办公室实务（第2版）试题及答案 项目二 办公室环境管理答案

项目二办公室环境管理任务一：一、判断题，在括号内对的填√，错的打×1．根据办公的特点，应做到人在端坐时，可轻易地环顾四周，伏案时则不受外部视线的干扰而集中精力工作。（√）2．公用办公用品柜中的物品要放置规范，通常大的、重的放下面，小的、轻的放上面，以便于取用。（√）3.办公室的温度最好保持在25℃～28℃，相对湿度在45%-60%。（×）4.如果采用的是开放式办公室布局，主管座位应位于员工座位的后方，以使主管易于观察员工的工作情况。（√）5.一个只有几平方米（高度为2.6米）的办公室，可以摆上一盆超过2米高的盆花。（×）二、应用题（一）阅读下面内容，谈谈你的看法？周一早上，秘书唐圆提前一小时来到办公室，她打算把办公室打扫一下，让同事可以心情舒畅地开始新一周的工作。天气很冷，她首先打开空调，调节好办公室的温度、湿度；之后将窗台、办公桌、电脑等凡目光可及的地方都细细地擦过；饮水机里的水不了，给送水公司打电话，让他们九点把水送到；储备的办公日用品也应该再补充，她打算下午和小夏一起去买，顺便再去买点书法绘画之类的物品装饰一下房间；然后把办公室的植物浇了水，把枯败的枝叶修剪一番。答案：秘书应该重视对办公室的设计、布局、布置及工作环境的美化。环境美化是工作效率的保证。办公机器、设备的恰当摆放，地毯和现代化装饰品、自然的或人工的花卉植物等的圆满布置，会令人产生一种舒适的感觉，陶冶人的性情，提高工作效率。秘书唐圆懂得办公环境与工作效率之间的关系，因而能够主动为同事和为自己布置、设计美观、恰当的办公环境。（二）王平为何要重新考虑办公室的布局？华日公司是一家私营企业，目前处于发展阶段，业务蒸蒸日上，由于员工数量和生产规模的不断扩大，需要重新布置办公室。该公司原来采用的是开放式的布局，现在，在新的办公楼里要采用封闭式的布局。公司提供了三间办公室给行政事务部的7名员工（包括部长1人，秘书1人，雇员5人），其中一间在靠近走廊的楼梯口，另一间在走廊的尽头，还有一间在中间位置。秘书王平负责办公室的布置工作，他考虑到方便部长上下楼，所以将部长的办公室安排在楼梯口的那一间，最里面的房间冬天冷，理所应当自己去，其他人则在中间的办公室办公。

工作了一段时间以后，部长将王平叫到自己的办公室，说：“每天都有外面的人来敲我办公室的门咨询，不但打扰了我的工作，还影响了我的休息，尤其是一些我不愿意见的客人，我真的不想再见到他们，请你想办法解决此问题。”王平一脸的无奈，只能重新考虑办公室的布局了。

答案：领导的办公区域需要保持绝对的安静，应该设置在远离楼梯口且不临街的房间；秘书部门是单位的信息库和协调部门，秘书办公室应该设置在一楼或者楼梯口处，以方便接待来访者。另外。秘书办公室如果与领导办公室相隔太远。会带来沟通上的不便。

如果办公室是开放式布局。秘书应将自己的座位设置在能够清楚看到出入口的地方。客人在进入上司办公室前最好能先经过秘书的办公室。不过，秘书应避免自己的座位与上司面对面。简答题（一）开放式办公室的特点？不设个人专用办公室；组合工作间的材料丰富多样；办公室工作人员的地位级别不靠办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定位置。（二）办公室布置的要求？1.办公设备的放置要使人感觉舒适、方便。一般来说、办公桌的大小要适中，能够放置常用的办公用品，并有适当的空间进行工作。办公椅应该舒适、稳定，不宜太软或太硬。文件柜、书架可绕墙而立，避开主光源和过道，这样既不会挡住光线，又可以节省空间。2．公用物品应有序摆放。文件柜里面的公用文件要按照相关制度严格管理，以便于各个部门的工作人员取用。公用办公用品柜中的物品要放置规范，通常大的、重的放下面，小的、轻的放上面，以便于取用。一些常用的公用物品，如电话号码本、火车时刻表、字典（词典）等应放置在可以方便取阅的地方。接待区为来访人员准备的宣传品、资料以及书报、杂志应摆放整齐，并要及时更新和整理，以保持良好的对外形象。3．座位的安置要有利于提高办公效率。在一般情况下，为了能在第一时间接待上司约见的客人，秘书应将自己的座位设在能清楚地看到出入口的地方，最好能让客人在进入上司的办公室之前必须从自己的办公桌前经过。如果采用的是开放式办公室布局，主管座位应位于员工座位的后方，以使主管易于观察员工的工作情况。任务二：一、判断题，在括号内对的填√，错的打1.专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，右手记录留言。（√）2.办公桌上可以摆放自用的办公文具、用品、零散物件。（×）3.将钢笔、铅笔、胶水、直尺等常用的文具一起放入伸手可及的文具用（√）品盒内。4.可以将计算机显示器摆放在有反光刺眼放入地方。（×）5.办公环境的光线应充足，局部照明要达到要求，且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的反射。（√）应用题（一）阅读下面内容，谈谈你的感悟？某公司总经理办公室和技术部的工作人员一起加班到深夜。第二天早上秘书刚上班，还没走进办公室，就看到门口等候了两位未预约的客人。这两位可人事总经理刚刚结识的重要客人，其中一位是欲与总经理合作的在某世界五百强企业担任全球副总裁的客人。一进办公室，发现办公杂乱不堪，办公桌上、沙发上、茶几上、地上到处都是文件材料，室内空气污浊……所有的东西都不在正确的位置上。答案：秘书每天下班前后或者每项活动结束后，一定要迅速打扫办公区域。如果时间来不及，应当在第二天早晨提前来到办公区域进行打扫。任何时间，秘书都应保持办公环境的整洁，因为办公室的很多工作具有不确定性。请指出王晓倩秘书工作环境中存在的问题？建平有限公司办公室的王晓倩秘书是今年新入职的，她的办公桌上电话摆在了右手边，电脑键盘上摆放着有两份文件，电脑屏幕上边贴着几个纸贴，胶水、毛绒玩具、茶叶盒放在了左手边。答案：个人工作环境物品摆放有序，保持办公桌面的整齐、美观，在桌面上放置的物品一定要少，但一些必需的物品还要摆放，当然也有摆放的要求。电话应放在左手边方便拿到的位置，右手记录留言。电脑键盘上不要有文字材料，也不要在电脑屏幕周围贴满小纸贴。办公桌上不应该摆放胶水、毛绒玩具、茶叶盒，胶水应放入文具用品盒，茶叶盒应放入抽屉中，毛绒玩具不应该放在办公室中。三、简答题（一）个人工作环境物品如何摆放才能有序、美观？1.电话。专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，右手记录留言。2.电脑。不要用文字材料把键盘覆盖，也不要在电脑屏幕周围贴满小纸贴，这样不但会影响个人形象，还会影响公司的整体形象。3.参考书。由于经常需要查找相关资料，秘书的参考书一般会比其他职员多。较多的参考书会占用办公桌上的较大空间，所以应该把常用的参考书放在桌面或容易存取的抽屉中，而将较少使用的书籍放到公司的书柜里面。4.文具用品盒。将钢笔、铅笔、胶水、直尺等常用的文具一起放入伸手可及的文具用品盒内。5.文件夹。常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里；将文档归类，并存放在不同颜色的文件夹中，然后在每个文件夹上标明标签。此外，还要分检文件，将你的文件按需要程度分类，然后相应存档。6.办公桌抽屉。自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使用习惯安排；对于一些易粘的物品，如胶水、胶带或其他胶质材料等，要连同它们的盒子一起有序地存放在抽屉中，否则很容易将抽屉中的其他物品粘在一起。如果办公桌备有一个带锁的抽屉，可以用其来存放有保密需要的东西；其余不带锁的，则可以用来存放信笺、复写纸，并适当堆叠这些纸张，以便取用。（二）如何识别办公环境的安全隐患？1.建筑隐患主要是地、墙、天花板、门、窗中的隐患等。例如，地面缺少必要的防滑措施，天花板未安装烟雾报警器，离开办公室前忘记关门窗等。2.环境隐患主要指室内环境要素不符合要求。例如，室内光线不足或刺眼，温度过低或过高，空气不流通，装修材料不够环保等。3.办公家具隐患主要是由柜架等家具摆放和使用不合理造成。例如，办公家具和设备有突出棱角、柜顶堆放大件或太重物品、电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作等。4.设备隐患现代办公设备的电源安全及电子辐射等都是很普遍的安全健康隐患。例如，电源线磨损裸露，插座接口不稳固，各种电线拖曳，因计算机显