地位和职能。承上启下联系左右沟通各方上情

下达下情上呈决策层，执行层与管理层之间的枢纽吸

收外界信息以及解释企业信息的门户本企业上下级之

间沟通本单俸与上、下级单位、

其他社会组纨之间的沟通秘书,日

各种情况、资料、函件、信息y故地，是预导工作

指挥、联系的刑”是协山系、沟逼左右联系的桥

员"o

这段话可以说是对秘书部门地位的形象概括

地位可从以下三方面考虑（见图1-6）。

上情下达］承上启下）上情下达

决策层，执行层吸收外界信息以

与管理层之间的联系左右）及解释企业信息

的门户

本单位与上、下级

本企业上下级之间单位、本系统同级

沟通单位以及其他社会

组织之间的沟通

秘书部门的地位

部门的职能

<1

秘书部门被称为综合办事部门，作为组

织内部惟一的综合性部门，与各个职能部门

,-

相比较,书部门的职能口结为以下U

Ar44

G辅助管理

秘书工作的本质是通过“办文”、“办

4N，，、

“办事”贯彻领导意图，推进领导中枢的决

策何

收管理进程。卷工作是^^^^工作时

、，是以辅助领导实现管理目标而刑贰来体现

因此，辅助管理的职能主要有两方面体现

（见图1-7）。

「管理的职能）

I

辅助管理的职能

主要有两方面体现3・

——辅助性职能1

❷秘书部门在辅助管理的同时，还具备综合

服务的职能，秘书部门综合服务的职能主要体

现在以下两个方面（见图1-8）。

秘书部门与其他职能部门的关系

辅助管理的职能・^

主要有两方面体现

秘书部门所承担的机关日常行政事务

〃秘书部门与其他职能部门的关系：职能部门的工

作责任、工作任务是比较集中、明确的，而秘书部门

的工作任务则具有内容杂、变化大、弹性强等特点。

职能部门主抓的工作，秘书部门要协助配合；职能部

门分不清主抓的工作，秘书部门要协调沟通；职能部

门不能主抓的工作，秘书部门要作出安排自己承担。

,秘书部门所承担的机关日常行政事务：秘书部门

处理日常行政事务特别是在处理常事务过程中「每

送信函、5壁晨开乳

天“办文”、“办会”、“办

报刊、文件，至吓班前检查门备、电源’、落实值班，

大大小小、林林总总。•

门领导的工作职能

要指秘书工作的直接管理

图1-9秘书

■检查督办：办公室主任负责秘书部门的全面工

作，负责组织部门全体人员各司其职，分工协作，完

成各项任务；要按照工作进度，检查各项任务的完成

情况；要辅助决策，并检查与督促有关部门对上级决

策的执行情况，检查督促信息反馈工作。

小调关系：办公室主任负责联系、保持和协调组

织内外的各种关系;负责协调各职能部门与领导的关

系；有意识地引导和促伸成成组组织姐内，和谐健康的工作氛

围，建立和保持组织与社会的■P关系；随时把握目

织内外环境的变化及发展趋势，》等其提供给领导I

f制定制度：办公室主任必须以科学化管理方式,

顺利地开展工作。办公室的制度建设包括五个方面：

议事制度，办事制度，协调制度，约束制度，保证制

Zs乙。

f人员管理：办公室主任在人员管理上要做到两方

面，一是知人善任，二是建立严格的岗位责任体系，

根据不同工作内容，划分岗位职责，确定目标管理办

法，并要求工作人员按照‘目标俨批责，规范

的实际工作卜果进

自己的行为°同时还要对工作

.行考核评价，以确保组织的各项工彳,能得到较好地

完成。.

第三节秘书工作

◎本节点睛

一、秘书工作概述

二、秘书工作的宗旨

三、秘书工作的特点

U!1、秘书工作的作用

五、“第二专业”对秘书工

作

___________

秘书只有在办文、办事、办会的工作中

才能实现其作用,体现其价值，真正做到为

雨

何

领导服务。，*彳

i;右4

&aU

»a&

中A

作概述

秘书工作是以为领导者的工作运转和决策

服务为宗旨，在办文、办会、办事方面从事参

谋性、助理性的工作。秘书工作最凝练的概括

是“办文”、“办会"、'

以“办文”、“办会”、“办事”为线索,

可以，

使律，门加七认土见

围绕文书、文件、文字材料开展

图的工作，包括文字工作，文书处理和

档案工作，围绕文书文件需要秘书部

秘-7办文门承办的事务

书

围绕领导和组织所举行举办的会

工A”办会

议、会谈、会晤以及相关活动展开的

作工作

以办公室日常工作为主的事务办

理。包括信息工作、技术工作和日常

行政事务工作

1-10秘书工作

作的宗旨

7员务”的指导思想

在年月召开I的全国秘书长、办公厅主任座谈

19851

会上，中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指

导思想是围绕党的总目标、总任务，做好‘三服务'，

即

为中央服务中央各部门和各省2自治区、直辖市服

要的碑

务，为人、民服务。其中直接前为党1中央领

导、工作服务。”但随着现代彳:器共管理的发展

“三服务”的指导思想难以涵盖一切秘书工作，于是秘

书^二

工作的宗旨

i是使领导的决策和管理顺畅地

贯彻实施。要使领导的决策和管理顺畅地贯彻实施,

AZ1-<

不仅要对上当好参谋助手，做好辅助性服务性工作,

更要为下级职能部门的贯彻实施过程提供辅助性服务

性工作，还要处理好各方面的关系，为贯彻实施过程

的顺畅营造适宜的工作环境。因哆，秘书要做好保证

1螳个组曲萦统不断地良性运车昨以使领

导的决策和管理在尽可能长的2在以组织为

顺利前贯情推行。

心的尽可能广的环境中,

作的特点

L就是秘书作为一门职

业，与其他职业在工作本质上的明显不同,

包括以下三点（见图1-11）。

■.

■机要性：顾名思义是指工作的机密性和重

要性。秘书部门是最贴近领导中枢的部分，秘

书工作就是辅助领导、上司进行管理决策和公

务活动,以在秘书工作中，有相当的内容属

领导、上司的工作范围，因为工作需要，秘书

必须了解和掌握这些工作内

时候，代替领导、上司临用

务活动，这是秘书工作的机

f辅助性：秘书工作的辅助性具体表现在：

一是所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展

开，二是现代秘书人员能参加领导班子的各种

会议或共同研究问题，甚至有机会提出解决问

题的方案，但秘书参加会议的主要责任是办理

会议事务总要慎用发言权，无表决权，更无决

定权；三是现代秘书人员司■里任何问题时，

只能根据领导的意图和指部申办理，不能超

越职权范围自作主张，自存其是J

・3

■综合性：秘书的工作是为领导工作服务，

一▼gA%

因此秘书工作的内容和活动方式必然涉及领导

工作的各个方面，具有鲜明的综合性。秘书工

作的综合性具体表现在全面性、多样性和系统

性三个方面。

作的作用

E动内容越来越复杂，节

奏越来越快，秘书工作形

象

在组织机构中的作用也作

作用

用

就越来越突出。秘书工

作的作用主要有（见图

M2）o

1-12

■协调作用：秘书工作的首要作用就是贯通上下、

平衡关系、沟通情况、联络感情、使各方面的工作协

调起来，使内部发挥各个部门的积极性，外部形成有

利于组织发展的良好环境。包括主动性和被动性两个

方面O

用：.秘