文件控制程序

1目的 对本公司质量管理体系所要求的所有文件予以控制，确保各相关部门使用文件为有效版本。2范围适用于与质量管理体系有关的所有文件，包括外来文件。3职责3.1总经理对所有质量管理体系文件的充分性和适宜性负责；3.2管理者代表负责组织体系文件的编制和修订工作，负责组织相关文件的评审及检查工作；3.3管理部负责质量管理体系文件的归口管理，包括外来文件的管理；3.4各部门负责本部门文件的日常管理，并确保使用适用文件的有效版本。4工作程序文件控制流程图：附后。4.1文件的分类本公司的质量管理体系包括或涉及以下类别的文件：公司内部编制的文件包括：第一层次：包含质量方针和质量目标的《质量管理手册》；第二层次：程序文件〔ISO9001:2008标准所要求的程序文件，以及公司为确保各过程的有效筹划、运行和控制而编制的程序文件〕；第三层次：支持性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理规定等；技术性文件：如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书等。第四层次：各种记录格式。记录格式编制及修改按本程序进行控制，一般随相关文件一同审批。记录格式填写后形成的记录，依据《记录控制程序》进行管理。本公司相关的外来文件，主要包括：有关法律法规;相关国家、地方及行业标准；上汽-群众各类管理及技术文件；其它适用的外来文件。各类适用的外来文件虽不属本公司编制，但本公司各部门均应对其进行有效控制，并遵照执行。文件的形式主要是书面和电子版两种，本公司应对各种媒体形式的文件进行有效控制。4.2文件的编制和审批文件编制和审批的权限本公司的质量方针、质量目标由总经理主持制定并批准发布；《质量管理手册》由管理者代表组织管理部等相关部门共同编写，管理者代表审核，经总经理批准后发布；程序文件由各相关职能部门编写，经管理者代表审核，总经理批准后发布；支持性文件由职能部门编写，部门负责人审核，总经理批准。记录格式随相关文件一同审批。记录表格的使用和管理，执行《记录控制程序》。负责文件审批的人员，应对文件的符合性、充分性、适宜性以及文件间的协调性负责，审批时填写《文件审批表》，以作为审批的证据。文件审批时，同时确定文件的发放范围。〔在各个文件封面上审批签字也可。〕4.3文件的编号规那么《质量管理手册》、程序文件、与质量管理体系有关的相关文件编号、质量记录编号执行《文件编号原那么》。外来文件编号按下述规定：外来文件采用原文件号；属国家标准等外来文件用原编号。4.4文件的版本及修订状态版本号的管理文件换版后，该文件的版本号应更新。本公司《质量管理手册》及程序文件的版本号以英文字母A、B、C…表示，A为第一版，B为第二版，依次类推；修订状态的管理文件作了修改但未换版时，应标识修订状态。修订状态的序号以阿拉伯数字0、1、2……表示，0为原版未修订，l为第一次修订，依次类推。4.5文件的发放与管理经批准后的文件，由管理部列入公司《受控文件清单》，并对文件进行动态管理。管理部统一印制，审批件或原件归档保存，存入计算机的文件均留备份。文件发放前，管理部根据确定的发放范围标明发放号和受控状态。受控状态分为“受控”和“非受控”两种，受控文件由管理部盖“受控”章，任何受控文件均应确保其为有效版本。文件发放时，管理部填写《文件发放/回收记录表》，履行发放手续，领用人签字前方可领取。文件的发放，应确保使用处能获得适用文件的有效版本。收到文件后，各职能部门编制《收文登记表》，包括发放给部门个人的文件，此清单作为本部门文件管理的主要依据。外来文件的发放与管理有关法律法规和标准：由管理部组织相关部门进行识别和获取，管理部定期更新《质量手册》附录中《主要法律法规和标准清单》。来自上汽-群众的文件：该类文件各部门及时将相关文件传递给管理部，管理部及时列入《外来文件清单》。公司领导认为必要时，可打印发放，发放时履行发放手续。其它外来文件：各部门收到各类外来文件后，应到管理部备案登记在《外来文件清单》，再行发放到相关部门使用。 各部门文件的持有者，应妥善保管所持有的文件，不得丧失或损坏。如发生丧失或损坏等情况影响使用时，应报管理部重新办理补发手续。电子文件的管理电子文件应标识清晰，以免新旧版本混用。电子文件由管理部负责修改，其它部门只能使用，不能更改。管理部负责打印质量管理体系文件，其它部门不能擅自打印。不管哪个部门编制的体系文件，其电子版均应及时报管理部备案，任何更改均应报综合部认可，并对备份文件进行更新，并以此作为有效版本。管理部应由专人按类别设计文件夹，以有效管理各类文件。对其它电子媒体形式〔如影像资料、软盘、光盘〕的文件，各部门进行分类管理，做好防磁、防潮、防划伤、防磕碰，以免损坏、丧失。文件的借阅和复制文件借阅，相关人员应做好登记填写《文件资料借用登记表》，并及时归还。为确保整个公司所有文件的有效管理，文件不能擅自复印，任何文件复印均由管理部负责，应履行文件发放手续，并作发放登记《文件资料借用记录表》。技术文件的借阅，应履行正常的借阅手续，做好《文件资料借用登记表》。文件的目视化管理对于生产现场使用频繁的文件，公司应采取措施，如挂上墙或设备旁，或塑封等，以便于操作人员方便使用。4.6文件的评审、更改、回收及作废4.公司每年结合内部审核对质量管理体系文件评审一次，文件评审工作主要由管理者代表组织管理部及内审组进行评审，评审结果在内审相关记录中表达。特殊情况时，可随时组织相关部门对某些文件进行评审。评审务必考虑本公司组织机构、岗位变化等内部因素对文件充分性及适用性的影响，同时也要考虑到法律法规、相关标准、上汽-群众要求的变化、市场需求等外部因素，填写《文件评审记录》。4..1当发现文件的规定不充分或不适宜时，可组织相关人员对文件进行修改。.2有关人员可填制《文件更改申请单》，明确更改原因、具体更改内容，并经原文件的审批人进行审核、批准后，由管理部实施更改。.3更改方式可包括杠改、换页和换版。文件可采取杠改方式，但应在文件中注明日期并签字；当页面修改量大影响清晰阅读时，应更换新页，并做好标识。在发放新页时，应收回作废页，以确保文件受控有效。当通过上述方式不能保持文件清晰时，应对文件进行换版，并做好版本标识。在发放新版时，应收回作旧版。4.6.2.4《质量管理手册4.文件经屡次更改或大幅度修改时，应该换版，原版文件作废。作废文件需要销毁，管理部填写《文件/记录销毁登记表》，由管理者代表签字同意后，由管理部统一销毁。因任何原因需将作废文件保存时，应经管理者代表同意，并盖“作废保存”章以示区别。4.7文件管理的监督检查管理者代表应组织管理部等相关人员，定期对文件管理等体系的主要过程进行监督检查，对发现的问题责成相关部门整改。5相关文件序号文件名称文件编号责任部门备注1记录控制程序HWMD-CX-管理部2文件管理制度HWMD管理部3文件编号原那么HWMD2管理部6相关记录序号记录名称记录编号保存期责任部门备注1文件审批表JL--01三年管理部2文件发放/回收记录表JL--02三年管理部3文件更改申请单JL--03三年管理部4受控文件清单JL--04三年管理部5文件/记录销毁登记表JL--05三年管理部6收文登记表JL--06三年管理部7外来文件清单JL--07三年管理部8文件资料借用登记表JL--08三年管理部9文件评审记录JL--09三年管理部

文件控制流程图责任部门/人流程说明相关部门管理者代表、总经理管理部管理部各部门相关部门相关部门/管理部管理部管理部N销毁旧版/页换版/页时是否保存Y标识实施更改作废更改申请更改审批获取外来文件识别YN是否批准标识YN实施与管理评审是否适用发放与登记审批文件编制N销毁旧版/页换版/页时是否保存Y标识实施更改作废更改申请