档案室组织机构图、岗位职责

部门职能表部门名称：档案室部门职能：1.负责贯彻执行国家和公司上级机关有关档案法律、法规；2.负责实施档案工作目标管理,不断提高管理水平,掌握档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计、利用等业务工作情况。3.负责全公司各部门档案的接收、整理、装订、登记、分类、编号、上架、入库保管、鉴定、销毁、统计、借阅等各项工作。4.负责档案的平安保密工作，严防档案失密、泄密和其他平安事故的发生。5．严格遵守国家、省、市、局及本公司的保密规定、制度，不得擅自复制、提供、抄录各类档案材料，不得在各种场所随意涉及档案内容，不得擅自涂改、伪造、出卖或赠送所保管的档案资料，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄漏档案的机密内容。6．建立系统的档案借阅制度，切实有效地办理档案的出借、阅览和组织利用。7.积极创造条件，做到电子建档和调阅，负责档案的数字化、信息化、网络化建设与管理工作，努力做好档案的利用效劳工作。档案室组织机构图行政副总经理办公室主任行政副总经理办公室主任档案室员员档案员员员职务描述表岗位名称：档案室管理员直接上级：办公室主任直接下级：无目标责任：严格执行公司档案管理制度，为实现标准化管理提供保证。岗位职责：严格执行公司的档案室各项管理制度及规定，在办公室主任直接领导下，开展工作；负责起草和完善公司的档案管理制度；负责建立和完善公司档案室管理工作；负责完善公司的保密工作；负责对公司下属各单位、部门档案管理业务的沟通与指导；完成领导交办的其他工作。职责权限：有权对所属单位和部门在档案管理中存在的问题予以纠正；有权拒绝不符合规定的档案查阅。兼职工作：职务描述表岗位名称：档案室档案员直接上级：办公室主任直接下级：无目标责任：严格执行公司档案管理制度，为实现标准化管理提供保证。岗位职责：1．严格执行公司的档案室各项管理制度及规定，配合档案室管理员开展工作；2．负责起草和完善公司的档案管理制度；3．负责建立和完善公司档案室；4．负责完善公司的保密工作；5．负责对公司下属单位的档案管理业务进行指导；6.领导交办的其他工作。职责权限：有权对所属单位和部门在档案管理中存在的问题予以纠正；有权拒绝不符合规定的档案查阅。兼职工作：档案管理制度一、为标准公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、归档范围公司的规划、年度方案、统计资料、财务审计、会计档案、劳开工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、工程方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、平安保密和使用方便。五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。七、档案的借阅1.总经理、副总经理、总监、行政管理部办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4.档案借阅者必须做到：①保护档案，保持整洁，严禁涂改。②注意平安保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。八、档案的销毁1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准前方可销毁。4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。档案管理规定第一条公司档案工作由行政管理部办公室归口管理。第一节档案资料收集、整理与归档第二条各职能部门应明确归档范围，按规定定期向档案馆移交归档材料，任何人不得据为己有或者拒绝归档。第三条归档材料应符合国家有关规定、标准和要求，书写材料和载体材料应耐久保存。第四条归档的文件材料应当是原件，并且应当完整、准确、系统，反映本单位各项活动的真实内容和历史过程，保持文件材料之间的有机联系，符合文件形成规律。反映同一内容不同载体和形式的文件材料应一并归档。第五条档案员协助各职能部门确认归档文件材料的完整程度、准确性以及保存价值，经职能部门负责人签审后归档保存。第六条对干部、工人进行考察、考核、培训、任免、增薪、奖惩等工作中形成的个人材料，要在材料形成后一个月内送交档案室归档。第七条立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续完备。第八条人事档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红色水及复写纸书写。第九条凡属于应归入人事档案的材料，干部和工人均按照中组部《干部档案整理工作细那么》进行整理立卷。第十条经过鉴别不属于归档范围的材料，不得擅自销毁，登记后可分别情况予以退回原归档部门、转递其他有关部门和销毁处理。凡销毁材料，必须详细登记，经报请主管负责人审查批准前方可销毁第二节档案查〔借〕阅第十一条公司档案管理部门所保管的档案原那么上仅提供本单位查〔借〕阅，且仅提供档案查〔借〕阅人工作范围以内的档案。第十二条查〔借〕阅档案必须严格履行审批手续。填写《查〔借〕阅档案审批表》，要注明查〔借〕阅人姓名、单位〔部门〕、查〔借〕阅档案内容及用途，查阅或是借阅。第五十一条查〔借〕阅本单位形成的一般档案，查〔借〕阅人所在单位〔部门〕领导审批后，可直接到档案管理部门办理查阅手续。第十三条查〔借〕阅本单位形成的保密档案，查〔借〕阅人所在单位〔部门〕领导审批后，再经档案形成部门领导审批或单位分管领导审批，再到档案管理部门办理查〔借〕阅手续。第十四条查〔借〕阅财务档案，需经公司驻厂财务部门审批并陪同，方可查〔借〕阅财务档案。第十五条外单位人员不得查阅本单位档案，如确因工作需要查阅档案时，必须持所在单位介绍信及证明个人身份的合法证件〔工作证或身份证〕，介绍信中应注明查阅档案的内容及用途。第十六条查阅档案应在阅览室内进行，档案员在场监督。不得查阅与审批内容无关的档案。第十七条借阅档案一般限5天内归还。因工作需要不能按时归还的，要办理续借手续。第十八条查〔借〕阅档案必须履行登记、检查核对、注销手续。第十九条查〔借〕阅人应保证所查〔借〕阅档案的完整与平安，不得涂改、折页、撕页，不得在档案上做任何记录，不得擅自扩散和泄露档案内容，不得转借他人。第二十条文书档案查〔借〕阅审批权限：党委〔常委〕会、公司办公会、党政联席会会议记录及秘密档案仅限查阅，查阅时经本单位董事长或总经理审批。其他文件的查〔借〕阅，需经档案形成部门领导审批。第二十一条建设工程档案查〔借〕阅审批权限：机密级〔含机密级〕以上档案，不允许复印，需经本系统分管副总经理审批。机密级以下档案的查〔借〕阅，由本单位技术部门领导审批；跨工作范围查阅，需经本单位分管副总经理审批。第二十二条会计档案查〔借〕阅审批权限：驻公司财务人员查〔借〕阅会计档案，由财务部门总监审批。非财务部门人员不得查〔借〕阅会计档案。第二十三条职工档案查〔借〕阅审批权限：查〔借〕阅职工档案，需由人事〔组织〕部门领导审批。第九章附那么第二十四条本细那么由公司行政管理部办公室牵头，与职能部门和各车间联合制定，由行政管理部办公室负责解释。第二十五条本细那么自2012档案管理流程一、主要内容及归档范围1、主要内容但凡能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。2、归档范围行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；开展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。组织人事\教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。会计统计类：年度方案、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。二、档案的管理机构及其主要职责1、管理机构文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。2、档案管理机构主要职责：制定或参与制定档案工作的规章制度；对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。三、档案的种类1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3、方案性文件。包括企业总体方案或规划、开发方案、工程质量方案、营销方案、财务方案等。4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5、批示性文件。包括企业各类方案指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。9、劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。12、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。四、档案管理的根本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。五、档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有方案地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。六、立卷归档的范围凡属本标准的档案种类中所函盖的文件资料，均应立卷归档。七、立卷归档的时间1、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政文化和中心立卷归档。2、对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。八、立卷归档的要求1、各部门文件档案管理的负责人在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交行政文化中心立卷归档。2、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起4、立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等工程填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。5、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。6、立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。7、立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。8、立卷应把上级文件与本公司文件〔除请示、批复外〕按保管期限和文件年限分开立卷。9、立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原那么进行插卷。10、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。11、各种实物档案〔奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等〕归档必须有原件，并保持其完好无损。12、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。九、档案的借阅1、档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外部人员在经过公司领导批准情况下，可查阅无密级档案。2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处分。4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。5、档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。6、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员要及时催还。7、借阅档案须妥善保管，假设有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。十、档案保密要求1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。6、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。7、档案管理员丧失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。8、企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理人员调离，应由行政文化中心主任监督办理，档案交接之后，方能调离。十一、档案的保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依以下规定办理：1.永久保存：公司章程；股东名簿；组织规程及办事细那么；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权状及其他债权凭证；工程设计图；其他经核定须永久保存的文书。2、10年保存：预算、决算书类；会计凭证；事业方案资料；其他经核定须保存10年的文书。3、5年保存：期满或解除之合约；其他经核定保存5年的文书。4、1年保存：结案后无长期保存必要者。5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。十一、超期档案的销毁1、对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保存价值时，再行销毁，以免误毁。3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。十二、档案的保管1、档案保管工作应做到四不：不散〔不使档案分散〕，不乱〔不使档案互相混乱〕，不丢〔档案不丧失不泄密〕，不坏〔不使档案遭到损坏〕。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的平安性，对破损档案应及时修补。十三、附那么1、本制度由行政管理部办公室起草。2、本制度经董事长批准发布。3、本制度自下发之日起实施。档案管理程序1目的

将各项工作形成的资料、记录、各种往来文件有序建立档案保存.2适用范围

适用于质量体系活动与技术运行中形成的各种记录、各部门间的往来文件、工作记录、科技资料的归档管理。

3职责

3．1办公室负责往来文件以及在岗人员的人事、业绩考核资料的收集立卷。

3．2科教信息科负责科研培训、信息资料的立卷。

3．3质管科负责相关产品的检验报告、质量体系活动与技术运行中形成的各类记录等资料收集立卷。

3．4财务科负责会计账册、报表的立卷。

3．5各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备、工作记录等资料的收集立卷。

3．6宣教科负责影像资料如照片、录音带、影像等收集。

3．7科教信息科科长负责审批档案室保存的档案借阅。