办公用品管理办法(一)

中建五局三公司西北分公司关于办公用品

管理办法(含CI用品)的通知

第一章总则

第一条.为规范办公、生活用品及设备的使用行为,

提高办公效率，控制办公成本，特制定本办法。

第二条综合办是办公、生活用品及设备的主管部

门，统一管理办公、生活用品及设备的购买、调拨和处置。

第三条办公、生活用品及设备分类：

分类范围使用责任部门

笔、剪刀、橡皮擦、订

书机、订书针、墨水、(-)分公司机关：在职在岗的管理人员按照每人10元/月包干，以

胶水、笔记本、文件夹、所在部门为单位自行购买和调剂使用，综合办不再统一购买。各部门

办公文件盒、文件栏、涂改员工凭合法有效的办公用品发票，在每年底由综合办审核后，由财务

分公司综

个人液、印泥、回形针、便限额报销。

合办/项

消耗利贴、插线板、计算器(-)项目部：在职在岗的管理人员按照每人10元/月包干，由项目

目综合办

品U盘、移动硬盘等单位综合办统一采购、发放，并做好购买计划及领用台账。项目综合办负

价值较低或作用时间较责控制项目管理人员个人消耗品费用。其中，超额部分由领用人自理；

短，不能周转使用的办结余部分不再发放至个人。

公用品。

办公(-)分公司机关：综合办负责统一购买和发放，并登记好领用情况

打印纸、打印机耗材、分公司综

管理台账，费用纳入申请部门经费开支预算。

复印机耗材；会议室需合办/项

消耗(-)项目部：综合办负责统一购买和发放，并做好购买和领用台账，

用的接待用品等。目综合办

品费用纳入申请部门经费开支预算。

可周转使用：信和三合(-)分公司机关：①考察并指定1-2家固定的广告公司，签订相关分公司综

CI

一展板、不锈钢旗杆、协议或合同。协议/合同复印件及报价清单报公司党群工作部备案，②合办/项

用品

现场导向牌、农民工学对各单位CI管理进行过程监督和指导；③对项目部CI用品采购结算目综合办

校牌子、不锈钢九牌一进行审核。

图、现场宣传栏、会议（二）项目部：由项目综合办做好CI策划（拟写需用计划），报分公

室内图牌、卷帘等。司综合办审核，同意后至分公司指定的广告公司采购，项目综合办做

不可周转使用：门楼、好签收台账。

围墙、胸卡、楼面品牌

布、标语等。

（-）分公司机关：在协同平台上填写“办公/生活设施、设备申请表”，

篮球架、乒乓球

经分公司综合办审核后，由综合办负责统一购买和发放，并做好相关

台、办公桌椅、

台账。费用纳入分公司办公费用。

会议桌椅、文件

（-）项目部：项目开工之初，由项目部综合办统一拟定“办公/生活

办公柜、档案柜、快

耐设施、设备申请表”，报分公司审批（项目部综合办一项目经理一分公

/生餐桌凳套组、沙分公司综

用司综合办负责人一分公司党总支书记一分公司总经理）。原则上先调拨

活设发茶几组合、地合办/项

品后购买，如实在无调拨的，可由分公司综合办负责定点、集中采购，

施、毯等单位价值较目综合办

统一为项目部配备；如项目部距离分公司定点采购处过远，配送不便，

设备高或使用年限在

则由分公司负责控制费用，项目部就近采购。

1年以上，可以

（三）项目建设过程中，如因工作需要，需添置或更换办公/生活设施、

周转使用的办公

设备，则由相关部门在协同上填写并发起“办公/生活设施、设备申请

及生活设备。

表”，经分公司审核通过后购买。

（-）分公司机关：由各部门在协同平台上填写“资产购置申请表”，

经部门经理、综合办、物资部审核，分管领导、总经理审批同意后，

由综合办负责统一购买和发放，并做好相关台账。费用纳入分公司办

录音笔、空调、公费用。

冰箱、洗衣机、（-）项目部：项目开工之初，由项目部综合办统一拟定“办公/生活

分公司综

电视机、热水器、设施、设备采购需用计划”，报分公司审批（项目部综合办一项目经理

合办、物

小型消毒柜、微波炉、一分公司综合办负责人一分公司书记一分公司总经理）。原则上先调拨

资部/项

机具打印机、复印机、后购买，如实在无调拨的，可由各项目综合办在协同平台上填写“资

目综合

设备扫描仪、传真机、产购置申请表”，经项目经理、分公司综合办、物资部审核，分管领导、

办、物资

摄像机、数码相总经理审批同意后，由项目综合办负责统一购买和发放，并做好相关

部

机、开水锅炉、台账。（备注：3000元以下小型机具最终审批至分公司总经理处即可，

钢架床。超过3000元以上但低于5000元的小型机具最终审批至公司总部相关

部门及分管领导处）

（三）部分项目耐用品购置最高标准参见《施工管理手册补充规定》

P51。（物资部需做好验收管理）

（-）分公司机关：由综合办在协同平台上填写"资产购置申请表”，

经分公司总经理审核，公司总部审批同意后，由综合办负责统一购买

和发放，并做好相关台账。费用纳入分公司办公费用。分公司综

（-）项目部：项目开工之初，由项目部综合办统一拟定“办公/生活合办、物

单位价值在

固定设施、设备采购需用计划”，报分公司审批（项目部综合办一项目经理资部/项

5000元以上的

资产一分公司综合办负责人一分公司书记一分公司总经理）。原则上先调拨目综合

器械或设备。

后购买，如实在无调拨的，可由各项目综合办在协同平台上填写“资办、物资

产购置申请表”，经项目经理、分公司综合办、物资部审核，分管领导、部

总经理审批，并报公司总部审批最终同意后，由项目综合办负责统一

购买和发放，并做好相关台账。（物资部需做好验收管理）

（-）分公司机关及区域经理部：原则上不再租住宿舍，每

人按公司标准月人均发放975元。

后勤宿舍员工租住宿舍

（二）各项目需严控宿舍支出，对于不满足现场建设临建的，在

外租住总费用不超过人均975的总体费用。

各项目食堂需每月底公布本月公布项目食堂卡本月使用金额及台账、

后勤食堂各项目食堂本月结余。对于甲方及监理就餐的，要做好就餐记录。原则上不下发

任何食堂补贴费用。

第二章采购和保管

第四条各单位需购买的办公、生活用品及设备每周星

期一之前上报至分公司综合办（具体见附件1）,由综合办行

政人员汇总，报分管领导审核，审批后按规定程序采购。

个人管理用品及管理消耗品由项目自行采购，注明采购

审批流程（但管理消耗品，如打印纸、硒鼓等的定型号、规

格、价格由分公司统一指定，然后项目自行采购）；所有的

耐用品（包括使用期限在一年以上的、小型机具、固定资产

等购置全部上报分公司，由分公司统一审批、调拨，购买）。

分公司将对经常使用的一些小型机具、耐用品、固定资产进

行集中采购，指定统一价格、型号，便于管理。

房建项目严禁采购高档烟酒。

第五条各职能部门及项目部对所配置或领用的办公、

生活用品及设备负有使用和保管上的主要责任，使用人员为

保管责任人，防止办公、生活用品及设备被盗，被挪用以及

被损坏。对复印、打印文件，资料等用纸，除特殊规定用一

面外，一律使用双面，杜绝浪费现象。

第三章登记入账

第六条各单位购置的所有办公、生活用品及设备都要

在综合办登记入账，并由综合办建立实物台帐。

项目部要单独设立办公、生活用品及设备台账，做好《办

公、生活用品及设备盘点表》（见附件2）,每月20日前报分

公司综合办。

第四章资料管理

第七条各单位购置的耐用品、小型机具、固定资产等

的使用说明书、保修卡等资料一律交综合办存档，保修卡或

使用说明书上注明购买厂家地址和联系电话，项目完工后需

退回分公司或调拨的物品要连同资料一起退回或调拨。

第五章调拨使用

第八条所有办公、生活用品及设备的调拨均由分公司

办公室开具《办公、生活用品及设备调拨单》（见附件3）,

调拨单一式三份，一份分公司综合办留底，一份给调出单位,

一份连同物资发送到调入单位，调入单位根据调拨单核对调

入物资，开具入库单并登记入账。

各项目部和中心库房保管员在当月的《办公、生活用品

及设备盘点表》中要注明物资异动情况，分公司综合办进行

核实，查看调出调入是否一致，对不一致的情况要及时通知

责任部门进行修改，确保调拨有序，物资存放地点明确。

所有办公、生活用品、CI物品的调拨必须报分公司综合

办统一审核调配，调拨价格遵循5:3:2原则，如遇项目有分

歧，由分公司综合办统一协调。

分类调拨/报废程序及注意事项责任部门

(-)由项目部综合办在协同平台上填写并发起“办公CI用品调拨/报废申

请表”，经分公司审核通过后，由分公司综合办负责统一协调和管理。

CI用品

(-)项目综合办每季度应对CI用品台账进行清理，对CI用品的去向(调分公司综合办/

(可周转

拨/报废等情况)进行说明，并将台账报分公司综合办备案。项目综合办

使用部分)

(-)由项目部综合办在协同平台上填写并发起“办公CI用品调拨/报废申

办公/请表”，经分公司审核通过后，由分公司综合办负责统一协调和管理。

生活(-)项目综合办每季度应对办公/生活设施、设备管理台账进行清理，对项分公司综合办/

设施、目部办公/生活设施、设备的去向(调拨/报废等情况)进行说明，并将台账报分项目综合办

耐设备公司综合办备案。

用

品

小型(-)由项目部综合办在协同平台上填写并发起“小型机具报废申请表”，

机具经分公司审核通过后，由项目综合办、物资部共同进行报废处理，余额上交财务分公司综合办、

设备/部冲减项目成本。物资部/项目综

固定(-)项目综合办每月度应对小型机具管理台账进行清理，对项目部小型机合办、采购部

资产具的去向(调拨/报废等情况)进行说明，并将台账报分公司综合办备案。

第六章报废处理

,第九条各单位的办公、生活用品及设备报废由综合办

在竣工结算前提出报告（处置方案），会同物资部对其残值

评估报分公司领导审批后办理报废手续。

项目部在使用过程中或项目退场时办公、生活用品及设

备报废由项目部填写相应报废申请，要有综合办会同物资部

或商务部进行残值评估、并报分公司审批后办理报废手续，

处理残值费用交财务冲减项目成本；固定资产报废必须报公

司审批，且必须满5年后才能报废。报废必须及时上报分公

司综合办备案。

第十条项目完工后，办公、生活用品及设备的使用

单位和个人应及时提交台账，并列明完好状态，同时提出处

理方案，分公司综合办核实情况，经分公司领导批准后，再

通知项目部进行处理。处理完毕后，项目综合办应提交项目

退场办公用品处理说明（附上最终项目盘点表），纸质版签

字扫描盘点台账交回分公司综合办保存。

第十一条未按公司规定的程序，其他单位和个人在

任何时候（包括工程竣工、项目部撤销或转移期间）均不得

擅自调拨、处置办公、生活设备。擅自调拨、处置，造成账

实不符或物品损坏、遗失，由项目部责任人负责赔偿全部损

失费用，并对责任人罚款50—500元/次。

第七章费用计算

第十二条新购的办公、生活用品及设备均由财务部计

算成本分摊到各项目部。

周转的办公、生活用品及设备实行532原则调拨，分公

司综合办统一调配。

第十三条项目调拨物品应保证物品正常是使用，如不

能正常使用需要调出项目进行维修至维修好，维修费用计入

调出项目。

第八章工装配置管理

第十四条员工工装由公司统一订制，各单位不得以任

何理由自行购买工装并报销费用。工装配置人员为两级机关

管理岗位的公司自有、派遣员工；项目部自有、派遣员工。

第十五条配置类别：两级机关及项目经理：正装，深

色西服、白色衬衣；项目部人员（不含项目经理）：工作服,

依据总公司CI手册标准执行。

第十六条配置流程：两级机关及项目经理：由综合办

负责收集本单位符合配置正装的人员信息，集中由公司办公

室申请配置，经公司办公室审核同意后，由公司办公室统一

到定点厂家订购；项目部人员（不含项目经理）：由二级机

构综合办负责审核本单位配置工作服的人员名单，到公司定

点单位订购。

第十七条着装要求：公司/分公司/项目部层面组织的

大型活动、对外接待、各类大型会议均需统一着装；两级机

关人员，每周一必须统一着工装（12月1日―第二年3月

31日期间，因天气寒冷，非大型活动、会议、对外接待的，

可不着工装）。任何单位或个人不得以任何理由拒绝着工装,

否则公司将予以通报批评及至取消配置资格。

第十八条其他规定：员工在公司内部工作调动，不再

重新配置工装；工装配置周期为三年；其他用工管理人员如

需配备工装的，个人需缴纳工装制作费用1000元，按满3

年期限逐年予以退还；工作不满1年的新员工配置了工装的,

如出现离职情况，由所在单位综合办扣除50%工装制作费；

工作不满2年的员工配置了工装的，如出现离职情况，由所

在单位综合办扣除20%工装制作费。

第九章公车管理

第十九条公车范围：包括公司购置并服务于项目部生

产的轿车、越野车、皮卡车以及工具车等车辆。

第二十条车辆管理：项目部所有公务车辆均由项目综

合办统一管理和调度，其他人员不得随意调度用车；各项目

需根据实际情况明确可使用公务车辆的范围，建立公务车辆

管理台账，综合办对项目人员用车严格把关，高效使用，降低

运行成本；公务车辆相关证照和手续文件，由驾驶员妥善保

管；公务车辆严格实行下班入库制度，下班后应停放在项目

部指定位置。因公务外出不能停回项目部的车辆，需经综合

办主任