文秘档案管理规章制度范文

第页共页文秘档案管理规章制度范文第一章总则第一条为加强文秘工作的规范化管理，提高档案管理的效率和质量，特制定本规章制度。第二条本规章制度适用于本单位所有的文秘工作人员和档案管理员。第三条本规章制度的宗旨是：统一管理、规范操作、激励创新、保障安全。第四条本规章制度的基本原则是：科学规划、便利使用、依法保护、综合管理。第五条文秘档案是指文秘工作过程中所产生的各类文件、卷宗、电子文档以及其他相关资料。第六条档案管理员是指负责文秘档案管理工作的相关人员。第七条档案管理部门是指负责本单位文秘档案管理工作的部门。第八条档案管理系统是指用于管理文秘档案的信息系统。第九条本规章制度的具体实施办法由档案管理部门负责制定和修订，并向全体文秘工作人员和档案管理员进行宣传和培训。第二章文秘档案的分级管理第一条文秘档案的分级管理是根据国家有关文件和本单位的规定对档案进行分类、分级，并制定相应的管理和保密措施。第二条文秘档案分为绝密、机密、秘密、内部和一般五个级别。其中，绝密级档案为最高级档案，一般档案为最低级档案。第三条对于不同级别的文秘档案，应按照相应的安全标准进行密封、存放和使用。第四条档案管理员在对档案进行管理时，应根据文秘档案的级别制定相应的管理规定，并向文秘工作人员和档案管理员进行培训。第五条文秘档案的分级管理不得随意更改，必须经过相关部门的批准和备案。第三章文秘档案的登记与归档第一条文秘档案的登记是指将新产生的文秘档案的相关信息录入到档案管理系统中，并进行编号和标记。第二条文秘档案的登记信息包括：档案名称、档案编号、登记时间、产生单位、责任人、档案级别等。第三条登记时，档案管理员应根据档案的级别和重要性进行分类，并进行相应的备注和归档处理。第四条归档是指将已经完成的文秘档案按照一定的顺序、方法和标准进行存储和保管。第五条归档时，档案管理员应将档案进行分类整理、编号标注，并制定相应的归档规定和流程。第四章文秘档案的保管与借阅第一条文秘档案的保管是指对已经归档的文秘档案进行妥善的保存和管理，以保证其完整性和安全性。第二条文秘档案的保管应符合国家有关文件和规定的要求，采取相应的措施保证档案的完好和可用。第三条文秘档案的保管应严格按照档案的级别进行分类、密封和存放，并定期检查和维护档案的状况。第四条文秘档案的借阅是指使用单位或个人在遵守相关规定和程序的情况下，向档案管理部门申请查阅或复制档案。第五条借阅档案时，借阅人应填写借阅申请表，并在规定的时间内归还档案，并不得对档案进行非法使用和抄录。第六条文秘档案的外借必须经过档案管理员和相关部门的批准，外借期限不得超过三个工作日，并必须按时归还。第五章文秘档案的销毁与归档转移第一条文秘档案的销毁是指按照规定的程序和方法将已经达到保管期限的档案进行销毁处理。第二条销毁档案时，档案管理员应严格按照相关规定和程序进行，确保档案的销毁过程和结果的安全和可靠。第三条文秘档案的归档转移是指将已经完成的档案根据一定的标准进行整理、存储和归档转移的工作。第四条归档转移时，档案管理员应根据档案的级别和重要性，制定相应的转移方案，并确保档案的安全和完整。第六章文秘档案的保密与安全第一条文秘档案的保密是指对档案的内容、形式、存储和传输过程进行保密的工作。第二条文秘档案的保密工作应符合国家有关文件和规定的要求，采取相应的保密措施，防止泄密和非法利用。第三条文秘档案的安全工作是指对档案的存储环境、设施和设备进行安全管理和维护的工作。第四条文秘档案的安全工作应采取相应的措施，确保档案的安全和完整，防止火灾、盗窃和损毁等事故的发生。第七章文秘档案的电子化管理第一条文秘档案的电子化管理是指将纸质档案转换为电子档案，并通过信息系统进行管理和应用的工作。第二条文秘档案的电子化管理应遵循信息化发展的要求，采取相应的技术和措施保证电子档案的安全和可用。第三条文秘档案的电子化管理应建立完善的信息系统，包括档案管理系统、备份系统和安全系统。第四条文秘档案的电子化管理应对相关人员进行培训和操作指引，确保电子档案的正确使用和存储。第八章文秘档案的考核与奖惩第一条文秘档案的考核是指对文秘工作人员和档案管理员的档案管理工作进行评估和检查的工作。第二条文秘档案的考核应严格按照制度和程序进行，采取多种形式和方法进行综合评定。第三条文秘档案的考核结果将作为评优和奖惩的依据，并应及时通知相关人员和单位。第四条对于档案管理工作出现严重失职、疏忽和违规行为的人员，将依法予以严肃处理和追责。第九章附则第一条本规章制度由档案管理