煤化工建设项目文件归档规范

1DB14/T****—202*煤化工建设项目文件归档规范本文件规定了煤化工建设项目文件分类、预立卷、文件编制、组卷以及项目档案审查、移交的要求。本文件适用于新建和改扩建的煤化工建设项目。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T24422信息与文献档案纸耐久性和耐用性要求GB/T50252工业安装工程施工质量验收统一标准DA/T28建设项目档案管理规范DA/T31纸质档案数字化规范DA/T50数码照片档案管理规范DA/T52档案数字化光盘标识规范DA/T69纸质归档文件装订规范DBJ04/T226建筑工程施工质量验收规程建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法国家档案局国家发改委档发〔2016〕11号3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1煤化工项目文件煤化工建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录，包括前期文件、项目管理文件、竣工文件和竣工验收文件等。3.2前期文件项目在筹备、立项、招标投标、合同协议、勘察设计、征地拆迁、移民安置及工程准备过程中形成的文件。3.32DB14/T****—202*项目管理文件工程建设过程中形成的关于工程质量、安全生产、进度、投资、环保、合同和信息管理等方面的文件。3.4竣工文件项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、竣工图和监理文件组成。3.5竣工验收文件项目竣工验收过程中形成的文件。3.6质量证明文件原件加盖生产厂检验专用章或质量证明专用章的产品质量证明文件或供应商在产品质量证明文件复印件上加盖确认印章的延续性的质量证明文件。3.7项目电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。3.8建设项目电子档案建设项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合，简称“项目电子档案”。3.9项目文件归档建设单位工程管理部门及参建单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件经科学、系统整理并移交建设单位档案管理机构的过程。3.10预立卷文件归档前将文件按类目分卷存放的程序。3.11煤化工建设项目档案按照项目档案组卷要求，经过鉴定、系统整理并归档的煤化工建设项目文件。3DB14/T****—202*3.12项目档案管理卷档案管理机构在管理某一项目过程中形成的，包括项目概况、标段划分、参加单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。4总则4.1煤化工建设项目文件归档工作应实行建设单位负责制。建设单位与参建单位签订合同或协议时应设专门条款，明确档案质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、储存介质、文件格式、相关费用及违约责任等内容。监理合同还应明确监理单位对所监理项目的档案的审核责任。4.2建设单位工程管理部门应负责组织、监督、检查和汇总各参建单位的项目文件的形成、积累和立卷归档工作，对项目档案工作进行全面自检，并组织各参建单位办理竣工文件的移交手续；负责建设单位需归档文件材料的收集、组卷和归档工作。4.3监理单位应应按照合同约定，监督、检查施工文件的形成、收集、归档工作，向建设单位提交对各施工单位项目档案质量的审核报告；同时负责监理文件的收集、整理、保管和归档工作。4.4施工单位应将本单位形成的项目施工文件和竣工图，按照档案要求，经过系统整理并验收合格后,移交建设单位。4.5勘察设计单位应按合同和规范要求提供勘察、设计文件，并接受建设、监理单位对勘察设计文件的形成和积累、归档进行的监督和检查。4.6项目各参建单位应根据DA/T28的规定履行各自职责，按照归档范围（见附录A）及时将文件收集齐全并进行预立卷，即预估各类文件数量，并区别其内容，预先根据归档范围和工程划分表拟出案卷目录，编制临时档号，待文件形成后对照目录归入相应的卷盒，填写卷内目录。4.7文件归档工作应坚持集中统一、过程控制、规范标准、便于利用和安全保密的原则。4.8纸质文件和电子文件应真实反映项目实施全过程，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档。5项目档案分类和工程划分5.1项目档案分类5.1.1煤化工建设项目档案一般包括三类，即基本建设类、设备仪器类和科学技术研究类，参见附录B。5.1.2基本建设类按文件内容划分为：立项审批类、设计审批类、征地拆迁类、招投标及合同类、项目管理类、土建施工类、安装类、监理类、科研新技术类和竣工验收类。5.1.3土建施工类和安装类按单位工程划分下一级类目，监理类按中标单位划分下一级类目。5.2工程划分5.2.1工程划分是施工过程中开展“预立卷”工作的主要依据。各施工单位项目部技术负责人应组织技术人员对本合同段合同范围内的工程进行划分，并报总监理工程师审核，报建设单位批准。经批准的工程划分是工程质量验收和文件材料分类归档的依据，施工单位和监理单位均应严格执行。发生变更后应及时调整工程划分，并报监理单位和建设单位批准后执行。4DB14/T****—202*5.2.2土建工程应依据DBJ04/T226，安装工程应依据GB/T50252，分别划分出单位(子单位)工程、分部(子分部)工程、分项工程和检验批。5.2.3安装工程中的火炬系统宜单独划为单位工程，反应再生系统设备、加热炉/锅炉、消防设施可单独划为单位工程；筑炉、隔热耐磨衬里、防腐、隔热等专业工程不单独设单位工程。6竣工文件的编制6.1竣工文件质量要求6.1.1归档文件的纸张采用70g/m2以上的国际标准A4胶版印刷纸或复印纸制作，纸张性能应符合GB/T24422的要求。6.1.2文件材料中的字迹应清楚、工整，数据要真实、准确，图样和影像清晰、整洁，签字盖章手续完备，不得漏项，不得伪造涂改，应确保其“原始记录性”。所有记录应与工程实际相符。6.1.3归档的文件材料不得采用易褪色书写材料，包括红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。文件材料中需用手写的地方如结论、签名、日志等，应使用黑色或蓝黑墨水书写。6.1.4归档的文件材料应为原件，因各种原因不能使用原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并由经办人签字、注明时间。6.1.5对于破损的文件材料应托裱，对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽；各种大小不一的文件应适当补镶或折叠成A4纸规格；小于A4规格的文件，可进行镶补或托裱。6.1.6对于多方签字才能生效的传真文件，如变更单等，定期由组卷单位打印好意见，预留签名栏，连同传真件由相关各方统一补签字。热敏纸形成的传真件应及时复印保存。6.1.7图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图应清晰，不得使用计算机出图的复印件。6.1.8材料和设备的质量证明文件原件至少应整理出一套，归入正本。6.1.9监理日志和施工日志应逐日填写，不得事后补记，并注意日志中的施工内容与相关施工记录应相互对应。6.1.10归档的电子文件、声像材料电子版、目录电子版和竣工图扫描件及其它数字化成果应采用不可擦除型光盘刻录保存。专用软件产生的电子文件应转换成办公软件通用电子文件，如不能转换应连同专用软件一并归档。6.1.11光盘应采用档案级光盘。6.2卷内文件编制6.2.1表格编排打印页边距格式应符合下列规定：1）竖排版的文件单页左边距25mm、上边距25mm、右边距20mm、下边距20mm；2）竖排版的文件双页左边距20mm、上边距25mm、右边距25mm、下边距20mm；3）横排版的文件单页左边距20mm、上边距25mm、右边距25mm、下边距20mm；4）横排版的文件双页左边距20mm、上边距20mm、右边距25mm、下边距25mm。6.2.2施工过程中所使用各类表格应与相关标准提供样表的内容、版面、格式一致，各参建单位不得自行修改；如果表格不能满足工程需要，应进行调整或补充时，要征得监理工程师的同意。6.2.3施工过程中时限性形成的记录应在施工现场手工填写，宜采用计算机重新处理，但原始记录应同时归档。其它非时限性记录可用计算机打印，由相关责任人手工签认。6.2.4资料表格不应出现空白处，不涉及的内容，对应栏目应划“/”。5DB14/T****—202*6.2.5表格的内容及质量应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程，要如实反映施工实际情况。6.2.6勘察、设计单位对勘察、设计文件及施工过程中由设计单位签署的设计变更通知书进行检查，并提出质量检查报告。质量检查报告应经该项目勘察、设计负责人和勘察、设计单位有关负责人审核签字。6.2.7施工单位编制的施工组织设计、专项施工方案和工程竣工报告，应经项目经理和公司的技术负责人审核签字并加盖公司公章后报总监理工程师审批。6.2.8监理规划和工程质量评估报告应经总监理工程师和工程监理单位的技术负责人签字后报建设单位。6.2.9记录过程中如出现笔误，应在错误处划平行双杠线“=”，并将正确信息标注于错误信息旁边，修改人签名或盖章。6.3竣工图的编制6.3.1编制要求6.3.1.1竣工图依据合同由施工单位或设计单位负责编制，监理单位负责审核。6.3.1.2竣工图应真实记录地下、地上建(构)筑物、设备、工艺管线、电气、自动化仪表、通信等工程实体的实际情况，应完整、准确、清晰、规范、修改到位。6.3.1.3编制单位需将设计变更、工程联系单、技术核定单、洽商单、材料变更、会议纪要、备忘录、施工及质检记录等涉及变更的全部文件汇总后经监理审核，作为编制竣工图的依据。6.3.1.4竣工图应依据工程技术规范，按单位工程、分部工程、专业编制，各成一卷，并配有竣工图编制说明和图纸目录。竣工图编制说明的内容应包括：竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等。6.3.1.5按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。6.3.1.6一般性图纸变更及符合杠改或划改需求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。6.3.1.7涉及管道走向、结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变或图面变更面积超过20％的或达到合同约定的需重绘的条件，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。6.3.1.8同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。不同建筑物、构筑物应分别编制。6.3.1.9建设单位负责组织或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图，编制竣工图总说明。竣工图总说明应包括以下内容：a)工程概况（简述工程所处地形、地貌、水文及地质情况，主要建设内容，完成工程量，工程开工、完工日期等）；b)竣工图编制原则；c)施工依据（设计图、施工规范、项目文件）；d)采用的新技术、新工艺、新材料；e)工程变更总体情况；f)特殊问题的处理；g)施工图版本；h)编制竣工图过程中需要说明的问题。6DB14/T****—202*6.3.1.10各单位工程、装置或专业的图纸中的“设计说明”应相应改成“竣工说明”，“竣工说明”主要包括以下内容：a)工程概况（包括结构形式、完成工程量、开工和完工日期等）；b)主要技术指标；c)执行的规范标准；d)主要施工方案；e)质量控制措施；f)设计变更情况；g)今后运行中需注意的事项。6.3.2竣工图的更改方法6.3.2.1文字、数字更改一般是杠改,线条更改一般是划改,局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。6.3.2.2无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。6.3.2.3图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。6.3.2.4有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明。6.3.2.5在修改处应注明修改依据文件的名称、编号和条款号，无法用图形、数据表达清楚的，应在图框内用文字说明。6.3.2.6手工更改时，文字应采用仿宋体，线条应用绘图工具更改。文字应书写工整、不得潦草，线条应清晰、不得污染图面、不得随意徒手绘制。6.3.3竣工图章的使用6.3.3.1竣工图章内容、尺寸符合DA/T28的规定。6.3.3.2由施工单位利用施工图转换成竣工图的，编制说明、图纸目录和竣工图上应由施工单位逐张加盖并签署竣工图章。填写和签署竣工图章中的内容时，要书写工整，字迹清晰，签字应由责任人本人签署，不得代签。6.3.3.3施工单位重新绘制的竣工图，标题栏应包括施工单位名称、图纸名称、编制人、审核人、图号、比例尺、编制日期等标识项，并逐张加盖监理单位相关责任人审核签字的竣工图审核章，审核章的内容、尺寸符合DA/T28的规定。6.3.3.4由设计单位负责编制的竣工图，监理单位应在竣工图编制说明、图纸目录和竣工图上逐张加盖并签署竣工图审核章。6.3.3.5编制单位和监理单位的名称可直接刻制，可填写简称，但全称和简称的对应关系应在备考表中说明。6.3.3.6竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，盖在标题栏附近空白处。6.4声像材料6.4.1基本要求6.4.1.1声像材料应能真实、全面地反映隐蔽工程施工过程质量控制和质量验收情况，尤其是关键指标的验收情况。6.4.1.2施工过程中应对发现的质量问题或施工异常情况的处理过程和结果、相关专题会议进行拍摄记录。7DB14/T****—202*6.4.1.3当施工过程出现异常工程地质条件、地下障碍物等情形时，应及时予以拍摄记录，作为工程变更的依据。6.4.1.4隐蔽工程的声像材料应包含全景（反映该项活动的全貌）、局部（表现工程局部施工状况和检测情况）及隐蔽工程/检验批验收牌（见图6.1）。工程名称质检人员现场监理注：验收牌尺寸60cm*40cm。图6.1隐蔽工程/检验批验收牌6.4.1.5数码照片应图像清晰，拍摄的角度、景别应全面反映所采集部位的真实状况，必要时使用器具及标尺进行拍摄记录，标尺设置准确，像素不低于800万。6.4.1.6视频文件应图像清晰，其中音频解说词和字幕应与画面相符，并配有相应的文字说明，反映视频文件录制的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。6.4.1.7音频文件应语音清晰，声音自然、真实，并配有相应的文字说明，反映音频文件录制的事由、实际、地点、人物、录音者等要素。6.4.1.8在开工之前应拍摄工地、施工通道和邻近建筑的照片，以便保存该场地的原样记录。重要场合、重要事件、重大设备开箱验收、吊装，要留有照片记载。6.4.1.9声像材料保存时，照片以JPEG、TIFF为通用格式；视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。6.4.1.10声像材料应做好备份工作，硬盘储存的同时应采用光盘刻录的方式进行备份并归档。6.4.2声像材料收集范围6.4.2.1各级领导视察、检查本项目和现场办公时的录音、录像及照片。6.4.2.2项目建设过程中开工典礼、招投标仪式、通车典礼、重要会议等重大活动的录音、录像及照6.4.2.3征地拆迁过程中的录音、录像及照片。6.4.2.4记录建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像及照片。6.4.2.5反映工程质量、施工工艺等关键工序和隐蔽工程施工时的照片或录像。6.4.2.6反映重大变更的照片或录像。6.4.2.7反映工程项目建设前后地形地貌，地层岩性，地质构造对比的照片或录像。6.4.2.8建设过程中组织的业务技术培训、设计交底、专题评审、成果鉴定等的录音、录像及照片。6.4.2.9反映监理和试验检测工作开展情况的录音、录像及照片。6.4.2.10工程交、竣工验收的录音、录像及照片。6.4.3数码照片要求6.4.3.1归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，一般不能进行修改。经过添加、合成、挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。6.4.3.2对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。8DB14/T****—202*6.4.3.3归档的数码照片应冲印出一套6英寸纸质照片与照片说明一并整理归档。6.4.3.4照片题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。6.4.3.5归档的照片应按不同结构物或不同事由建立文件夹分类保存。6.4.3.6归档的数码照片和照片组应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片或照片组所反映的主要内容，或仅对题名未及内容作出补充。文字说明可采用TXT文件形式保存。若采用TXT文件形式，单张照片说明应保存在该张照片所属照片组的组文件夹下，该组文件夹内所有照片的文字说明应保存在一个TXT文件中；组说明应保存在该组照片的文件夹下。相册中组合照片说明可放在本组第一张照片的上方。6.4.3.7若干张联系密切的照片按顺序排列后，可形成一组照片，拟写组合照片说明。组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项，指出所含照片的起止张号和数量。同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”“②”“③”……。单张照片和照片组编号依次采用“1”“2”“3”......。编号不宜越卷。7文件的组卷7.1组卷原则和方法7.1.1组卷应遵循竣工文件的自然形成规律，按时间先后分专业排列，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学，组卷合理。案卷及卷内文件不宜重份。不同载体的文件应分别组卷。案卷厚度以25mm为7.1.2案卷由封面、卷内目录、文件材料和卷内备考表构成。组卷步骤为：收集、分类、组卷、修整、案卷排列、编页次、编写卷内目录、填写备考表、编制案卷目录、制作卷皮、装订、编制全引目录、装7.1.3各参建单位应对照归档范围，将需要归档的文件材料收集齐全，并按照分类方案和工程划分表，将文件材料进行分类。7.1.4工程质量、安全事故处理形成的文件由施工单位组卷，监理不需重复组卷。7.1.5关于质量、安全、进度、费用、环保等的项目管理文件，应按事由分别组卷。同一事由批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；文字材料在前，图样在后。不同事由的文件排列可按事由的重要程度和形成时间的先后顺序排列。7.1.6竣工图参照设计图顺序组卷。竣工图编制说明附于第一卷竣工图目录之后，发生变更项目的竣工图，竣工图变更一览表附于该卷目录之后。7.1.7声像材料按照片、音频、视频分别组卷。7.1.8土建施工资料的组卷7.1.8.1单位工程施工资料的组卷：工程管理与验收资料组成一卷；地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、屋面、建筑给排水及供暖、通风与空调、建筑电气、智能建筑、建筑节能、电梯、室外设施与环境等分部工程，以分部或分项工程为单元，根据文件材料数量的多少组成一卷或数卷。7.1.8.2各分部工程和专业工程内有些施工工艺比较复杂，专业化程度比较高的分项、子分部工程或单独分包给专业施工队伍的分项、子分部工程的施工资料应单独组卷。应单独组卷的分项、子分部工程如下：9DB14/T****—202*a)地基与基础工程：有支护土方，地基处理、桩基；b)主体结构工程：钢结构，预应力，网架结构；c)建筑给排水及供暖工程：供热锅炉及辅助设备安装，燃气工程；d)建筑电气工程：变配电室(高压)；e)智能建筑工程：通信网络系统、建筑设备监控系统、火灾报警及消防联动系统、安全防范系统、综合布线系统、环境。7.1.8.3单独组卷的分项、子分部工程卷应排列在所在分部工程卷后。7.1.8.4质量文件、安全和功能核检资料应按工程部位进行整理和组卷。如果某卷内容较少，可以合并组卷；内容较多时则进行分卷，但不设分册。7.1.8.5施工日志应单独组卷。7.1.8.6单位工程竣工图应划分为专业竣工图和室外工程竣工图分别组卷。每类竣工图应按专业顺序排列，每一专业可根据图纸数量多少组成一卷或多卷。7.1.9安装资料的组卷7.1.9.1设备安装工程宜按设备位号顺序、安装工序顺序组卷，同一设备的附属设备、附属设施及保温、保冷、脱脂、防腐及隔热耐磨衬里等交工技术文件宜一并编入。7.1.9.2管道安装工程宜按管道编号顺序、安装工序顺序组卷，阀门检验、保温、保冷、脱脂、防腐等交工技术文件宜一并编入。7.1.9.3电气工程宜按供配电系统设备和系统位号顺序组卷。7.1.9.4仪表工程宜按控制、检测系统位号顺序组卷。7.1.9.5材料质量证明文件也可按品种、规格、材质类别顺序组卷；设备质量证明文件与产品技术文件也可按设备位号顺序组卷。7.1.9.6设备和管道焊接接头的无损检测报告，应符合下列规定，并由被检测工程的施工单位汇入相关案卷：a)设备无损检测报告应按设备位号编制，且应有检测位置示意图，检测报告和检测示意图上应有焊缝编号、焊工代号、检测位置编号、返修及扩探等可追溯性标识；b)管道无损检测报告应按管道编号编制，检测报告应有检测焊缝编号、固定口标记、焊工代号、返修及扩探等可追溯性标识。7.1.9.7施工单位应按管道编号确认管道焊接接头实际无损检测比例，并在单线图或焊缝布置图上标识焊缝编号、固定口位置、施焊焊工代号及检测焊缝位置等可追溯性标识。7.1.9.8竣工图宜按单位工程和设计文件编号顺序组卷。7.1.10施工监理文件的组卷7.1.10.1企业和监理人员资质证书，总监任命书，见证单位及见证人授权书可组成一卷。7.1.10.2监理规划、监理实施细则分别组成一卷，细则内容较多时可分别组成一卷。7.1.10.3监理月报可视纸张数量，按季度或年度组卷。7.1.10.4会议纪要可按年度或事由组卷。7.1.10.5监理日志宜按单位工程组卷，也可按监理工程师所监理的专业组卷。7.1.10.6监理工作总结和监理专题报告可组一卷。DB14/T****—202*7.1.10.7建设工程质量评估报告按单位工程组卷。7.1.10.8工程暂停令及复工令单独组卷。7.1.10.9监理工作联系单、HSE管理资料（安装）、声像材料分别组卷。7.1.10.10工程质量问题报告单、工程质量整改通知单和工程质量事故报告单单独组卷。7.1.10.11监理工程师通知单及回复单、监理平行抽检记录、见证取样汇总表、质量验收抽查记录表、工程竣工结算审核意见书宜按单位工程组卷。7.1.11设备监造文件的组卷7.1.11.1设备监造工作计划、设备制造的检验计划和检验要求可组一卷，也可分开组成两卷。7.1.11.2检验记录可按不同设备分别组卷。7.1.11.3会议纪要、来往函件、监理通知单与工作联系单、监理月报、设备验收和交接文件、设备制造结算审核文件、设备监造工作总结分别组卷。7.1.11.4监理日志可按设备或月份组卷。7.2案卷排列7.2.1案卷的立卷单位应按分类方案、工程划分表和工程进展的自然过程，对已经整理好的案卷进行系统化排列。7.2.2土建施工资料应按照工程管理与验收资料和各分部工程的施工资料、声像材料、竣工图排序。7.2.3安装资料按照综合卷、工程施工卷（设备安装、管道安装、电气安装、仪表安装等）、材料设备质量证明卷、声像材料、竣工图的顺序排列。7.2.4施工监理文件的案卷按监理管理资料、进度控制资料、质量控制资料、造价控制资料、合同管理资料、声像材料顺序排列。7.2.5设备监造文件按监造计划、检验计划和要求、检验记录、会议纪要、来往函件、监理通知单与工作联系单、监理日志、监理月报、设备验收和交接文件、设备制造结算审核文件、设备监造工作总结排序。7.2.6排序时可用铅笔标注临时档号，以方便识别。7.3案卷编目7.3.1编页7.3.1.1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。7.3.1.2页号应编写在距页面右边、下边各10mm的位置，单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。7.3.1.3成套图纸或印刷成册的文件材料，当自成一册时，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页7.3.1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。7.3.1.5各卷之间不连续编页号。7.3.2编写卷内目录7.3.2.1档号：每卷一个档号，编写方法见附录B。DB14/T****—202*7.3.2.2序号：应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，一“件”文件一个号。7.3.2.3文件编号：应填写文件原有的文号或图样的图号，或设备、项目代号。7.3.2.4责任者：应填写文件形成者或第一责任者。7.3.2.5文件题目：填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题。文件题目的构成一般为工程名称+文件材料名称。案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。——综合办公楼深基坑专项施工方案、专家论7.3.2.6日期：填写文件材料形成的最终日期，以八位阿拉伯数字表示。7.3.2.7页次：填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号。若按件装订，“页次”应改为“页数”，填写每件材料的页数。7.3.2.8备注：留待卷内文件变化时作说明用。7.3.2.9卷内目录宜使用档案管理系统录入，采用70g以上白色书写纸打印后装入案卷，格式符合GB/T11822的规定。7.3.3填写卷内备考表7.3.3.1档号：同7.3.2.1。7.3.3.2互见号：应填写与卷内文件内容相关而在另一卷归档整理的案卷档号。7.3.3.3卷内备考表的“说明”主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），不同载体形式文件的数量，以及立卷单位对案卷情况的说明。本卷文字材料共20件，共200页，附图2张；第30-35页复印件的原7.3.3.4备考表中“立卷人”指案卷组卷人员；施工文件的案卷，“检查人”由项目部技术负责人签认；监理文件的案卷，“检查人”由专业监理工程师签认；建设单位负责组卷的案卷，“检查人”由档案主管签认。7.3.3.5备考表宜采用70g以上白色书写纸制作，格式符合GB/T11822的规定。7.3.4案卷封面和目录的编制7.3.4.1档号：同7.3.2.1。7.3.4.2案卷题名应能准确反映本案卷的基本内容，一般由项目名称+工程名称+文件材料名称构成。——**项目变电站土建及配套安装工程企业和人员证书、项目经理任命书、开竣工报DB14/T****—202*——**项目变电站土建及配套安装工程二○二○年五月——**项目变电站土建及配套安装工程施工组织——**项目变电站土建及配套安装工程钢筋、水泥等材料的报验单、见证——**项目变电站土建及配套安装工程地基与基础分部、分项、检验批和隐蔽工——**项目变电站土建及配套安装工程竣工图编制说7.3.4.3立卷单位：填写文件组卷单位名称，名称中文字较多时可用简称，并在备考表中注明单位全称。7.3.4.4起止日期：应填写卷内文件形成的最早和最晚的日期，以八位阿拉伯数字表示日期，中间以一字线“—”相连。7.3.4.5保管期限：一般分为永久、30年、10年三种，参见附录A。7.3.4.6密级：应依据保密规定填写，密级分为绝密、机密、秘密三种，同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。7.3.4.7封面采用无酸纸打印制作，格式符合GB/T11822的规定。7.3.4.8将封面信息填入案卷目录。案卷目录采用70g以上白色书写纸制作并按类装订成册，格式符合GB/T11822的规定。7.4扫描7.4.1每一卷扫描内容：封面、卷内目录、文件材料和备考表。7.4.2扫描色彩模式7.4.2.1为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜采用彩色模式进行扫描。7.4.2.2页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫7.4.2.3页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。7.4.2.4页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，可采用灰度模式扫描。7.4.3扫描分辨率7.4.3.1分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。7.4.3.2扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，分辨率不小于300dpi。7.4.4图像命名7.4.4.1以档号为基础对数字图像命名。7.4.4.2以JPEG或TIFF格式保存的图像文件，应存储为单页文件，采用档号+页次的方式命名。7.4.4.3以PDF格式保存的图像文件，可存储为多页文件，并用该卷的档号对图像命名。7.4.5图像处理7.4.5.1对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接成平滑地融合，拼接后无明显拼接痕迹。7.4.5.2旋转及纠偏。对不符合阅读方向的数字图像进行旋转，对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。7.4.5.3裁边。如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边至少2mm处裁剪图像。DB14/T****—202*7.4.5.4去污。应去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。7.4.6图像质量检查7.4.6.1数字图像不完整，无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。7.4.6.2对于漏扫、重扫、多扫等情况，及时改正。7.4.6.3数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。7.4.6.4对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污处理等情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。7.4.7扫描件刻盘保存时，两套采用JPEG或TIFF格式用于封存保管和异地保存，一套采用PDF格式用于查阅使用。7.5案卷装订和入盒7.5.1案卷装订应符合DA/T69的规定。7.5.2竣工图不得进行胶装，宜直接放入底图柜或折叠后加盖档号章装入档案袋，便于利用。档号章格式应符合GB/T11822的规定。7.5.3已装订成册的文件材料，如项目建议书、施工组织设计、监理日志等，需在每件右上角距上边沿10mm、右边沿20mm的位置用红色原子印油加盖档号章。7.5.4档号章中“档号”的填写方法和卷内目录“档号”栏填法相同，序号填写卷内目录中对应的“序号”。7.5.5档案装具由建设单位统一定制，其材质和格式应符合GB/T11822的规定。案卷装入档案盒后，应用红色原子油印章，将保管期限和档号印制于盒子脊背上，以便于查找利用。不同保管期限的案卷，不能装入同一个档案盒。7.6编制全引目录7.6.1将同一档号的案卷目录和卷内目录的信息汇总至一张表中，形成全引目录。7.6.2全引目录的信息应与案卷目录和卷内目录的信息及卷内文件内容保持一致。7.6.3全引目录由档案管理系统自动生成，其格式见附录C。8项目档案的审查和移交8.1项目档案的审查8.1.1基本要求8.1.1.1文件应收集齐全，内容填写完整、规范。8.1.1.2文件的各种载体应整洁、清晰，符合档案保护的要求。8.1.1.3各类案卷成套、系统排列。8.1.1.4竣工图图物相符，文字说明清楚，技术数据可靠。8.1.1.5案卷题名准确，卷内目录和备考表制作、填写规范。8.1.1.6电子档案移交前，应当对数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交；采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交；压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。DB14/T****—202*8.1.2审查频率8.1.2.1立项审批文件、征地拆迁文件、工程变更文件和竣工图应逐卷审查。8.1.2.2质量验收文件和隐蔽工程记录，应按不低于案卷总数的20%予以审查。8.1.2.3刻录成光盘的电子文档，逐盘审查。8.1.3审查内容和方法8.1.3.1对照案卷目录，验证各单位收集归档的文件是否符合附录A的规定。8.1.3.2审查重点是立项审批文件、征地拆迁文件、质量验收文件、隐蔽工程记录、工程变更文件和竣工图等。8.1.3.3检查质量控制资料，原始记录应齐全，表格内容应填写完整，签字盖章手续完备。8.1.3.4检查工程质量验收资料填写的合规性。8.1.3.5检查声像资料的收集整理情况，应真实记录施工过程和工程实体质量状况。8.1.3.6核对竣工图表与工程变更文件，二者需保持一致；竣工图章盖制清楚，签字手续齐全。8.1.3.7检查卷内目录的文件题名，应与卷内每件文件内容一一对应。8.1.3.8案卷题名应能准确反映本案卷的基本内容。8.2项目档案的移交8.2.1移交内容施工单位、监理单位和建设单位单位需移交的文件见附录A。8.2.2移交数量8.2.2.1除竣工图，各参建单位形成的需归档的文件材料，应移交建设单位单位一套原件。8.2.2.2竣工图，应移交建设单位单位至少两套。8.2.2.3施工、监理单位形成的纸质归档文件要扫描保存。8.2.2.4电子文件刻录光盘保存时，应刻录三套，一套供查阅使用，一套封存保管，一套异地保存。8.2.3移交程序8.2.3.1施工单位应将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录和案卷编制说明，经监理工程师检查合格并出具档案质量审核意见后，向建设单位单位提出档案验收申请，经建设单位单位检查合格后双方一同填写项目档案交接签证单，办理移交手续（见附录D）。8.2.3.2监理单位完成项目档案的整理后，编写案卷目录和案卷编制说明，向建设单位单位提出档案验收申请，经建设单位单位检查合格后双方一同填写项目档案交接签证单，办理移交手续（见附录D）。8.2.3.3建设单位单位负责对经系统化整理和排列的所有案卷汇总，编制案卷总目录及项目档案整理情况说明，填写项目档案交接签证单，同档案接收单位办理移交手续。8.2.3.4案卷编制说明、档案质量审核意见、项目档案交接签证单和分别由各归档单位负责填写，式样参见附录K。8.2.4移交时间8.2.4.1施工单位和监理单位应在工程交工后三个月内完成各自的案卷编目工作，并将案卷移交建设单位。8.2.4.2建设单位单位应在竣工验收鉴定书印发之后3个月内，将本项目所形成的项目档案移交接收单位。DB14/T****—202*（规范性附录）文件归档范围、归档单位、份数及保管期限表A.1文件归档范围、归档单位、份数及保管期限1111建设发展规划及有关会议记录、纪要、领导批示、讲话、专家意111111111111111111111DB14/T****—202*表A.1文件归档范围、归档单位、份数及保管期限（续）2批复文件、审11111111111111111111111111DB14/T****—202*表A.1文件归档范围、归档单位、份数及保管期限（续）3建设用地评估报告、用地申请审批文件，征用土地协议、土地1拆迁方案、拆迁实物调查材料、拆迁评估、拆迁补偿、拆迁实1移民安置规划、方案及审批，移民补偿计划，移民安置合同协议，项目建设的招投标、合同、安置实施、项目验收文件，实物、资金补偿、决算、审计等移民资金管理文件，移民监理文11411开标议程、开标大会签字表，报价表，评标纪律、评标人员签11115项目建设管理组织机构成立、调整文件，项目管理人员任免文件，项目各项管理的管理制度、业务规范、工作程序，质保体1投资、质量、进度、安全、环保、文明施工等的文件、会议纪要，专项检查考核文件、履约评价文件，质量监督、安全监督1111采购计划，审批手续，调拨文件，引进手续、论证报告、引进11111111DB14/T****—202*表A.1文件归档范围、归档单位、份数及保管期限（续）6开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交1施工组织设计、方案及审批记录，施工计划、施工技术及安全111设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技1施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量记录、1土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记111各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理1111111开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交1施工组织设计、方案及其审批文件，施工计11设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审111111DB14/T****—202*表A.1文件归档范围、归档单位、份数及保管期限（续）设备安装记录，安装质量检查、评定记录，性能鉴定文件，事11111111111111焊工登记表、证书（彩色），无损检测人员登记表、资格证书111111开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交底1111111材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定等111111DB14/T****—202*表A.1文件归档范围、归档单位、份数及保管期限（续）11监控、智能化、绿化等施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交1施工组织设计、方案及审批记录，施工计划、施工技术及安全1原材料、构配件、设备的质量证明书、复验单，建筑材料试验11设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技111111111人员培训记录及资质证书、健康检查记录或报告，医疗依托协1111711111111DB14/T****—202*表A.1文件归档范围、归档单位、份数及保管期限（续）各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查1工程质量事故、施工安全事故报告、施工质量检验分析评估资料111单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、11监造计划，设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验11111111118交工验收：项目质量评审文件，工程质量保修书，交工验收申1111特种设备使用登记证、登记表，特种设备产品合格证，特种设1职业病危害控制效果评价爆发、职业病防护设施验收申请和批1危险化学品建设项目试生产（使用）备案告知书、建设项目安全验收评价报告、安全验收申请和危险化学品建设项目安全设1环保部门对试生产申请的批复文件，环保验收监测报告或调查1水土保持设施验收鉴定书、水土保持设施验收报告和水土保持11DB14/T****—202*表A.1文件归档范围、归档单位、份数及保管期限（续）技术准备计划，试生产管理、技术责任制，生产准备工作纲要（方案），总体试车方案，大机组试车方案、调试报告，装置11111设备图册，工艺流程图册，装置物料平衡图集，装置仪表安全11