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文档简介

文档保管管理制度1.引言本文档旨在制定适用于公司内部的文档保管管理制度。通过规范文档的存储、归档和访问流程，确保公司的文件管理工作高效、安全、可追溯。2.文档分类与标识为了方便管理和查找，所有的文档应按照一定的分类标准进行分类和标识。常见的分类包括：合同文件、财务文件、人事文件等。每个类别的文档应采用固定的标识方式，以确保文档的唯一性和可识别性。3.文档存储与归档所有文档的存储和归档应遵循以下原则：-电子文档：应使用公司统一的电子文档管理系统进行存储，确保文档的完整性和安全性。电子文档应按照分类进行文件夹的划分，每个文件应具有明确的命名规范。-纸质文档：应使用防火、防潮的柜子或柜架进行存储，确保纸质文档的安全和可保密性。纸质文档应按照分类进行盒子或文件夹的划分，每个盒子或文件夹应贴有明确的标签。4.文档访问与查阅文档的访问和查阅应遵循以下原则：-电子文档：只有经授权的人员才能访问和查阅相关文档。授权人员应使用自己的账号登录电子文档管理系统，严禁将账号和密码泄露给他人。-纸质文档：只有经授权的人员才能进入文档存储区域，并查阅相关文档。文档的查阅应填写借阅登记表，包括借阅日期、借阅人员、借阅目的等信息。5.文档保密与销毁-对于涉密文档，应采取额外的保密措施，如加密存储、权限设置等。只有经授权的人员才能访问和处理涉密文档。-文档的销毁应遵循公司的相关规定。已经过期或无效的文档应及时销毁，确保不被滥用或泄露。6.文档追溯与调阅为了满足公司对文档追溯和调阅的需求，应建立相关的记录和审批流程。对于重要的文档，应定期进行备份和审查，确保文档的完整性和可追溯性。7.文档保管管理责任各部门及相关人员应履行文档保管管理的责任，包括但不限于：-严格遵守文档保管管理制度的规定；-做好文档的分类、标识、存储和归档工作；-定期检查文档的完整性和安全性；-配合文档的追溯和调阅工作。8.附则本文档的具体实施办法和标准由公司内部相关人员负责制定和修订，并以内部通知的形式进行发布和执行。以上是我提供的《文档

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