公司档案管理部门制度

第第页公司档案管理部门制度公司档案管理部门制度1、公司档案管理部门，设置档案专管岗位，由专人全权负责。2、文书结案后，原稿由档案专员归档，经办部门视必需留存影本。如为特别案件因业务处理必需，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理主管引导批准后妥为保管，档案管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。3、检讨文件的*及附件是否完全，如有短少，应即追查归入。4、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。点收文件后，应依下列方法整理：1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3、文件如有皱折、破损、长短不一等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。档案分类应力求切合适用。倘因案件较多，前款三级不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级。同一小类之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷应用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。档号之表现方法如下aabbccdee，aa为经办部门，bb为大类号，cc为小类号。d为档卷卷次，ee为档案目次。档案各级分类应予以一名称，其名称应简明简要，以能充分表现档案内容性质为原则，且有肯定范围，不宜笼统含糊。各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表现；其位数应用视案件多寡及加添情况而考虑决议。档案分类各级名称经断定后，应编制“档案分类编号表”，即将全部分类各级名称及其代表数字编号，用肯定次序依次排列，以便查阅。档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩展或业务增繁时，随时增补之用。档案分类各级名称及其代表数字一经断定，不宜任意修正，如确有修正必需，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对比表，以免混杂。采编：.cOm篇2:医院档案管理制度****医院档案管理制度一、归档范围1、医院与有关单位签订的合同、协议书等相关法律文件及各类审批文件（合同、工程的审批）。2、紧要的会议纪要，医院的管理委员会、各委员会的讨论决议。3、医院与上级单位的沟通文件，包含向上级单位的递交料子以及上级单位的批复文件。4、医院的医技人员及医疗辅佑襄助人员的任免决议、嘉奖以及相关的处分文件。5、医院的年终总结、各类紧要会议的报告性文件。6、医院重点事迹的照片、音频影像料子等电子数据。7、医院人事资料、各职工入职信息、身份信息、相关资质证书。8、医院各项论文杂志、学术、科教资料。9、医院的各项料子，包含但不限于医疗机构许可证、税务登记证、营业执照。10、医院的患者病历、手术记录、会诊记录等相关医疗类记录。二、归档时间1、各科室于每个星期对档案进行分类、总结、按统一归档要求整理立卷。2、每月最终一日为档案总结归类时间，各科室需要将已归纳好的档案料子统一交于各档案管理人员处。3、1月为总归档时间，各档案管理人员需要对全年档案汇总、梳理、排序、分类，并向医院办公室上交统一的档案汇总报告。三、归档条件1、归档料子如无其他特殊情况则必需是原件。归档料子如有电子料子需要一并存档。（电子料子应统一归档名称）2、各科室的归档料子必需保证料子干净乾净无污染，书写规范，不能随便涂改、添加与归档料子不相关的内容。3、合同、协议类文件应符合医院关于合同、协议的签订标准，需要加盖公章的原件，如合同内容有修改，应注明修改内容，并经承办人签字入档。3.1、医院的单次付款（收款）金额在1000元以上的医疗料子、机器设备（产品）采购（销售）业务，均须以书面形式签订合同：；3.2、合同承办部门对经办的合同，经审查具备以下条件的，方可办理签约手续。⑴所经办合同必需先经由法务部门审核，并经院长签字确认方可签约；⑵依据合同性质确定合同类别，正确使用合同示范本本。3.3、合同的保管：⑴各类合同，医院至少保管两份原件。医院办公室一份，科室负责人一份，如科室需额外保管原件，应在合同签订时明确规定份数（此项不包含劳动合同）。⑵合同的实施进度由经办人督促，并保证医院方于商定合同期内完成相关义务。4、照片、音频影像等电子数据料子需要统一拷贝、并编排文件夹，拷贝份数为两份，其中一份为母版，不供应任何人使用，另一份可供日常使用。四、档案归档处1、医疗类（即患者病历、手术记录等）档案统一交由病案室存储。2、非医疗类（采购、营销、行政等）档案统一交由办公室档案管理处。3、医院的影像资料等宣传资料由宣传部管理。4、医院的人事料子、职工信息由人力资源部管理。5、医院的医生资质证书由医务部管理，护士资质证书由护理部管理。五、档案借阅1、院内各部门人员需要借用档案，须在医院各总档案负责人员处进行借用登记，如医疗类的需要找病案室档案负责人、非医疗类找办公室档案负责人，以此类推。2、各部门人员需要借出档案时，必需出示由各部门负责人签字的《档案借出单》（可参考附件1）。借出档案时必需保证档案不污染、不破损。严禁在借阅出的档案上增改、填划、圈写。3、查、借阅者不得私自泄露档案内容。4、档案归还时，档案管理人员必必需核试验收，保证借出的档案无缺失、无损害、无修改方可入档。六、归档责任1、各科室必需保证档案的完整性、准确性，不得私自涂改、伪造。2、各部门负责人应承当起管理档案并督促各部门下属员工及时制作档案、跟进档案的义务。4、任何员工都不得因私用而对档案进行留用、复制、拍摄。七、档案库存1、档案入库必必需办理交接，全部档案必必需经各总档案管理人员统一核对，确定档案内容无瑕疵、质量无破损、无缺失后，所在部门负责的经办人员在《档案入库登记表》（可参考附件2）上签字。2、全部档案按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，编号科学规范、标志明显、查找方便。（编号可参考附件3）八、档案保密1、档案管理人员须严格保管档案，不得跟无关人员讨论档案内容，不允许无关人员随便翻看档案。2、档案管理人员应严格遵守档案接收登记制，保证一案一登，不漏登，不错登，不乱登。3、档案柜钥匙必需由专人保管，未经允许不得交由他人保管、不得私自配备钥匙。4、不得将医院档案随便带出档案管理处，若因工作原因需要携带档案资料，携带档案员工须做好保密工作。九、本制度自20**年7月1日起执行***医院20**年6月2日附件1：河北燕达****医院档案借出单使用日期：*年*月*日归还日期：*年*月*日档案名称：使用部门：用途及内容：共计（份）（页）用档案申请人：部门负责人：附件2：河北燕达****医院档案入库登记表档案编号档案名称档案内容档案份数所属部门经办人签字备注附件3：河北燕达****医院档案编号（参考版）序号所属部门档案名称编号备注人事部劳动合同LDP17RSHT001人力资源部负责人事部职工信息LDP17RSZ*001办公室采购合同LDP17BGHT001办公室负责办公室采购汇总LDP17BGCZ001办公室申报资料LDP17BGSB001办公室法务资料LDP17BGFW001办公室信息料子LDP17BG*S0018办公室其他文件LDP17BGHZ0019后勤保障部保障料子LDP17HQBZ00110营销部营销合同LDP17Y*HT00111营销部推广料子LDP17Y*TG00112宣传部宣传合同LDP17*CHT00113宣传部宣传资料LDP17*C*C001宣传部负责14药剂科病案室负责15普通血液科16免疫试验室17移植科18病理医学科19社会服务部20科教部21医务部医务部22护理部护理部232425附件4：档案编号：LDP17*****001河北燕达****医院档案汇总表（部门）*年*月*日至*年*月*日所属部门：档案内容（简要版）：档案名称：档案内容（认真版）：共计（份）（页）档案经办人：部门负责人：档案管理员：备注：篇3:施工现场档案管理制度施工现场档案管理制度1、档案管理由项目组专人负责。2、做好施工现场每日例会记录、每周例会记录、临时现场会议记录等。3、现场工作人员登记造册。施工班组人员身份证复印件整理归档。4、工程中签证单、工程任务书、设计更改单、施工图纸、工程检查资料、采购资料、合同等的整理归档。5、工程中其它文件、资料、文书往来整理归档。6、各类档案资料分类保管，做好备份，不得遗失。同时建立相关电子文档，便于查阅。7、项目组人员借阅档案资料需办理借阅手续。填写工程资料借阅表，并及时归还。篇4:乡镇档案管理制度汇编主管领导档案工作职责一、组织《档案法》《档案法实施方法》《江苏省档案管理条例》等档案法律法规的学习宣传教育活动，提高全镇干部职工的档案意识和法制观念。二、将本镇档案工作纳入议事日程和工作计划，实行目标管理，定期主持召开工作会议，切实解决档案工作中存在的人、财、物等实际问题。三、布置档案工作规范化管理任务,提出“收、管、用”要求，并组织监督、检查。四、协调档案室与其他科室及本系统所属单位的关系。五、组织开展本镇各村（社区）档案人员的培训工作、业务考核，落实奖惩。档案人员岗位职责一、学习宣传贯彻落实《档案法》《档案法实施方法》《江苏省档案管理条例》等档案法律法规，严格执行档案工作有关标准、规范。二、建立、完善并严格执行各项档案管理制度，确保档案的齐全完整、整理规范、有效利用。三、对所属单位和系统档案工作进行监督、引导，实在负责本镇各种门类和载体的文件归档前的监督、引导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作，促进档案的收集、整理、鉴定、统计、编目与检索、编辑与研究、保管以及供应利用等项业务建设。四、做好防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防有害生物、防有害气体、防光等八防工作。五、学习和掌握档案业务知识和专业技术，不绝更新观念，乐观应用档案管理新技术、新方法，不绝提升档案管理水平。档案收集归档制度一、收集归档范围凡是反映本镇工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件，均属收集归档范围。任何个人不得对其履行职责过程中形成的文件据为己有。二、归档质量要求遵奉并服从文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值和年度，便于保管和利用。文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类的归档文件和檀卷质量符合相应标准。三、收集归档时间各种门类和载体的文件采用随时收集和集中收集等有效方法，确保文件料子收集齐全、完整，有序排列，分类存放，便于日常查找利用。党务、行政管理文件于次年6月末以前整理归档；科技文件在科技活动结束或告一段落后3个月内整理归档；会计文件由会计机构整理立卷，当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计机构保管1年，次年3月末以前归档；音像文件在相关活动结束或告一段落后3个月内整理归档；电子文件实时进行逻辑归档，并对应于纸质文件的归档时间进行物理归档；重点活动形成的文件在该项活动结束或告一段落后3个月内整理归档；专业文件按行业主管部门的规定时间整理归档（如无规定，则自行确定归档时间，且确定的归档时间不得超出2年）。档案整理制度一、档案整理原则档案整理工作应坚持敬重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系，充分敬重和利用原有基础，便于保管和利用的原则。二、档案整理环节档案整理工作由办公室组织实施，档案人员负责对各种门类和载体的文件进行归档前的监督、引导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作。党务、行政管理纸质文件由办公室整理归档；会计文件由会计科整理归档；科技文件、音像文件、电子文件、重点活动形成的文件、专业文件由相关科室整理归档。三、档案分类排列（一）文书档案采用“保管期限年度”的分类法；其他门类和载体的档案依照相应的方法和标准、规范，综合运用“保管期限”、“年度”、“机构（问题）”、“工程项目”等分类方法进行分类。（二）不同门类和载体的档案分别排列；同一门类和载体的档案按分类方案进行排列。四、档案整理标准文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类档案，必需分别依照《归档文件整理规定》《科学技术档案檀卷构成的一般要求》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》《会计档案管理方法》《照片档案管理规范》《电子文件归档与管理规范》《江苏省电子文件归档与管理方法》等有关规定整理归档。专业文件按行业主管部门规定的方法整理归档。五、档案基本编目（一）檀卷封面项目“全宗名称”、“类目名称”、“檀卷题名”、“时间”、“保管期限”、“件、页数”、“档号”等填写齐全。（二）檀卷脊背项目“全宗号”、“目录号”、“年度”、“檀卷号”等填写齐全。（三）档案盒封面和盒脊“全宗名称”、“全宗号”、“年度”、“保管期限”、“起止件号（室）”、“盒号”等填写齐全。（四）以卷为单位的纸质文书档案采用“全宗号檀卷目录号檀卷号件、页（张）号”的结构编制档号；以件为单位的纸质文书档案采用“全宗号年度保管期限件号”的结构编制档号；科技档案采用“类别名项目号檀卷号件、页（张）号”的结构编制档号。会计档案、电子档案、声像档案、实物料子等依照相关规定编制档号。（五）卷内目录、檀卷目录、归档文件目录填写齐全完整、规范；机读目录符合《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》等的规定。档案保管制度一、严格执行“集中统一管理”的档案工作基本原则。二、档案人员应科学管理档案，非档案管理人员不得进入档案库房。三、档案库房和档案柜架适合档案的安全保管保护，配备“八防”设备并依照规定正确维护和使用。四、依照规范对各种门类和载体的档案排列入柜。档案柜架排放整齐，编制《档案资料存放示意图》和其他指引标记。五、节假日和重点事件发生等前后必需对档案库房进行防火、防盗和防有害生物等“八防”安全检查并作好各项检查记录；坚持每周4次以上的库房温度、湿度测记，并对不在14℃24℃温度、45%60%相对湿度范围的库房温湿度进行调控；保持库房清洁卫生，努力做到一尘不染。六、档案库房内严禁堆放非档案物品。档案鉴定销毁制度一、依据本镇工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，正确分析和判别档案内容的现实作用和历史作用，准确地确定档案的保管价值。二、成立相关科室人员参加的档案鉴定销毁工作领导小组，全面负责本镇档案鉴定销毁工作。办公室负责组织协调，档案人员依照职责参加鉴定销毁工作并对会计档案、科技档案的鉴定销毁工作进行业务引导。三、鉴定档案的价值要依据各种门类和载体档案的《保管期限表》和《归档与不归档范围表》等规定进行。四、档案鉴定工作采用由鉴定人员对檀卷逐卷逐件分析、研究的方法进行，写出鉴定销毁工作报告，提出存毁看法，交鉴定销毁工作领导小组审查。五、需要销毁的档案，必需编制销毁清册，经主管领导批准后方可销毁。六、销毁档案应有二人以上人员在场监销，并在销毁清册上签字，注明销毁时间、地方和方法。及时对档案鉴定销毁工作进行总结。档案统计移交制度一、建立档案、资料的各种统计台帐，及时准确记载和统计室藏档案、资料情况，做到统计数据准确、真实，帐实相符。二、档案统计台帐的类型：室藏档案总量统计、档案分类（门类、载体、保管期限）统计、基础设施统计、档案人员统计、室藏资料统计、供应利用档案统计、检索工具统计等。三、依照要求及时向主管部门和档案行政管理部门报送档案工作报表。四、依据《档案法》的规定，依照市、区档案局、馆的统一布置，向区档案馆移交规定范围并符合檀卷质量标准的档案及其他相关资料。五、档案人员调离工作岗位，必需办理移交手续，交接双方应依据移交目录清点核对，并在交接清单上签字盖章。遇有“帐实不符”的情况，应查明原因、分清责任及时处理。档案利用制度一、凡查阅档案者，都应当如实填写包含查阅目的等项目在内的《档案利用登记表》。二、本镇人员因工作需要查阅档案按以下规定办理：（一）查阅一般的档案，需经科室负责人和办公室负责人同意；（二）查阅党组会议记录、行政领导办公会议记录、有关掌控数字等需要保密的档案，还必需经过分管档案工作的领导或单位紧要领导批准，经同意后方可查阅。三、其他单位人员因工作需要查阅档案，查阅者须持单位介绍信并经科室负责人、办公室负责人以及分管档案工作的领导同意后方可查阅。四、档案的利用一般于工作时间内在阅览室进行。如遇特殊情况需要借出利用档案时，必需经过分管档案工作的领导同意。档案借阅时间不得超出5天，确实需要连续利用的，应当重新办理借阅手续。五、查（借）阅档案人员，不得擅自摘抄、复印、照相、翻拍档案或借给他人；不得擅自公布档案内容；不得在档案上圈点、勾划、作记号，更不得撕毁档案；不得有其他有可能造成档案损毁的行为。违者将依法追究当事人责任。六、档案人员要自动热诚供应档案利用服务，对归还的档案必需进行卷数、页数等项目的安全检查，发现问题，及时汇报解决。同时，如实填写《档案利用效果登记表》。重点活动档案登记收集制度为确保重点活动中形成的档案的齐全完整，结合本镇实际，特订立本制度。一、登记范围：凡在上级机关紧要领导视察、检查、引导本镇工作活动，本机关举办的重点的活动，新闻媒体有关本镇的紧要报道，涉及本镇的重点灾情和事故，以及其它紧要事件中形成的各种纸质的、音像的、电子的文件和实物，均属重点活动档案收集登记归档范围。二、实施登记：负责重点活动档案登记工作的人员应当做好收集登记和日常管理工作，对《重点活动登记簿》中活动发生的时间、地方、人员、内容等项目全面准确地进行登记，并设置卷夹，将收到的文件分类临时存放，方便日常利用。三及时归档：档案室应对重点活动档案的形成过程进行业务监督和引导；重点活动结束后1个月内，确定人员将本次活动形成的全部文件按相关标准整理归档，由档案室对档案实行集中统一管理，其他个人不得据为己有。资料收集制度一、凡档案室收藏的、为本镇各方面工作参考的需要而收集或编写的公开或内部出书物和档案复制品。二、收集范围（一）反映本镇不同历史时期的各种史料、刊物、志书、大事记、年鉴、历史沿革、机构沿革。（二）与本镇各项工作有直接或间接关系的政策法令法规汇编以及其他文件汇编，各类统计资料，内部通讯、简报。（三）系统反映本镇活动而编辑的剪报资料。（四）字典、百科全书、专业辞典、手册等工具书。（五）有选择地收藏一部分革命领袖著作以及其他图书。三、收集方法档案工作人员应掌握本镇编印发行资料的信息，及时将资料收进档案室；依据利用工作反馈的信息收集或向领导建议订购相关资料。四、资料的整理档案室收集来的资料，应依据《中国图书资料分类法》，结合运用（出书者）、内容、时间、载体形式等特征进行分类、排列、整理和编制目录、索引。五、资料的管理（一）资料由档案人员负责管理。（二）凡借阅资料，应当办理登记手续。（三）借阅者应珍惜各类资料，并定期归还。如丢失、损坏，应照价15倍予以赔偿。电子文件归档与管理制度一、归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。电子文件归档管理应明确专人负责，实在承办电子文件归档工作，档案室对其实施全过程管理。二、本镇紧要活动中产生的电子文件，具有紧要凭证性、依据性和参考利用价值，应进行归档。重点收集定稿电子文件和正式电子文件。另外还包含数据文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、计算机程序、多媒体文件等。三、电子文件的归档方式包含逻辑归档和物理归档，并以物理归档为主。四、实施逻辑归档时，实在经办人完成电子文件归档操作；档案人员参加设备更新时的数据转换工作并做更新记录，会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限；网络管理人员应把归档电子文件的物理住址存放于指定的计算机服务器上，并采取可靠的备份措施；档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。五、实施物理归档时，归档电子文件存储的载体应注明是否经过检毒和消毒处理，有隐患的数据文件不得归档；电子文件按保管期限年度（或保管期限年度机构）分类；归