文件控制程序正式版

文件控制程序1目的公司对食品安全管理体系有关的文件进行控制，保证文件的充分性和适宜性，并确保各使用场所获得并使用有效版本文件。2适用范围适用于公司各部门和食品安全管理体系有关的文件的控制，包括食品安全管理手册、程序文件和作业文件等体系文件，以及相关外部文件的控制。3职责各部门参与本部门工作范围内与食品安全管理体系有关文件的编写。品保部是公司食品安全管理体系文件控制的主管部门，负责汇总、审核各部门编制的文件，以及体系文件的标识、发放与回收、存档管理。总经理负责食品安全管理体系文件的批准。4工作程序食品安全管理体系由食品安全手册、程序文件、作业文件、HACCP体系文件、外来文件和记录等组成。体系文件应标注文件的现行使用版本、状态（受控状态、标识状态X文件受控状态受控文件定义：对文件的有效性进行跟踪管理的文件。公司内部使用的食品安全管理体系文件均为受控文件。受控文件封面加盖受控章,并注明受控发放号。公司应建立食品安全管理体系受控文件清单，各部门编写各自受控体系文件清单。文件编制、审核和批准文件的编制根据文件级别要求，必要时组成文件编写小组进行。同级别、同类型文件的编写保持统一的格式、风格，编写人、审核人、批准人在原文件上签名确认。各部门参与本部门工作范围内与食品安全管理体系有关文件的编写。品保部是公司食品安全管理体系文件控制的主管部门，负责汇总、审核各部门编制的文件，以及体系文件的标识、发放与回收、存档管理。总经理负责食品安全管理体系文件的批准。文件发放、保存和管理文件经批准正式发布，原版批准文件由品保部负责保存，不得私自外借。442文件的发放范围由食品安全小组确定，保证文件在使用的地方有相应文件。品保部统一发放体系文件，文件封面加盖受控章，注明发放受控号，并建立《文件发放回收记录》，各部门文件使用人或部门主管签收确认。非本部门人员借阅文件，经管理者确认同意后，填写《文件借阅登记表》，文件管理人员负责借阅和追还工作。《体系文件受控清单》应适时更新以反映实际情况。文件管理员应定期对体系文件的保管、使用情况进行检查。每次内部审核前应对各部门体系文件进行检查，确保文件使用的有效性。因破损或陈旧需要更换新的文件，原分发号不变，并回收旧文件，加盖"失效版本"印章。因丢失而补发的文件，应设立新的分发号，并注明原有分发号文件失效，由文件管理员负责文件发放手续的办理。文件更改文件更改由文件更改申请人或部门填写《文件更改申请单》，履行原文件的审核、批准手续。更改文件的标识：文件更改范围和程度较小，仅限于几行文件且涉及面较窄的,可采用换页方式更改，只更改文件状态，版本不变动；对多次更改或涉及范围较大时，应升级版本号，修订归O0文件回收、作废和销毁当文件不适用（文件修订、更换新版等）时，由品保部负责将相应的文件回收，在原《文件发放回收记录》栏中注明。回收的文件，需要作废的，由品保部填写《文件销毁记录》，经总经理批准后集中销毁。体系文件换版时，保留一份作为历史资料，加盖"失效版本"印章。外来文件国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由各职能部门识别、收集、获取，并作《外来资料接收记录》。经总经理批准后，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写《文件分发回收记录表》。外来文件应编入单独列表《受控文件清单》，并注明"外来文件"0外来文件使用部门应当追踪外来文件的发展，当外来文件有更新版本时，应进行换版更换，执行4.5规定，并更新《受控文件清单》。公司内部不对外来文件进行修订。文件使用和评审文件是活动的依据，应得到完全执行。文件发布和更改应进行必要的培训，以确保人员对文件的理解。文件管理和使用部门都在内部审核和管理评审会议上提出对现有食品安全管理体系文件进行评审，必要时予以修改。每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。记录的管理记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据《记录控制程序》有关