文书的处理完

文书的处理

任务一、行文制度认知任务二、发文处理任务三、发文处理本章学习目标……

1.知识目标了解行文关系和行文方向，掌握行文规则；掌握发文处理和收文处理程序。

2.技能目标能够按照行文规则正确行文；能够按照收文、发文处理程序和规范进行收发文。

3.素质目标按照未来职业岗位要求，能够态度端正、准备充分、表演认真、效果较好地模拟收发文处理。任务一行文制度认知

行文制度是指收发文机关之间行文必须遵守的行文准则和规定。

行文制度包括三个要素：行文关系、行文方式、行文规则。一、行文关系行文关系是收发文机关之间文件的往来关系。行文关系分为两类：隶属关系和非隶属关系

1、隶属关系是同一系统之间领导与被领导之间的关系，是上下级之间的关系。

2、非隶属关系是行文机关之间，不是上下级的关系，没有领导与被领导的关系。包括：

1）上下级业务部门之间的指导与被指导关系（业务指导关系）；

2）非同一系统的机关之间，无论级别高低，没有领导与被领导的关系，也无上下级业务部门的指导关系。（不相隶属关系）；

3）不同系统或同一系统的同级机关之间的关系（平行关系）

。二、行文方式1.下行文：逐级下行文、多级下行文、直达基层组织和群众的行文2.上行文：逐级上行文、多级上行文、越级上行文3.平行文三、行文规则

1、行文应当确有必要，注重效用

2、不得随意越级行文

3、政府各部门行文规则

4、联合行文规则

1)联合行文要明确主办单位。

2)有隶属关系的机关之间不能联合行文；

3)联合行文的单位数量要严格控制；三、行文规则

5.协商一致的原则

1）公文涉及其它部门职权范围内的事项，须事先与有关部门协商取得一致意见；

2）未经协商一致，不得各自向下行文。

6.重要行文的抄送

1）向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关

2）请示上报时不得下下级机关抄送

7.请示、报告、意见的行文规则

8.受双重领导的机关行文

任务二文书处理程序认知主要内容包括：一、文书处理程序的概念二、文书处理程序的特点三、文书处理程序图一、文书处理程序的概念

文书处理程序是指文件在机关内部运转处理过程中所经过的一系列环节。这些环节前后衔接、环环紧扣、排列有序，形成一个有序的整体，构成一个文书运转与处理的科学流程。文书处理程序由发文处理程序、收文处理程序、文件管理三个部分构成。二、文书处理程序的特点（一）确定性

1、文书处理程序的各个环节是相对独立且有确定的；

2、各个环节的排列顺序是相对稳定的，不得任意删减环节和任意颠倒前后环节；

3、实际工作中可以对某些环节进行合并办理，但不得省略。

二、文书处理程序的特点（二）连续性

1、文书处理的各个环节是紧密衔接、前后连贯的一个统一整体；

2、运用文书处理程序时不得颠倒顺序或随意增删环节；

3、不同类型、不同大小的机关在具体运用时可以有一定的灵活性。二、文书处理程序的特点（三）规范性

1、文书处理的每一个环节都有特定的要求和规范；

2、规范性是文书处理的质量要求；

3、规范性是文书处理工作所追求的最终目标。

4、规范性体现在文书工作的内容、工作方向、工作方式等方面。三、文书处理程序图拟稿复核签发审核签收分发用印承办拟办批办注结传阅平时归档外部传递缮印分发收文登记复文发文登记催办请办任务三发文处理主要内容包括：草拟→审核→签发→复核→缮印→校对→用印→登记→分发一、草拟草拟包括交拟和起草两个步骤。交拟是领导或文秘部门负责人向拟稿人交待撰拟任务的过程。由单位的领导人和文秘部门的负责人实施。起草由秘书人员或相关业务人员实施。具体要求：

1、符合国家法律、法规及其它有关规定。

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短。一、草拟

3、公文文种根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5、人名、地名、数字、引文准确。引文先引标题，后引发文字号，日期注明年月日。一、草拟

6、结构层次序数依次为：一、（一）、1、（1)。

7、使用国家法定计量单位。

8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，第一次出现时应注明准确的中文译名。

9、公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。二、审核

审核又称核稿，是指文稿在送领导签发以前，对文稿的内容、体式等方面进行全面的检查审定。

1、审核工作由文秘部门负责人或资深秘书负责。审核主要是把好三关：行文关、文字关、政策关。

2、审核的重点。1）是否需要行文，这是审核的重要先决条件；2）行文方式是否恰当；3）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；4）公文格式是否符合《办法》的规定；5）文字表达是否符合要求。三、签发签发是单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定，在发文稿纸上签署批准发文的意见，并签署自己的姓名和日期的环节。

1、签发是发文处理程序中最重要的一个环节，文稿一经签字，草稿就转为定稿，文字内容不得再行改动。

2、签发是领导人行使职权的一种表现，签发人对代表本单位的发出的文件负有完全责任。三、签发

3、签发的原则涉及全局性的重要文件，由主要领导人签发，涉及其中一方面问题的文件，由主管领导签发；涉及某一方面而且政策性强、问题重大、问题设计面广的文件，由主管领导人审核后，送主要领导人签发；一般性文(函)件，可以授权相关人员代签发。

三、签发

4、签发具体要求

1）签发人须在发文稿纸的签发栏内签发；

2）签发要注明三项内容：签发意见（发、印发、急发、同意发等）；签发人的姓名（最好是全名）；签发日期（年月日）；

3）需核签或加签的文件，要明确填写“请××审阅后发出”等字样；

4）经授权或委托代签的，要明确写上“代签”字样。

5)联合发文时，应先由主办单位签发，再送请相关单位或部门领导人会签。三、签发签发：办公室审核：部门审核：拟稿人：文件标题：附件：发文字号：密级：主送单位：抄送单位：打印份数：年月日印发

×××（单位名称）发文用纸四、复核

复核是公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核，主要包括：审核处理程序、附件材料、文件格式等。

1、审批、签发手续是否完备；

2、附件材料是否齐全；

3、格式是否统一、规范。

复核无误，应编发文字号，确定印制份数，注明文件的发受范围、时限和秘级，准备缮印；复核有误，应按程序退回复审。五、缮印缮印是根据定稿制作文件正本的过程。缮印是发文处理程序中须注意细节的一个环节。要严肃认真、准确细致，以保证文件制作的质量。五、缮印（缮印中应注意的事项）

1、必须忠实定稿，不得随意改动原稿的文字、标点、格式、段落，并保护好定稿；

2、版面设计要美观大方；用纸、格式、印刷要符合《国家行政机关公文格式》中的规定；要防止出现多页、缺页、倒页问题；

3、注意缮印过程中的保密工作，秘密文书应有专人负责并在指定缮印地点印制，并对印制的底版、校样等进行严格管理，防止失密或泄密。

4、建立缮印程序中的登记制度。六、校对校对是缮印中的一个环节。是指以签发的定稿为底本，对缮印的校样进行格式和文字核对校正工作。校对时应注意的问题：

1、初校与复校相结合；

2、以定稿为依据；

3、要校改的文字要牵出版芯；

4、校对后要全面复查，复查无误后，在校样上签字，然后付印。六、校对校对的方法：1.看校：是只看校样不看原稿的校对。2.对校：是用校样对照原稿进行校对。3.读校：是两个人一起校对。4.折校：把校样放在桌子上，把原稿折起来，使靠边一行的文字与校样上的文字靠近，两手拇指与食指夹住原稿，逐字、逐句、逐个标点符号对照。校对一般要进行一校、二校、三校3个校次。七、用印（盖章）用印是指在需要用印的文件上加盖发文单位印章的程序。用印是公文生效的标志。单位印章由文秘部门指定的专人负责，并建立一定的用印制度。单位要建立用印登记制度，在用印前填写《用印登记簿》上相关栏目和内容。七、用印（盖章）（用印注意事项）

1、用印须经有关负责人批准，并由掌管单位印章的专人经手进行；

2、用印文件的制发机关必须与印面一致，文件内容与定稿一致；

3、用印时位置准确，印文要端正清晰；

4、根据发文印数核实用印的份数，不得盖空白印；

5、送印刷厂印制的文件，如需套机关印章，应派专人送取；

6、通过报刊发布文件，签发稿上应加盖印章。八、登记

登记是指文件用印之后封发之前，对文件主要内容进行登记检查的环节。

1、登记的作用：便于对发文管理、统计和核查。

2、发文登记形式为薄本式登记簿，一般每年一册。每一个单位一般有三种发文登记簿。内收发的《发文登记簿》、内收发对外收发的《送文登记簿》和外收发的《发文登记簿》。

八、登记顺序号登记日期发文字号文件标题密级紧急程度主送机关抄送机关份数归卷情况备注内收发的《发文登记簿》的登记项目：八、登记顺序号登记日期封皮号发往机关发往方式签收时间签收人备注内收发对外收发的《送文登记簿》的登记项目：八、登记外收发的《发文登记簿》的登记项目：发文字号发文日期发文机关文别受文单位文件标题份数九、分发分发是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。

1、分发环节由文秘部门的内收发承担，主要工作内容是书写封面、装入文件、封口和发送。

2、分发前要清点份数、检查公章、有无缺页倒页现象；根据主送、抄送机关分别装封，如有需要还要加盖密级、急件印戳，核对无误后，将封口封缄。

3、分装时急件、密件、普通件要分别装封；封面书写要工整、规范；份数准确；封口要严实。十、分发分发方式：直接送达、邮递、机要传递和专人递送，不得托人代送。1）送给本单位领导及单位各部门的文件，可由秘书人员直接送达2）机要传递是将文件交送机要机构，由机要机构派专人送达收文机关或送当地机要通信部门传送的文件传送方式3）绝密文件或特别紧急的重要文件，最好派专人递送。转送必须实行两人护送制4）发往外地的文件，可以采用邮递的方式九、分发

发送时的注意事项：

1、邮递应准备回执，机要递送和专人递送要有交接手续，履行签字手续。

2、会议发送的公文应向会议所在单位发送“会议文件目录”或“会议文件通知单”，以确保收文完整准确。

3、发文封装后，要及时将定稿和存本归档。如是复文还须进行“注办”。发文处理知识点草拟1领导人秘书部门领导秘书人员业务人员交拟起草审核秘书部门领导审核重点签发23签发原则和要求、签发人复核4文秘部门缮印5复核内容分发9内收发分发内容方式注意事项有关领导文秘部门校对6注意事项文秘部门用印7文秘部门登记8登记形式内、外收发注意事项注意事项校对方法任务四收文处理一、签收签收是指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。签收时需要对收到的文件进行审核，检查清点。

1、外收发的工作。对邮递员、通讯员送来的信件进行审核，按封皮作检查：

1）查文件实际件数与回执清单或发文登记数是否一致；

2）查来文是否属于本机关收文；

3）查是否为急件、密件，急件随到随转，密件转机要室；

4）查封口是否完好，如有拆动，需当场声明。经上述审核无误，方能签名验收。一、签收

2、内收发的工作。对外收发送来的文件进行启封审核。内收发启封的权限为：整个机关名义收；领导同志收；负责同志收的文件。启封后的工作：检查正件、附件及文件页码是否齐全，有无短少，如附有汇票、收据等，应及时送财务部门。收文审核后，内收发加盖收文章进行收文登记。二、收文登记收文登记是文秘部门对收到的文件按一定的形式进行逐项登记的环节。收文登记由单位内收发承担。1、收文登记的项目：收文时间来文单位发文字号文件标题密级缓急时限份数承办部门复文号归卷号二、收文登记

2、收文登记应注意的事项

1）收文登记时党内文件和行政收文要分开登记；

2）收文数量多的单位可以分类登记，如：上级机关来文、平级和不相隶属机关来文、下级机关来文；

3）收文较少的单位统一登记，不分类别。

二、收文登记3、收文登记的范围。不必有文必登，视重要程度和单位的实际情况而定。需要登记的文件：不需要登记的文件：1.上级机关的指导性的、参阅性或需要办理的文件。2.下级机关的请示性、报告性文件。3.带有密级的重要资料。1.领导人的亲启件。2.事务性的通知、便函等。

3.一般性的简报。4.公开的和内部不保密的出版物。5.已经被其他文件包括的文件。

二、收文登记

4、收文登记的形式。收文登记的形式有薄册式、联单式和卡片式三种。

1）薄册式登记。是用装订成册的登记簿进行登记。薄册式登记一般采用大流水号顺序登记，易于保存。小单位收文登记簿一年一册；大单位采用分类登记簿登记。采用簿册式登记的文件，如果该文件需要承办或回复的文件，必须填写《文件处理单》，并将其贴在文件的首页上，随文件运转和归档。二、收文登记

文件处理单

编号：收文时间：年月日来文单位文件号密级文件份数文件标题内容摘要附件主办部门拟办意见传阅栏传阅人日期批办意见办理结果二、收文登记

2）联单式登记。是同时填写两联或两联以上登记单的登记形式。以四联单形式为多。第一联贴在收文前面，随收文运转；第二联由内收发保存，按顺序装订后作为总收文登记簿；第三联由文秘部门留作催办凭据；第四联送交档案室，等待文件办理完毕后整理登记。

3）卡片式登记。是采用单份卡片进行收文登记的形式。三、审核收到下级单位上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。四、分送分送是对收到的各类文件材料按照一定范围和运行办法送给有关领导和承办部门阅知和办理。

1.对于重要文件以及文书人员不能判定由哪个部门承办的文件，应及时送办公部门负责人或领导人进行拟办或批办，然后根据批示意见进行分送；

2.对那些属于日常事务性的已有明确分工的文件，按主管业务的分工范围直接分送给有关部门或承办人。四、拟办拟办是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时参考。拟办一般由文秘部门负责人承担，简明扼要地拟出切实可行的意见，填写在《文件处理单》的“拟办意见”栏内，并签注拟办人的姓名及拟办日期。

四、拟办拟办的方法和要求（详见152页）1）上级发来的公文；2）下级单位报送的请示；3）平级单位的来文。五、批办批办是机关领导人将来文和附送的拟办意见审阅后，对文件如何办理、办理原则和办理过程中应注意的问题做出最后决定，并在文件处理单上加以批示的环节。批办是具有决策意义的环节，是领导行使职权的具体体现。批办由单位领导人负责，批办意见填写在“文件处理单”的“批办意见”一栏内，要注明具体的批办意见、签名、署日。五、批办秘书要辅助领导做好批办工作。

1.要控制批办范围，及时准确地报送需要批办的公文，不能把收进的文书一一报送批办。

2.辅助领导对来文做出三种明确的批办内容：指明文件处理的原则和方法；确定承办部门和时间；签署姓名和日期。六、传阅传阅是安排多人阅看同一份文件。秘书部门根据领导人的批示或授权，按照一定的程序将公文送至有关领导或部门阅知。对于阅件要安排相关人员阅读。

1.传阅的方式：轮辐式传阅法。

2传阅顺序：由管理层到一般层，具体说就是先办理、后阅知；先主办、后协办；先正职、后副职的次序分送.保证主要领导、主管领导和主管业务部门的需要。六、传阅进行传阅要根据文件的内容、缓急程度，遵循先主办、后协办原则，分清主次。在传阅过程中，秘书应加强对传阅文件的控制，履行必要的传阅手续，不能让文件在阅文人之间自由流动。七、承办承办是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文的内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序。承办包括办文和办事两个方面的内容。

1、办事。办事是落实文件中要求办理执行的相关事项。承办要注意以下几点：

1）明确承办人、承办事项、承办期限；

2）领会领导批办意见，如实按领导意图落实文件；

3）涉及若干部门，主办部门与协办部门要协调一致，相互协商。七、承办

2、办文