秘书部部门培训(第一期)资料

25-秘书部部门培训资料（第一期）公文报告（红头文件）一、公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。１.1眉首１.1.1公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。１.1.2秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。１.1.3紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。１.1.4发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文着页显示正文。１.1.5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。１.1.6签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。１.2主体１.2.1公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。１.2.2主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。１.2.3公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。１.2.4附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。１.2.5成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间的标识位置见8.2.6。１.2.6公文生效标识１.2.6.1单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。１.2.6.2联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。１.2.6.3特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加年１月第２版）第１０７０页：“汉字的数字有小写、大写两种，‘一二三四五六七八九十’等是小写，‘壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾’等是大写。”第７１９页对“○”的注音及解释是：“ｌíｎｇ数的空位（同‘零’），多用于数字中：三～六号｜一九八～年。”可见“○”是一个独立的汉字，并且与汉字的小写数字搭配使用。国家标准规定用“○”而不用“零”，说明成文时间应用汉字的小写数字标识。在标识成文时间时，最容易出错的是将“○”写为“０”，如将“二○○二年”误写为“二００二年”。“０”是阿拉伯数字，属于阿拉伯文字系统，应与其它阿拉伯数字“１、２、３”等搭配使用，而不能与汉字的数字“二”搭配使用。成文时间必须用汉字书写，所以“○”不能写为“０”。为什么会出现上述错误?芽首先是许多人没有意识到“○”与“０”是分属于两个完全不同的文字系统，把它们混为一谈，于是以“０”代替“○”。其次是在电脑输入的过程中，输入“０”可直接在键盘上按“０”即可，而输入“○”则必须到符号栏里去找，一些人为了方便就直接从键盘上把“二○○二”敲成了“二００二”。还有些人甚至根本不知道到哪里去找汉字的数字“○”，就干脆以“０”代替“○”了。二、成文时间的标识位置依据《国家行政机关公文格式》，成文时间的标识位置有三种情况，下面予以说明。１．单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空４字，与上面正文的垂直距离视印章而定。印章的上弧应距正文２ｍｍ～４ｍｍ，当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，印章的中心线压在成文时间上。也就是说后一种情况的成文时间与正文的垂直距离较前一种小。２．当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７字，与上面正文的距离和第１种情况相同。３．当联合行文需要加盖三个以上印章时，成文时间标识在最后一排印章的下面，右空２字。成文时间标识位置比较容易出错的主要有三种情况：一是左右空格不按要求，或多或少；二是不管印章下弧有无文字，与上面正文的距离都一样；三是两个机关联合行文时，未将成文时间按要求拉开，致使印章的横轴超出时间之外，或一个印章压在成文时间上，而另一个印章未能压住成文时间。这三种情况都使文面不美观，也不符合公文的格式规范。造成这些错误的原因主要有两点：一是没有认真学习《国家行政机关公文格式》，对成文时间标识位置的规范不清楚。二是对成文时间的标识规范不重视，认为成文时间的标识位置并不影响公文的质量，所以大致差不多就行了。这种观点是不正确的。《国家行政机关公文处理办法》指出：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”可见，“规范体式”是公文区别于其他文体的一个重要特征，如果不按国家规定的公文格式书写，就会破坏公文的规范性，从而影响公文的严肃性。章程制度六、如何写章程制度—、概说（一）含义。章程，是组织、社团经特定的程序制定的关于组织规程和办事规则的法规文书，是一种根本性的规章制度。（二）适用范围。章程有组织章程和业务章程之分。组织章程适用于组织、社团制定组织规程；业务章程适用于单位在行使业务职权时制定的规则。从实践来看，组织章程用得较多，业务章程与组织章程的共同点也比较多，这里着重介绍组织章程的特点和写作。（三）特点。1．内容纲领性强。章程规定一个组织的组织规程和办事规则，具有纲领的性质。它属下所有组织和成员都得承认，共同遵守。组织规程是该组织的最高准则，该组织的一切活动，都必须遵循这个章程，体现这个章程的基本精神。2．通过合法程序制定。章程一定要通过合法的程序制定，才能要求属下所有组织和成员认可，才能要求所有的组织和成员遵守。通常是成立起草小组拟出草案征求意见，最后由该组织的最高级会议——代表大会通过，成为正式章程。这一点，一般在标题下边就要标明，这是它有法定的权威、有法定约束力的主要原因。3．用条款方式说明。一般公文，以说明为主要表达方式。为了讲明事情真相，有时也用议论。章程，它解说性质、任务、权利、义务和活动原则等，全用说明的方法，用最简的语言把有关内容阐述清楚。章程的内容全用条文表达。较多的情况，是用章条式排列，以显示各层次之间的关系。条文表达，断裂行文，是章程表达方面最突出的特点。二、写法（一）标题。组织章程的标题，一般由组织或社团名称加文种构成。标题下面，写明什么时间由什么会议通过，加上括号。有关组织的代表大会通过了，就算正式章程。如果是尚未经代表大会通过的，在标题末尾加上“草案”字样。（二）正文。章程正文，包括总则、分则和附则三部分。总则又称总纲，从总体说明组织的性质、宗旨、任务和作风等。分则规定：（１）成员，讲成员条件、权利、义务和纪律；（２）组织，讲全国组织、地方组织、基层组织，代表大会、理事会、常务理事会、专业小组、名誉职务；（３）经费，讲经费来源和使用管理等。附则，附带说明制定权，修改权和解释权等。三、写作要求。（一）内容完备。章程的内容要包括社团名称、宗旨、任务、组织机构、会员资格、入会手续、会员权利义务、领导者的产生和任期、会费的缴纳和经费的管理使用等。必要的项目要完备，既突出特点有照顾全面。（二）结构严谨。全文由总到分，要有合理的顺序。分则部分，一般是先讲成员，后讲组织；先讲全国组织，次讲地方组织，后讲基层组织；先讲对内，后讲对外。要一环扣着一环，体现严密的逻辑性，使章程成为一个有机的统一体。章程的条款，要完整和单一。一条表示一个意思，不要把一个完整的意思拆成几条，弄得零零碎碎；也不要把几个意思合在一条之中，交叉杂乱。这样，才便于称说，便于执行，便于引用。（三）明确简洁。章程特别强调明确简洁。要尽力反复提炼，用很少的话就把意思明确地表达出来。章程用断裂行文法，用条文表达，句与句、段与段之间有一定的跳跃性，一般不要用“因为……所以……”，“虽然……但是……”等关联词语。章程的语言多用词语的直接意义，不用比喻、比拟、夸张和婉曲等修辞手法。这样，语义毫不含糊，没有歧义，让人一看就明白。会议记录、会议纪要和会议新闻稿会议记录是记录会议上讲话、发言、决定、决议等内容的一种文字材料。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件，总结经验，研究工作等存查备考的一种历史资料。一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。会议记录要求：

1．准确：要如实地记录别人的发言，不论是详细记录，还是概要记录，都必须忠实原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，尤其是会议决定之类的东西，更不能有丝毫出入。

2．要点不漏：记录的详细与简略，要根据情况决定。一般地说，决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细。一般情况的说明，可抓住要点，略记大概意思。3．始终如一：始终如一是记录者应有的态度。这是指记录人从会议开始到会议结束都要认真负责地记到底。4．注意格式：格式并不复杂，一般有会议名称。会议基本情况，基本情况包括：时间、地点、出席人数、主持人、缺席人、记录人。会议内容，这是会议记录的主要部分，包括发言、报告、传达人、建议、决议等。凡是发言都要把发言人的名字写在前。一定要先发言记录于前，后发言记录于后。记录发言时要掌握发言的质量，重点要详细，重复的可略记，但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点要记具体详细。

做会议记录，速度要快，要认真听取别人的发言，同时根据会议的主旨选择内容，记好要点。会议记录一般分为两个部分：

1、会议基本情况。包括会议名称、开会时间（要写明年、月、日及会议开始时间）、会议地点、出席人（人数不多的会议要把出席者的姓名都写上，注明其他人员全部到会；人数过多的会议可只写出席范围和人数）、列席人、主持人、记录人。上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。

2、会议内容。包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点，记录时必须聚精会神。格式：会议名称：会议时间：

会议地点：记录人：

出席与列席会议人员：

缺席人员：

会议主持人：审阅：签字：

主要议题：

发言记录：

散会会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。特点：1．内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。2．表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。

3．称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。会议纪要一般由标题、正文、落款、日期构成（一）标题。会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。1．单标题：由“会议名称＋文种”构成。2．双标题：由“正标题＋副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。（二）正文。会议纪要的正文大多由导言和主体构成。1．导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。具体写法常见的有两种：

第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。

第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。2．主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种：

（1）条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。

（2）综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。

（3）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要用此写法。会议纪要有别于会议记录。二者的主要