XX集团公司采购控制程序

中国·XXXX集团有限公司文件编号：CT10-XX-XX-005二.1采购控制程序页码：1/5版本/修订：A/0生效日期：20071目的为使供应商的开发和认可得到规范化管理，确保所开发和认可的供应商能及时、持续稳定地提供合格的产品，规范公司的采购行为；为及时处理供应商的反馈和投诉，提升和改善公司产品的品质和服务，维护供应商对公司的信任，特制定本程序。2适用范围适用于本公司供应商的开发和认可管理，对原材料、外购件、外协件和零件的委外加工的控制；适用于公司所有产品质量和服务问题有关供应商的投诉处理。3参考文件《采购合同》、《产品符合环保要求协议书》4定义无5职责5.1采购科负责组织品质、工程和开发人员对供应商开发和认可。5.2采购科负责实施对原材料、外购件（配套件、标准件）和外协件的采购。5.3品质部负责供应商提供产品的检(试)验和确认，负责对采购产品、委外加工产品的检验控制。5.4工程部门负责对采购产品、委外产品的供应商品质辅导。5.5采购科负责组织相关部门针对供应商在运作服务上的投诉，制订纠正措施和预防措施。6工作程序6.1供应商的开发和认可6.1.1新增供应商的申请采购科根据生产/开发/品质工程部的需要及供应商现状提出新增申请，并通过市场调查确定候选供应商，填写《新增供应商申请单》(附录9.1)，报物流部经理审核，总经理批准。6.1.2供应商基本情况调查采购科向供应商发放《供应商基本情况表》(附录9.2)，并要求供应商提供营业执照、税务登记证等复印件，供应商有相关体系证书、产品认证证书的，也要求提供相关复印件。6.1.3送样检测和试用供应商基本情况调查通过后，采购科提供产品技术、质量要求要求供应商送样品（5只以上），品质工程部对样品进行检测，填上《样品确认报告》，合格的通知生产部门试装，必要时，实验室对装上其样品的整机进行试验，出具《试验报告》，合格的可以列入《临时合格供应商名录》进行管理。允许2次送样，二次均不合格的，不予选择。《样品确认报告》、《试验报告》由品质工程部相关人员各复印一份送采购科供参考。6.1.4现场审核(有必要时)供应商现场审查由采购科组织品质工程部、开发部或其他部门对供应商进行现场审核，填写《供应商评鉴报告》(附录9.3)。中国·XXXX集团有限公司文件编号：CT10-XX-XX-005二.1采购控制程序页码：2/5版本/修订：A/0生效日期：20076.1.5小批量试产(有必要时)现场审查合格后，由采购科通知供应商小批量送样（20件以上），经品质工程部检验试验合格，并发到生产线试产，经试产后品质工程部出《试产报告》合格后可予以选择。允许2次送样，二次均不合格的，不予选择。《试产报告》复印一份交采购科。6.1.6签定协议书采购科与合格供应商签订《外协合作协议书》、《产品符合环保要求协议书》，必要时办理法律公证手续。6.1.7合格供应商批准与供应商签订合作协议书后，采购科将《新增供应商申请单》报给总经理批准，批准后列入《合格供应商名录》(附录9.4)中，并发放到相关部门，作为采购文件之一。6.1.8采购产品分类：本公司料件分为A、B、C三类：A类：安全件及关键件直接影响产品使用和安全性能的料件。B类：重要料件，在产品生产过程中或是产品中起重要作用的料件；C类：一般料件，用于产品的一般零件和起辅助作用的料件。供应商据此分为A、B、C类供应商，并在《合格供应商名录》中予以确定。6.1.9认可具体方法：6.1.9.1A1）A、B类供应商应提供充分的书面证明材料，可以包括以下内容，以证实其质量保证能力。a)质量管理体系认证证书b)产品认证证书c)供应商产品的质量、价格、交货能力等情况d)供应商的财务状况及服务和支持能力2）A、B类的供应商，除提供充分的书面证明材料外，还必须需经小批量试用，经试用合格后才能供货。3)A、B类供应商必须经现场评鉴（因路远不便、送样质量稳定、已通过ISO9000体系认证的企业可以不进行现场审核，以传真方式评审，并以样品确认报告或体系证书为依据）。现场调查组由采购科负责组织与供应商联络。调查组对供应商体系文件、管理和产能、员工情况、实施情况等进行评审，由相关部门填写《供应商评鉴报告》。对表上栏目不足以记明供应商情况的，可另附纸张说明。（对供应商判定的合格标准见《供应商评鉴报告》附录9.3）6.1.9.2CC类供应商也必须经基本情况调查及送样检测和试用，但不必现场评鉴。6.2采购与委外加工6.采购科接到计划科发放的《旬生产及采购计划表》，根据计划表采购科安排相关采购员跟催料中国·XXXX集团有限公司文件编号：CT10-XX-XX-005二.1采购控制程序页码：3/5版本/修订：A/0生效日期：2007件。其中有由于本司无相关设备（或设备不足，生产能力不足够）需要扫托外协加工的，由计划科科长开具《委外工单》（附录9.9）,转交采购科。6.2.2采购订单与委外工单的下放6.2.2.1根据采购计划安排，采购员对照公司《合格供应商名录》，编制各供应商的《采购订单》(附录9.5)。经采购主管审批后向各相关供应商发放；委外工单根据《委外工单》要求，向各相关委外供应商发放。对于列入公司《合格供应商名录》的供应商，均要求与我公司签定《外协合作协议书》、《产品符合环保要求协议书》，每份订单都须按《外协合作协议书》、《产品符合环保要求协议书》要求执行。对于采购数量，采购料件名称、型号规格，交货日期，交货地点，交货方式等具体要求在采购订单中明确。对于采购数量控制，要求供应商都要按合同中关于采购数量要求送交采购数量。6.2.2.2特殊情况采购：a)特殊情况的采购仅限于对C类料件的采购，对于A、B类料件需要采购科做好供应商储备工作。b)对无法在《合格供应商名录》中采购到所需的物料而需更换采购厂家时，相关部门填写《采购订单》经采购科长审核，报物流部经理复核，经总经理批准后方可实施采购。c)特殊情况采购仅适用于限定数量或时间内。若使用情况良好，则可以按供方选择、评定的要求，经过评定，符合条件者进入《合格供应商名录》。6.2.2.3发放订单后，采购员及时与供应商联系，让供应商确认回签，确保订单及时落实。若供应商在收到订单24小时内未签收回复，公司视做供应商默认，逾期未交货将按本司《供应商管理办法》处理。6.2.3采购订单跟催a)采购科相关人员在下采购订单后做好订单跟催工作。b)对于供应商未能在订单交期之前交货的，采购员要及时向供应商了解、跟催，对于不能及时解决的，需要马上向采购科长报告。c)要求供应商在生产中出现异常情况可能会影响交期时，需马上向采购员报告，以便及时协商解决。d)欠料跟催：接到仓库的欠料报告，及时向供应商跟催，并在每天欠料协调会上报告协调。6.2.4安排采购产品检验验证和报表6.2.4.1一般采购产品检验验证在在本公司内进行。供应商送货到本公司，采购科收到供应商的送货单后，给予开《供应商送货检验通知单》(附录9.7)或《委外供应商送货检验通知单》(附录9.11)，由进料检验组负责检验，检验合格的由仓库办理入库手续。检验不合格需要退货处理的，由采购员通知供应商和物控科，物控科给予开《验退件退回单》，供应商签收,办理退货手续。若因不合格而需要特采的，采购员填写《特采申请单》(附录9.8)，具体按《不合格品控制程序》处理。6.2.4.2当本公司需要或客户要求在供应商现场处进行采购产品检验验证时，采购科在采购订单中或其他相关协议中必须明确对拟检验验证的安排和产品放行的方法的规定。中国·XXXX集团有限公司文件编号：CT10-XX-XX-005二.1采购控制程序页码：4/5版本/修订：A/0生效日期：20076.2.5采购订单的更改采购订单有更改的，采购员要重新发放采购订单，并通知原采购订单作废。6.3供应商投诉处理6.3.1供应商投诉信息的接收处理采购科接到供应商的投诉信息，采购员将投诉的详细内容，填写《供应商投诉记录单》(附录9.12)转交给采购科科长，经审核和确认改善部门后，由采购科将供应商的投诉发放给品质工程部和相关改善部门。6.3.2调查、分析并制定改善方案6.3.2.1针对供应商在运作服务上的投诉，由采购科负责组织相关部门(根据需要)对供应商的投诉内容进行分析原因，制订纠正措施和预防措施。6.3.2.2针对供应商在产品品质和模具上的投诉，由品质工程部组织相关部门(根据需要)对供应商的投诉内容进行分析原因，制订纠正措施和预防措施，并由品质工程部将分析和改善方案反馈给采购科。6.3.3改善方案的实施6.3.3.1采购科负责分析和改善方案及时反馈给供应商。6.3.3.2相关责任部门按制订的纠正预防措施，实施改善方案。6.3.4跟踪检查针对运作服务上的投诉及在产品品质和模具上的投诉，统一由采购科对纠正预防措施的实施情况进行跟踪检查，并在《供应商投诉记录》上做好相关记录。对于改善的结果报经总经理审批。6.3.5反馈供应商采购员对经总经理审批的改善的结果及时反馈给供应商，并由供应商反馈意见，确保供应商满意。如果不满意，则公司还需进行改善。若公司内部评定无法改善达到要求，则报公司总经理审批改善结果。6.3.6投诉结案供应商对改善结果满意即可结案处理。或经公司内部评定无法达到要求，报公司总经理审批结案。6.3.7资料归档6.3.7.1结案后采购科把投诉记录登记在《供应商投诉一览表》(附录9.13)中。6.3.7.2《供应商投诉记录单》的编号方法：年份+月份+日期+两位流水码如:年份：2006年为06；月份：8月份为08；日期：9日为09；两位流水号为01-99中国·XXXX集团有限公司文件编