搬运装卸服务外包档案管理方案

第一节档案管理人员及职责 1一、人员配备 1二、岗位职责 2第二节档案管理工作流程 4一、立卷归档 4二、借阅 5三、收集、交接、整理、统计工作 5四、鉴定销毁 6第三节档案管理工作规范 6一、目的 6二、适用范围 7三、工作程序 7第四节档案管理制度 14一、档案工作人员设置 14二、档案归档 15三、档案保管 15四、档案保密 16五、档案借阅 17第一节档案管理人员及职责一、人员配备主要人员配备表职务姓名持何种资格证件已承担项目情况证书名称级别共计人数二、岗位职责（一）工作人员分工分管领导：档案管理员：兼职档案员：（二）各成员职责1.分管档案工作领导（1）领导搬运装卸人员工作的档案管理工作。（2）审定搬运装卸人员工作档案管理各项制度，并监督贯彻执行。（3）解决档案工作中的实际问题。2.主管档案工作办公室主任（1）组织制定档案管理制度，并认真执行。（2）抓好搬运装卸人员工作档案建设与管理工作。（3）定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。3.档案管理员岗位（1）对形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。（2）负责集中统一管理各种门类和载体的档案以及有关资料。（3）贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室的各项规章制度。（4）对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极提供利用，为各项工作服务。（5）办理领导交办的其他档案业务工作。4.兼职档案员责任制（1）协助档案管理员做好本项目各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。（2）负责档案信息微机录入及信息化管理工作。（3）办理领导交办的其他档案业务工作。（三）档案室工作职责1.贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守档案管理的各项规章制度，制定档案工作的相应制度，并组织实施。2.贯彻执行相关法律法规的规定，认真做好档案的安全、保密和保护工作。3.制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。4.按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。5.对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。6.准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。7.严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查阅、借阅工作，为有关部门提供档案的有关情况。8.负责档案室库房的日常管理工作，严格按照八防的要求，保证档案库房的安全和卫生。9.加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成领导交办的其他有关档案业务工作。第二节档案管理工作流程一、立卷归档档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。二、借阅1.工作人员借阅档案由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记簿——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。2.外部人员查阅档案查阅人持介绍信到档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记簿——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。三、收集、交接、整理、统计工作1.兼职档案员（资料员）根据搬运装卸服务外包工作制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。4.对初步立卷的文件材料进行检查、指导。5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向搬运装卸服务外包工作档案室移交档案。7.档案室对案卷进行分类、整理。8.编制档号。9.编制案卷目录等各种检索工具。10.入库。11.做好档案的统计。12.开展档案的利用。13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工四、鉴定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。第三节档案管理工作规范一、目的加强文件档案管理，规范项目文件档案的收集、归档程序和方法，确保项目档案的完整性、准确性和系统性。提供符合项目需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于搬运装卸人员工作档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、工作程序1.档案资料的收集（1）城管劳务人员日常工作中形成的文件资料进行收集，并编制部门《文件管理记录目录》。（2）搬运装卸服务外包工作文件资料原件需要保存的，需进行整理，并编制《移交目录》每季度向档案室移交。1）归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。2）档案资料的标识项目对保管的档案资料编号，编号规则见后。3）档案资料的日常管理：电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。文件要登记详细信息，并编制《文件管理记录目录》，以便检索利用。文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。4）档案借阅借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在搬运装卸服务外包工作内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；档案外借一般只借复印件，需借原件者须经负责人批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5）档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报负责人批准，批准后方可销毁。执行销毁任务时，必须由负责人监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。2.档案管理细则（1）档案资料的归档范围1）信息采集人员资料。2）采集的城市管理信息相关资料。3）培训课程相关资料。4）培训考核成绩相关资料。5）成本等项目财务资料。6）信息采集设备相关资料7）其他与搬运装卸服务外包有关的资料。（2）档案资料的归档时间1）即时归档认为需要即时归档的资料。2）定期归档应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交档案室；（3）档案保管1）档案编号档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。档案分类及编号的增补、修订等由综合管理部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。文件管理记录目录序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收部门接收人备注123456789移交目录记录编号：日期：年月日序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位收件人日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份档案移交清单表记录编号：日期：移交性质□离职□调岗□归档档案所属年度档案类别保管期限数量永久长期短期合计移交说明移交人：接收意见接收人：移交人（部门）经办人：移交日期：年月日接收人（部门）经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案借阅审批单记录编号：日期：年月日借阅部门借阅人档案负责人使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期经办人1234备注第四节档案管理制度为了规范搬运装卸服务外包工作的档案管理，提高档案质量，保证档案完整安全，拓展档案的开发利用。结合搬运装卸服务外包工作实际情况，特规定如下。一、档案工作人员设置（一）档案室归公司相关人员管理，设专职档案员2-3名，负责指导档案员工作，以及搬运装卸服务外包工作全部档案的整理归档、保管等工作。（二）项目部设立兼职档案员1名，负责本项目档案的收集、整理和归档工作。二、档案归档（一）凡反映搬运装卸服务外包工作各项工作活动，具有查找利用价值的文件资料，均应按要求归档。（二）立卷归档时，要遵循档案形成的规律和特点，区别不同的保管期限，做到分类清楚，组卷合理。卷内文件的排列要有秩序，使案卷能够正确地反映搬运装卸服务外包工作活动的全貌，便于保管和利用。（三）归档案卷题名、卷内文件目录及立卷人、立卷时间均应填写清楚，案卷标题要简明确切，保管期限准确，装订要齐整、牢固。（四）档案要填写案卷全引目录和备考表。（五）档案员于每年X月底前将本项目的档案进行整理立卷并移交档案室，实物档案要随时归档，特殊情况按要求时间归档。三、档案保管（一）档案库房内的档案材料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜架要排列有序。（二）调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，尽量减少档案的机械磨损。（三）建立和完善全宗卷，并做好档案的收进、移出、利用等日常登记统计工作。（四）定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其它技术处理。经常检查库房内的温湿度，及时采取各种措施把温湿度控制在标准范围内。（五）档案库房要保持清洁，库房内严禁吸烟，不得存放与档案管理工作无关的物品。（六）按照标准配有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温等设施。（七）档案保管不善，造成毁坏和丢失，要追究有关人员责任并予以相应处罚。四、档案保密（一）档案保管员必须有严格的保密观念，不得泄漏档案机密。（二）及时按照上级有关规定调整划分档案密级。利用未开放的档案，必须履行借阅利用的批准手续，要正确处理利用和保密的关系。（三）严格遵守档案的销毁审批制度，销毁档案时要有专人负责，并在指定地点销毁。（四）档案库房门窗要坚固，保管设备要符合保密要求。（五）为明确各类文档传达范围，使用权限，保守搬运装卸服务外包工作秘密，维护搬运装卸服务外包工作利益等。特制订本制度。（六）全体员工都有保守搬运装卸服务外包工作秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露搬运装卸服务外包工作秘密。（七）保密守则：不该问的秘密不问；不该看的秘密不看；不该记录的秘密不记录；不该复制的秘密不复制。（八）搬运装卸服务外包工作秘密分普通、重要、机密三级。（九）普通级：规章制度、管理办法、工资资料、技术标准、操作规程、设备资料等涉及搬运装卸服务外包工作常规管理运行的资信。（十）重要级：人事资料、证照文件、证函文件等资信。（十二）属于搬运装卸服务外包工作机密的文件、资料，应标明“机密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经