公文写作基础知识

公文写作基础知识

第一章公文写作概述

第一节公文概述

一、公文及在现代经济活动中的写作意义

公文即公务文书，是指党政机关、企事业单位、社会团体在

进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。

公文有狭义和广义之别。狭义的公文是指《国家行政机关公

文处理办法》中确定的13类14种公文。

广义的公文，既包括《国家行政机关公文处理办法》中确定

的13类14种法定性公文文种，也包括司法、军事、外交、科技

等部门专用公文以及机关常用应用文，诸如倡议书、请柬等等。

还包括改革开放以来，由于社会经济活动的空前活跃，在内部经

济管理运作和日常经济交往中应运而生的经济公文写作，例如市

场调查报告、商务说明书等等。

公文写作在现代经济活动中具有特殊的意义。随着社会经济

活动的日趋频繁和信息网络的日臻完善，各种信息在整个经济活

动中的地位和作用越来越受到人们的重视，而在一切经济活动中,

任何一个经济部门要实现一定的经济目的，都要利用各种实用文

体负载经济及其它信息来实现。在这方面，公文写作就是重要的

媒介物，起着纽带和桥梁的作用。各经济部门、企业在对内对外

一系列经济活动中，很大程度上需要依靠公文写作来执行政策、

指导工作、沟通关系，以使整个经济活动像机器一样运转灵活。

此外，由于公文写作中的各类实用文体，有的是为传达上级机关

意图和政策界限，使受文单位或其他收受对象有据可依、有凭可

查而制发的，因此它是依照党和国家的意志管理和协调各部门的

依据和凭证，具有重要的价值。

当前随着企业信息化工作的重要地位日益突出，无纸化办公

的发展趋势也将公文写作推进到了一个新的重要高度。

二、公文的分类

明确公文的分类，可以使我们更好地掌握和运用公文。公文

的分类有不同的出发点和侧重点，公文的类别划分，目前还没有

十分统一的方法。

（一）按使用范围划分

常规情况下把公文分为政务公文、专用公文、经济公文和日

常事务类公文四类。

1、政务公文：党政机关、社会团体、企事业单位普遍使用的,

用以指导工作、规范行为、交流信息的有固定体式的公务文书。

这种公文是机关、团体和企事业单位办事的重要依据，是国家管

理政务的重要手段。政务公文具有通用的性质。这种公文一般包

括两个要素：内容有关公务活动；形式规范统一。政务公文包括

法定文种和非法定文种。

（1）法定文种是指国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处

理办法》明文规定的“十三类十四种”公文，即：命令（令）、决定、

公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、

会议纪要。

(2)非法定文种一般来说有“九类十四种”，即：计划、总结、

调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、章程、

条例、规定、办法、电报。

2、专用公文：在科研、财经、司法、军事、外交等这类具有

专门职能的部门在某种专业活动及一定业务范围中使用的文书文

件。包括科研文书、财经文书、司法文书、军事文书、外交文书

等，如科研报告、实验报告、可行性研究报告、学术论文、设计

说明书、起诉书、公诉书、法律意见书、答辩状、判决书、审计

报告、训令、照会、条约、声明等。

3、经济公文：经济活动中形成并使用的文字材料。这类公文

虽然也有较为规范的格式，但因其写作内容丰富因而其写作格式

也呈现出一种灵活性，这类公文包括经济合同、市场调查报告、

市场预测报告、经济活动分析报告、产销分析报告、质量分析报

告、广告、意向书、商务说明书等。

4、日常事务公文：机关、团体、企事业单位普遍使用的指导

日常工作、处理日常事务、交流工作情况、研究工作问题时所使

用的公务文书。常见的有规章制度、简报、计划、总结、演讲稿、

述职报告、倡议书、建议书、挑战书、表扬信、贺信、感谢信、

慰问信、聘书、请柬、证明、介绍信、启事等。

(二)按行文方向划分

行文方向即发文方向，它表示收文单位的地位，反映了机关

团体、单位之间的关系，是划分公文种类的重要标准。

1、上行文，指发往上级机关、单位的公文。

2、平行文，指发往平行的或不相隶属的机关、单位之间的公

文。

3、下行文，指发给下属机关、单位的公文。

（三）按来源和运转方向划分

1、收进公文（收文），指本机关收到其他机关、单位、团体的

公文。

2、外发公文（发文），指发往本机关（单位）之外的机关、单位、

团体的公文。

3、内发公文（内发文），指发给本机关、单位内部相关部门、

人员的公文。

（四）按处理时限划分

按此划分表示公文所谈事项的紧急程度。

1、紧急公文（特急件），通常当日办复。

2、急办公文（急件），通常3日内办复。

3、常规公文（平件），通常7—10日内办复。

（五）按机密程度划分

指内容涉及有关机密，按照密级的规定划分的公文。

1、绝密文件，指内容涉及党和国家重要机密，在一定时间内

需要绝对保密的公文，为密级最高的公文。

2、机密文件，指内容虽然不涉及党和国家重大核心秘密，但

在一定时期、一定范围内需要严格保密的公文。

3、秘密文件，即虽不涉及重大机密事项，但却有一定保密要

求的公文。

以上三个等级的公文，在拟稿、审核、签发、印制、封发、

传递、阅读、保管、清理、移交、立卷、归档、销毁等环节必须

按照《保密法》的相关要求办理。

4、普通公文，指不涉及机密事项的公文，即通常所说的普发

文。

（六）按传阅对象和范围划分

1、内部公文。内部公文又分为一般内部公文和指定传阅对象

的内部公文。

2、公开公文。一般指通过张贴或新闻媒体公布的公文。

三、公文的特点

（一）公文的特点

1、法定性

公文是由依法存在的机构、组织或其领导人，根据自己的职

能和权限制发的公务文书，具有法定性。

2、权威性

公文一经签发公布，在它所涉及的范围内就具有很强的权威

性和行政约束力。所谓“令出必行，禁之必从”，就是指公文特有的

行政约束力和强制性。

3、实用性

制发公文是为解决公务活动中的实际问题，或者是为完成某

项工作，具有明显的业务性和实用性。

4、规范性

为维护公文的权威性及其法定效用，保证公文运转、处理的

有序、便捷和严密，国家统一了公文格式。公文的制作及生效必

须符合规范和法定程序。

5、时效性

公文的时效性体现在它对时间的要求上，公文要在特定的时

间发生特定的作用，因此具有很强的时效性。

第二节提高公文写作能力的方法

一、参与实践，增强整体素质

古人学文、为文，强调才、胆、识、力、学。

写作能力是一种综合能力。尤其是公文写作因其文体特殊的

作用和其法定性、权威性、实用性、规范性和时效性的特点，对

写作者更是提出了较为严格的素质要求。

1、政治素质

公文代表的不是作者个人的观点和意志，而是代表整个制发

机关的观点和意志，体现上级机关的意图，因此要求写作者具有

较高的政治素质和超前的思想意识,，重视理论学习，熟悉、领会

党和国家的有关政策，提高政策水平，随时把握社会发展中出现

的新形势、新变化，了解出台的新政策。有了这种政治素质，写

作中才会胸有成竹、高屋建飘。

2、经济意识

公文写作不仅要求作者具有政治素质及严密的逻辑思维能

力，而且要求作者具备较强的经济意识。对经济活动尤其是行业

的经济活动及反映经济事物的各种术语熟悉和了解，这样，才能

使公文写作内容准确、丰富。

3、业务素质

这是对写作者的基本要求。只有熟悉本部门业务，才能对工

作提出有价值的建议，提出切实可行的措施。业务生疏或对业务

一知半解，写出来的文件很容易出现这样或那样的问题，不仅影

响办文效率，也会影响制作部门的权威，甚至给工作带来意想不

到的损失。因此公文写作必须学好业务。

二、学习写作知识，熟悉常用文体

学习公文写作，无疑是应当从“写''人手。只学理论而不写作,

理论只会是一片飘渺的云雾，或只是一些抽象的概念和知识。有

写作实践而无理论指导，文章的要领难以领会，影响公文的质量,

工作势必受到影响。因此，要写好公文，使公文更好地发挥作用，

就需要学习修辞、逻辑、语法及谋篇布局等写作知识。

修辞是表述能力的基础，学习修辞尤其要注意掌握修辞方法

中“炼”字的功夫。所谓“炼”字，是指用词、用字的准确。在公文写

作中，用词、用字可以从“粗通”起步，首先保证文从字顺，逐步减

少以至消灭语病，提高表达技巧，最后达到娴熟运用字词的“精通”

佳境。

表述能力是思维能力的表现，公文写作特别要重视逻辑性、

条理性的训练，使自己的思路更加清晰，这样才会使文章表述得

严谨、缜密。

谋篇布局是表述的框架，在掌握遣词造句的基础上，学习谋

篇布局的技巧，可以使写作结构完整，达意顺畅。

写好公文，除了学习和运用写作知识外，由于公文写作大都

有较为固定的写作格式，因此熟悉写作文体也是重要的前提。学

习公文写作应首先掌握常用的几种公文文体，然后触类旁通。如

熟悉了“市场调查报告”、“经济活动分析报告”，那么，若以后遇到

上述类型的报告文体，心中也就有了底。能否举一反三，触类旁

通，除了要有创造性思维能力、接触新问题要再学习外，关键还

在于学习常用文体时，要掌握其基本形态和规律。

三、多读古今中外范文

多读好文章，会得到潜移默化的滋养，日久天长，就能从中

吸取许多有益的东西。古人云：读书破万卷，下笔如有神，讲得

就是这个道理。

多读，是指认真阅读古今中外的优秀公文。如秦李斯的《谏

逐客书》、汉刘邦的《人关告谕》、东汉诸葛亮的《出师表》等都

是言简意赅的古代公文代表作。此外，还指多读古今中外名著，

广泛涉猎各方面的书籍。只有博采众长，才能厚积薄发，为公文

写作奠定扎实的基础。

第二章政务公文写作

第一节报告

一、报告的性质及类型

报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议

的上行文。

报告是下情上达的重要途径之一。上级机关依据它来制定方

针政策，指导下级工作；下级机关通过它来反映情况，取得上级

对工作的支持和指导。

根据报告的目的可以将其分为：呈报性报告和呈转性报告。

呈报性报告是指由下级机关把工作情况及意见直接呈报上级

机关，使其了解的报告。

呈转性报告是指由下级机关把某项工作情况和有关此工作的

意见、措施呈报上级机关，使其了解并要求其批转有关部门参考、

执行的报告。这类报告一经上级机关批转，就具有了等同于上级

机关的权威和效力，其中的意见及措施等就具有了指令性。下级

机关常常用这种方式取得上级机关对某项工作的支持和指导，以

此推动工作。

二、报告的结构与写法

（一）报告在写作格式上主要有标题、发文字号、主报机关、

正文、发文机关和发文日期等项内容。如果有附件，则应在正文

下面一行空两格后写明附件的件数和名称。有抄报机关的，应在

末页的下半部分写明。报告的标题，一般不写发文机关，只写事

项和文种。

（二）正文的写法

1、呈报性报告

首先写报告的原因和目的，其次写报告内容，这是行文重点,

最后用“以上若有不妥（当），请指示。”等用语结尾。报送、转呈相

关文件和材料，通常用“如无不当，请批复”，“妥否，请批复”等常

用语结尾。

2、呈转性报告

首先写明报告的原因，其次具体阐述工作安排的有关规定、

措施和方法，最后常用“以上报告如无不妥，请予批转执行。”等结

束收文。

三、报告写作时应当注意的问题

报告与请示是两种文种，所以报告中不应当含有请示事项，

以免上级机关只注意情况而忽略请示的内容，影响批复的重点。

［例文］

邮电部人事司关于邮电部门调整出国人员

审批单位的备案报告

中央组织部党政外事干部局：

随着我国改革开放和邮电通信事业的进一步发展，邮电部门

对外交往日益频繁，近几年来出国（境）人员大量增加，审批工作

日益繁重。根据中央办公厅、国务院办公厅中办发［1993］23号

文件规定，经我部党组研究，拟增加邮电部门56个单位为因公临

时出国人员审批单位。为加强对因公出国人员审查工作的管理，

我部制定了《邮电部门出国（境）人员审查工作暂行规定》，拟同时

由部党组颁布执行。

请予审查。

附件：1、邮电部门增加因公临时出国人员审批单位名单

2、邮电部门出国（境）人员审查工作暂行规定

邮电部人事司

XXXX年X月X日

第二节请示

一、请示的性质

请示是下级机关请求上级机关对某一工作、事项给予指示、

批准的上行文。

请示中涉及的事情是发文机关在职权范围内无法解决的；或

者事关重大，为防止失误和慎重起见，需要上级机关了解并给予

指示的；或是因无明确规定而难以处理的；或是对某些方针、政

策、法规把握不准或有不同理解，希望上级给予解释、指示的等

等。在上级机关对请示内容未做出答复前，发文机关一般不得擅

自行动。因此，请示必须在工作、事情进行之前或采取措施之前,

而且请示要求上级机关不管同意与否都必须及时给予批复。

二、请示的特点

（一）一文一事。不可以在一个请示中请示两个或两个以上的

问题或事项。

（二）不能多头请示，一般只报一个上级主管机关。如涉及其

他机关，可用抄送的形式。

（三）一般不能越级，如果情况特殊，必须越级时，则应同时

抄送被越过的机关。

三、请示的结构与写法

（一）请示在写作格式上主要包括标题、发文字号、主送机关、

正文、发文机关、发文日期等内容。如果有附件，则应在正文下

面一行空两格处写明附件的件数和名称。有抄报机关的，应在末

页下半部分写明。

（二）正文的写法

首先交代请示事项或问题的背景、原因，然后提出请示的具

体事项，最后用“妥否，请批示”、“当否，请批示”等常用语结束全

文。

四、报告和请示的区别

报告和请示都属于上行文，都是反映情况，陈述意见。但报

告是向上级机关汇报工作、说明情况用的汇报性文件，目的是让

上级机关或部门了解情况，因此，报告不一定需要答复；请示是

向上级机关说明情况、陈述意见、请求批准、解决某个问题时用

的请示性文件。由于行文目的不同，所以请示与报告的区别在于:

（一）内容不同

请示必须一文一事，报告的涉及面可以很广泛。

（二）对象不同

请示只主送一个领导机关，不能越级请示，报告可以多头主

送。

（三）处理方式不同

请示必须批复，报告则一般不用批复。

（四）行文时间不同

请示必须事先行文，报告则既可事前，也可在事情进行中或

事后行文。

［例文］

关于连接集团公司0A系统设备购置的请示

XXX主任：

最近集团公司已将我中心连接集团公司0A系统的程序编制完

备，只因我中心与之连接的三台电脑均为奔腾n及赛扬机型，不

能达到连接0A系统的配置要求（能安装office2000和window200

等软件），因而无法连接集团公司的0A系统。为尽快实现与集团

公司的0A连接，及时了解集团公司的有关指示精神和最新信息，

实现与集团公司工作方式改变的衔接，提高工作效率和办事效率,

特申请购置三台电脑（方正奔腾W机型和IBM奔腾IV机型），费用

约为30000元。

可否，请批示。

XX部

2002年10月11日

第三节通知

一、通知的性质

通知是一种使用广泛的公务文书。适用于批转下级机关的公

文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求

下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和

聘用干部。

二、通知的特点

（一）使用范围广泛

任何一级机关、企事业单位、社会团体都可以发通知。

（二）使用频率高

由于通知使用范围广，行文简便，所以使用频率高。在公文

中，通知是使用最多的一个文种。

三、通知的种类

根据通知的性质和使用范围，通知可以分为批转性通知、指

示性通知、告知性通知、会议通知、任免通知等。

四、通知的结构和写法

（一）通知在写作格式上包括标题和正文两部分内容。标题由

三部分组成：发文机关名称、事由、文种。有的还要根据具体情

况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。在

一定范围内制发的普遍告知性通知可省略发文机关或事由。

“颁布”、“印发”、“发布”、“批转”、“转发”类通知，应该在标

题中把被转发的文件制发机关写明。

（二）正文的写法

1、转发性通知

转发性通知包括印发性通知和批转性通知，其正文一般比较

简单，句式基本固定。要写明对所批转或转发的文件的意见或评

价，并分别情况表明批转、转发目的，如要求下级机关“参照执行”、

“遵照办理”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等等。转发上级文件时

要避免出现“通知的通知”的形式。

有的批转、转发文件的通知，不仅要表明批转、转发目的和

要求，还要在其中提出具体的指示性意见。

2、指示性通知

首先写出本通知的依据和目的，其次写通知的具体任务和要

求。要写清楚处理问题的原则、具体措施或办法。

3、告知性通知

告知性通知的正文需写清楚要告知的事项，即通知的事项、

意义或重要性、希望或要求等。

4、会议通知

简单的会议通知，只需写明会议的名称、时间、地点、内容、

参加者、要求等。

复杂的会议通知，一般应写明会议目的、名称、开会时间、

会议地点、会议议题、参加人员范围、入场凭证、报道时间及地

点、与会人员须携带的文件材料或其他要求事项。

5、任免通知

任免通知只需写明任免的依据和内容（时间、人员、具体职务

等）即可。

［例文］

关于企业信息化建设临时工作组职能的通知

企业信息化建设临时工作组：

根据工作需要，经研究，企业信息化建设临时工作组的职能

为：负责先期实施项目前期工作，协调相关部门的关系；与相关

部门组成各专业联合小组，负责除生产系统之外的企业信息化网

络的建设、维护与管理；负责研究和制定企业的发展规划，研究

和制定相关的标准、规范；负责协调企业信息化网络与各生产系

统的接口规范及衔接；负责研究和制定集团公司项目实施总体方

案，并负责对各省公司项目建设方案进行指导；根据集团公司总

体战略和流程再造要求，负责企业应用系统的管理和改造。

企业信息化建设临时工作组内设：综合技术组、流程管理组、

工程管理组。

中国移动通信集团公司委员会

年月日

第四节函

一、函的性质

适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题；向有

关部门请求批准等。

二、函的特点

（一）行文自由。使用时没有严格的上下级级别约束。

（二）用途广泛。商洽工作、询问和答复问题等都可用函。

（三）灵活多样。写作方式灵活，行文灵活。

三、函的种类

（一）商洽函：不相隶属的机关之间商洽办理某一事项，请求

协助解决某一问题。

（二）询问函：询问工作情况或某一问题。

（三）答复函：答复有关机关询问的事项。

（四）请示函：向主管部门请求批准。

（五）周知函：告知一个单位某些情况，不需回函。

四、函的结构与写法

（一）函的结构一般包括以下几个部分：标题、公文编号、主

送机关、正文、落款。

（二）函的正文内容与写法

1、发函：首先写明发函的理由；其次写明需要商洽、询问、

告知、催办、请求的具体事项；最后用“特此函询，望予函告”，“特

此商洽，望能同意”，“请予研究函复''等结尾。

2、复函：首先概述来函内容作为复函依据，其次写明对来函

作出回答，最后用“特此函复”、“谨此函告”等结尾。

［例文］

关于敬请配合加快文件处理速度的函

各处室、部门：

一段时间以来，各处室、部门拟制的文件打字积压现象严重。

7月20日查看了33份待打的文件材料中，积压30天的一份（6月

21日签发）、积压1024天的13份（7月10日6月26日签发）、积

压9天以下的19份（7月11日7月19日签发）。由于文件的积压,

影响了我公司通过文件实施管理的效率。

为了解决上述问题，确保公文的时效性，促使员工尽快熟练

地操作微机，经研究做出如下规定：

一、加强办公室内部管理，严格控制发文。对可发可不发的

文件，坚决不发。

二、整顿各种“信息”。除了“xx信息”外,其他各“信息，,办公

室不负责打字。

三、除省公司文件（含有关红头文件）、省公司领导在专业工

作会议上的报告，全局性工作汇报材料外，其他文字材料办公室

不予打字。

四、打字人员打印文件、材料必须由公司主管领导、办公室

主任签字，不得擅自支援。

以上规定，请惠于谅解、配合和支持。

xx移动公司办公室

XXX年X月X日

第五节会议纪要

一、会议纪要的性质

会议纪要是根据会议的主导思想和会议记录，对会议的重要

内容、决定事项进行整理、综合、摘要、提高而形成的一种具有

记实性、指导性的公文。它适用于记载和传达会议情况和议定事

项。

二、会议纪要的使用范围和作用

（一）会议纪要的使用范围

会议纪要适用于有一定规模的比较重要的会议，记载、传达

会议情况和议定事项。这种会议往往是为了解决当前工作中的某

项实际问题而召开的，会上要对有关方针政策进行研究并作出重

大决策。纪要的作用是将会上分析讨论的问题、形成的决议记录

下来，形成正式文件。经常的事务性的会议，不需要写纪要。

（二）会议纪要的作用

1、向上级汇报会议情况，以便得到及时的指导。

2、向下属单位传达会议精神和会议决议，以更好地贯彻会议

精神，指导具体工作，解决相关问题。会议纪要是行政部门用以

领导和推动工作的重要工具。

三、会议纪要的类型

（一）决议型会议纪要

这类纪要都是各级党政机关的领导层集体开会决定事项所使

用的一种纪要。这类会议纪要主要涉及日常工作，内容比较简单,

因此可以上报下发，以沟通情况。

（二）重要工作会议纪要

领导机关就某地区、某部门的重大工作问题召开专门会议，

以后撰写会议纪要上报下发或请上级批准，又叫部署型的会议纪

要。

（三）学术会议的会议纪要

这类纪要属于讨论型的会议纪要，因此不具有法定的行政权

威性。

四、会议纪要的写法

（一）标题

一般在“纪要''之前冠以会议名称即可，如“培训中心主任办公

会会议纪要”。

（二）开头

介绍会议的基本情况，包括开会的根据和目的、会议的起止

时间、参加会议的人员、会议的基本议程和主要活动以及会议的

结果。

（三）写作主体

主要记写会议主要精神，研究的问题，讨论的意见，议定的

事项等。

（四）结尾

一般指明方向，提出希望。也可以将纪要内容写完，即自行

结束。

五、写作会议纪要应注意的问题

（一）注意记实性。要真实地反映会议的精神、讨论的问题以

及形成的决议，但也不是有言必录，记流水帐。在忠实于会议主

要精神前提下，可以对会议的内容进行分析归纳，取其精华，摘

其要而记之。

（二）突出中心。有时一个会议要涉及许多问题，写纪要时一

定要抓住这次会议所集中解决的主要问题，形成纪要的中心。

（三）纪要涉及的认识和结论应当是经会议讨论统一通过了

的，如有保留意见，可另作说明。对于尚未解决的问题，也可以

附记于纪要之后。

［例文］

XXXX公司培训中心主任办公会会议纪要

培训中心召开主任办公会议，会议由主任主持，副主任、财

务部、物业管理公司的负责人以及有关人员参加了会议。会上主

任介绍了信息产业部决定在我培训中心举办学习贯彻新出台的

《中华人民共和国电信条例》和《互联网信息服务管理办法》培

训班的情况，并强调指出这次部里在我们这里办班是我们改制后

第一次办这么高规格的培训班，加上移动中青班等培训班，我们

的培训任务很重，一定要全力以赴，通力合作，解决好办班吃、

住、行的问题，以高效优质的服务圆满地完成培训任务。会议经

过研究议定了如下事项：

一、关于住宿问题。为适应办班需要，会议决定对学5楼进

行装修改造。装修改造要高标准、高质量。同时对学2楼的内部

设施进行检修。

二、关于餐饮问题。会议决定为食堂配齐炊事工具，购买2

台冷藏柜，为服务员配齐制服。

三、关于交通问题。会议同意运输部增加一名驾驶员。并强

调因办班较多，一定要合理调配车辆，保证办班用车。

出席：XXX、XXXo

XXX、XXX、XXX、XXXo

第三章日常事务公文

第一节计划

一、计划的性质和作用

计划是机关、企事业单位或个人对将要进行的工作、生产与

学习提出的预想目标，并制定出实现这个目标的具体步骤、方法

和措施所使用的公务文书。

计划是管理职能实施的开始，是计划性文体的统称。常见的

设想、规划、工作要点、工作安排、方案、意见等均属计划范畴。

古人云：“凡事预则立，不预则废。”“深计远虑，所以不穷。”

意思是无论做什么事，事先有计划才能成功，没有计划，就易导

致失败。搞经济工作也是同样的道理。在市场经济中，制定计划

作为一种科学的工作方法，对经济活动，对学习、工作和生产有

重要的指导、推动和保证作用。

二、计划的种类

按范围分，有个人计划、班组计划、单位计划、国家计划。

按性质分，有综合计划、专题计划。

按内容分，有生产计划、工作计划、学习计划等。

按时间分，有年度计划、季度计划、月计划等。

三、计划的格式与写法

计划一般有三种写作形式：第一种是条文叙述式；第二种是

图表表述式；第三种是图表加条文式。

下面仅就普遍使用的条文叙述式的写作做一介绍。

（一）标题

计划的标题通常由单位、时限、计划内容和文种组成。如《中

国移动通信集团公司培训中心2000年培训计划》。有时可以根据

具体的写作情况省略单位或时间。如《2003年工作计划》。

未定稿的计划，可以在标题下一行用括号力口注“草案”、“初稿”、

“讨论稿”等。

（二）正文

计划的的正文通常有前言、主体、结语等几部分。

1、前言

前言主要写制定计划的依据、指导思想，有的也概括前一阶

段工作或写出目标要求。

2、主体

主体是计划的写作核心部分，一般包括两部分内容。

（1）任务和要求。主要写在计划时间内要完成的工作及要达到

的指标，要写明完成任务的数量、质量和程度。

（2）方法和措施。写明完成某项工作采取的方法、措施、具体

步骤、时间分配、人力、物力、财力的安排等，这部分应写得具

体可行。

3、结语

可以重申计划的意义，也可以提出注意事项或发出号召。有

时不写这部分，主体结束即结束。

（三）落款

落款包括制定日期、制定者、附件。

［例文］

XX移动公司2001年培训工作计划

根据省公司《2001年员工培训工作要点》，结合我公司的实际

情况，现将今年的员工培训工作安排如下：

一、指导思想

今年的员工培训工作本着面向生产、注重实用、讲求实效的

原则，以岗位培训为重点，采取多渠道、多层次的方式开展员工

培训。

二、管理者培训

为提高管理干部的管理水平，今年继续选送部分年龄在30岁

以下，参加各类管理培训班。

三、员工培训

员工培训仍以岗位培训为重点，生产工种的员工在去年完成

岗位资格培训（即等级考试）的基础上，着重抓好上一等级的培训

和发展新业务的应急短期培训。培训中应贯彻按需施教、学用结

合、讲求实效的原则，既要加强理论学习，更要突出技能培训，

同时要加强思想政治教育和职业道德教育。

四、抓好学历教育

函授是培养在职人员适应工作需要的主要学历教育形式，各

相关单位应给予必要的时间参加函授站的面授，帮助学生解决一

些实际问题。参加地方的成人自学考试和电大也是比较好的学习

形式。从往年的情况看，学文科的多，学理科的少。我们提倡选

择与本岗位工作有关的专业参加学习，有利于学以致用。

五、认真检查职工培训计划执行情况，制订好职工培训规划。

各下属公司应认真检查职工教育培训计划的执行情况，抓好

落实，争取完成2001年的培训计划。同时制定符合本企业实际的

职工教育培训规划。

XXX移动公司

2001年x月x日

第二节总结

一、总结的性质和作用

总结是对已经完成的某一时期内或某一专项工作进行检查、

回顾，从中找出经验和教训而形成的一种文字材料。

日常工作中常用的小结、体会，实际上也是总结，不过它反

映的内容较为单纯或经验不成熟、时间较短、范围较小。

总结作为一种回顾与思索的手段，不仅是搞好工作的重要环

节，而且是培养管理者的好方法。具体地说，总结在经济工作的

实践中有如下作用：

1、有利于提高工作效率。总结的目的是对以往的工作进行全

面、系统的回顾，找出经验和差距，避免在今后的工作中走弯路。

2、有利于避免工作中的盲目性。通过总结，可以从过去的实

践中找出规律性的东西，避免盲目性，提高自觉性。

二、总结的种类

按内容分，有工作总结、活动总结、学习总结、思想总结等。

按时间分，有年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结等。

按范围分，有部门总结、单位总结、班组总结、个人总结等。

按性质分，有综合性总结、专题总结等。

三、总结的基本结构和写法

总结因内容、对象的各异，因而在写法上也是多种多样的。

不过总结的内容还是有相对稳定的组成部分和结构形式。总结一

般可分为三部分：标题、正文和落款。

（一）标题

总结的标题通常有三种写法。一是类似公文式的标题，一般

由单位名称、期限、总结对象和文种组成。如《培训中心2000年

度工作总结》，有时也可只写事由和文种。二是概括总结内容或以

观点来标明，如《多种经营是致富之路》。三是用一个生动形象的

正标题，然后加副标题挑明，如《坚持责、权、利结合企业换新

貌——xx市移动公司实现管理创新》。

（二）正文

正文通常由前言、主体、结语等几部分组成。

1、前言

总结的前言部分一般交代具体工作的政策依据、主客观条件

等背景材料，也概括介绍总结的对象、范围、目的。

2、主体

取得的成绩及经验。这部分是总结的主要内容。重点分析取

得的成绩以及取得成绩的原因和作法，总结出带有规律的经验。

存在的问题和教训。工作中的主要问题和教训，要写得具体

真实，以利于今后工作中的改进。

3、结语

结语的内容主要是对下一步工作的设想、安排、意见等。

（三）落款

总结的落款包括署名和日期。单位总结的署名，一般不放在

落款处，而写在标题中或标题下。有的总结随文发送，所以总结

上不署名。个人总结署名，一般写于正文后的右下方。

［例文］

三步曲唱红“市场”经

------山西移动通信xxx营业部经验介绍

2000年，山西xxx营业部还只是个仅有6000用户，年营业额

不足800万元，欠费率高达82%的xxx市移动分公司的末流企

业，但现在他们已发展用户13万，营业额到8月份突破1000

万元，增幅比例达到36%,欠费率控制在1%,仅用8个月时间

就使用户翻了一番，企业人均创收达50万元，各项业务发展都走

在全市同行业前列，营业厅成为全省的“示范窗口”，公司被省消协

评为“诚信单位是什么妙方使xxx移动通信独占鳌头呢?职工们

异口同声的说：是xxx经理调查、培育、发展市场的三步曲唱红了

“市场”经。

调查市场

1990年10月，年仅36岁的xxx刚任xxx移动通信营业部经理,

就针对全县欠费率高、客户停机的多、发展速度缓慢的状况，组

织20多名职工深入全县220个村庄进行市场调查。他亲自深入农

户，走访群众，了解农民对企业的意见和要求。不少职工主观认

为，农村那么落后，移动通信费用又高，农民谁使用手机呢?但XXX

却深信自己的判断，农村人口是城市人口的6倍以上，生活条件

又在不断改善，必然是一个潜在的大市场。他们从农村的基本数

据人手，按片区进行了细划，通过一个半月的时间，调查了6万

余户农民家庭的收支和可支配财力，以及拥有的汽车、农用车、

摩托车的使用范围，固定电话、移动电话数量，为发展农村市场

找准了方向和切入点。

xxx根据市场调查的情况，在全县建立了13个合作营业厅，

发展农村移动业务营销员247个，使农民不出村就可办理各种业

务。他们还利用“村长工程”，引导农村干部使用移动电话，发展农

村经济。目前，全县220个行政村的438名书记、村长，已有357

人使用了中国移动的手机。8月份他们开展租赁手机业务后，一个

月净增用户3000个，农村的用户就占到85%以上。

培育市场

xxx为了巩固老客户发展新客户，及时扭转宣传思路，将企业

的品牌宣传与业务宣传并重，与县电视台和《xxx报》报社联合举

办专题节目，每周都有新业务宣传。xxx还把新业务制作成版面和

录音逐村逐镇进行宣传，在各种会议上放置宣传版面，由营业人

员现场演示讲解操作，使广大群众对移动公司有了更全面的了解。

xxx还发动职工与客户交朋友，每月定期召开大客户座谈会、

联谊会，认真听取客户的意见。春节到来前，XXX通过邮政礼仪为

49户大客户送去鲜花和问候。定期对大客户进行新业务培训。对

全球通签约客户，XXX通过入网资料，查出用户的生日，为他们送

去一束鲜花、一盒蛋糕。遇有大客户的红白喜，XXX都是亲自到场

祝贺和表丧，使客户与中国移动通信形成铁的关系。到目前，XXX

移动通信的大客户和集团客户没有一户流失。

发展市场

失去一个客户容易，而得到一个客户却需要周到细致服务。

XXX不断研究客户的变化情况，针对性地制定不同政策。他责成专

人为客户办理购机、选号、维修、缴费一条龙服务，让所有的客

户都能享受到XXX移动的文明服务，中心营业厅在省公司暗查明访

质量调查中成绩名列第一。XXX县农民蔬菜日光温室大棚达2万

个，农民们的大棚建到哪里，XXX就把预约服务和营销代办发展到

哪里。

为了改善XXX移动通信的通话质量,XXX还千方百计争取投资,

在硬件建设上下功夫。他在调查中发现新纺、白村、刘峪、北苏

村、水西等地的信号弱，他多次到分公司争取网络建设资金和设

备，在全县建立13个基站，使全县消除了移动通信盲点，移动信

号覆盖了全县2跖个村庄，覆盖率在94%以上。

由于服务质量的改善，xxx移动通信的新业务收入逐月递增，

新业务收入占到总收入的78%,2000年8个月的发展速度等于

前6年的发展总和。

第三节值班记录

、值班记录的含义

值班记录是指把工作期间发生的事情、客户的意见或建议（客

户投诉）如实记录下来的书面材料。它是了解员工工作情况及把握

客户需求，不断改进工作的有效途径。

二、值班记录的特点

（一）记实性

值班记录应是反映工作期间的实际情况，不能主观臆断，随

意删改。

（二）直接性

值班记录是作者亲自如实记录下来的所听所见，因此记录的

材料是直接的第一手材料。

（三）原始性

值班记录不允许加工、整理（可顺通语句），因此原始性是值

班记录最重要的特点。

三、值班记录的写法

值班记录的写法一般有二种，表格式和条文式。

一种是表格式，即将写作要素（值班者姓名、值班时间、岗位、

值班记录等栏）通过表格固定下来。

二种是条文式，即将写作要素通过文字表述出来。条文式值

班记录写作要素应包括值班者姓名、值班时间、岗位、工作中存

在的问题、客户意见或建议（客户投诉）、客户姓名等，要求一一

写清。

第四章经济公文

第一节经济活动分析报告

一、经济活动分析报告的概念和种类

（一）经济活动分析报告的概念

经济活动分析报告，是根据计划指标、会计核算、统计资料

以及调查研究获得的其他资料，对经济活动情况进行分析研究，

从而做出分析评价之后写成的书面报告。

（二）经济活动分析报告的种类

经济活动分析报告，从时间看，一般的分析报告多是作为年

度、季度、月份报表资料的文字说明部分，带有定期性；从内容

上看，分析报告一般是以经济活动的数据为主进行分析；从形式

上看，分析报告一般都与表格相结合。

经济活动分析报告按目的和内容可分为三种。

1、全面分析报告

它是把某一部门或某一单位在一定时期内的经济活动作为一

个整体，根据各项主要经济指标，进行综合性的分析研究后而写

成的书面报告。

2、简要分析报告

这种分析报告一般是围绕几个财务指标、计划指标、或抓住

一两个重点问题进行分析，以观察经济活动的趋势和工作改进的

程度。

3、专题分析报告

对工作中的薄弱环节和关键问题做专门的重点的分析；总结

某一方面的先进经验或揭露某一方面的问题，以便及时推广或采

取措施加以改讲。

二、经济活动分析报告的结构与写法

一般来说，经济活动分析报告的结构是根据分析的内容与目

的而定的。因此一般的分析报告都要有情况，有数据，有分析，

有针对性意见。它的基本格式是：

（一）标题

经济活动分析报告的标题，通常有两种写法。一是公文式标

题，即写出单位名称、时间、内容及文种，如《XX市移动公司一

年来全面提高经济效益的情况分析》；二是用有内容概括的省略式

标题，如《关于迅速整顿成品资金的建议》。

（二）正文

正文可以分为开头、主体和结尾三部分

1、开头

开头又叫导语，多数是概括说明生产的形势，针对分析的问

题，介绍一些基本情况，提出问题，说明进行经济活动分析的目

的。有的分析报告没有开头，把开头的内容放在正文分析的说明

中。

2、主体

主体的内容可以分为两个部分：一是介绍情况，主要是数据,

二是针对上述部分的数据用文字分析论证。

3、结尾

结尾主要针对主体中分析的情况，提出改进意见、建议和措

施。有的分析报告没有结尾部分，在主体部分分析清楚就结束

［例文］

开发农村移动通信市场浅析

改革开放以来，大同市把农业放在经济工作首位来抓，不断

增加农业投入，走上市场经营性农业开发之路，物质流的增大，

必将产生对信息流的需求，农村信息的交流传递量将会成倍增加,

农村市场不容忽视。据调查，截至2000年底，大同市农村居民平

均每百户拥有电冰箱14台、摩托车13辆、大型家具377、彩色电

视机48台、固定电话普及率已达313%以上。

数据表明广大农民物质生活已有很大提高，文化生活也日益

丰富，农村正在逐渐成为一个新的投资热点，企业产业结构的调

整将会带来农村的“二次革命”，这种局面的出现形成了对移动通信

的大量需求。现就此方面的情况进行如下分析：

一、农村固定电话市场现状

今年以来，大同电信分公司集中人力、物力、财力加大对重

点乡镇和重点村庄的线路建设投入，同时采取“先占市场、后建市

场”的营销策略，不断扩大农村固定电话网络的覆盖面，从而大大

激发了农民安装电话的热情，使农村固定电话用户呈现出了前所

未有的增长势头。大同市农村电话人均普及率为313%,户均普

及率已达1099%。从整体上考察得知，大同市有近11%的农村

家庭已具备了基本通信工具，但作深入分析，不难发现，安装固

定电话越多的县区，申请办理移动电话的用户也越多，这充分说

明：移动电话与固定电话间有着互相依赖、互相促进、互相带动

的关系，尤其是在电话普及率相对较高的情况下更是如此，因为

农民已经开始尝试到了通信工具为其生活带来的便利，随之会产

生拥有更多便利的欲望。

二、开发农村市场存在的问题分析

问题一：受地方经济疲软状况的误导，主观断定，在农村根

本就没有移动通信发展的空间，因此，克服认识上的障碍，转变

观念，增强市场意识，对开发农村市场是至关重要的。

问题二：现有的农村代办经理中，大部分是兼职代办工作，

发展移动业务积极性不高，因此，优化现有营销体系，及时兑现

代办酬金是提高营销质量的根本保证。

问题三：农村代办经理对移动通信业务知之甚少，调查中发

现，部分代办经理对一些新业务的使用功能