秘书角色 浅析

兰州大学就业模块“秘书学”培训论文《“秘书角色”浅析》资环·05环科·武文飞PAGE2PAGE3“秘书角色”浅析（资源环境学院2005级环境科学武文飞）摘要：秘书职业在当今已经显得越来越重要，在新的时代环境下，我们应该对秘书这一角色赋予时代的涵义，知道秘书这一角色受到多种因素的影响，是多种因素共同作用的产物，它的运动轨迹是十分复杂的，并不是通过单一的函数模拟就能很好的理解并扮演着一角色的，而且在实际的工作当中还可能发生角色冲突而产生不适感，这就需要我们熟悉秘书职业的特点并掌握相关的理论，给秘书角色一个比较准确的定位，以利于工作顺利高效地完成。因此，本文就从富有时代涵义的秘书定义出发，通过分析秘书职业的特点，以及秘书角色的分工，提出秘书如何提高自身素质，科学定位自身秘书角色的有效途径。关键词：秘书角色定位众所周知，秘书的职能就是为领导工作服务，通过服务领导来体现为人民服务这一根本宗旨，秘书的特性，也因此决定了“秘书工作是很困难、很辛苦的工作”，“又是非常重要的工作，这是很多人不愿干、一般人又干不了的活”。因此，要成为一个优秀的秘书人员，就必须充分把握秘书的时代涵义，全面认识秘书这个职业的特点和要求，全面把握好所扮演的社会角色。秘书的时代涵义“秘书”一词自20世纪80年代产生以来，不同的人对这一概念的理解均不一致，各有侧重点，下面先谈谈国外有关“秘书”的定义。（1）秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定。（2）秘书是指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。下面再来看看我们国内秘书界关于“秘书”的若干理解。（1）秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。（2）秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。（3）秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，摘好行政工作。（4）秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。（5）秘书是指掌管文书并协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。可以看到，上述关于秘书的理解各有侧重点，但是同时我们又可以发现其中的共同特点，那就是秘书应该结合时代环境，结合时代的新的要求来努力掌握秘书的专业技能，并且学会操作现代办公技术，有效利用自身智慧，为自己的上级提供必要的综合服务和辅助性工作的工作人员。秘书工作的特点从前面关于秘书的定义中我们也可以看出，秘书工作具有从属性和辅助性的特点。具体说来则主要有以下几点：（1）综合性领导工作是全面性的工作，其所涉及的管辖范围的深度和广度就决定了秘书工作的纷繁复杂特性。（2）服务性为领导工作服务，是文秘工作的永主题，因此秘书人员就需要对上级的合理要求来通过自己的努力工作来满足，并在具体的工作过程中表现出来。（3）事务性办文、办会、办信（电），收发公文，撰写文稿，接转电话，接待来访，安排日程，上传下达等，周而复始，大多是以办事形式表现出来。（4）政治性文秘工作必须坚持党的路线、方针、和国家的法规法令，因而文秘人员应具有政治敏锐性和判断力。（5）机要性文秘人员在领导身边工作，为领导服务，接触重要文件，经管机密、绝密事项，参加有关会议，提前知道某些重要决定和信息，这种机要性，要求有保密意识，遵守保密纪律。（6）服从性文秘人员办任何事情，处理任何事务，都只能根据领导的意图和指示精神，而不能擅自作主决定某项任务。秘书的角色功能通过前文对秘书角色定义的理解和对秘书工作特性的理解，可知，秘书职责的综合性决定了秘书角色的多样性。而且在实际的工作过程中也表现出了这一特点。因此，下面就谈谈秘书的角色功能。为了讨论的简便，在这里将秘书的角色功能分为主角功能和配角功能。1.秘书的配角功能秘书职业的从属性，决定秘书工作的配角地位。对此，秘书必须对自己的配角角色有充分的认识，能自觉地把握。秘书角色是以直接为领导服务为重要前提的，其它一切行为和思想都应从这一前提出发。他的一切活动要服从领导活动的既定目标，按照领导活动的要求和意图调整自己的行动和想法。也正是秘书们以完成大量的具体事务性工作来维持整个管理机器的正常运转。秘书正是通过在领导身边默默无闻的工作来体现这种功能的。因此，也就对秘书提出了许多角色要求。在这些角色要求中，忠诚和谨慎无异是对秘书的首要要求。因为秘书是以获得领导的信任为存在的前提，而获得领导信任，又必须主动以自己的忠诚去换取。从根本上讲忠诚的应是党和人民的事业，而不是某一领导者。同时应当谨慎的处理各类事务，以协调好各方面的工作，避免出现不必要的失误和麻烦。2.秘书的潜在主角作用秘书在实际工作中扮演的是一个角色组，特殊场合下，也有充当主角的时候。即使在领导身边，也不是一成不变的配角，还可以发挥潜在的主角作用，即秘书通过对领导决策的辅助，间接地影响领导活动的日的和指向，作为领导支配地位的影像而显现。作为现代秘书，在领导的决策前后，应主动大胆地出谋划策。首先必须有敢于“标新立异”的勇气，大胆开拓创新的精神。其二，必须提高自己