文件资料控制程序带流程图

修订履历：版次实施日期章节修订内容说明修订人全文整版格式变更批准审核编制目的通过对质量/环境管理体系文件和资料〔包括外来文件，如国家、行业、地方标准、法律法规和客户提供的文件、资料等〕的控制管理，确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效性控制、保管和更改的规定，使公司的各项工作依据正确的指示进行。范围适用于公司所有质量/环境管理体系文件和资料的管理与控制。相关文件3.1UT-QEM_A/1《质量和环境手册》3.2UT-QEP-02_A/1《记录控制程序》流程&权责4.1公司内部质量/环境体系文件控制流程权责部门流程说明记录表单文件编制/修改文件编制/修改审批文件登记文件发行/回收文件使用文件更改申请NGOK是否适用YesNo文件作废文件编制部门文件编制部门编写/修改本部门文件。责任部门按照4.3之文件审批权责规定审批文件。文控中心文件编制部门将批准之文件交予文控中心，由文控中心作登记。《受控文件清单》文控中心文控中心按照文件使用需求将文件受控副本发行至所需部门，同时回收旧版副本。《文件发放/回收登记表》文件使用部门文件使用部门负责受控副本的使用和存档。《受控文件清单》文件使用部门文件内容不适用时，需提出修改。文件编制部门文件修改由原文件编制部门提交修改申请。《文件变更申请单》文控中心回收的作废文件由文控中心登记，存档或销毁。《作废文件登记表》《文件销毁申请单》4.2公司外来文件控制流程权责部门流程说明记录表单收集/接受收集/接受归档与保存确定发放范围文件发放/回收文件使用是否更新YesNo是否需返还YesNo文件销毁返还客户文件收集部门按照4.4之规定由相应部门收集和接受外来文件。文控中心文控中心负责外来文件之编号，登记与存档。《外来文件登记表》文控中心文控中心根据部门所需确定外来文件发放范围。文控中心文控中心将外来文件受控副本发行至所需部门，同时回收旧版副本。《文件发放/回收登记表》文件使用部门外来文件使用部门负责受控副本的使用和存档。《受控文件清单》文件收集部门外来文件有更新时，文件收集部门应立即接受新版文件并交文控中心。《外来文件登记表》文件收集部门文件收集部门应询问客户是否需要回收旧版文件。文控中心文件收集部门如客户需要回收文件，文控中心应通过文件收集部门将旧版文件及副本返还客户。《作废文件登记表》文控中心如客户不需要回收旧版文件，文控中心应将文件作销毁处理。《作废文件登记表》《文件销毁申请单》4.3公司内部质量/环境管理体系文件由该文件所涉及质量/环境活动的主要责任部门组织编制，并按下述规定进行权责分配：文件类别文件的编制、修订、废除审核批准发行编号原稿保管一阶文件质量/环境管理体系手册品质保证部管理者代表总经理文控中心文控中心二阶文件程序文件各责任部门指定人员管理者代表工场长文控中心文控中心三阶文件作业基准各部门指定人员各部门课长工场长文控中心文控中心四阶文件记录表类各部门指定人员各部门主任各部门课长文控中心各部门4.4公司外来文件由该文件所涉及的主要责任部门收集，并按下述规定进行权责分配：文件类别收集审核发行编号原稿管制与产品相关术要求、图纸、标准等营业课营业课长文控中心文控中心顾客要求，相关方要求营业课生产管理文控中心文控中心法律法规品质品质保证课品质保证课长文控中心文控中心其他总务课总务课长文控中心文控中心内容5.1公司编制的质量/环境管理体系文件和资料的定义：一阶文件：即质量/环境管理体系手册，用于简要说明质量和环境管理系统如何满足国家或国际标准的要求；二阶文件：即程序文件，用于规定何人何时在什么地方做什么事情；三阶文件：即作业基准书，用于设备维护、作业指导、检验标准、相关规章制度，说明如何做；四阶文件：即表单，通过收集传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求；外来文件：包括政府部门发布的法律、法规、规章、引用或参考的标准，客户或相关方要求，顾客提供的图样和技术要求等.注：文件可以是纸介质的，也可以是电子媒介质。5.2文件编写规那么：书写规定.1第一阶文件和第四阶文件格式不作具体要求。.2第二阶文件和第三阶需依照a〕目的b〕范围c〕相关文件[无相关文件时填写“无”]d〕工作权限e〕内容f〕流程图g〕附件〔相关四阶表单〕.3文件页次格式：1、2、3……代表第一、第二、第三页，同时注明第几页共几页。.4各标题内的小标题顺序如下格式：1→1.1→→以此类推2→2.1→→2.1.1.1以此类推附录A→A.1→→A.1.1.1以此类推5.2质量/环境管理体系文件和资料的归口、分类、编号公司所有的已审批质量/环境手册、程序文件由文控中心归口、分类。其中质量/环境手册、程序文件由文控中心统一编号。编号方法规定如下：序号部门名称部门代号分发号备注1总经理GM012工场长FD023营业课SD034生产管理课PM045生产技术课PT056制造课MD067品质检查课QC078品质保证课QA089总务课GA0910文控中心DCC10a〕质量/环境手册的表示方法：UT–QEM│││└－－－－－－－－－－－文件类别QEM表示质量&环境手册└－－－－－－－－－－－－－－代表优以特胶带b〕程序文件的表示方法UT–××–××│││││└－－－－－－－文件序号〔01，02，03，04······〕│└－－－－－－－－－－文件类别QEP表示通用程序文件，QP表示质量，EP表示环境└－－－－－－－－－－－－－代表优以特胶带c〕作业基准的表示方法WI–××–××–××│││└－－－流水号〔01，02，03，04······流水号只在有相同│││文件序号时使用〕││└－－－－－－－文件序号〔01，02，03，04······〕│└－－－－－－－－－－－部门代号└－－－－－－－－－－－－－－文件类别WI表示作业基准d〕表单的表示方法QR–××–××││││││││└－－－－－－－－表单序号〔01，02，03，04······〕│└－－－－－－－－－－－部门代号└－－－－－－－－－－－－－－文件类别QR表示记录表单e〕外来文件的表示方法IN–××-××××××-××│││││││└文件序号〔01，02，03，04······〕││└－－－－－接受日期〔格式为年，月，日〕│└－－－－－－－－－－接受部门代号└－－－－－－－－－－－－－－文件类别IN表示外来文件5.3质量/环境管理体系文件和资料的有效性控制。文件和资料受控分类质量/环境管理体系文件和资料分为受控原版、受控副本、非受控副本三种。a)受控原版是签字/签章的原件，由文控中心保存。b)受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控文件”印章作为公司使用的合法文件。公司内不允许使用“受控文件”变黑复印文件，以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。c)非受控副本为受控原版的复印件，其上加盖蓝色“非受控文件”印章，作为提供应客户或公司以外的人员使用的合法文件。文件和资料版次规定为确保公司质量/环境管理体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版次来控制最新有效版次。首次发行为A/0，修改文件为A/1、A/2……到第六次修改止，版次由B/0始制定。外来文件的有效性控制a〕外来文件包括国际、国家、部级、行业、地方的标准、法律法规和客户提供的文件等，由文控中心填写《外来文件登记表》，加盖红色“受控外来文件”印章并经批准后发放。b)文件归口部门对有更新要求的外来文件应跟踪最新有效版本，及时获取、更新和发放最新版本外来文件，确保公司使用的外来文件为最新有效版本。5.4质量/环境管理体系文件和资料的发放质量/环境手册、程序文件的发放质量/环境手册、程序文件发放时由文控中心文件保管员填写《文件发放/回收登记表》，让接收人在《文件发放/回收登记表》上签字/签章说明收到。外来文件的发放外来文件由文控中心加盖红色“受控外来文件”印章，按本程序4.4有关规定审批后，根据实际需要发放。发放时由文控中心文件保管员填写《文件发放/回收登记表》，让接收人在《文件发放/回收登记表》上签字/签章说明收到。外来文件的返还当外来文件为客户提供的文件时，由于版本更新，作废等原因不再使用时，应将文件返还给客户，如客户不再需要，那么应作销毁处理。5.5质量/环境管理体系文件和资料的保管质量/环境管理体系文件和资料的受控原版由文控中心负责统一归档保管。外来文件原件由文控中心负责统一归档保管。发出的文件由文件接收部门自行保管。5.6质量/环境管理体系文件和资料的更改在公司质量/环境管理体系运作过程中，如有需要可对文件和资料进行更改，其更改的原因、内容由原文件编写部门/人进行更改，并将更改内容记录于《文件更改申请单》。质量/环境管理体系文件和资料的更改由其原审批部门人审批。文控中心接到审批后的《文件更改申请单》和更改文件后，应更新受控原版。按原文件《文件发放/回收登记表》上的记录向持有人换回作废质量/环境管理体系文件和资料。质量/环境管理体系文件和资料的非受控副本不受质量/环境管理体系文件和资料更改的控制。5.7质量/环境体系文件和资料销毁有必要〔法律效用或积累知识〕保存的已作废质量/环境管理体系文件和资料原版，由文控中心或相关负责人统一保管，其上应加盖红色“作废文件”印章，对要销毁的作废文件，由文控中心填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后实施销毁，并在《作废文件登记表》上登记。无必要保存的作废原版和受控副本文件由文控中心统一销毁。5.8质量/环境记录的归档保管所有关于质量/环境体系文件和资料的质量/环境记录由文件归口部门按照《记录控制程序