企业合同管理概论

叶小忠--中国政法大学企业法务管理研究中心主任，北京赛尼尔风险管理科技有限公司总经理，中国法律风险管理网总编，原中国移动通信集团公司法律事务部经理，北京大学法学院校外导师、中国人民大学律师学院客座教授，上海交通大学企业法务中心研究员，国务院国资委研究中心特聘专家，北京、上海、广州仲裁委仲裁员、国家标准委法律风险管理标准化工作组委员、国家知识产权战略企业组成员、ALB法律大奖评审委员会委员。主持起草了企业法律风险管理指南（GB/T27914-2011）,主编《企业法律风险管理体系建设的创新与实践》、《企业法律风险管理操作实务》、《合同审查的架构与方法--企业合同审查指引》、《企业合同管理操作实务—来自中国百家大型企业合同管理实践的启示》法学:合同订立、履行、变更、解除、转让、终止等一系列活动中法律上的规定和要求经济学：以合同为核心，以博弈论为方法、研究激励、信息和经济制度的正式的理论。管理学：合同制度、管理模式、授权体系、审查流程、效果评估、合同监控、信息化等实践性前瞻性法律性合同管理概论合同谈判实务合同审查实务合同管理信息化企业合同管理的基本理念企业合同管理主要内容企业合同管理的现状及趋势合同管理的价值合同属性的再认识合同风险的四大来源实现交易保证安全创造效益TheContractManagementSolutionSelectionReport,June2005），在调研的220家公司中有27%的企业将在未来两年中在合同管理方面进行投资；参加Aberdeen里程碑调研的企业把合同管理投资作为未来两年内业务应用投资的首位。不完善的合同管理所产生的负面结果举例如下：采购时超出正常水平的支付：一些研究预计发生在17-27%的采购业务产品/服务合同不必要的自动续签：研究表明10%的合同自动续签不能保证支付和产品交付及时准确不能根据计划或合同约定分析实际支付不能跟踪账户支付情况，包括不能进行折扣和处理计时消费和复杂回扣的计算不能根据合同全过程的时间和质量（比如按计划交付、盈利、竞争力）对合同效果进行监控缺乏对合同交易对手以及其责任履行的监控不能督促供应商合同执行或强化对违反政策合规的后续处理由于不完善的合同起草、谈判、审查、执行等产生的重大时间损失和资源损失

在全球化经济迅速发展的今天，增加收入与降低成本对于所有企业而言都是至关重要的，增加收入与降低成本在很大程度上又取决于企业如何管理与其商业合作者的关系，而处理商业关系的核心就是记录了业务交易基本要素的合同。在不断变化的商业环境中，有效的合同管理不仅是企业利润增长的平台，也决定了企业未来发展的竞争力。安永2010“国际工程承包的项目投标、管理、建设等是一个系统的法律工程，项目一砖一瓦，每一吨土方，每一寸钢筋，都要靠法律合同来界定与保障。陶景洲排序在前10位的企业法律风险管理需求是69483431282525201917公司治理合同管理索赔/诉讼管理内部控制措施知识产权管理财务报告规则公司风险管理资本市场交易政府关系管理激励机制/业绩评估体系受访者认为，企业面临的最主要的法律风险管理事务：公司治理合同管理9合同及其管理的价值合同属性的再认识合同风险的四大来源合同是法律文件—形式合同是当事人之间的法律《法国民法典》第一千一百三十四条第一项：“依法成立的契约，在缔约当事人间有相当于法律的效力”。公元284年的《晋太康五年杨绍买地瓦券》就明确规定“民有私约如律令”。,在古代民众日常生产和生活中,签订和履行契约是非常频繁和严肃的。契约的效力犹如律令,具有很高的权威性和强制性。一般而言,契约订立三日内,会同业主、邻人、牙保、写契人,经官当面按验无误,交纳契税,官府注籍。合同法第八条：依法成立的合同，对当事人具有法律约束力。当事人应当按照约定履行自己的义务，不得擅自变更或者解除合同。依法成立的合同，受法律保护。合同法第十二条：合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：

（一）当事人的名称或者姓名和住所；

（二）标的；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款或者报酬；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法。

合同是商业文件—内容合同是管理文件—影响服务规范：在保修期内，卖方应提供7X24小时电话技术支持；如果出现严重技术问题买方要求紧急处理，卖方技术人员应保证在收到买方通知后48小时内到达买方现场人力资源：企业法律风险项目，咨询团队中必须有法律背景的咨询顾问财务集中化，导致付款期限延长法律文件经济性有效性合法性商业文件管理文件合同合同管理合同管理的价值合同属性的再认识合同风险的四大来源

讨论二：合同风险的来源？立项商业模式谈判签约履行合同文本履行变化合同风险四大来源合同管理是全过程的管理交易对象可行性论证资质管理合同评审履行管理信息化垫资条款商业模式交易目的是否能够实现交易目的不能实现结果交易对象交易对象与履行能力密切相关合同文本承上启下关键作用明确交易条件有效控制风险合同履行依据合同履行不按合同约定内外环境变化情势变更北电破产案件企业合同管理的基本理念企业合同管理主要内容企业合同管理中现状与趋势合同资质招投投标合同谈判合同评审合同印章合同履行管理评价统计分析纠纷处理合同制度管理模式合同流程合同范本合同授权信息系统合同培训合同台账合同档案集中管理—分散管理合同管理模式横向专业（职能）管理模式—完全独立管理归口管理部门综合（项目）管理模组织协调推动完成主要职能纵向集中管理模式业务人员系统分级管理模式标准与业务管理的权限相对应优劣比较问题：某企业快速发展，在各地设立多家子公司，业务量迅速增加，为适应业务发展的需要，该公司拟通过授权的方式，进行分级管理，请问可能的授权标准主要有哪些？对人方式基本授权一次性管理层特别授权一事一授权普通员工对机构级别性质金额对象目标：效率质量要素流程结构流程节点节点顺序时限设置流程性质普通流程特殊流程流程结构串行流程并行流程混合流程流程适用范本合同紧急合同流程节点经办部门主管部门财务部门外聘律师法律部门纪检监察公司领导

法律部门财务/计划部门项目主管部门需求/执行部门经办部门经办人起草合同负责填写合同审批表，提交合同审查资料，并就相关信息予以说明负责就合同内容及背景文件的真实性及完整性出具意见负责就合同内容涉及本部门工作部分出具意见负责就合同项目的合规性出具意见负责就合同中的财务相关内容出具审批意见负责就合同内容的合法性、相关资料的完整性及其他部门负责部分内容的形式审查结果出具意见在综合上述各环节意见的基础上，出具最终意见公司领导

法律部门财务/计划部门项目主管部门需求/执行部门经办部门经办人起草合同公司领导

法律部门合同综合管理部门财务/计划部门项目主管部门需求/执行部门经办部门经办人起草合同合同审查效率合同预审示范文本审查指南流程设计信息系统独立审查合同预审现状纳入正规，简单流程讨论七：不同管理层级的合同审查责任区分第七条【公司领导把关事项】公司领导，一般不负责合同实体问题审核，只进行总体把关。主要从公司管理的角度审核是否存在重大、明显的程序性问题，对业务部门提出的问题、其他环节遗漏的问题进行确认，并从全局出发，综合考虑合同的风险及收益，对合同签订进行最后的决策把关。第五条【部门领导把关事项】部门领导，主要负责核实关键问题、重点问题。在室经理审核的基础上，对基层审核人员的意见进行核实确认，并且对项目总体可行性、明显重大的程序性问题及重要条款遗漏问题进行审核把关。第四条【基层管理人员把关事项】基层管理人员，包括主办人、室经理、合同管理员及外聘律师，应分别审核合同的下设事项并承担相应的审核责任：1.主办人负责对合同的主体、合同项目内容、前置性审批文件、背景资料、合同文本、合同审批表内容以及其他相关事项的真实性、准确性、完整性、合规性进行审核；2.室经理对前述环节的审核情况进行初步把关、核实，并对遗漏部分及明显程序性问题（如重大合同未进行招投标等）进行审核；3.合同管理员及外聘律师对合同文本及相关附件资料的合法性、合规性进行实质审核，并对主办人遗漏的部分进行补充审核。《不同层级管理人员的合同审核规范》节选示例履行监控现状监督部门和执行部门分离方法制度化检查付款控制履行表单信息化合同系统与业务系统对接综合管理制度—企业合同管理办法专项管理制度—合同专用章管理办法业务操作指引—合同审查通用指引合同资质审查前置审查个别审查集中审查合同资质库基本信息资质信息交易信息合同信用评价分级待遇合同范本制定效率安全合同范本使用参考使用强制使用合同范本审查简易审查绿色通道合同技术--合同条款的模块化管理合同范本问题：1、内容没有针对性—调研，发包人对承包人农民工的管理2、如何适应具体业务情况—技术C:\Users\Administrator\Desktop\合同模块.doc

（1）会议名称；（2）会议主题和内容；（3）会议规模（参会人数）；（4）会议召开时间和地点及会场布置要求；（5）餐饮标准、形式、数量；（6）住宿要求；（7）交通车辆接送安排；（8）娱乐活动安排；（9）广告宣传制作、备案要求；（10）会议应提供的设备（投影仪、电脑、麦克风等）；（11）安全保卫要求（保证会议全程所有参会人员人身财产的安全，造成人员人身或财产损失应承担赔偿责任）；（12）会议请柬、入场证、铭牌、日程表制作要求；（13）服务人员的具体要求（司仪、摄影师、保健医生、翻译、勤杂人员等）；（14）票务协助等。IBM三大天条

间接损失数据丢失第三方侵权

合同报告

如何通过合同数据挖掘提升合同管理的战略价值现状：一般描述、事务性目标：深度分析，战略性从合同中发掘企业的战略信息市场最真实的需求产品客户时间地区条件合作伙伴最客观的评价重要性----份额价值性—条件可靠性—履约情况企业管理最现实的要求标准制定流程设计机构设置资源分配企业价值链最全面的反映类别数量价值分布信息化的重要性信息系统的功能信息系统的互联合同主体资质库合同文本库合同批量起草补充合同（合同变更和解除）复制历史合同法律风险提示法律修改意见直接在合同正文、附件中显示法律意见书上载合同授权委托合同打印合同编号合同台帐合同移交合同履行备案合同查询合同统计和分析（统计维度包括主体、时间、项目、类型、金额、时效，统计类别包括数量、效率、金额、质量）合同起草合同审批合同签订和履行合同查询和统计意义内容..\同管理工作考核项目分值及评分标准表.doc人员制度资质授权审查时效审查质量程序规范资料报备履行监督纠纷诉讼合规检查评奖创新

部门 关键绩效指标合同管理部门 合同起草到合同最终签约的时间 使用合同模板起草合同的百分比 使用合同模板且未变更固定条款的百分比 合同中采用合同模块的条款数量 合同中未采用合同模块的条款数量 合同质量评价分数 合同审查与获批的天数 合同履行监控报告的及时性 单份合同报告的及时性 整体合同报告的及时性财务部 合同质量评价分数 合同审查与获批的天数合同签订部门 合同质量评价分数 合同审查与获批的天数 单份合同报告的及时性合同执行部门 合同履行监控报告的及时性 收付款的及时性 合同按期完成的百分比 合同关闭的及时性 单份合同报告的及时性企业合同管理的基本理念企业合同管理主要内容企业合同管理发展趋势管理阶段：从合同签署到合同全生命周期管理目标：从单纯控制风险到兼顾创造效益四大特点：集中化、标准化、精细化、信息化

合同全过程管理是在产品生命周期和项目生命周期管理理论基础上形成的对合同端对端全过程进行管理的一套理论框架，旨在帮助企业特别是大型企业，最大化合同收益、确保合规并且提高竞争优势。核心：合同形成----合同文本——合同履行2006美国德克萨斯州颁布的《德克萨斯州合同管理指南》（StateofTexasContractManagementGuide）介绍了合同咨询团队、计划、询价、为询价做广告、评估和判定、合同形成、合同执行和合同结束八个部分的内容，成为较早的合同管理规范的政府指导文件。诺西最新改革主要风险擅自变更合同标的不合格合同准备合同起草合同审查合同签订合同履行后续处理主要风险项目标的状况不明确项目潜在合作方主体不适格、无履行能力缔约上的过失责任……主要风险合同条款不完整或不明确合同条款显失公平或违法合同不符合有关标准（如SOX、TL9000、ISO14000）要求……主要风险报送审核材料不完整遗漏审核事项审核对象重复、审核流程（时间）过长……主要风险要约、承诺不当风险合同形式不合法盖章主体不一致合同倒签……不完全履行怠于行使权利……主要风险未续约继续履行供应商违约未记录怠于行使权利……合同管理3P体系内容及模型1、对合同全业务流程进行阶段划分并制定合理完善的流程，规范化合同业务。2、对合同履约全过程进行监督和控制，提高合同履行质量，降低法律风险。3、在合同业务过程中，实现对供应商选择、供应商履约监控、供应商评价的闭环管理，优化企业供应链。先合同(preexamine)-合同履行(perform)-后合同(postemphasis)体系研究内容及目标合同管理中心的机构设置

公司法律部将在原有机构设置上增设合同管理中心，全面负责集团公司、各辅业公司以及股份公司范围内的合同管理工作。合同管理中心下设初审登记室、合同审核室、履约监控室。合同管理中心初审登记室业务单位合同管理中心合同审核室124合同管理中心履约监控室3合同管理中心集中化合同审查集中化：1、贯彻落实集团公司“集中化、标准化、信息化”的要求

2、落实省公司法律事务管理提升活动要求，规范合同管理流程

3、提高合同管理风险防范水平，提高审查效率和质量

4、提升法律人员职业发展空间和执业能力，保持人员队伍稳定人员分工平台支撑管理培训工作简报从按“块”分工，到按“条”分工，实现合同审查的专业化。对招聘人员进行专业强化培训，保证集中审查顺利实施。优化合同审批流程，将省市法律顾问审核环节合二为一。优化平台合同范本数据库，增加合同审批职责指引模块。组织全省合同审查能力集中培训。制作合同谈判法律指引，下发合同表单起草指南，提升地市合同起草规范化水平。汇聚各地市先进管理经验和做法，以工作简报形式呈现各地市包括合同前期决策、合同专业会签等各级管理环节优缺点，搭建合同审查集中化信息共享平台。改变由个别法律顾问负责对某一地市分公司全部类型合同进行审查的模式，实现由省公司法律顾问按专业分工对全部合同进行审查。采取“先试点、再推广”的分批集中管理方式，于2012年年底前全部实现合同审查集中化管理。操作思路2012年8月，在哈尔滨、齐齐哈尔、大庆、七台河、黑河五个分公司进行试点。2012年11月，将牡丹江、鹤岗、大兴安岭三个分公司纳入集中审查范围。2012年12月，完成在全省范围内的推广。操作步骤合同审查集中化，优化了合同审批流程，提高了审查效率和质量。试行合同集中审查的地市分公司，月均审核退回率由74%下降至45%，行之有效的提升了合同管理的标准化、规范化水平。6月份，地市合同范本适用率平均为49%；合同审查集中化管理11月份，范本适用率提升至68%。6-7月地市法律顾问合同审查时效为0.74天；9-10月合同集中审查时效为0.46天。合同审查合同招投标管理合同资质管理合同范本管理合同专用章管理合同履行管理合同授权管理合同信息系统合同培训管理合同档案管理合同流程管理合同报告合同绩效管理电子文档与纸质文档的一致性合同范本制作模块化标准化文本标准化程序标准化审查标准化评估审查要点6.

审查文本行文逻辑是否前后一致、约定是否明确5.

审查合同期限的表述是否准确且前后一致4.

审查合同金额是否准确一致3.

审查合同当事人在文本中的称谓是否前后一致2.

审查合同当事人的基本信息是否正确1.

审查合同文本结构是否完备9.

审查数字区间的表述是否明确8.

审查排版是否规范、整齐、美观7.

审查合同条款序号是否连续，合同条款指代是否准确11.

对于使用范本起草的合同，审查文中空白项是否填写清楚完整10.

参考范本或惯用文本起草合同时，审查相关信息是否前后一致审查要点21.其他与合同文本形式有关的问题20.审查合同文本及附件是否页签或加盖骑缝章19.签署部分的签章及日期是否有缺漏、日期是否前后一致18.审查授权代表的签字是否与授权书上受托人的名字一致17.审查合同签署部分对方当事人的盖章是否正确16.审查自然人对方的签字是否与身份证上的名字一致15.审查单位对方的法定代表人或负责人签字是否与营业执照上的名字一致14.审查签字人是否法定代表人或其授权代表13.审查合同双方当事人是否在合同上签字或盖章12.审查合同是否列明了附件清单、且与实际送审附件内容一致合同管理专业系统集团统一信息平台门户工作流管理平台文档管理平台统计管理平台统一搜索报表数据流程交换数据归档数据统一待办合同起草合同审查和审批用户管理认证管理SSO短信认证中心短信服务合同打印和编号合同履行合同纠纷处理合同主体资质审批合同基础数据管理合同文本管理合同主体资质管理法律法规管理规章制度管理合同信息查询合同起草合同执行查询监控统计分析与查询合同审计管理合同税务查询合同档案管理接口管理流程接口管理数据接口管理帐户信息索引数据预算管理系统内控管理系统财务集中化系统计划管理系统ERP系统认证信息预算信息合同信息电子采购系统项目信息项目预算信息合同信息供应商绩效信息合同模板集采框架协议供应商准备的合同采购申请订单信息订单接收情况合同信息合同执行情况合同信息供应商数据物料数据印花税金保证金违约金合同资金需求合同收付款情况IT网管系统应用监控数据待办数据展示系统管理用户管理配置管理统一信息平台应用核心