档案培训课件

项目文件控制措施管理职责常见问题项目文件2024/4/27施工单位管理职责归档承建范围内施工文件按单位工程管理项目文件收集设计变更等闭环文件审核确认分包单位的项目文件

按合同约定，收集、整理各自承建范围内形成的施工项目文件，经监理审核后向建设单位移交。项目文件2024/4/27施工单位管理职责归档承建范围内施工文件按单位工程管理项目文件收集设计变更等闭环文件审核确认分包单位的项目文件

以单位工程为单元，对过程形成的文件实施质量管理。项目文件2024/4/27施工单位管理职责归档承建范围内施工文件按单位工程管理项目文件收集设计变更等闭环文件审核确认分包单位的项目文件负责收集、整理施工中已实施的设计更改及闭环文件和质量验收不符合项及整改闭环文件，经监理单位、建设单位技术人员审查后，移交建设单位档案室。项目文件2024/4/27施工单位管理职责归档承建范围内施工文件按单位工程管理项目文件收集设计变更等闭环文件审核确认分包单位的项目文件

凡有工程分包时，对分包单位形成的项目文件进行审核确认，履行签章手续，并对移交的项目文件质量负责。项目文件2024/4/27对施工文件质量管理的控制措施开展项目文件交底实施过程跟踪检查及时召开工作协调会为做好项目档案工作，必须采取相应的控制手段和措施。档案培训会档案培训会组织档案培训三纳入、四参加参与工程付款签字设立档案保证金项目文件2024/4/27对施工文件质量管理的控制措施上报归档范围和计划开展项目文件交底实施过程跟踪检查及时召开工作协调会根据建设单位的制度标准结合本单位归档范围和计划，及时收集相应的文件。档案培训会档案培训会组织档案培训三纳入、四参加参与工程付款签字设立档案保证金项目文件2024/4/27对施工文件质量管理的控制措施上报归档范围和计划开展项目文件交底实施过程跟踪检查及时召开工作协调会在施工单位进厂后即组织项目文件交底工作，进一步明确施工单位开展项目档案工作的内容、流程及项目文件归档要求等，做好文件形成质量的源头控制。档案培训会档案培训会组织档案培训三纳入、四参加参与工程付款签字设立档案保证金项目文件2024/4/27对施工文件质量管理的控制措施开展项目文件交底实施过程跟踪检查及时召开工作协调会

定期深入施工单位监督、检查、指导项目文件的形成、积累情况，提出书面整改意见，跟踪检查整改情况。对整改不力，整改不到位的情况及时形成《整改通报》，并根据具体情况实行责任考核，促进项目档案工作见成效。档案培训会档案培训会组织档案培训三纳入、四参加参与工程付款签字设立档案保证金项目文件2024/4/27对施工文件质量管理的控制措施开展项目文件交底实施过程跟踪检查及时召开工作协调会加强项目文件管理工作的面对面交流沟通，对各单位施工文件中存在的问题及时通报，明确整改要求，举一反三，避免类似问题重复发生。档案培训会档案培训会组织档案培训三纳入、四参加参与工程付款签字设立档案保证金项目文件2024/4/27对施工文件质量管理的控制措施上报归档范围和计划开展项目文件交底实施过程跟踪检查及时召开工作协调会组织施工单位学习国家、行业有关档案工作的法律法规、标准规范，深入理解项目文件形成、收集、整理、归档工作中的关键条歀。档案培训会档案培训会组织档案培训三纳入参与工程付款签字设立档案保证金项目文件2024/4/27对施工文件质量管理的控制措施上报归档范围和计划开展项目文件交底实施过程跟踪检查及时召开工作协调会三纳入：1.纳入项目管理和工作程序2.纳入领导工作议程3.纳入有关人员岗位责任制档案培训会档案培训会组织档案培训三纳入参与工程付款签字设立档案保证金项目文件2024/4/27对施工文件质量管理的控制措施上报归档范围和计划开展项目文件交底实施过程跟踪检查及时召开工作协调会四同步：1.下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；2.检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；3.验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料同步;4.上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。档案培训会档案培训会组织档案培训三纳入、四同步参与工程付款签字设立档案保证金项目文件项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求这是项目档案工作的重点和核心内容，最体现档案人员的业务水平。文件的形成编制是前奏，收集是基础，整理是文件转化为档案的重要环节。档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求1.项目文件应齐全、完整、准确、系统，签章手续完备，内容真实、可靠，与工程实际相符。2.项目文件应为原件，因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复制件上加盖公章。3.项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合规定。档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求4.由分承包单位形成的文件，发包单位应负责审核并签字，由劳务分包形成的文件，发包单位应对形成文件承担全部的质量责任并签字确认，否则视为无效文件。5.用于记录的专业施工与验收表格式文件，应符合现行电力行业标准的格式，没有填写内容的空白格应划线或加盖“以下空白”章，以示闭环。档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求总体要求:

完整

准确

有效

系统档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求项目档案的完整性：

按照有关文件规定将项目施工过程中应归档的项目文件收集齐全。--从工程质量验收范围划分表出发，检查质量验收划分表中所有单位工程项目文件是否全部归档；----从每个单位工程出发，检查单位工程综合管理文件、施工记录文件、质量验收文件是否齐全；按施工工序形成的文件是否齐全；----从单份文件出发，检查每份文件是否完整、规范，是否存在缺张少页现象、是否存在缺少附件现象、是否缺少相应的闭环文件。档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求

项目档案的准确性:

档案内容真实反映项目（工程）竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签章手续完备。施工管理文件中的文字内容、施工记录数据、总体与局部形成的文件内容、。档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求项目档案的有效性：

应原件归档的是否是原件，文件形成的程序是否有效，是否严格按施工工序和验收程序填写，文件的签字印章是否完备，文字字迹、文件制成材料是否有效，施工文件的用表、施工文件的签署程序是否符合行业现行标准、规范的要求等。档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求项目档案的系统性:是否遵循文件形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系，《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11821-2008，科学分类，合理组卷，做到编目、编号、装订规范。档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求

施工文件分专业、按单位工程组卷。

每个单位工程包括三部分：综合管理文件、施工记录、验收记录。

档案培训会档案培训会项目文件移交要求1项目文件审查签字页、开工审批、施工方案/措施/作业指导书及交底记录、设计更改及材料代用通知单登记表、设备、材料出厂试验报告及质量证明文件登记表、所用计量器具登记表、竣工验收报告。综合管理文件验收记录

施工记录施工记录(按施工工序排列）。按单位工程质量验收划分表、单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收排列。23项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求

单位工程管理文件，应按审查签字页、开工审批、施工方案/措施/作业指导书及交底记录、设计更改及材料代用通知单登记表、设备、材料出厂试验报告及质量证明文件登记表、所用计量器具登记表、竣工验收报告等顺序排列。

档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求

施工记录，应按施工工序排列。

施工质量验收文件，应按单位工程质量验收划分表、单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收排列。报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录在后。档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求原材料质量证明文件单独组卷。分专业、按材料种类、型号整理。卷内文件按质量跟踪记录、原材料进场报验单、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求设计变更文件单独组卷。应分专业按流水编号顺序排列。卷内文件应按变更执行情况汇总表，设计更改文件、执行情况记录依次排列。工程、工作联系单单独组卷。其案卷排在设计变更案卷之后。档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求

案卷题名：根据组卷方式和卷内文件的内容拟写题名。案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

对于按单位工程组卷的，题名由“项目名称（机组名称）、单位工程名称、卷内文件内容和文种”组成，如华能金陵电厂二期工程主厂房地下结构工程混凝土浇筑养护记录。

单位工程卷内文件拟写题名时应在文件名称前加单位工程名称及分部、分项工程、检验批的名称档案培训会档案培训会项目文件移交要求项目文件2024/4/27施工文件质量要求项目文件质量要求项目档案质量要求项目文件整理组卷要求案卷编号编目要求

移交时间：施工单位在项目实体竣工后三个月内将整理完毕的项目档案移交建设单位归档。

移交份数：移交的项目档案1套。

移交审查：技术审查、档案审查

档案培训会档案培训会项目文件移交要求施工文件案卷编目文件组卷3准确性33有效性45常见问题文件移交37完整性26文件形成31文件形成方面3案例1存在的问题：报审表不能分成二页

正确的做法：应填写工程名称全称，要与合同或招标文件中的工程名称一致。文件形成方面3案例2存在的问题：公章不可相扣

正确的做法：应填写工程名称全。文件形成方面3案例3本图作法正确：证件证明等复印件需加盖项目部公章文件形成方面3案例4存在的问题：项目文件的编号不统一上图为土建工程编号方法。单位工程、子单位工程、分部工程、子分部工程、分项工程、检验批各占两位。缺项用00代替，保持检验批编号的唯一性。如010202000102从左向右每两位数字的含义依次为：01表示第一个单位工程，02表示第二个子单位工程，02表示第二个分部工程，00表示无子分部工程，01表示第一个分项工程，02表示第二个检验批。项目验收范围划分表由施工单位编制，报监理单位审核、建设单位批准。表号与行业标准DL/T5210-2012中质量标准与检验方法的表号一致。文件形成方面3案例5存在的问题：项目文件的编号不统一上图为报审报验文件的编号方法（供参考）文件形成方面3案例6存在的问题：项目文件的字体、字号、排版格式不统一正确的做法：统一项目文件标题、正文等的字体、字号，以及段落行距、页边距等，确保各参建单位形成的项目文件规范统一。文件形成方面3案例7存在的问题：验收表格填写不闭环—缺少划线下图是正确的做法。验收记录表的填写，无此项内容的打“/”来标注，不得空缺。文件形成方面3案例8存在的问题：验收表格填写不闭环—未标示“以下空白”左图为正确的做法：验收记录表中没有填写内容的空白格应标注“以下空白”，以示闭环。文件形成方面3案例9存在的问题：签名潦草无法辨认

正确的做法：

签名工整、清晰、可辨认，不准代签，不得使用印章代替。

手工书写必须用蓝黑或碳素墨水。左图签名潦草，无法辨认。文件形成方面3案例10存在的问题：签名存在代签现象

正确的做法：签名工整、清晰、可辨认，不准代签，不得使用印章代替。

手工书写必须用蓝黑或碳素墨水。左图签名潦草，不可辨认。手签名必须是亲笔签名，不准代签。文件形成方面3案例11存在的问题：用印章代替签名

签名工整、清晰、可辨认，不准代签，不得使用印章代替。

手工书写必须用蓝黑或碳素墨水。手签名应是本人亲笔签名，不得使用印章代替签名。文件形成方面3案例12存在的问题：印章重叠，不清晰左图是正确的做法，印章清晰，不重叠。表中项目负责人、项目经理、总监理工程师应以合同规定或经正式文件变更后的人员为准。文件形成方面3案例13存在的问题：日期填写不规范或空白不填下图是正确的做法：日期规范填写，年度部分填满4位。文件形成方面3案例14存在的问题：监理单位名称错误！

文件形成方面3案例15存在的问题：对有复验的材料，没有写明复验报告编号上面两个图例是正确的做法。检验批的合格是主控项目和一般项目的检验结果。主控项目是对检验批的基本质量起决定性影响的检验项目，必须全部符合有关专业工程验收规范规定，具有否决权。施工单位自检记录涉及“材质证明”、“试验报告”、“复试报告”的项目应填写报告编号，如果“材质证明”、试验报告、复试报告较多，隐蔽工程记录中较详细，可填隐蔽工程记录编号。文件形成方面3案例16存在的问题：对有复验的材料，没有写明复验报告编号左图是错误做法，原来只填写了“符合要求”，没有填写相应的复检报告编号和焊工证号，后来用签字笔重新进行了补填。文件形成方面3案例17存在的问题：对定量项目没有填写检查的具体数据左图是正确的做法，对定量项目进行了量化，直接填写实测的数据。文件形成方面3案例18存在的问题：有支持性文件的，没有写明文件名称及其编号这两个图例都是错误做法，上图没有填写保温材料复检记录所在卷册号，无法追溯。右图没有填写焊接材料的复检报告编号、焊工证号。上图和右图手写部分是后来补充填写的。文件形成方面3案例19存在的问题：施工方案、作业指导书的交底记录不全，没有交安全和质量强条此处是正确的：建设单位技术人员和监理工程师应参加交底。只有技术交底，交底记录不全。文件形成方面3案例20存在的问题：检测报告未盖CMA检测专用章左图是正确的做法，既有左下角的报告专用章，又有CMA检测专用单。文件形成方面3案例21存在的问题：观测、测量记录未标注测量仪器右图原来是错误的做法，没有标明测量仪器，手写部分是后来填加的。文件形成方面3案例22存在的问题：安装测量记录未标注测量仪器上图是正确的做法上图是错误做法，漏写测量仪器，手写部分是后加的。下图是正确的做法文件形成方面3案例23存在的问题：审查结论不明确或只签名不填审查意见施工单位根据工程项目特点及建设单位的施工要求，编制施工组织设计（方案），经过施工单位技术负责人审查批准、项目经理签名后，与施工组织设计（方案）一并报项目监理部审查。项目监理部接到后，由专业或总监理工程师进行审查，认为可以指导施工，或需提出具体审查意见，一定要给出施工单位能否据此组织施工的结论性意见。专业/总监理工程师签名认可，注明日期。如果需要修改的提出修改意见，施工单位修改后再次申报、审查，合格后方可组织施工。文件形成方面3案例24存在的问题：强条学习培训人员少，没有全员培训，且参加培训人员签名未手签。右图是不正确的做法，只有组织人手签，其他参加人员没有手签名，只有打印名。文件形成方面3案例25存在的问题：本工程各专业执行的标准规范清单没有建设单位批准意见且未实施动态管理。这三张图反映了工程各专业执行的标准规范清单的动态管理和建设单位、监理单位对标准规范清单的审查情况。（供参考，如有新标准按新标准执行，2012版）文件形成方面3案例26存在的问题：混凝土抗压强度检测报告“见证人”、“见证卡号”空缺。右图是正确的做法，混凝土抗压强度检测报告中填写了“见证人”、“见证卡号”。完整性方面存在的问题：设计更改文件未闭环。正确的做法如下：3案例27设计变更通知单设计变更执行反馈单两者一一对应，变更单在前，反馈单在后。完整性方面涉及图纸变更的工程/工作联系单未见闭环文件3案例28涉及图纸变更的工程/工作联系单联系单的闭环反馈单两者一一对应，联系单在前，反馈单在后。文件组卷方面进场报验单复试委托单出厂证明文件243案例29复试报告3存在的问题：原材料进场报审单与出厂质量证明文件、复试委托单、复试报告归档不齐全，文件的可追溯性缺失。正确的做法如下：1完整性方面存在的问题：沉降观测记录相关文件归档不全。正确的做法如下：3案例30观测单位的资质证书复印件观测人员的资质证书复印件观测仪器的检定证书复印件完整性方面存在的问题：报审文件的附件缺失或不全3案例31正确的做法是填写附件名称，并附在报审文件之后。完整性方面存在的问题：报审特殊工种人员的证书比所列清单少，排列的顺序混乱3案例32正确的做法：报审特殊工种人员的证书与所列清单数量相同且排列的顺序一致。完整性方面存在的问题：支撑性文件不全，如开工报告中所列文件3案例33存在问题：支撑性文件的形成时间与开工报告的形成时间存在逻辑错误，如有些支撑性文件的时间滞后于开工时间。完整性方面存在的问题：中间交付验收文件不全3案例34

正确的做法是做好工序交接工作。1.两个施工单位之间的交接：土建交付安装、安装交付调试的中间交付验收。2.本单位内部之间重要工序交接记录。完整性方面存在的问题：创优检查中常见未归档文件3案例35建筑结构实体钢筯保护层厚度检测报告屋面保温层厚度测试记录室内室外消火栓试射记录室内环境有害气体检测报告施工期间生活饮用水检测报告通风与空调系统无生产负荷下的联合试运转及调试报告节能环保、绿色施工、洁净化施工的措施监理对所有承建单位建立资质、（QMS、OHSMS、EMS）认证注册和监督审核台账建设单位对监理人员的动态管理和检查确认（总监、监理师人员资格，数量）强条执行情况检查记录不全工程质量保修书准确性方面存在的问题：验收记录与施工记录不一致3案例36不同文件中，对同一件事的记录要一致。上面两图中记录一致，是正确的做法。准确性方面存在的问题：原材料出厂质量证明文件不能满足归档要求。3案例37钢筯、水泥等质量证明的复印件经签署“原件存放处”、“签名”、“日期”（钢筯质量证明复印件还需标明“（炉）批号”、“进货数量”）等五个要素并加盖单位公章后，视为合格抄件，满足归档要求。

以上五个要素统一采用如下方式签署：在复印件的相对空白处加盖红色方章，手写签署。准确性方面存在的问题：施工过程中使用的工器具、计量器具的检定证书，若其有效期限在本工程竣工日期内，应原件归档。3案例38上图是正确的做法。准确性方面存在的问题：单位工程质量验收范围划分表直接拷贝复制验评表，