2024年秘书管理制度(15篇)

2024年秘书管理制度(15篇)

目录

房地产集团公司专职秘书管理工作规定

房地产集团有限公司专职秘书管理工作规定

为保证*城房地产集团有限公司(以下简称公司)董事会和行政管理工作的正常运转,提高工作效率,特制定本规定。

第一条工作职责和内容

(一)专职秘书(以下简称秘书)的工作职责,主要是对公司董事会成员、经营班子主要领导的工作进行计划、准备和服务的事务性管理工作。

(二)管理工作内容主要包括:接待、传达、文书、领导日程安排、文件整理、内务整理、会议、代行、联络等事务的管理和督办等。

第二条接待事务

(一)秘书负责领导会晤宾客、来访者的预约、安排和接待工作,并制订《领导每周工作日程安排表》,提前呈递领导备忘。领导会晤前,应做好相关资料和文件的准备工作,及时提醒领导会晤、接待的人员、时间、地点等事宜。

(二)对未经预约要求会见领导的来访者,在问清对方姓名和要求后,应先请对方稍候,请示领导后,再引导其进入会客室或办公室对不宜会见的来访者,则应婉言谢绝,或记录来访意图,以备日后答复。

(三)对于在领导办公室以外进行的会晤,秘书应及时将会晤的时间、地点预先告知综合管理部,以便预订会场及确定会务工作人员。

(四)秘书应了解领导会晤的议题、人数、级别及是否用餐等情况,并事先通知与会者若需安排用餐的,须直接安排或通知综合管理部预订餐厅并安排菜单。

(五)秘书应会同综合管理部会务人员,落实领导会晤场地的水、电、桌椅、扩音设备、演示板、纸笔以及水果、鲜花、欢迎牌、摄影、会间服务等事宜。

(六)对来访者,秘书要彬彬有礼,主动递送茶水。若需来访者等候时,应递上报纸、画报等。

第三条传达事务

(一)秘书负责及时拆封致领导的外来公文、信函、传真等,在《收件登记表》上登记后及时呈递领导审阅。需审批的,则附《收文处理单》;需回复的,秘书应及时提醒、催办。

(二)秘书应及时接转领导的来电,若领导外出或正忙,须将来电在《来电登记表》上登记后及时呈报。

(三)秘书应根据领导的指示或批复,进行来电、来函的回复或联系,并负责业务传真、信函等的拟稿、打印、核对工作,呈领导审阅后及时发送,并在《发送登记表》上进行登记。

(四)每年12月20日之前,秘书应根据领导圈定的名单,负责以领导名义寄发礼节性贺卡及信函,并将名单留存备查。

第四条文书管理

(一)秘书负责领导对经营管理部门的决定、指示及重要会议决议事项的落实、督办、协调及反馈工作。

(二)秘书负责领导授意的工作报告、会议发言、指示、决定等文件的起草工作,并做好文件的编号、打印、发放、归档等文书工作。

(三)秘书应定期收集公司及所属分、子公司经营管理方面的重要情报,主动以书面形式及时向领导反映、汇报。

(四)领导外出需携带的文件资料,秘书应负责准备齐全,如不清楚应及时请示;所需准备的文件资料较多时,应事先设计《文件明细表》。

第五条领导日程安排

(一)秘书负责领导出席会议、出差、参加宴会、拜访客人等日程的预定和落实。各项工作应安排细致、周到,并及时了解和掌握工作进展的全过程。

(二)秘书负责领导工作日程的设计及安排,并对领导出席的重要会见、会议中的讲话进行记录整理。

第六条文件整理

(一)秘书应根据文件的轻重缓急对文件进行分类,并将分类整理后的文件资料按急件和一般件分别置放;急件应置于急件夹中。

(二)急件须在24小时内提醒领导审阅;其他文件、资料根据文件性质、类别待领导审阅后,按审阅意见办理。

(三)秘书负责将所有文件、资料于次月5日前进行整理、归类;特殊文件、资料,根据领导指示另行处理。

(四)次年3月31日前,秘书应对所有文件、资料进行整理、归档。特殊文件、资料根据领导指示另行处理。

第七条内务整理

(一)秘书负责每日收拾、整理领导的办公桌、书架及工作所需的文件资料、台历、名片等各类文具用品和备用品,保证办公场所整洁及办公设施设备的运行正常。

(二)秘书负责每日督促并协助清洁工清扫领导办公室、接待室、会议室、门窗、桌椅、柜橱、茶杯、烟缸、地毯及其它办公设施设备等。

(三)秘书应随时保持领导办公室的整洁、有序,保持室内温、湿度适宜,空气新鲜,保持充足的茶、水、食品等的供给,及时浇灌或更换室内植物。

(四)秘书应在办公室放置领导日常使用的物品及备用品,设计领导日常用品及备用品的明细表,记录品种、使用时间、数量等,做到心中有数。

(五)做好领导办公室的报刊、杂志的订阅、接收及上下架工作,保证报架的报纸不多于10天不少于5天;杂志存留2期;过期报刊杂志及时下架交综合管理部处理。

(六)秘书负责领导的帐粟保存、费用报销等事宜。负责领导外来名片的整理、归类和输录等工作。

第八条会议事务

(一)秘书对领导召集或出席的各类会议,应事先制订会议日程,填写《领导每周工作日程安排表》。并拟写领导讲话稿,准备各种相关的文件资料。

(二)秘书应将领导召集或出席会议的时间、地点预先告知综合管理部进行安排,了解并落实会议场地的水、电、桌、椅、扩音、投影设备、演示板、纸笔等布置情况,以及是否需备水果、鲜花、提示牌和摄影、会议记录等。

(三)秘书应了解领导召集或出席会议的主题、人数、级别及是否用餐、住宿等情况,并预先通知综合管理部及与会者。若需安排用餐,需预先了解用餐标准并预订餐桌,排定菜单;需安排住宿的,须预先了解住宿标准并预定酒店。

(四)对领导召集的会议,秘书应做好会议记录,并请与会人员会签或请领导审签,需要发文的,按有关规定办理。

(五)对领导应邀参加的各类会议,秘书应及时提醒领导准时参加,并准备好相关资料。

第九条代行事务

(一)秘书可受领导委托,代表领导对员工或相关业务单位人员的婚、产、病、困等进行贺、探、慰、助;出席婚、丧仪式,前往祝贺或吊唁。

(二)秘书应及时了解和掌握员工的婚宴、生育、生病住院、生活困难等基本情况,并请示领导。根据领导指示,办理员工结婚贺礼或产后、病中探慰及生活困难的援助等事宜。

(三)秘书负责如实传达领导的指令或意见,做到准确和快速,并填写《命令管理表》。事后视情况,将对方的答复及时向领导汇报。

(四)秘书应及时传递领导交办的文

件、书信与物品,并填写《命令管理表》。

(五)秘书可受领导之命,对有关事项进行调查,并将调查情况汇总后向领导汇报。

(六)秘书负责领导出差时的交通、食宿安排。

第十条联络事务

(一)秘书应掌握领导与外界、家庭、公司内部的通讯地址和联络方式,确保信息渠道的畅通。

(二)秘书应掌握领导的行踪,确定与领导保持联系的方式,并能根据事态的轻重缓急采取合适的方式进行联络。

第十一条工作纪律.

(一)秘书在日常工作管理中,应自觉遵守公司的规章制度,严守工作纪律,做到:不该问的不问,不该说的不说。

(二)秘书对有关领导的机密文件、资料应及时做好保密防范工作,严防泄密。拟写文稿应确定密级;打字、复印不得委托他人代理;携带外出的文件、资料应包装密封。

第十二条附则

(一)本规定适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。

(二)本规定由综合管理部负责解释和修订。

z公路管理局党委办公室副主任（兼党委秘书）岗位职责

公路管理局党委办公室副主任(兼党委秘书)岗位职责

一、贯彻落实局党委政各项决策部署,协助主任做好组织、党建等方面工作的组织实施和考核总结。

二、配合主任抓好基层班子考核及科级干部教育、管理、选拔、培养等组织工作。

三、配合主任抓好组织机构建立健全、党员教育管理和培养发展、开展各类党性实践活动等党建工作,并指导基层单位按要求开展党建工作。

四、负责拟写局党委工作计划、工作总结、领导讲话等各类综合性文件材料,并负责党委印章管理。

五、协助主任做好局党委各类会议、活动的筹备以及组织协调工作,并负责做好相关秘书事务工作。

六、协助主任做好与局机关各部门、科室及基层各单位的沟通协调,以及办公室来人来访接待及来电、来函的办理回复工作。

七、做好领导交办的其他工作。

z公路管理局办公室秘书岗位职责

公路管理局办公室秘书岗位职责

一、负责各类行政公文的收发、登记、签呈、传递、催办等工作。

二、严格按照公文处理有关规定,督促和协助打字员、档案员、通讯员做好各类文件的校改、打印、发送、立卷、归档等工作。

三、严格管理局印章、组织机构代码、法人代表证和有关重要资质证书等证件,并按规定使用。

四、草拟各类公文、便函、领导讲话和会议材料,把好文件材料质量关。

五、做好局网站信息的更新、oa综合办公系统的管理、办公自动化、信息化的建设管理等工作。

六、完成领导和办公室主任交办的其他工作。

管理层执行秘书(ceo,coo秘书)工作职责

1.整理会议记录。

2.根据会议记录和安排提醒大家进行工作进展检

综合管理部综合秘书岗位职责内容

1.起草公司综合性文件及草拟领导交办的其他文件,审核上报文件。

2.组织安排公司总部文件材料的收发、归档、传阅。

3.负责公司会议的协调、筹备、日程安排以及会议材料的收集、整理。

4.负责公司印章的使用和管理。

5.协助本部门负责人,安排公司的日常接待、对外联络事务。

6.各类公司会议的会议记录、纪要整理与存档。

7.完成部门领导交办的其他事务。

科研管理(学术秘书)岗位职责内容

1.协助领导起草编制科研规划、科研工作总结、规章制度及相关文件。

2.负责各类课题的申报和组织工作。

3.承担各类学术活动的组织工作,安排本单位的学术活动,整理编写学术动态。

4.负责科研成果的评奖和奖励工作。

5.承担研究生教育管理工作,负责培养方案、课程安排、论文答辩等工作。

6.负责外事接待安排、_外学者来访、因公出境项目报批手续及护照管理。

7.承担专业技术职务评审和聘任的组织工作。

8.负责科研成果统计和各种学术活动归档工作。

9.负责本单位的网页和更新工作。

秘书室文明用语服务管理制度

一、文明用语

(一)您好!请您这里坐。

(二)您好,请坐,请喝水。

(三)对不起,让您久等了。

(四)您走好。

(五)请问您有什么事

(六)请您慢慢说!

(七)对不起,领导不在,需要帮忙吗

(八)请留下您的电话,办完后我给您回话。

(九)您的问题我需要请示领导,请稍候。

(十)您要找的同志出去了,需要我转告吗如果方便

的话,可否由我代办

(十一)如果您对我的答复不满意,请到“秘书工作”咨询。

(十二)这件事由“秘书工作”办理,请您到“秘书工作”问询一下。

(十三)欢迎随时联系,我的电话是“秘书工作”。

接电话时:

(十四)您好。

(十五)您好,请问您找哪位

(十六)他(她)在,请您稍等。

(十七)对不起,他(她)出去了,需要留话吗

打电话时:

(十八)您好,我是“秘书工作”,麻烦您请“秘书工作”接电话。

(十九)请您转告他回话给我,我的电话是“秘书工作”××。

(二十)谢谢,再见。

二、服务忌语

(一)今天我有事,不办公。

(二)怎么才来,早干什么去了。

(三)我说不能办就不能办。

(四)什么时候办没准儿,你常来问问。

(五)急什么,还没有上班呢。

(六)都几点了才来,明天再来吧。

(七)马上下班了。

(八)不知道。

(九)不归我管。

(十)不是告诉你了吗怎么还不清楚。

(十一)文件有规定,自己查去。

(十二)我要出门,没空给你多说。

(十三)我说不行就不行。

(十四)有意见,找领导去。

(十五)政策就这么定的,有意见告去。

(十六)我正忙着,没空叫他。

(十七)连个通知都记不清楚,叫个明白的来。

(十八)等一等,没看见正忙着嘛!

(十九)连这么简单的事都办不好。

(二十)让你怎么办就怎么办,少

综合秘书管理岗位职责要求

1.按照有关规定负责学校印章的保管、使用及开具各种证明、介绍信;

2.负责对外联系,会同有关部门做好上级领导机关及有关单位领导来校、来访的迎送、接待和陪同等工作;

3.负责多部门共同办理事项的协调工作;

4.负责做好全校重大活动、重要会议的会务及协调工作;

5.负责协调校外友邻单位和校内有关部门共同承担的综合性工作;

6.负责校领导用车的调度和出差前后的事务工作;

7.负责行政信访的接待登记、转办、催办和函复工作;

8.负责校领导及办公室内部办公用品的采购、管理和发放工作;

9.协助起草学校综合性的党政工作计划、总结、请示、报告等文稿,承担学校党政领导讲话稿的起草和其他文字工作;

10.做好院领导的各项服务工作;

11.完成领导交办的其他工作。

部门助理秘书质量管理员岗位说明书

部门助理(秘书、质量管理员)岗位说明书

岗位名称:部门助理(秘书/质量管理员)

所属部门:产品开发部

直接上级:开发部经理

直接管辖范围:无

工作目的:协助经理/副经理对本部门日常运做进行管理;本部门实施项目的文档管理、协助部门经理保障部门质量体系的有效运做。

具体工作职责

本部门相关文档的收集、汇编、管理;

与本部门相关的质量管理工作;

协助进行产品技术保密;

每天填写日志,重要信息及时上报,周末交日志、周总结、下周计划;

完成领导临时交办的工作。

关键决策与责任:

资格要求:学历要求:本科及以上

专业知识要求:通信、计算机、相关专业

技术资格要求:

专业背景要求:有较好的文字表述能力、有一定的协调、沟通能力。

年龄/性别要求:不限。

个性要求:不限。

工程部秘书兼仓库管理职位描述岗位要求

工程部秘书兼仓库管理职位描述、岗位要求

岗位职责

1、处理来函文件、登记、归档、统计资料、打印、复印函件资料。

2、编制每月办公用品,做好领用发放工作。

3、办理月票、工作餐卡、药费报销及其它日用品的发放工作。

4、协助编制部门工资、资金写入表格。协助做好工程部月材料、资金消耗表,水电、油、气月度能耗表。

5、保证工程部办公室的清洁卫生和接传电话。

6、负责登记员工考勤表。

7、协助工程部对所有图纸、技术资料、图书进行分类、编号、建卡、存档、建帐和保持资料的完整性。

岗位要求

1、大专及以上文化程度,具有良好的英文听说读写能力,有工程文职工作经验者优先考虑。

2、书写工整、流利、受过秘书工作培训。

3、责任心强,工作细致、稳重、踏实、耐心、热情、忠于职守、严守机密。

总经理秘书:职业健康安全环境管理责任制

1.1.1负责对国家安全政策和法规的研究工作,并经常深入基层了解安全工作开展情况,并定期、不定期的向总经理提供信息;

1.1.2负责总经理办公会的组织、会议准备、会议记录及记录整理归档等工作;

1.1.3协助总经理拟写公司级规章制度、安全文件等资料,并确保时间和质量;

1.1.4负责总经理签发的有关文稿的修订、编写、校核和印发工作;

1.1.5完成总经理交办的各项工作任务;

1.2生产副总经理安全职责

1.2.1认真贯彻执行国家及上级颁发的安全生产、环境保护政策、法令法规和规章制度,协助总经理处理安全生产、环境管理的相关工作;

1.2.2组织制定、修订和审批生产安全、设备安全管理规章制度、技术规程,并组织实施;

1.2.3坚持贯彻“五同时”的原则,监督检查安全、设备主管部门安全职责履行和各项安全、设备安全管理规章制度执行情况,及时纠正失职和违章行为;

1.2.4定期召开安全、设备系统的安全生产工作会议,分析机动、设备安全生产动态,及时解决存在的问题;

1.2.5组织开展职业健康安全、环境管理大检查,督促设备大修的安全管理,及时安排对查出隐患的整改工作;

1.2.6组织安全生产竞赛活动,总结先进经验,奖励职业健康安全、环境工作中的先进部门和个人;

1.2.7组织安全生产,环境保护的宣传、教育、培训工作,定期安排特种作业人员参加上级组织的培训、审证工作,做到特种作业人员100%持证上岗;

学校院秘书处管理制度

一、部门性质

秘书处是院团委的“窗口“和“门户”,是院团委汇集信息的中心,是联系各方面的桥梁和纽带,负责召集院团委全体成员会议并做好会议纪录;协调和监督各部门开展工作,落实例会决定。负责院团委内部成员考核,协助院团委各部办好活动。通过各项活动激发团员青年关心同学的积极性,鼓励团员青年奉献爱心,建立爱心基金,并妥善利用基金。指导院团委组织发挥自身作用,自我管理、自我服务的工作,开展各类学生建设、志愿服务的活动。帮助院团委副书记进行各部的谋划以及决策,协助院团委老师完成各项工作。

二、日常工作

1、院团委秘书处负责社团全体成员的档案管理。每学期秘书处应及时整理社团成员档案,为新加入的成员建档。在社团的各项工作中应合作好人员的分配调用工作。

2、院团委秘书处负责社团各项活动及各部门例会的考勤签到工作,还负责抽查各部门的例会情况,如发现无故不参加例会者,秘书处将记录备案,缺席三次者,将通报其部长撤消其职务。

3、院团委秘书处负责爱心基金的管理以及使用。

4、院团委秘书处负责部长级会议的签到及会议记录工作。

5、在秘书处的日常工作中,应坚持民主集中制原则,逐级汇报,逐级审核;上级对下级负责;无极特殊情况不得越级反映情况。

三、成员守则

1、院团委秘书处成员要严于律己,遵守院团委成员的管理制度,互助共勉,树立秘书处良好的形象和声誉。

2、院团委秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处的名义有越权行为,一经发现,视情节轻重,分别处以批评,警告、直至辞退。

3、院团委秘书处成员在执行任务中,出现错误应追究该组负责人及当事人的责任。

4、院团委秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作,可以向秘书长或副秘书长提出辞职,并上交辞职报告,老师、秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后,当工作移交完整后方可离开秘书处。

5、秘书长有布置任何任务和下达任何命令,秘书处的成员要互相转告,使消息让整个部门的人都知道,这样才能做到互帮互助,使任务完成的更好。

6、院团委秘书处成员确保相关信息材料的保密性及准确性。

四、纳新制度

1、有强烈的集体意识,较强的统筹意识和全局观念,熟知院团委的整体运转及院团委各部门的职能和联系

2、有强烈的责任心和工作热忱,具有不断完善自我的意识,工作细致严谨,并有一定创新思维,能在发现问题的基础上寻求解决办法;

3、有一定的社会政治洞察力,做好院团委的思想文化建设;

4、有一定的组织、策划能力,财务管理能力,文件整理和书写能力;

5、综合能力较高者优先录取。

五、例会制度

例会是秘书处商讨工作、加强交流的重要形式,每位秘书处成员必须按时参加例会,对于三次不到者,视为自动退出。

六、奖惩制度

1.对于本部门表现优秀成员,给予口头或书面形式的表扬并作好记录。

2.对屡次无辜缺席,并未能讲明原因者,公开提出批评。

3.其他方面按照院团委成员考核制度严格执行。

秘书室卫生管理规定范例

第一条为加强秘书室卫生管理,创造良好的工作环境,促进机关精神文明建设,制定本规定。

第二条秘书室卫生管理工作由室主任负总责,各工作人员划分相应的卫生责任区。

第三条卫生守则

(一)不随地吐痰,不乱扔垃圾,不乱堆放杂物和私人物品。

(二)不向下水道、便池、洗刷池内倾倒垃圾,不在办公楼内焚烧废旧物品。

(三)不在办公室等公共场所吸烟。

(四)着装整洁,保持个人卫生。

第四条公共卫生标准

(一)办公室:办公设施、报刊、书籍、物品、办公自动化设备摆放整齐有序,墙壁、房顶、门窗、灯具洁净,地面无杂物。

(二)门厅、走廊:墙壁、房顶、门窗、灯具洁净,楼梯无灰尘,地面无污物。

(三)卫生责任区窗明几净,干净整洁,无垃圾。

第五条个人卫生标准

(一)发型要保持整洁,经常梳理,不得染彩发或留怪异发型。男同志不得留长发、大鬓角、卷发、剃光头。

(二)面部(包括口腔、鼻腔)要保持清洁。

(三)不在他人面前挖鼻孔,擤鼻涕。

(四)手指甲要及时修剪整齐,不得涂抹彩色指甲油,不得留长指甲。

(五)着装整洁、统一。穿装衣服不得带有灰尘、汗迹和油渍。上班时不得穿着休闲装等其它不符合要求的服装。

第六条清扫时间

(一)工作日上午上班前20分钟清扫办公楼卫生。

(二)周五固定卫生清扫时间或节假日前,根据机关后勤服务中心统一组织,全面清扫办公楼和环境卫生。

学生会秘书处管理制度

秘书处作为保证学生会内部沟通组织的部门,且担任着学生会与各个班级之间信息传递的特殊功能。所以保证秘书处工作的通畅性,时效性,和可靠性是十分重要的。为了实现以上各项特点的完整。特此设置学生会秘书处工作规章制度,用以更好的完成本部门工作。也请借此制度,使外界有监督,指导本部的依据。

一:例会项目

1:如无放假或特殊情况,秘书处应每周组织学生会和各班班长展开例会。且秘书处具有确定会议地点,通知参会人员会议时间地点的义务。且不得私自更改会议时间地点。

2:举行会议期间,秘书处应有组织会场纪律,点名等责任。

3:如有突发情况需要临时通知紧急会议的,应由秘书处通知参会人员且安排会议大项。

二:班级评比

1:秘书处应在每周一,中午之前计算出财经系各个班级的班级量化考核评比。应发布到财经系官方博客上并予以备份。除特殊情况外迟发文件属于秘书处违规。