专题地方课程教材采购档案管理方案

第一节档案管理的重要性 2一、档案在企业经营过程中发挥的作用 3二、做好档案管理工作 4三、健全制度 4四、与时俱进，实现管理现代化 5五、提高档案全面质量管理的方法 6六、档案管理工作重要的意义 7第二节档案管理制度 8一、文书档案管理制度 8二、设施设备档案管理制度 10三、会计档案管理制度 11四、声像档案管理制度 12五、档案统计制度 13六、档案借阅利用制度 14七、档案保密制度 14八、档案鉴定销毁制度 15九、档案工作突发事件应急处置预案 16第三节档案管理方法 18一、档案管理工作的现状 19二、档案管理工作现存问题 20三、档案管理方法 21第四节档案管理方案 23一、总则 23二、业务档案分类 23三、归档范围 23四、档案收集、移交 24五、档案立卷 24六、档案归档 25七、档案借阅 25八、档案保管 26九、档案销毁 27第五节档案安全保密制度 27第六节档案管理人员职责 28第一节档案管理的重要性随着我国社会经济的不断发展，档案工作越来越重要。档案工作是在各项工作中形成的，具有保存考究价值的资料，是对工作的记录及考察的凭证。档案为经济建设服务，这是勿庸置疑的。我们不能狭隘地与获得多少经济效益划等号。档案的保存和管理目的不是为了谋求利益，而是为了方便、造福于人类，效益最终大多表现为社会效益。档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。然而工作需要相应的资料做好整、建立健全、完善档案基础设施设备、健全档案工作制度。我们每个从事档案管理工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。一、档案在企业经营过程中发挥的作用（一）行政方面的作用档案是企业行政工作的工具之一，企业任何的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。（二）项目运营方面的作用档案是公司活动的记录，具有凭证和参考作用。项目管理的各个环节都会产生相应记录，公司品质管理，项目的达标创优工作，都是建立在项目档案整理和分析的基础上，档案整理与运营工作相互促进，才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。（三）文化方面作用档案与企业文化紧密相连，档案是企业发展的真实记录和见证，档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案我们能够了解到企业的成长历程，企业的核心价值观，文化氛围等。（四）法律方面作用档案室当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记录，真实可靠，是令人信服的真凭实据。能够保护企业、员工、参会者合法权益不受侵害，明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。（五）培训方面的作用档案是一种重要的资源，其真实性和原始记录性，具有不可抗拒的说服力和感染力，一个个真实的案例可以提高培训的效率和效果。二、做好档案管理工作档案利用是档案管理最为基本的工作，档案利用对于整个社会的发展是不可或缺的，是社会的信启。首先，要对档案进行收集、整理、鉴定和保管的工作，然后对档案的管理系统进行操作、检索和维护，使得档案利用工作的需求得以满足；其次，重视档案的保管，可以做到在档案被需要的时候可以提供出来；最后，要对重要的档案进行复印或者微缩，可以成为档案原件的替代品，避免原件被损坏。档案的管理不仅仅停留在管理好的层面上，还要与时俱进，顺应社会的发展，找出合适的方式方法，在此基础上对档案利用的水平进行提高，充分的发挥档案自身的作用和社会价值。由于档案室在公司中是比较独立的一个部门，档案管理方法的一直比较传统，使得我们在工作中的视野、思维和思路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的转变，需要大力倡导开拓创新精神，推进档案工作创新的氛围。总结档案工作好的经验，准确把握档案工作特点和规律，用新观念新思路做好档案管理工作。三、健全制度不断把关，努力把好档案材料的收集关。要结合公司自身的管理体制、协调各部门，做好档案收集工作的基础工作。积极主动、全面、保量、保质、保密。档案管理人员在收集工作中，还必须针对工作的实际情况，与各部门经常保持联系，对于收集工作，做到随时收集和定期收集相结合，防止和减少档案材料的流失。这样不仅对档案的收集范围扩大了，还促进了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作，才能提高案卷的质量。四、与时俱进，实现管理现代化档案数量越来越大，档案材料的种类越来越多。因此，只有在档案管理上下功夫，才能有效地解决新形势下出现的新问题。（一）加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员要有高度的工作责任感，要有良好的职业道德，要有扎实的档案知识、要有办事细心的工作态度以及先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要不断的拓宽知识层面，不断的提高综合素质，才能跟得上现在的档案管理工作。（二）掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，更是档案管理发展的最终方向。因此，档案管理工作者要根据自己公司的情况结合岗位工作的特点，边学习边操作，在提高业务素质的同时，更要注重知识、信息技术的学习和掌握。（三）档案管理工作对现代公司制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作就必须立足于企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，立足于服务领导、服务项目使档案管理工作更好的为企业发展服务。（四）档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务，创新是在基本功扎实的基础上开辟的道路。档案管理工作者要熟悉自己所管理的档案，把熟悉“家底”当作天职。按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、褪色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。五、提高档案全面质量管理的方法如何提高档案全面质量管理就是公司领导和档案工作人员参加，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。（一）全体人员参加。要求档案形成过程中的所有人员，公司领导、如各组（室）的领导、活动负责人、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性、才能保证档案的高质量。（二）树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导必须提高认识，转变观念，高度重视本公司档案管理工作，用较高的工作质量来促进档案质量。（三）档案工作者肩负着历史的职责，提高档案管理人员的意识，促进档案科学管理，用丰富科技信息资源，推动档案事业的发展。只有好的工作思路和方法，才能确保档案管理质量稳步提高。六、档案管理工作重要的意义企业是否具有业绩或者是否具有一定的管理水准的重要体现是档案管理工作是否科学规范。一个企业在发展过程中会有很多优秀的成果，而这些成果都会被记录到档案中，而要想了解企业的历史经营业绩就必须通过档案来查询，所以企业的科学发展离不开档案的管理工作。只有将档案管理和经营管理结合，这样就把企业的资源配置制定了，从而就体现出了企业在未来的发展情况，这对公司的经营和管理都具有非常重要的意义。企业的档案是在长期社会实践活动中形成的，是对过去工作的真实记录和公司历史发展情况的客观反映，对公司的经营管理和领导决策具有重要的辅助作用。企业工作人员可以通过分析档案资料，对过去的工作进行总结，吸取前人的经验教训，并根据现阶段事业公司的发展现状制定科学合理的发展规划和管理决策。可以为相关部门和人员提供信息资料的查找等服务，一旦事业公司涉及司法诉讼等情况，档案查询功能就能够很好的发挥作用，从而确保公司的合法权益不受侵害，实现持续发展。总而言之，档案管理在事业公司的工作中具有举足轻重的作用。事业公司对档案管理工作的认识是否到位是能否对员工保障的重要体现。档案管理工作中主要是指统一管理和标准化管理，将这两部分做好，然后再解决编研和现代化管理上的问题，制定一个标准比较高的规划，将管理工作做到最好。事业公司必须认识到档案管理工作的重要性，用严谨和认真的态度去对待管理工作，使档案管理工作的意义和价值能够最大的体现出来。第二节档案管理制度一、文书档案管理制度为了完整、系统地保存本单位在项目工作中的文书材料，提高文书档案的归档质量，适应单位各项工作的需要，特制定文书档案的管理制度。（一）归档范围文书档案归档范围包括：1.生产许可证申请报告；2.市场监督管理部门出具的单位名称预先核准证明；3.各岗位安全制度及相关材料（包括原材料采购索证、进货验收、台账记录等）；4.仓库平面图；5.消防设施等关键环节安全设施、服装资料及相片；6.从业人员证件复印件；7.法定代表人（负责人）的身份证明（复印件），代理人办理生产许可证申请的委托证明；8.经营场地的合法使用证明，包括房产证、租房协议复印件等合法有效证明；9.法定代表人（负责人）一年内未有隐瞒有关情况或者提供虚假材料、三年内未有以欺骗、贿赂等不正当手段取得生产许可、五年内未有被吊生产许可的情形及保证所申报材料真实性的声明；10.生产档案资料夹；11.行政许可受理通知书（第二联）；12.行政许可材料接受凭证（第二联）；13.生产质量量化评分表；14.生产许可证申请书等。（二）归档要求1.归档文件材料必须符合有关规定，做到完整、准确，即正件与附件、印件与定稿、请示与批复等前后对应。2.归档文件材料必须符合规范要求，书写材料规范，字迹清楚，文件审核标准，签发手续齐全。3.不同价值的文件材料分别整理，便于保管和利用。4.按照立卷改革要求，以“件”为单位进行整理。5.按照要求，以“卷”为单位进行整理，每卷不超过200页。（三）归档时间各部门兼职档案人员应将本年度结束后，将本部门各项活动中产生的文件材料进行整理，在规定时间内向档案室移交，档案室应在六月底前完成上一年度立卷归档工作。（四）档案借阅和保管文书档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时按规定要求办理，任何部门和个人不得将其占为己有。二、设施设备档案管理制度为确保设施设备完整、正确、系统和安全，提高设施设备档案的归档质量，实现设施设备档案的有效利用，特制定设施设备档案管理制度。（一）归档范围1.设备购置依据文件2.设备开箱验收文件3.设备随机文件4.设备运行、维护文件（二）归档要求凡重要设备进入单位后，应遵照设备开箱验收制度进行开箱验收。验收时，档案人员、设备部门人员应到场验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档案完整、齐全，验收合格后相关文件交档案室归档保存。（三）归档时间设备档案应在开箱后随时归档。（四）档案借阅和保管设备档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。三、会计档案管理制度会计档案是本项目档案的重要组成部分，是项目资金活动真实具体的反映，也是日常经济活动形成的原始资料，具有备查和保存价值，实现会计档案的安全利用，特制定会计档案管理制度。（一）归档范围项目在财务工作中形成的凭证、账簿、报表等有关反映资金活动状况的原始材料。（二）归档要求会计档案由会计人员按照会计档案归档要求进行整理、组卷、装订成册。会计档案移交档案室时按类别整理，凭证以资金账户和时间顺序排列，编写归档号码。账簿以资金账户排列编号入档。报表按内容组卷装订，移交时需填写目录和移交清册。（三）归档时间会计档案须在每年六月底前按规定向档案室移交前一年度的会计档案，做到集中统一管理。上一年度的会计档案可暂时存放财务部门备查。（四）档案借阅和保管会计档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。四、声像档案管理制度为加强单位声像档案管理，确保声像档案安全、有序，特制定声像档案管理制度。（一）归档范围1.采购方领导来单位视察、检查和指导工作所形成的声像材料。2.单位召开的各种重要会议和重要活动所形成的声像资料。3.荣获市、区级以上先进称号的集体和个人的声像材料。4.发生重大事故、重大事件的声像资料。5.单位创新和具有特定特色工作形成的声像资料。6.其他具有保存价值声像资料（二）归档要求1.声像档案包括照片、录音和录像等，是单位档案资源的重要组成部分，必须收集齐全，规范整理。各部门应明确专人负责，按规定向档案室移交，由档案室实行集中统一管理。2.照片由底片、照片和文字说明三部分构成，文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者，整理时应按照底片和照片对应原则，按照要求填写文字内容。3.录音带、录像带、VCD和电脑盘片等必须图像清晰、声音清楚，录音带、录像带、VCD及电脑盘片的按盒（盘）整理，粘贴标签和书写标题（内容）、作者和录制时间、地点，录音带、录像带应竖放在远离磁场的专用箱柜。4.声像档案应由承办人按规定整理，并编写说明。5.声像档案应定期进行检查，对已污损的声像档案及时采取补救措施。6.各部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。（三）归档时间声像档案应在活动结束，整理后向档案室移交，档案室应在六月底前完成编号归档工作。（四）档案借阅和保管声像档案应及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。五、档案统计制度档案统计是通过表册和数字形式反映单位档案工作情况，做好档案统计，使档案家底清楚，便于管理和利用，提高工作效率，特制定档案统计制度。（一）准确统计各类档案的数量、档案构成和变化状况。（二）档案统计一般年度为单位进行统计。（三）统计后要加强对统计数据的综合分析，掌握各类动态，根据统计信息反馈，研究改进工作措施。（四）做好档案利用效果的统计，填写好档案利用情况登记表。（五）做好查阅、借阅登记以及各类档案的台帐登记。六、档案借阅利用制度为确保档案的安全和完整，更好地为单位各项工作提供服务，查阅档案人员必须遵守以下规定，特制定档案借阅利用制度。（一）查阅档案必须填写《档案借阅登记》，查阅内容需与工作相关，如需外借档案，借阅时间一般不得超过一周，到期必须归还或办理续借手续。（二）外单位查阅档案，须持有单位介绍信，经分管领导审查同意方可查阅。（三）借阅有保密内容的档案，须经分管领导审查同意，且须严格遵守保密制度，不得将档案内容外传。（四）查阅档案时，不得饮水、进食，严禁吸烟。（五）查阅人员必须爱护档案，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁在档案上勾画、涂改、添加文字等，如有发现，将根据《档案法》追究有关人员法律责任。七、档案保密制度为了确保档案信息安全，严格遵守相关法律法规，增强保密意识，自觉维护档案的安全与保密，特制定档案保密制度。（一）档案应集中存放在档案室，对外借阅档案必须严格履行借阅手续，提供档案时要严格执行有关保密规定。（二）不得擅自携带案卷外出，不得在公共场所与无关人员谈论档案内容。（三）档案复制后原件应及时归还，复制本单位涉密档案，须经分管领导同意，档案管理人员予以登记。（四）档案人员调动工作时，必须认真办理档案移交手续。（五）对违反保密规定造成失密、泄密的责任者，根据情节轻重给予教育或处理。八、档案鉴定销毁制度为了保证档案鉴定销毁工作安全、有序、规范进行，特制定档案鉴定销毁制度。（一）鉴定组织档案鉴定工作由单位成立档案鉴定领导小组，领导和组织相关业务部门和档案室实施。（二）鉴定基本原则在鉴定过程中，要用历史和全面的观点进行鉴定，既要考虑全局和长远需要，又要考虑现实价值和历史价值。（三）鉴定标准以相关规定为依据，结合本单位的实际情况，结合本单位档案保管期限表作为划分档案价值标准，对已保管期满档案进行鉴定，确定剔除与存留。（四）鉴定方法采用直接鉴定法，鉴定人员逐卷逐件逐页审查档案，考察文件的实际内容是否还具有保存价值。（五）档案销毁经过鉴定，对没有继续保存价值的档案，要编造销毁清册，报领导小组审批后，方可销毁。销毁时要有两个人以上在指定地点监销，并在档案目录中注明“已销毁”字样和销毁时间。九、档案工作突发事件应急处置预案为有效预防和及时处置在档案工作中出现的突发事件，确保档案资源的安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》《档案工作突发事件应急处置管理办法》等法律、法规的精神，现结合本单位实际，制定档案工作突发事件应急处置预案。（一）成立档案工作突发事件应急处置领导小组。为全面负责本单位档案工作突发事件的应急处置，成立以XX为组长，XX为副组长，XX、XX（可以是各部门负责人或其他认为需要成为组员的人员）和档案管理人员为成员的档案工作突发事件应急处置领导小组。（二）档案工作突发事件应急处置领导小组，须切实履行职责，坚持统一领导、综合协调、分工负责、迅速反应、果断决策、合作互助的原则，确保在突发事件发生后，应急处置工作有序进行，尽可能将损失降到最低限度。（三）对由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的，档案工作突发事件应急处置领导小组，应在领导小组组长的统一指挥下，及时采取应对措施予以妥善处置。（四）办公室（或档案信息中心等具体负责档案工作的部门）必须依照法律、法规和本单位的相关规定，切实加强档案安全管理工作，落实有效防范措施，及时消除安全隐患，防范突发事件发生。1.按照上级部门及本单位档案工作突发事件应急处置领导小组的部署，由办公室负责（或档案信息中心等具体负责档案工作的部门）对档案突发事件应急知识进行宣传教育，适时组织开展应急预案演练，增强和提高对档案工作突发事件的防范意识和应对能力。2.档案管理人员要通过参加培训和日常学习，熟悉、掌握档案防灾、救灾的有关知识，掌握和使用应急救援服装和设施。3.档案管理人员对可能发生的火灾、渗水等事件应及时报告预警，并落实相关的排查和处理措施，消除安全隐患。（五）注意收集政府部门、气象部门等发出的预警信息，针对潜在的安全隐患以及可能发生的突发事件，及时启动预案，果断采取措施，防止危害发生，确保档案安全。（六）在档案工作发生突发事件后必须采取应急处置措施：1.在第一时间向档案工作突发事件应急处置领导小组报告，并通知相关人员进行处置，同时根据现场条件，展开积极救治，疏散、撤离并妥善安置受到影响的人员，采取消除事故的必要行动，快速展开自救、抢救工作，依照重要程度先后转移档案资源和计算机硬盘。2.迅速控制危险源，标明危险区域，封锁暂不能转移的档案库房现场；对出入档案库房的人员进行管理，防止档案在混乱中遗失。3.积极配合专业救援人员进行现场处置。4.对突发事件可能造成的危害和损失进行初步判断，对已经受损的档案，立即组织力量抢救，避免损失进一步扩大。5.采取其他必要措施防止次生、衍生事件的发生。6.遇人为寻衅滋事扰乱档案正常工作秩序事件，应立即向档案工作突发事件应急处置领导小组报告，并及时向公安部门报警。7.档案突发事件发生后，应先抢救永久档案，然后是长期、短期档案。（七）在档案工作发生的突发事件后，要向XX（上级主管部门）报告，对突发事件及其造成的损失不得隐瞒、缓报、谎报，同时做好事件原因的分析，加强整改和完善安全防范制度和措施。第三节档案管理方法档案管理的经验和方法档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。一、档案管理工作的现状档案是指项目人员在各项工作中形成的具有历史价值的各种形式和载体的原始记录，是反映项目服务过程的重要凭证，并对项目的工作具有重要的参考价值。我单位为进一步提升档案管理水平，实现项目服务档案管理的标准化、规范化、科学化，瞄准了创建XX省档案工作“三星级”这一目标，对照《XX省机企事业单位档案工作等级评定试行标准》要求，认真对照组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用等四大类19条标准，逐项逐条进行了全面自检与整改，取得了明显成效。（一）按照档案保管的有关要求与规定，严格各部门向档案室的移交程序；（二）对所有现行有效的国家及地方标准等文字档案，加盖了受控章，按照水、气、声等分类进行集中装订，编号归档；（三）是建立、健全了归档、保管、资料查阅等多项档案工作制度；（四）初步建立了监测数据电子档案，检索实现了微机化，改变了传统的手工制作、检索形成的繁琐、低效的工作现状，提高了查、归档速度。二、档案管理工作现存问题（一）对档案的重视程度不够长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部，对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管保管、收收发发的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这种轻视档案工作的思想，表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视了档案管理工作的重要性。（二）档案管理水平不高档案管理人员频繁调整，部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务掌握不熟练、不精通，档案收集意识淡薄。其次，一些档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。再则，一些归档的材料还不够真实和准确。（三）档案室硬件环境设施不全对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案比较多，但档案室面积明显不足，防潮湿服装等“八防”措施不配套，导致档案材料出现霉变、虫蛀，影响了档案的美观整洁及完整。有的管档单位连必备的专用切刀、统一的档案夹等都无法购置齐备。三、档案管理方法（一）领导重视是做好项目档案管理的前提服务项目档案管理需要各级领导的充分重视，并强化责任意识。1.要根据项目的大小，本着精干、高效、协调、有力的原则，合理设置基层工程项目档案管理机构和配备专职档案员，从机构和人员编制上保障工程项目档案工作有人抓、有人管，从宣传、经费等方面予以倾斜，形成项目管理人员自觉参与项目档案管理工作的良好氛围。2.要建立项目档案管理领导责任制；将项目档案管理工作纳入项目管理工作的整体规划，明确责任主体，建立主要领导负总责，分管领导为第一责任人，现场专兼职档案人员抓落实的工作机制，做到层层有人抓，处处有人管，形成纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的工程项目档案管理网络。（二）制定和落实符合实际情况的档案管理规章制度加强项目管理制度和管理建设，结合实际确定工作程序，制定明确的岗位责任制，进行考核并与奖惩挂钩。服务项目由于大规模、长周期、多资料、单位和环节众多，在档案管理工作中要想做到规范化、标准化，仅靠几个工作人员的力量是很难完成的。因此，依据不同项目特点制定档案管理组织，建立不同的方案，就成为做好项目档案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作，即项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。（三）定期开展技术文件整理的检查与指导考虑到技术文件的琐碎性和工作现场的繁忙，员工都集中精力于午餐供应，而对技术文件就是应付研究，或项目进行到一定阶段后补，这样就不能够真实的反应项目实施过程，如不认真进行督导检查，到最后很可能出现项目文件不全、不真实、不完整，甚至有大量文件资料流失的现象。所以档案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在项目开工之前打好提前量，及早做好各类技术文件归档的准备，发放技术文件整理分类方案及规范表格，统一标准。对各部门技术文件的归档工作定期或不定期进行检查指导，发现问题及时纠正、解决。（四）加强对有关人员的培训项目档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案的组织者对档案的重视程度有着极大的关系。针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员工作不协调等现状，一是要结合项目服务的特点，加强对档案管理部门、项目质量监督机构的培训，将项目建设档案工作以法律形式进行约定。二是组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》及国家关于餐饮项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识。第四节档案管理方案一、总则（一）根据《中华人民共和国档案法》《员工职业道德行为准则》，并结合我公司实际情况，特制订本办法。（二）档案实行统一管理和分散管理相结合的原则。（三）项目部指定专人负责本部门档案资料的收集、整理和归档工作，其档案工作业务受公司档案室指导与监督。二、业务档案分类（一）项目部在部门经营活动过程中形成的各种公文、合同、图表、报告、统计类报表、电子类文档等档案资料。（二）分类要按照公司下发的统一模板表进行分类，按照成文的年份、业务项目、文件内容分为年份、大类、小类三级类目，文件确实较多的类别可增设四级类目。三、归档范围（一）项目咨询合同、协议；（二）教材供应等业务工作实施完成后形成的报告；（三）在教材供应等业务过程中，记录和反映与项目的结论或意见相关的文字和非文字材料；（四）采购方回访记录及评价材料；（五）其他与上述相同的电子版文件。四、档案收集、移交（一）在项目进行过程中，项目部各个项目小组均设专人负责收集资料和各类有价值的档案资料；（二）需归档资料，项目部需在各个项目结束后由项目负责人统一收集、整理移交到公司档案室；（三）各个项目负责人应保证经办文件的完整，项目负责人工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人交接清楚，不得擅自带走或销毁。（四）各类资料归档移交时，造价部项目负责人需在《文件/资料移交表》上签字认可。并配合公司档案管理员做好本部门文件资料的日常管理工作。（五）在文件资料不完整、不准确、不系统的情况下，档案管理员有权拒绝接收。五、档案立卷（一）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由项目部负责人配合，档案管理人员负责组卷、编目。（二）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（三）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件，分别放在一起不得分开。（四）存档的文件必须按规定的格式填写卷内文件的目录，填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。（五）档案盒的外立面要详细地注明一、二级类目，并排序摆放好。六、档案归档（一）项目部对处理完毕或批存的文件材料，须及时移交档案室集中统一保管。档案的归档程序如下：资料收集→分类立卷→编号→登记→检索目录→归档管理。（二）对于以公司名义签订的合同及协议，原则上必须留存档案室备档。如涉及公司的机密，经公司董事长批准，可由责任部门保管，但需将档案详细目录汇总报档案管理员处并登记备案。（三）项目负责人应及时将办理完毕或经领导批示过的文件材料收集齐全，加以整理，送交档案室归档。（四）项目部于项目成果文件交付验收后一个月内立卷完毕，移交公司档案室。（五）档案管理员应及时将已归档的文件材料，按照案卷类目登记并放入文件盒内。七、档案借阅（一）如项目部需借阅档案者，须填写《公司内部资料借用审批单》，依照权限，经领导批准后方可调阅。（二）建立《公司档案发放统计表》，按文件名、查阅日前、归还时间等内容填写，并有查、借阅人签名。必要时，由相关领导签批。凡借出或归还必须健全登记和注销手续。（三）正常情况下，项目部所归档各类文件借阅时间不得超过5天，如到期不能归还，则需向档案管理员说明原因。（四）借阅档案人员对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。且要注意安全保密，严禁擅自复印、抄录、转借。八、档案保管（一）档案的保管程序：流程签批→借阅（登记）→归还（注销）→日常保管→经常维护。（二）档案管理人员须做好档案的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害等，以防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。（三）所有保存价值的文件、报表、业务记录等文件的电子版必须备份。各部门尽量采用电脑管理档案，便于业务资料的数字化处理和保存，对存入电脑的资料、档案，应及时备份。（四）因过失或故意不把应归档资料归档，损坏公司档案并未造成损失的，对当事人予以严重警告或辞退。因过失或故意损坏公司档案，并造成重大损失或严重后果的，对当事人予以开除并赔偿公司造成的一切损失。（五）为他人窃取、收买公司档案，造成公司商业机密泄露，给公司造成重大损失或严重后果的，对当事人开除并赔偿给公司造成的损失，触犯刑法的移交司法机关处理。九、档案销毁（一）公司任何个人或部门未经允许不得擅自销毁公司档案资料。（二）根据年限，有需要销毁的档案，有档案管理员呈报档案销毁的清单，报部门负责人、分管副总审核，董事长