某新材料公司《销售合同评审规定》

某新材料公司《销售合同评审规定》销售合同评审规定1.目的为确保顾客要求得到识别并确保顾客满意，公司应管理和控制与顾客有关的过程这些过程包括：产品信息、规格、有害物质要求，询问、合同或订单之处理及修改，顾客反馈及抱怨及协商后之相关交付后活动。2.范围凡本公司权责单位与顾客间的产品信息、订单处理及修改、顾客反馈及抱怨均属之。3.名词解释3.1合同：指顾客提供之合约、订单、技术要求等。3.2附件：顾客提供之相关资讯。4.职责4.1营销部:负责组织评审本公司承揽的产品生产的相关合同。4.2相关部门:合同评审的配合或实施部门。5.具体内容5.1与顾客有关要求的确定5.1.1为确保顾客产品要求(明显和隐含)规定的合理、明确、并获得正确理解以避免由于一些要求的不满足给企业带来任何责任和风险，业务部人员在与顾客签订任何合同时均须事先确定。a.有无任何管理体系的要求(交由质管部作审查)b.有无任何产品质量特性有害物质之要求(交由技术部作审查)c.价格条件、付款方式、结算方式要求(由营销部作审查)d.违约责任、仲裁与索赔要求(由法务部作审查)e.有关环保或法令方面之要求(交由质管部审查)f.有关服务方面之要求(由营销部作审查)5.1.2业务员可以E-Mail、拜访、会议方式或接获合同时作上列与顾客要求的确定，若经确定上列任何一项（或多项)，则需在顾客规定期限内(原则为一周内)交由上列各职责部门作审查与回复。并将其结果记录于估价申请单上，连同其要求资料建档保存于营销部中备查。5.1.3确定产品有关要求的时机a.向顾客作出提供产品的承诺前、b.新顾客开发成功后c.合同/订单签订前d.顾客要求更改后5.2顾客制定的特殊要求5.2.1业务员经确定或接获顾客指定的特殊要求时，应于三日内交由技术部并由其召集会议，依《产品设计和开发控制程序》之规定将之文件化及控制以符合顾客之要求。5.3与顾客有关要求的评审5.3.1合同评审5.3.1.1接到合同给相关业务员。5.3.1.2业务员依合同的类别区分为：技术要求，以及量产订单，再执行合同初审。5.3.1.3合同评审应确保：a.产品要求得到规定；b.与以前表述不一致的合同或订单的要求予以解决；c.公司有能力满足规定要求;d.依报价单之内容填写审查结果及签认。5.3.2估价申请业务员接获顾客的合同时，依《客户协议/合同签订流程与规定》处理。5.3.3可行性分析5.3.3.1技术部在收到合约(技术要求)时，依《产品设计和开发控制程序》执行可行性分析，以确定顾客的各项要求均可解决，且本公司都有能力达成，另技术部可提出任何建议事项。5.3.3.2技术部提出估价或建议事项，经相关部门主管会签后，送回业务部。5.3.3.3若顾客的要求本公司无法达成，则业务部应转达技术部的建议事项与顾客通协调直到双方均可接受，方可估价否则放弃此合同。5.4报价、议价5.4.1业务员依《报价运作及管理规定》提出正式报价、议价等作业。5.5送样与确认5.5.1业务员于接获技术部制作之样品及送样报告后，将其送交顾客确认，并执行后续之追踪及异常处理。5.5.2业务员于接获顾客的样品确认书后，须将该编号的单价进行登记。5.5.3合同评审完毕，并送样成功后，涉及合同中所有客户特殊要求的，业务员必须在下货单前填写《客户特殊要求申报单》给相关部门人员加以控制。5.6订单及交期确认5.6.1订单评审及交期确认业务员接获顾客订单时，依《订单处理规定》执行订单的处理，并在报价单中注明评审及处理结果后交生产计划安排生产。5.6.2量产业务文员接获业务部提供的订单后安排下单生产及交期跟催。5.6.3合同内容变更5.6.3.1量产中，若顾客有任何合同(技术要求)的变更，业务员则依《变更管理控制程序》处理。5.6.3.2若为交期、币别、单价等变更时，业务员则依《订单处理规定》处理。5.6.4顾客交期控制及出货5.6.4.1生产部按顾客交期来控制及出货之相关事项。5.6.4.2若顾客有提出在正式出货后的活动，则由业务部依与客户协商后的结果，以E-mail方式通知质管部修订《客户发货特殊要求技术指令》并依规定执行。5.7顾客沟通5.7.1在交货期间有关顾客期望或质量问题事项，均由业务部依《客户服务及信息反馈处理程序》的规定，会同相关职责部门处理。5.8记录保存5.8.1合同审查记录的保存期限依《记录控制程序》的规定执行。6.相关文件MC-QP-007《产品设计和开发控制程序》MC-QP-023《变更管理控制程序》MC-QP-017《客户服务及信息反馈处理程序》MC-QP-002《记录控制程