把握时代脉搏,促进档案事业发展-广西档案信息化发展之路

把握时代脉搏，促进档案事业发展——广西档案信息化发展之路（一）二十世纪末，信息化浪潮席卷全球，引发了世界的深刻变革，成为社会生产力发展和人类文明进步的新动力。在这种新形势下，开展档案信息化建设工作，是新时期档案事业发展的重要战略选择。2000年，在全国档案工作会议上，时任中共中央办公厅主任的王刚同志向我国档案部门提出了大力加强档案信息化建设的任务。他指出：“我们要深刻认识信息化对于发展档案事业的重要意义，采取切实有效的措施，使档案信息化建设在‘十五’期间有一个突破，取得实质性进展”。广西壮族自治区档案局积极响应国家档案局的部署和要求，紧紧把握时代的脉搏，根据广西档案工作的实际，精心规划组织，夯实基础，循序渐进，踏踏实实地开展档案信息化建设工作。如今，历经10年磨砺，广西档案信息化建设已进入了稳步推进阶段，成为实现广西档案事业跨越式创新发展的根本动力。（二）档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。它是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。二十一世纪初期，广西的档案工作仍然处于手工管理档案实体为主的状况，信息化建设迟缓，地区之间发展极不均衡。因此，在制定广西档案事业发展“十五”计划时，自治区档案局把建立广西档案目录中心，推广使用GD2000档案管理系统，加强电子文件归档和电子档案管理工作等作为广西档案信息化建设工作的起步，逐步开展档案信息化建设工作。2000年10月，GD2000档案管理系统诞生。这是自治区档案局自主研发的第一个档案综合管理软件，它以推动广西文书档案立卷改革工作为契机，通过简便的操作和完善的业务功能，使广大档案工作者摆脱传统手工管理所带来的繁琐和不便，利用计算机及软件使档案的管理和利用更简便、更高效。由于GD2000档案管理系统贴近广西档案工作实际，迅速得到了推广运用，目前已有6000多家区直、市直、企事业单位、县直机关在使用，是广西普及面最广的档案管理软件。它极大地提高了广西文书立卷改革的进程，为实现档作为加强档案信息化建设的首要工作任务，多次安排档案信息化工作处人员到上海、浙江、江苏、山东等先进省、市以及区内各地学习、调研，吸收经验，开拓视野，鼓励创新。在四年的时间内，先后制定了《文件级档案目录数据采集方案》、《纸质档案数字化技术要求》、《电视新闻档案采集工作规范》、《照片档案数字化技术要求》、《自治区档案馆录像档案数字化技术要求》等20多个标准、规范，构建了适合广西档案信息化建设的标准规范体系，为广西档案信息化建设提供了有力的保证。档案数字化是档案由手工管理转向信息化、数字化管理的主要途径，是档案信息化建设的重要组成部分。2006年5月，自治区档案局成立了广西档案数字化中心，由档案信息化工作处负责管理，进行档案数字化工作的探索和实践，先后建立了纸质、照片、录音、录像、电视新闻档案等五个数字化加工生产线，制定了各类档案数字化加工的工作流程、规范。2007年底，数字化中心完成了自治区档案馆馆藏所有音像档案的数字化工作，其中，照片档案1.8万张、录音档案2507小时、录像档案264小时。目前，结合馆藏民国档案抢救和编研工作需要，数字化中心全面开展了民国档案数字化工作。广西档案数字化中心的实践，为广西档案数字化工作提供了有益的经验。在广西档案数字化中心的指导下，广西各级档案局（馆）、档案室以档案数字化工作为带动，逐步加大档案信息化建设的力度，不断提高档案的现代化管理和信息服务水平。档案信息网站是面向广大民众的档案信息服务窗口，是档案信息化建设的一项重要内容。广西档案信息网站系统是由自治区档案局（馆）统一组织、统一规划、统一投资开发建设的项目，是一个以自治区档案局（馆）为中心网站，14个市（地）档案局（馆）为分支网站的分布式档案网站体系，于2005年11月建成开通并投入使用。为了进一步提高档案信息网站的宣传、指导以及服务功能，档案信息化工作处在接手网站管理工作后，对广西档案信息网进行了改版，改版后的网站提供开放档案目录、全文、多媒体、信息的发布与信息查询服务，提供在线视频点播、全文浏览以及打包下载服务等功能，使网站的访问量有较大幅度的提升，改版前网站的访问总量仅为6.3万次，2009年已经达到了36万次。为了推进广西14个地级市档案信息网站建设的同步、协调地发展，自治区档案局制定了《广西市级档案网站考评办法》和《广西档案信息网站评分细则》，从2008年起，对网站的组织管理、网站管理、业务工作及信息服务方面进行考评和表彰，加强档案信息网站的公共服务、宣传档案工作的重要平台建设。数字档案馆（室），是档案信息化建设成果的体现，也是国家电子政务建设的需要。广西档案基础数据库群的建设，为数字档案馆的建设奠定了基础。近两年来，自治区档案局把档案信息化建设工作的重点转移到数字档案馆的建设上来，2008年着手规划建设广西壮族自治区档案局（馆）《数字档案馆基础工程》项目，仅花了一年不到的时间，就完成了项目规划设计、开发、平台建设工作。通过重点建设档案信息化的硬件设施，搭建了数字档案馆应用系统平台，在局域网上提供档案目录查询、全文浏览利用等服务和办公自动化服务，初步整合了覆盖广西各级各类综合档案馆的分布式档案基础目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库，建立了面向现代化管理的馆藏档案信息服务体系。2009年1月，该项目通过专家验收。作为广西首家数字档案馆基础工程项目，将对广西各级各类数字档案馆（室）建设起到很好的示范作用。（五）广西档案信息化建设成就的取得，是与各级领导的重视、支持以及档案工作者的努力分不开的。从广西档案事业发展“十五”计划到“十一五”计划，档案信息化建设作为广西档案事业发展的重要工作任务，自治区领导始终给予了高度重视，主要领导亲自抓，认真组织落实各项措施，努力解决信息化建设过程中出现的各种困难和问题，在资金、设备、人员等方面提供大力支持。以档案信息化建设项目为带动，各级档案部门投入了大量的人力、物力，并在技术人才培养和引入方面下工夫，积极培养适合档案信息化建设的人才队伍，有力地推动了档案信息化建设的发展。档案信息化建设任重道远。与全国先进省、市比较，广西档案信息化建设还有着较大的差距。今后，自治区档案局将加快档案信息资源体系建设，着重建立广西档案数据管理中心、电子文件中心，建设政府信息公开查阅场所、数字档案馆（室），紧紧围绕党和国家工作大局，优先对民生相关的档案进行数字化，通过信息化手段，以满