OA广促费签呈预提上线作业说明副本

OA广促费签呈预提上线作业说明-副本2024/3/29OA广促费签呈预提上线作业说明副本目录一、促销费签呈OA上线之背景说明二、OA签呈预提作业总体说明三、主要概念及上线注意事项四、OA系统介绍-TP2/TP3/冰箱五、系统上线后表单及报表介绍六、上线后作业与目前作业的区别七、西南区上线实施计划八、签呈实例操作讲解及OA系统说明2OA广促费签呈预提上线作业说明副本一.促销费签呈系统上线背景单位:千元事业群损益3年比较促销费费用逐年增加！

3OA广促费签呈预提上线作业说明副本西南区损益3年比较单位:千元一.促销费签呈系统上线背景促销费特色:1.金额大2.明细多3.笔数多4.明细帐多5.管理费时

问题最多4OA广促费签呈预提上线作业说明副本TP2、TP3存在的问题多，造成管理上的负荷1、费用金额大：预提费用常不准确，影响损益正确性，甚至有借此操控损益现象。2、促销明细多：TP2、TP3的促销种类最多，费用归属常有错3、签呈多：提案时以手工作业，尤其签核过程长且效率低。签呈的格式各地多样，易丢失，不易保存。4、帐务量大：过往费用预提均为月末手工作业，冲帐、报销审核的工作量大，尤其冲帐未与预提常不一致。5、管理费时：结案速度慢，常有遗忘或拖延现象，做不到自我提醒；返货不及时，逾期时间长，造成管理死角，发生很多弊端。下功夫改变现状全力推动OA系统电脑化管理作业一.促销费签呈系统上线背景5OA广促费签呈预提上线作业说明副本使用OA系统作业的效益制度与流程的调整，简化冗长签核流程简化预提操作，缩短人工的作业时间从签呈转化预提，数字更精准强化结案跟催，自我管理，剩余自动回冲提供促销费成本、效益分析一.促销费签呈系统上线背景效益：作业系统优化

效率：管理系统简化2010年度策略：强化营业系统6OA广促费签呈预提上线作业说明副本二、OA签呈预提作业总体说明广促费科目签呈预提上线规划第一阶段第二阶段TP2促销费通路二-促销品通路二-特陈特贩费通路二-订货会/感恩会通路二-促销员工资通路二-其他通路二-冰箱陈列费TP3促销费通路三-上架费/特陈费通路三-礼品/赠品通路三-端架费/陈列费通路三-堆箱费通路三-年/节费通路三-冰箱陈列费通路三-特价费 通路三-返利通路三-DM/海报费用通路三-促销员工资通路三-其他冰箱陈列费通路二-冰箱陈列费通路三-冰箱陈列费

A1

A2-ROADSHOW

CP

广告费广告费消费者促销7OA广促费签呈预提上线作业说明副本二、OA签呈预提作业总体说明广促费OA作业流程图OA系统办公室自动化帐务系统R3系统结合接口1、考勤:请假、出差、加班2、制度查询3、签呈4、促销费签呈5、A1、CP签呈1、销售SD系统2、库存MM系统3、制程PP系统4、总帐FI系统5、固定资产FA系统6、人事HR系统8OA广促费签呈预提上线作业说明副本二、OA签呈预提作业总体说明A1、CPTP2-其他TP3费用促销案广告案广促费系统流程广促签呈从OA过帐到R3未结案入预提结案请款冲预提1、依据客户、或供应商、产品号、合同号、费用类型，将各项费用输入到OA系统。合同2、从OA系统直接过帐到R3，将各种广促费签呈和帐务电脑化串连起来。广促费OA作业流程图9OA广促费签呈预提上线作业说明副本使用者角色说明:系统管理员广促费用超级用户每个费用的申请人签呈处理人角色营会主管通企主管所长SD/SM总经理通路规划专员通路促销专员KA规划专员普/营会科主管资讯中心1.签呈输入、修改、查询2.首页呈现自己负责的(含其他人转来的)、待结案的费用预提3.对自己负责的(含其他人转来的)、待结案的费用预提可以进行未结案请款或结案请款处理岗位权限审核申请人提交的广促费用签呈1.可以在系统所有的成本中心中指定广促费用使用的成本中心、口味码、成本中心和营业所对应关系2.可以查询统计并汇出所有的广促费用预提及结案情况清单。1.问题处理及R3接口数据维护2.可以在后台设定超级用户二、OA签呈预提作业总体说明10OA广促费签呈预提上线作业说明副本二、OA签呈预提作业总体说明系统功能数据图未结案请款结案请款签呈结案处理OA系统填写签呈R3系统核准签呈核准签呈预提自动入账请款凭证手工入账多提回冲自动批量过账请款录入完全一致结案手工创建促销案直营客户帐扣入帐转客户帐上余额入帐数据传输有差异结案签呈过期终止处理支付方式123411OA广促费签呈预提上线作业说明副本上线后促销费签呈及结案请款作业说明:概念说明：从提案到结案报销主要分成四种情况第一种：签呈申请金额=结案金额，即完全一致结案第二种：结案金额<签呈金额，只能请结案金额即有差异结案，只有1次请款就结案第三种：结案金额<签呈金额，即有差异结案，但分多次请款才结案，差额会回冲预提第四种：结案金额>签呈金额，超出的金额必须重新打签呈申请，只能请签呈金额

二、OA签呈预提作业总体说明12OA广促费签呈预提上线作业说明副本有关费用支付方式的几种定义：电汇：通过银行汇款方式支付客户。货返：即通过搭赠出货方式，将费用折成货物返还给

客户，通常在R3创建封顶促销案方式随货带出。帐扣：用在直营客户，例如卖场做陈列或其他形式促销产生的促销费冲抵当期应收该客户的货款，该方式，客户需开具促销费发票给我司。转客户账上余额：即将应支付给客户的促销费金额增加客户的预付货款余额，客户按促销费金额开具发票给我司。二、OA签呈预提作业总体说明13OA广促费签呈预提上线作业说明副本上线后促销费签呈请款作业说明（支付方式为电汇时）概念说明：从提案到结案报销主要分成四种情况：第一种：签呈申请金额=结案金额，即完全一致结案作业流作业人签呈提案签呈审核签呈核准R3预提过账结案请款报销活动开始TM、KA专员部营会、TM主管、SD\SM总经理销售费用会计TM、KA专员OA中做结案请款，并列印请款单TM、KA专员到财会部报销请款附齐发票及相关合同、结案报告、照片等例如：签呈为10,000元，结案为10,000元，不产生差异会计分录为：DR费用10,000CR预提10,000DR预提10,000CR应付10,000二、OA签呈预提作业总体说明14OA广促费签呈预提上线作业说明副本第二种：结案金额<签呈金额，即有差异结案，只有1次请款就结案作业流作业人OA中做结案请款同时系统自动带出剩余预提回冲数字，并列印请款单到财会部报销请款附齐发票及相关合同、结案报告、照片等例如：签呈为10,000元，结案为9,000元，有1,000元差异要回冲，且只发生1次请款会计分录为：DR费用10,000CR预提10,000DR预提9,000CR应付9,000回冲剩余预提DR预提1,000CR费用1,000R3执行结案差异冲销预提程序过账二、OA签呈预提作业总体说明TM、KA专员部营会、TM主管、SD\SM总经理销售费用会计TM、KA专员TM、KA专员签呈提案签呈审核签呈核准R3预提过账结案请款报销活动开始15OA广促费签呈预提上线作业说明副本第三种：结案金额<签呈金额，即有差异结案，但分多次请款才结案

作业流作业人签呈提案签呈审核签呈核准R3预提过账分批请款报销活动开始OA中做未结案请款列印未结案请款单到财会部报销请款附齐发票及相关合同、结案报告、照片等例如：签呈为10,000元，第1次请款为5,000元，第2次结案请款4,000元，剩余1,000元差异要回冲会计分录为：DR费用10,000CR预提10,000第1次请款DR预提5,000CR应付5,000结案请款DR预提4,000CR应付4,000回冲剩余预提DR预提1,000CR费用1,000

最后1次请款且结案时，在OA中做结案请款同时系统自动带出剩余回冲预提数字，并列印结案请款单R3执行结案差异冲销预提程序过账二、OA签呈预提作业总体说明TM、KA专员部营会、TM主管、SD\SM总经理销售费用会计TM、KA专员TM、KA专员16OA广促费签呈预提上线作业说明副本第四种：结案金额>签呈金额，超出的金额必须重新打签呈申请，本次只能请签呈金额

作业流作业人签呈提案签呈审核签呈核准R3预提过账结案请款报销活动开始OA中已签呈核准金额做结案请款列印请款单到财会部报销请款附齐发票及相关合同、结案报告、照片等例如：签呈为10,000元，结案为15,000元，超出5,000元必须重新申请，OA只认可10,000元会计分录为：DR费用10,000CR预提10,000DR预提10,000CR应付10,000超出签呈部分须另案重新申请！！二、OA签呈预提作业总体说明TM、KA专员部营会、TM主管、SD\SM总经理销售费用会计TM、KA专员TM、KA专员17OA广促费签呈预提上线作业说明副本三种特殊支付方式的签呈处理：OA签呈费用的支付方式有四种：汇款、货返、帐扣、返客户帐上余额。除汇款方式前面已说明有四种情况外，其余的支付方式状况如下：1.支付方式为货返时：主要为TP2特陈特贩费等结案时以创建促销案返货支付。例：多次请款的情况作业流作业人签呈提案签呈审核签呈核准R3不预提结案时建促销案出货活动开始1.OA填写请款金额，不列印请款单2.R3依每次填写金额依该金额创建促销案例如：签呈为10000元，方式货返结算，OA结案请款为4000元和5000元，做结案处理,剩余1000元不在使用.当创建促销案出货时,直接产生费用,分录:DR费用5,000第1次4,000第2次CR销货成本差异5,0004,000

最后1次结案时，剩余的1000将结案掉,不会带入R3系统。TM、KA专员部营会、TM主管、SD\SM总经理销售费用会计TM、KA专员TM、KA专员二、OA签呈预提作业总体说明1.R3导出货返签呈促销案数据报表，完善批输入格式，产生促销案号，最后1次请款要做结案请款，只须填写请款金额，请款金额将带入R3，剩余金额将自动案掉，不在使用2.R3可查询对应OA签呈创建的促销案号18OA广促费签呈预提上线作业说明副本二、OA签呈预提作业总体说明2.支付方式为账扣时：主要为卖场做陈列或其他形式促销产生的促销费与客户签订协议支付方式为，冲抵当期应收该客户的销售货款。作业流作业人签呈提案签呈审核签呈核准R3预提过账结案时，做费用账扣缴款活动开始例如：签呈为10000元，方式帐扣结算，分2次共计请款为9000元，做结案处理会计分录为：DR费用10,000CR预提10,000DR预提5,000第1次DR预提4,000第2次CR应收5,000CR应收4,000

最后1次结案时，DR预提1,000回冲剩余CR费用1,000R3执行结案差异冲销预提程序过账TM、KA专员部营会、TM主管、SD\SM总经理销售费用会计TM、KA专员TM、KA专员附齐发票及相关合同、结案报告、照片等OA中做未结案请款列印未结案请款单最后1次请款且结案时，在OA中做结案请款同时系统自动带出剩余预提回冲数字，并列印结案请款单到财会部报销入账19OA广促费签呈预提上线作业说明副本二、OA签呈预提作业总体说明3.支付方式为返客户账上余额时：主要为应支付给客户的促销费金额增加客户的预收货款余额。作业流作业人签呈提案签呈审核签呈核准R3预提过账结案时，返客户账余缴款活动开始例如：签呈为10000元，方式返账余结算，OA分两次共计请款为9000元，做结案处理会计分录为：DR费用10,000CR预提10,000DR预提5,000第1次DR预提4,000第2次CR预收5,000CR预收4,000

最后1次结案时，DR预提1,000回冲剩余CR费用1,000R3执行结案差异冲销预提程序过账TM、KA专员部营会、TM主管、SD\SM总经理销售费用会计TM、KA专员TM、KA专员附齐发票及相关合同、结案报告、照片等OA中做未结案请款列印未结案请款单最后1次请款且结案时，在OA中做结案请款同时系统自动带出剩余回冲预提数字，并列印结案请款单到财会部报销入账20OA广促费签呈预提上线作业说明副本一、OA签呈主要概念1、签呈的文号：编码为15位:OAxx(后2位年号)-xxxx(签办单位对应的公文编号)-概念xxxxxxx(年度的7位流水号)如:OA10-5060-0000001说明:OA签呈号与R3预提号为一个号，保证一致并代入会计凭证“预提费用科目”--“分配栏”2、签呈的日期：即签呈的创建日期3、签呈的主旨：签呈的简要标题，限20字以内，为手工输入4、签办单位与制定人：两个栏位由系统自动带出5、公司：直接输入公司代码，会自动带出描述，一个签呈只能属于1个公司6、签呈的成本中心：原则上一个签呈只能归属1个营业所7、签呈费用的记账时间：可按“记账时间区间”分月记账说明：记账开始月份必须必须与促销开始时间的月份一致，否则会提交时会提示，当月促销不能对以前月份记账。三、OA系统主要概念及上线注意事项21OA广促费签呈预提上线作业说明副本一、OA签呈主要概念8、把TP2、TP3、冰箱的签呈格式统一，把签呈产生的费用与总帐连结。9、从提案到核准到请款报销，一案到底式的管理10、以所为单位，签呈的签核流程全部可在系统中设置：申请人——上一级主管——部营会主管——权责主管为方便营业操作,增加汇总审批功能,即营业主管可以一次选择多个所的多张签呈汇总签核11、签呈具有提醒功能：如果申请人有待处理的费用，会在

OA系统首页呈现，系统默认呈现最新的5条，选择“更多”可列表全部显示。12、有关TP2搭赠、TP3依当月销售额的固定百分比计算的

返利不在本次上线范围，按原方式作业。13、上线后，TP2、TP3、冰箱投放的预提不再使用手工制作，不再使用手工填写报销单，必需使用系统打印报销单。请款新增自选打印功能，可只打印本次请款的明细也可选择全部打印。三、OA系统主要概念及上线注意事项22OA广促费签呈预提上线作业说明副本二、上线后操作注意事项：1、请各营业部门TM及KA规划专员注意随时查询OA系统待处理的未结案预提,及时跟踪处理结案进度。2、过期签呈的处理：超过1年3个月自动终止。终止的签呈不能再请款结案，预提也不会回冲，但要再请款时，须重新打签呈，新签呈的记账期间要求填写旧签呈的时间，不会再产生预提费用。同时，要求普会销售费用岗位，手工修改旧签呈产生的预提凭证的分配栏位替换成新签呈编号。3、请各营业部营会主管针对签呈的填写关键字段要仔细审核,避免预提数字错误。同时每月要对系统内未结案的签呈要列印预提查询列表,在月会上报告跟踪到人。4、签呈页面填写的支付方式必输项，系统已设定请款单的支付方式与签呈的支付方式保持一致，不能变更。三、OA系统主要概念及上线注意事项23OA广促费签呈预提上线作业说明副本二、上线后操作注意事项：5、请各公司普会人员注意每月25-26日,及时查看R3，执行过帐程序。6、上线后请款审核附件应列印OA系统请款单,OA请款单默到部营会主管审核，后面也可利用调整流程增加签核人然后列印请款单附相关结案附件到财会部报账，支付方式为货返不用列印，其他三种方式均须列印。7、签呈原则上输入要求分营业所打签呈，即不允许多所上1个签呈，但针对TP3全国连锁客户，允许多所上签呈，因凭证有999行上限，则最好只选择同一种产品系列。8、若签呈核准后，要先预支给客户，一样填写预支款单，但后附OA签呈核准单，取得发票后要到OA中请款冲帐9、结案请款时，如果这张签呈请款完毕并完成结案请款，即可生成费用提案与结案对比查询表。三、OA系统主要概念及上线注意事项24OA广促费签呈预提上线作业说明副本三、OA系统主要概念及上线注意事项二、上线后操作注意事项：10、有关促销费签呈费用口味码、成本中心码设定应在上线使用前由总公司财会部负责在OA系统中维护，此权限分配给总公司营会科长、普会科长，满足增减变更的需要，建议将与促销费无关的成本中心，已不使用的口味码删除。11、签呈需要输入客户编码，系统已设定客户代码与营业所成本中心的对应关系检核功能，错误代码会提示无法提交。每周R3将客户代码、科目代码自动同步一次到OA系统，如新开客户有可能立即在OA中查不到而报错，这种情况应及时与系统管理员联系或等到数据同步后再做。12、注意使用者要多在测试系统中练习，才能熟能生巧。

25OA广促费签呈预提上线作业说明副本三、OA系统主要概念及上线注意事项二、上线后操作注意事项：13、有关以前月份已经核准过的单月签呈，并已经预提过费用的签呈单独结案处理，不走OA流程。针对以前月份已经核准过的跨月签呈，要求在OA系统中补做从当前月份到原签呈费用的结束月份，例：原TP3费用纸质签呈5-12月堆箱费，每月1万元，要补从8月到12月的费用5万到OA签呈，前面月份不用补。核决人只到部主管即可，附件要插入原始总经理批过的签呈作为附件。14、有关签呈的撤回：未核准的签呈做撤回处理，已核准的签呈不管R3是否执行了预提过帐，都不能做撤回动作了，只能做零金额结案请款即请款金额为0。26OA广促费签呈预提上线作业说明副本三、OA签呈入口及输入主要栏位说明签呈输入入口：工作流管理-填写表单-业务表单相关申请四、OA系统介绍27OA广促费签呈预提上线作业说明副本四、OA系统介绍未结案请款的签呈--首页提醒功能：我的待结案费用预提显示更多笔列表…28OA广促费签呈预提上线作业说明副本四、签呈样式的介绍及系统画面：1.TP2签呈参见系统画面四、OA系统介绍-TP229OA广促费签呈预提上线作业说明副本TP2签呈填写栏位说明：四、OA系统介绍-TP230OA广促费签呈预提上线作业说明副本四、OA系统介绍-TP231OA广促费签呈预提上线作业说明副本四、OA系统介绍-TP232OA广促费签呈预提上线作业说明副本四、签呈样式的介绍及系统画面：2.TP3签呈参见系统画面四、OA系统介绍-TP333OA广促费签呈预提上线作业说明副本TP3签呈填写栏位说明：四、OA系统介绍-TP334OA广促费签呈预提上线作业说明副本四、OA系统介绍-TP335OA广促费签呈预提上线作业说明副本四、OA系统介绍-TP336OA广促费签呈预提上线作业说明副本四、签呈样式的介绍及系统画面：3.冰箱陈列费签呈参见系统画面四、OA系统介绍-冰箱37OA广促费签呈预提上线作业说明副本冰箱陈列费签呈填写说明：四、OA系统介绍-冰箱38OA广促费签呈预提上线作业说明副本四、OA系统介绍-冰箱39OA广促费签呈预提上线作业说明副本四、OA系统介绍-冰箱40OA广促费签呈预提上线作业说明副本五、签呈导入格式说明将按照格式已准备好的excel档的内容导入到填单页面

TP2、TP3、冰箱陈列费导入格式见附件：（具体栏位代码设定请参见附件-导入格式相关代码表中说明）四、OA系统介绍41OA广促费签呈预提上线作业说明副本1.OA签呈费用预提查询报表五、系统上线后表单及报表介绍已结案的签呈可以按记帐月份查询42OA广促费签呈预提上线作业说明副本五、系统上线后表单及报表介绍2.历次签呈、请款单查询及打印界面查询签呈明细查询和列印请款单入口43OA广促费签呈预提上线作业说明副本查阅签呈五、系统上线后表单及报表介绍促销品项汇总表费用形式汇总表明细表44OA广促费签呈预提上线作业说明副本五、系统上线后表单及报表介绍45OA广促费签呈预提上线作业说明副本3.未结案请款单五、系统上线后表单及报表介绍同样的客户汇款路径应一致，只需要输1次，后面会自动带出46OA广促费签呈预提上线作业说明副本4.结案请款单五、系统上线后表单及报表介绍1.帐扣方式不用输入开户行信息2.货补的剩余预提不会带入R3回冲3.只有汇款/帐扣/返帐余需要带入R347OA广促费签呈预提上线作业说明副本五、系统上线后表单及报表介绍5.特殊功能介绍：OA签呈提案汇总审批有5个待处理的签呈如何实现一次性汇总审批呢？48OA广促费签呈预提上线作业说明副本五、系统上线后表单及报表介绍点击费用提案汇总审批可按条件显示所有需要签核的文件列表，选中的挑√49OA广促费签呈预提上线作业说明副本五、系统上线后表单及报表介绍可以看到已处理事项中刚才汇总审批过的2个文件都已核准了50OA广促费签呈预提上线作业说明副本五、系统上线后表单及报表介绍6.费用提案与结案对比查询报表51OA广促费签呈预提上线作业说明副本7.R3签呈预提资料查询-预