博物馆运营服务档案管理

第一节档案资料管理工作要求 2一、档案资料管理工作内容及要求 2二、档案资料过程管理 3第二节档案管理职责及制度 5一、博物馆档案管理员岗位职责 5二、档案管理制度 6三、档案保密制度 7四、档案借阅制度 7五、档案鉴定销毁制度 8六、档案统计制度 9第三节档案资料管理内容 9一、行政后勤管理材料 9二、博物馆物业装修材料 11三、日常运行材料 11四、消防工作材料 12五、创优材料 12六、博物馆文化活动资料 13七、会计档案 13八、基建档案 14九、设备档案 14十、人事档案 14十一、声像档案 14第四节档案管理措施 15一、增强档案意识，坚持规范建档 15二、加强培训力度，建立健全相关管理制度 15三、搞好博物馆档案的信息化建设 16四、积极建设，规范管理制度 16五、采用标准化、规范化的工作程序和方法 17六、加大投资，提高综合素质 17七、提高服务机能，实现可持续发展 18第一节档案资料管理工作要求管理档案建立与管理采用先进电子计算机技术，运用计算机系统进行管理，通过档案的“集中化、有序化、信息化”科学程序，运用先进的资料检索软件，便于相关主管单位的工作检查和监督，建立管理部内部NT网络，达到资源共享、合理利用的目的。在信息的收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。一、档案资料管理工作内容及要求（一）工作内容1.建立资料的收集、分类整理、归档管理和保密制度。2.建立一套完整的档案管理制度。如在日常管理中要建立交接班、项目故障与维修、保养、设备巡视等登记制度。3.保管好其它与档案资料管理有关的事项资料。（二）工作要求1.必须保证博物馆方交给物业服务的档案资料（包括设备维修、改造的案资料）的完整性、完好性。2.合同期满我司应及时将整理好的新物业档案资料原件统一移交给采购人的综合档案室进行分类、立卷、编号、归档，输入计算机便于更科学的管理。3.充分利用现代化科学技术，提供档案管理工作效率。4.利用已有档案资料进行总结，规划。二、档案资料过程管理档案资料的管理流程：收集管理分类编号登记电脑录入归档应用。1.资料的收集（1）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。（2）资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体，公共设施，小到一草一木都有详细的资料收集。2.资料分类整理收集后的所有信息，统一由管理服务中心档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。3.资料归档管理（1）归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要，博物馆的资料管理拟采用原始档案和电脑双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组卷按不同业务性质编号、造删、编辑，并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。（2）档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须经服务中心经理同意经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失；档案管理员定期检查资料保管情况，并及时补充相关技术资料归档保存。（3）档案的管理环境必须做到“四防”，即：防火、防潮、防发霉变质、防蛀。4.档案的借阅管理（1）服务中心所有工作人员都有保护档案、保守秘密的权利和义务。（2）查阅档案，须按规定办理登记手续，定期归还。（3）要爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改，涂写。（4）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。（5）档案如有丢失、损坏或泄密，追究当事者责任。（6）借阅者在归还档案时须填写档案利用效果记录。（7）调离物业项目服务中心的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。第二节档案管理职责及制度一、博物馆档案管理员岗位职责1.认真学习贯彻党政的各项规章制度，努力钻研博物馆业务知识，积极主动、保质保量地完成岗位工作。2.按照《国家博物馆管理条例》和我中心博物馆管理规定，做好博物馆藏品的入库、保管和防霉、防虫、防潮、防尘工作。3.负责博物馆硬件设备的保管，解说员服装、用具的分发回收。4.负责博物馆展厅的开关，每周二、五上午8：30组织值班人员做好展厅的卫生清理工作。5.协同配合，做好博物馆参观接待的各项前期准备工作和闭馆后的文物清查、清场和安全检查工作。6.熟悉博物馆周边环境，树立防盗、防火、防水意识，掌握消防灭火器操作流程，做到警钟长鸣，遇到重大险情要及时通报保卫部门，以便及时排查险情。7.发扬团结协作精神，完成馆领导交办的其他工作任务。8.本岗位职责作为个人年度述职和岗位人员考核的基本内容。二、档案管理制度1.保存的档案资料，要按门类载体进行科学排列、编号，框架排列要科学有序。2.档案保管必须设置专用箱、柜具，严禁在箱、柜内存放食品和寄存任何与档案无关的杂物，并有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。3.箱、柜具排列要自左至右，并便于管理和通风，是多节组合柜的要自上而下地编制柜具顺序号。4.案卷排列要按自左至右、从上而下地顺序进行，排列要整齐、美观。5.每年定期对档案进行检查，检查现存档案与帐目是否相符，档案是否损毁，档案的收进、移出是否准确，并及时做好记录工作，发现问题及时汇报并采取措施，解决存在问题。6.严格档案的出入手续，做好日常登记、统计工作。7.档案管理人员调动工作时，必须将所保存的档案数量、状况等详细交待清楚，办好交接手续后方可离职。三、档案保密制度1.档案管理人员要认真学习《保密法》，严格执行《保密法》和公司的保密规定。2.档案资料要严格管理，经常清点，不丢失，不泄密。3.不得随便摘录档案资料，不准把受控档案资料外借（非公司部门）或带出，私人通信、谈话不得涉及机密档案内容。4.工作中形成的带有字迹的废纸要及时碎毁，以免泄密。5.因玩忽职守造成档案资料丢失或泄密者，依据公司《员工绩效考核办法》相关规定，视情节轻重予以相应处罚。6.凡查阅受控档案，查阅人员未经许可不得私自摘抄和复印、剪裁、撕毁，并做到知密不泄。确需借出档案，须报分管领导批准，并按时归还。四、档案借阅制度档案的借阅只限本公司在职人员，外单位或个人查阅档案，查阅人须持个人有效证件，经分管领导同意后，方可办理查阅手续。1.档案管理人员要熟悉保存档案资料的情况，了解管理处各项工作对借阅档案的需要，积极做好借阅工作。2.对保存档案要编制案卷目录、全引目录等检索工具，以便及时准确地提供档案。3.积极搞好档案收集工作，重要人员变动，重大事件，基础数字汇编，文件汇集要及时准确。4.凡借阅档案资料者，特别是借阅受控档案资料，要说明借阅目的，经领导批准后方可借阅。借阅人要填写《文件（资料）查阅、借阅、复制登记表》，并且只限批准的内容，不得随意扩大阅读范围，并不得转借他人。摘抄、复制档案资料，要注意保密，做好登记，用完后退交销毁。外借档案资料时间不得超过三天。5.借阅人要爱护档案资料，不得污损、圈划、涂改、折角、拆卷或撕页。五、档案鉴定销毁制度1.档案是公司的宝贵财富，未经鉴定，任何人不得随意销毁到期的档案。2.鉴定工作要在公司主管领导下，由分管领导、档案管理人员和有关人员组成鉴定小组，根据档案的保存价值和本公司“档案保管期限”进行。3.定期对保存档案进行鉴定，鉴定时，必须严格掌握，慎重从事，准确判断档案的存毁。4.对于短期（一年以下）的档案，到期后应逐件审查，根据实际情况，直接判定其价值，一时无法确定其价值的应按照“保存从宽，销毁从严”的精神办理。需要保存的文件取出留存，延长保管期限，对保管期限满，无继续保存价值的按规定手续销毁。5.对于无保存价值的档案，经鉴定小组提出鉴定销毁意见，将需要销毁的档案登记造册，经分管领导批准后，由二人以上在指定地点监销，批准和执行销毁人员在《文件（资料）销毁申请记录表》上签字，以示负责。6.销毁档案时要严格执行保密制度，严防遗失和泄密。档案销毁后，管理部门应妥善将销毁清册存档保管。六、档案统计制度1.档案资料的收进和移出随时进行登记。2.案卷数量要每季度汇总、核对一次。3.及时准确地掌握并记录档案资料的借阅情况及效益。4.按照上级规定和要求，及时向上级档案管理人员报送项目档案目录。5.统计数据要真实、准确、齐全、及时，符合上级要求。第三节档案资料管理内容一、行政后勤管理材料（一）行政综合1.物业管理处组织沿革、大事记及工作计划、总结。2.管理处会议纪要、会议记录。3.规章制度。4.文秘、档案、印章管理记录。5.文件、档案接收及移交、销毁清册。6.物业管理方案、发展规划、计划、总结。7.物业管理的请示、批复、报告、通知等。8.专题调查、调研、考察、普查工作材料。9.物业管理区域验收、接管记录。（二）劳资管理1.机构设置与人事管理规定。2.员工花名册。3.员工工资表，劳动工资表，员工考评记录。4.用工合同台帐，社会保险记录。5.员工培训计划、措施、资料、试题、考试成绩。6.人员增补申请表。（三）后勤管理1.固定资产登记册。2.办公设施、办公用房及办公用品管理记录。3.行政办公设备领用、维修、报废记录表。4.物料采购计划表，供方评价记录。5.物料管理、盘点资料，调离人员移交清单。6.水电管理，员工宿舍使用材料。7.职工食堂管理材料。8.区域通讯工具管理材料。9.员工福利管理材料。二、博物馆物业装修材料1.装修申请审批表2.室内装饰装修管理服务协议3.装修违章处理通知单。三、日常运行材料（一）日常运行综合1.博物馆问卷调查表2.博物馆观众或游客及工作人员合理化建议，表扬与投诉处理记录，物业管理事务处理跟踪记录3.日常工作检查记录4.部门工作总结5.分包计划、合同，供方评价记录，分包服务记录，不合格报告，纠正措施报告，联络单。6.服务要求评审记录7.突发事件处理记录，预防措施报告。8.公共、办公设施、工程及展厅区域日常维修和回访记录。（二）园林绿化植物档案及补种、病虫害检查、防治材料。（三）保洁工作1.保洁队工具领用、维修、报废记录表。2.保洁综合检查表，保洁区域及人员分布记录表。3.环境卫生消杀记录。（四）治安工作1.秩序维护队工具领用、维修、报废记录表。2.治安事件处理记录。3.领班查岗记录，交接班记录，巡逻记录、签到表。4.来访人员登记表，物品进出放行记录表。5.车辆进出登记表，异常车辆进出登记表。（五）设备运行记录1.供水、供电设备汇总表、月统计表。2.供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录。3.电梯运行情况统计表，值班巡视检查记录表。4.电梯故障（事故）处理单。四、消防工作材料1.消防监控中心值班情况记录。2.消防设备月、季度检查记录表、维修记录表。3.消防设备运行记录表4.消防安全检查记录表5.火险隐患整改通知书五、创优材料1.国家级创优评比材料2.省、市级创优评比资料3.行业评比资料4.企业品质考核评比资料5.企业ISO9000认证及其它认证材料。六、博物馆文化活动资料1.博物馆大型庆典、文化活动材料2.博物馆文艺体育活动材料3.博物馆科普教育、社会公益性活动材料4.各类专题座谈会、学习参观考察活动材料5.和公司、街道、派出所等协作单位共同活动材料6.人文事件方面材料7.员工文化生活材料七、会计档案1.原始凭证，记账凭证，汇总凭证。2.总帐，明细账。3.银行日记账，现金日记账。4.停车场机动车辆管理及收费记录，博物馆维修费记录，收费统计等会计月、季度报告。5.年度会计报告（决算）。6.会计移交清册。7.会计档案销毁清册。8.会计档案保管清册。9.其它。八、基建档案1.工程竣工图2.土建综合材料，水电综合材料。3.楼宇住房验收交接材料。4.博物馆内工程维修项目价格表。5.公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料。九、设备档案供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料。十、人事档案1.聘用员工档案2.专业技术人员档案3.辞工员工档案十一、声像档案1.国家、省、市领导和社会名流等贵宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，博物馆内文化及开展各项宣传等活动形成的文字、图片、影像（录音、录像）等载体资料。2.公司宣传资料（片）以及购买的各类CD、LCD、MP3、MP4等各类影像资料，以及重要的视频监控录像资料。3.重要电子文件、文档。第四节档案管理措施一、增强档案意识，坚持规范建档博物馆一定要增强档案意识，只有这样博物馆档案工作才能做到因地制宜灵活有效。博物馆档案要全面反映博物馆的各类信息，应包括博物馆藏品档案、陈列展览档案、资料档案等，以每一件器物或每一个展览为基本建档单元，包括每一件文物的状态及变化特征，及每个展览与外部环境之间的联系。通过收集、整理各项资料，详细甄别分类，确保资料的准确性和完整性。博物馆档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与博物馆发展的贴近度，根据发展需要，可编写《组织机构沿革》《陈列展览精品展》《文物藏品精品汇编》等资料，更好地发挥博物馆档案的服务作用和应尽的职能。二、加强培训力度，建立健全相关管理制度1.明确博物馆档案管理负责人、档案员的岗位职责，形成覆盖全馆的档案管理机制。2.坚持统一领导、分散建档、集中备案的原则，按照完整、准确、翔实的要求，按照规范、标准的原则整理归卷、立卷，把博物馆档案整合为相互独立，又不可分割的整体，最大限度地提高博物馆档案工作的档次。3.加大档案工作规范化管理力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，使立卷的档案内容能够科学分类、流程清晰、检索方便，实现最大程度保存文物历史信息的目的。三、搞好博物馆档案的信息化建设电子信息时代的到来给档案管理带来新的革命，我们档案工作者很大一部分时间是直接通过电脑网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输。我们要借助系统本身的局域网络，实现档案信息资源共享。博物馆人和档案工作者不应只停留在保管档案上，还要进一步研究利用。我们必须有计划、按标准，在加强档案研究工作的同时，不断地摸索，善于总结经验，使档案的潜在价值发挥到最大。四、积极建设，规范管理制度新时期，我国政府有关部门应当加大博物馆档案监督重视程度，加大建设投资，组织专业人员制定规范的档案管理制度。目前的档案管理规章制度已经不再适用发展现状，应当有针对性地进行改进和完善，根据档案管理模式、档案种类的变化，进行修订。在规章制度中应当重视对工作人员的专业知识考核，优胜劣汰，增强管理人员的工作和学习的积极性，另外采用多劳多得的薪酬制度，提高工作人员的工作热情。进一步丰富奖惩措施，在进行具体档案建设与管理工作时备注管理