商务会活动执行手册

派信品牌策略机构iandP9ahigatan力帆摩托2012年商务会活动执行手册主题：聚力突破活力2012时间：2012年1月9日地点：重庆·恒大金碧天下筹备期筹备期执行期nfiandganzabn活动执行框架策划方案确认会议主题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、文艺节目、费用策划方案确认已确认领导发言稿、主持人串词、颁奖词、视频脚本文案确认领导发言稿、主持人串词、颁奖词、视频脚本会前筹备车辆安排、机场接待、参会人员酒店房间安排、晚宴安排、文艺节目、最牛用户重庆游线路落会前筹备实、力帆工作人员安排、会议物料的制作。执行前沟通会通报车辆落实情况、晚宴及住宿落实情况、最牛用户重庆游线路落实情况、制作物料汇报、操作细执行前沟通会节、力帆、派信人员分工落实、突发事件(参观新工厂下雨如何处理)……………………………会前执行事务工厂会场布置完毕及会场舞台搭建及灯光、音响、LED调试会前执行事务1月8日搭建完毕后会议期间执行事务机场迎接、酒店接待及住宿安排、会议指南发放、参会人员签到、相关事宜传达、活动当天注会议期间执行事务意事项等会后事务欢送嘉宾、撤展、感情沟通、会议总结3PASSION派信品牌策略机钩活动执行细案会议行程及内容序号工作项目内容备注责任人1会议前接待时间：1月7日——1月8日(全天)彭蓓2内容：经销商接待、经销商签到、最牛用户接待、签到签到墙1月7日上午搭建完毕3具体工作事宜：由专人、专车到机场接送经销商到酒店、经销商下榻酒店、名单确定并签到、领取会务资料接待小组工作人员5人酒店签到工作人员2人4经销商及操盘手新品培训时间：1月8日全天吉浪5地点：恒大金碧天下会议室(待定)具体地点力帆于1月4日前落实6具体工作事宜：销售公司针对两大新品及终端售卖技巧对经销商及操盘手进行详细培训培训讲师、力帆工作人员7现场布置时间：1月8日杨林张德燕8内容：新工厂布置、恒大金碧天下宴会厅具体进场时间力帆配合并通知派信9聚力突破活力2012时间：1月9日AMO8:30-AM12:30张德燕谭勇刚地点：恒大金碧天下宴会厅具体工作事宜：发展的活力篇、产品的活力篇、2012的活力篇、董事长重要讲话会务及合影留言时间：1月9日P.M.14:30-P.M.17:00地点：三溪口新工厂具体工作事宜：参观新工厂及试骑体验活动参观及试骑时间：1月9日P.M.18:00-P.M.21:00地点：恒大金碧天下宴会厅具体工作事宜：最牛用户颁奖仪式及答谢晚宴节目表演(激光舞、年年有余等)4派信品牌策略机构会前筹备时间工作项目内容备注责任人12月30日会议传播、物料的制作(主要环节以外的其他细物料详见物料清单欧成敏12月30日前媒体记者邀请1月7日前车辆为高管人员设置高级轿车数量待定陈颖张涛1月5日前为其他与会工作人员设置大巴车数量待定1月5日前设置接送计划通过前期邀请环节确定后再行定夺1月5日前后备计划的确定(预案)下雨等情况的处理1月6日前机场、火车站、汽车车站迎接站内、外迎接的车行通道洽谈司机、车辆、接待人员确认1月7日前迎接物料(车牌、举牌)1月7日前移交力帆聚力突破活力2012新工厂新工厂布置力帆协助派信进场及区域的清理刘宏肖敏杨林参观车辆停放区域划分领导车辆停放区域划分其他车辆停放划分试骑区域划分、安全措施救护小组组长及救护人员落实搭建布置物料搭建1月8日聚力突破活力2012恒大金碧天下宴会厅搭建布置力帆协助派信与酒店协调进场时间、杨林电源的衔接舞台用电场内布置设计详细布置及要求参见最终方案场外布置设计详细布置及要求参见最终方案会议音乐方案音乐曲目、长短、强弱换场顺序、秩序方案详见执行方案描述晚宴由力帆拟定菜单要求力帆自行安排陈颖靠近舞台的数桌为领导区、后排为其他与会嘉宾区领导区按照重要程度、饮食要求再次划分为数个区域5PASSION派信品牌策略机构1月8日嘉宾区按照区域、性别、地理区域划分为数个区域力帆1月4日前文艺表演演艺节目单力帆最终定夺张德燕王登钱1月4日前灯光时点、时长1月4日前音响时点、时长1月4日前有奖问答奖品为礼金1月4日前礼仪、主持人服装要求、形象气质1月7日前会后休闲活动最牛用户重庆游节目、路线、区域、导游、专职服务人员陈颖商务大会线路转场交通线路活动采购物料(奖牌、奖杯)6PASSION派信品牌策略机构会前执行事务时间工作项目内容备注负责人1月4日-1月10日前期传播报纸——力帆报欧成敏杨林网络——力帆官网2012年1月行业媒体1月8日会场舞台搭建布置、监控按确定设计稿布置宴会桌椅形象造型布置圆桌式验收设计效果及安全性铺设并调试音视频设备铺设并调试灯光等文艺节目所需的物料7PASSION派信品牌策略机构会议期间执行事务时间工作项目内容备注负责人机场、火车站、汽车车站迎接站内、外迎接陈颖设置接待人员专用行车道提前将会议专车停放在接待店附近嘉宾出站后直接上车开往酒店根据嘉宾等级设置专车嘉宾在车上时提供矿泉水等细节服务酒店接待礼仪服务人员在服务台等候来宾签到、领取会议流程、会议赠品陈颖电子签到留念协调酒店服务人员，使之引导与会人员入住，并安排好随后的事宜设置当天晚上的晚饭、次日早晨、中午的自助餐1月7日-1月8日会议前一天活动安排时间：晚饭结束后30分钟晚饭后由会议负责人告知活动内容活动场地安排茶点1月9日聚力突破活力20128:30—9:00人员入场、视频暖场·会议正式开始前，大屏幕上播放本次会议的主形象画面·4名礼仪在会议厅门口进行接待9:00—9:07会议开场·主持人提醒全场嘉宾(人员)就位，大会即将开始·全场灯光关闭，大屏幕播放开场开场视频·开场视频结束，屏幕播放大事记视频，展示20年发展大事记。9:07—9:12主持人开场词·视频结束，主持人登台·介绍出席会议的重要嘉宾8PASSION派信品牌策略机构聚力突破活力20129:12—9:17尚总致开场辞·力帆集团总裁尚游致激情洋溢的欢迎辞9:17—10:37产品讲解及新品发布·负责产品规划的负责人对力帆产品线进行讲解·以电光舞作为引导，在表演结束之后两款新品从舞台立体造型中升起。9:37—10:37罗总讲话·2012年力帆摩托都要做些什么事情·2012年全国经销商应该如何配合工厂开展推广10:37—11:00表彰优秀经销商·主持人宣布颁奖嘉宾，嘉宾上台宣布获奖者名单·播放获奖人照片及相应的经销商店照片·获奖人由礼仪小姐引领走红地毯，播放颁奖音乐，画面切到现场11:00—11:102012新政策颁布·公布2012年经销商奖励方案11:10—11:15休息5分钟·播放企业宣传片·为尹董讲话布置舞台11:15—12:15董事长重要讲话尹明善董事长发表重要讲话12:15—12:30合影留念·主持人宣布会议圆满结束，大家合影留念12:30—13:40休息时间·中午时间参会人员自由休息、集团提供自助餐13:40—14:30乘车转场·所有参会人员在酒店大门口乘车，前往新工厂参观体验14:30-14:35经销商参观入场，员工列队欢迎·经销商在厂区大门前下车步入工厂·力帆员工100人(左右各50)在摩托车制造厂门前列队欢迎14:35-14:50经销商参观摩托车制造厂·讲解员讲解，并引领参观摩托车制造工厂14:50-15:05经销商参观发动机制造厂·讲解员讲解，并引领参观发动机制造工厂15:05-15:10乘车转场经销商从发动机厂乘车到车架厂15:10-15:20经销商参观车架厂讲解员讲解，并引领参观车架厂15:20-15:30参观20年大事记展板并留言·经销商参观力帆摩托20年发展大事记展板·并在感言墙上“留言”15:30-15:40参观产品展示区经销商参观力帆摩产品展示区15:40-16:30经销商试骑活动经销商参与现场试骑9PASSION滚信品曹策略机构聚力突破活力201216:30-17:30乘车转场经销商从新工厂乘车返回酒店17:50-18:00经销商晚宴入场·会议正式开始前，大屏幕上播放晚宴的主形象画面·4名礼仪在会议厅门口进行接待18:00-18:05最牛用户入场·主持人开场介绍，邀请最牛用户入场·宴会厅内全体人员起立鼓掌欢迎20位最牛用户入场·礼仪人员在入口处为用户发放花束并将他们引领至前排指定餐桌就坐18:05-18:10最牛用户颁奖视频开场·播放最牛用户颁奖开场视频及讲述视频晚宴及文艺表演18:10-18:50最牛用户颁奖18:50-19:00领导祝酒时间力帆领导向全场经销商、用户祝酒19:00-19:10节目表演晚宴开场舞蹈《年年有余》19:20-19:30节目表演互动魔术表演19:30-20:50幸运抽奖(1)三等奖5人(车模)19:50-20:00节目《肩上芭蕾》20:00-20:10幸运抽奖(2)二等奖3人(电子相框)一等奖1人(手写电脑)20:100-20:20舞蹈《梦幻波斯》20:30自由时间派信品牌策略机构会后事务时间工作项目内容备注责任人1月10日欢送嘉宾根据此前获知的离开的方式及时间时段用此前确定的车辆送走嘉宾等候及途中安排饮料等细节服务撤展宴会结束，立即撤展宴会结束后1月9日感情沟通对重要来宾进行感谢1月10日会后总结提供物料照片总结提供媒体报道等照片及文字的总结PASSION派信品牌策略机构undgahizan执行组织划分总指挥负责各类方案及文件的审批与确定、人员、事物的决策、重点工作检查罗道中谭勇刚副总指挥跨部门沟通，会议执行期人员综合调度与检查张德燕李科总协调负责人员、物料的统筹、调度、协调、执导、执行，使会议事宜正常运转。杨林组别事项职责详细内容派信负责人备注会务组酒店预定1、参会代表(经销商/集团邀请领导/最牛用户)人数、会议用餐人数的落实组长：冯琳副组长：陈颖李科王登钱2、经销商培训会议召开时间及人数落实。3、其他需在协议上约定事项的落实(如：会场内、外搭建布展等)。4、正式协议签订经销商签到接待入住签到、派房卡、资料发放、会议期间有关信息的通知、传达用户签到接待会场布置参会领导座次牌的摆放等由会务组组织人员完成返程票务经销商/最牛用户集团领导参会邀请与跟踪制作邀请函集团领导邀请名单确认集团领导邀请及参会信息确定集团领导的行程、餐饮安排向商家发邀请确定邀请名单制作并下发2011年年会邀请函座次表会议及晚宴人员座次表根合影调度占位表和分工、引位分工车辆调配经销商接机：客车X辆、轿车X辆最牛用户接机：客车X辆、轿车X辆酒店到新工厂：大客车X辆最牛用户一日游：大客车1辆经销商获奖名单确定经销商获奖PPT制作根据获奖名单制作获奖PPTPPT奖项信息复核经销商接待接机、入住签到、派房卡、资料装袋、资料发放确定发放给商家的资料相关资料的确定，并检查资料到位情况确定用户名单确定最牛用户名单(发送年会邀请函电话告知)最牛用户一日游重庆一日游预订及线路确定最牛用户接待接待、入住签到、派房卡、资料装袋、资料发放培训组经销商培训会议会议议程的安排组长：袁长斌副组长：吉浪培训公司会议资料的印制会议议题的确定及PPT制作会议邀请通知下发会议室的确定及会场布置视频文案组视频类开场视频最终定稿、刻盘制作、备份组长：谭仕秋副组长：张德燕李科20周年大事记20周年大事记视频定稿产品亮相视频产品亮相视频舞蹈最终审定最牛用户颁奖开场视频最牛用户开场视频定稿文案类主持人串词主持人串词撰写王登钱主持人手卡制作最牛用户20强颁奖辞撰写礼仪、演出类主持人全程跟踪王登钱礼仪人员、演艺人员的统筹、安排物料组经销商表彰奖牌、证书、支票块组长：赵林柏张涛礼品准备证书、摩托KT板PASSION派信品牌策略机构签到物料经销商签到资料：资料袋、会议指南、宣传资料……杨槐用户签到资料：资料袋、参会指南、宣传资料……签到笔、签到薄宣传组媒体邀请行业媒体、大众媒体组长：张德燕副组长：欧成敏媒体采访媒体采访的人、内容确定媒体签到资料发放媒体通稿媒体通稿撰写及审定领导采访稿撰写及审定产品试骑组试骑物料警戒线、头盔(10个)、试骑车辆、手套(5套)、护具(5套)、讲解扩音器(2个)、冷餐桌、帐篷(10个)、椅子(20张)、冷餐、桌布等张文峰吉浪杨林李科张梦星现场讲解负责试骑活动讲解及注意事项安全保卫负责现场秩序维护、帐篷搭建冷餐准备负责冷餐及餐桌的联系和卫生安全工作试骑车手签到负责提供试骑协议书签定和护具的发放回收工作救护负责试骑区试骑车手的安全，意外防护现场筹备组新工厂布置负责派信进场手续办理及彩旗