《信息与文献+文件（档案）管理+概念与原则GBT+26162-2021》详细解读

《信息与文献文件（档案）管理概念与原则GB/T26162-2021》详细解读contents目录1范围2规范性引用文件3术语和定义4文件管理原则5文件与文件系统contents目录6方针与职责7鉴定8文件控制9形成、捕获和管理文件的过程参考文献011范围指以任何形式或媒介存在，能够表达、传递、处理的知识、消息或信号。信息记录有知识或信息的一切载体，包括图书、期刊、报纸、手稿、照片、录音录像资料等。文献在组织或个人活动中直接形成的，具有保存价值的各种形式的记录，如报告、计划、决议、纪要、信函等。文件具有查考使用价值、经过立卷归档集中保管起来的各种文件材料，是文件的一种特殊形式。档案1.1概念定义对信息和文献进行系统性管理，确保其完整性、准确性和可用性。系统性原则确保信息和文献的安全，防止其丢失、损坏或被非法获取。安全性原则提供便捷的信息和文献查询、检索和使用服务，满足用户需求。便捷性原则按照相关标准和规范进行信息和文献的管理，确保其规范化和标准化。规范性原则1.2管理原则022规范性引用文件指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理事务过程中形成的各种记录。文件（档案）文件（档案）管理全宗指对文件（档案）的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计和移交等一系列活动。指一个独立机关、团体、企业事业单位或其他组织在处理事务过程中形成的文件（档案）整体。030201术语和定义文件（档案）管理应遵循统一领导、分级管理的原则，确保文件（档案）的完整、安全、可用。文件（档案）管理应实现系统化、规范化、标准化，提高管理效率和服务水平。文件（档案）管理应纳入组织的管理体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步检查、同步考核。文件（档案）管理应注重保护知识产权和个人隐私，遵守国家法律法规和相关政策。原则和要求033术语和定义信息是事物运动的状态与方式，是物质的一种属性。在这里，事物泛指一切可能的研究对象，包括外部世界的物质客体，也包括主观世界的精神现象。信息是事物之间相互作用、相互联系的表征，它反映了客观事物运动变化的实质内容。信息对于接收者的预先不确定性具有消除或减少的作用，即信息是消除不确定性的东西。3.1信息

3.2文献文献是记录有知识的一切载体，即用文字、图像、符号、声频、视频等手段以记录人类知识的一种载体。文献是人类脑力劳动成果的一种表现形式，根据载体形态的不同，文献可分为印刷型文献、缩微型文献、机读型文献、视听型文献等。文献具有历史性、传承性、现实性和创新性等特点，是人类社会发展的重要信息资源。03文件和档案都是人类社会活动的产物，记录了人们在社会实践中的经验和知识，是人类文化遗产的重要组成部分。01文件是指国家机关、社会组织、企事业单位和个人在社会活动中形成的，具有保存价值的历史记录。02档案是指经过鉴定、整理并归档保存的文件，具有凭证和参考作用。3.3文件（档案）管理是指通过计划、组织、领导、控制等手段，对组织所拥有的资源进行合理配置和有效利用，以实现组织目标的过程。管理具有普遍性、目的性、动态性和创新性等特点，是任何组织都不可或缺的一种活动。在文件（档案）管理中，管理的主要任务是对文件（档案）进行收集、整理、鉴定、保管、检索和利用等，以确保文件（档案）的完整、安全和有效利用。3.4管理044文件管理原则完整性原则确保文件的完整性在文件形成、接收、处理、保管、利用和处置等各个环节，都应保持文件的完整性，避免文件内容的丢失、篡改或损毁。维护文件之间的有机联系对于具有相互联系的文件，应保持其内在的关联性，以便于后续的查找、利用和管理。确保文件内容的准确性文件内容应真实、准确地反映相关活动和事务，避免虚假、误导性信息的出现。规范文件处理流程在文件处理过程中，应遵循规定的流程和程序，确保文件处理的准确性和规范性。准确性原则应建立科学、合理的文件分类和检索体系，以便于用户快速、准确地查找到所需文件。通过优化文件处理流程和采用先进的技术手段，提高文件处理的效率和质量。便捷性原则提高文件处理效率便于文件的查找和利用应采取适当的安全措施，防止文件被非法访问、篡改、损毁或丢失。保障文件的安全对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，应采取更加严格的管理措施，确保其安全保密。加强对涉密文件的管理安全性原则055文件与文件系统文件是信息记录和存储的基本单位，具有名称、内容和结构等属性。文件系统是对文件进行组织、管理和检索的系统，提供文件的创建、存储、访问、修改和删除等功能。文件与文件系统的关系是密不可分的，文件系统是文件存在和发挥作用的基础。5.1概述根据文件的性质和用途，文件可分为文本文件、图像文件、音频文件、视频文件等多种类型。文件的类型文件由内容、格式和元数据等部分组成，其中内容是文件的核心部分，格式决定了文件的组织和存储方式，元数据描述了文件的基本信息和属性。文件的结构文件的操作包括创建、打开、读取、写入、关闭和删除等，这些操作是文件管理系统和用户与文件进行交互的基本方式。文件的操作5.2文件文件系统的类型根据文件系统的设计和实现方式，文件系统可分为磁盘文件系统、网络文件系统、分布式文件系统等多种类型。文件系统的结构文件系统的结构包括文件目录、文件分配表、文件数据区等部分，其中文件目录是文件系统的核心部分，提供了文件的组织和管理方式。文件系统的功能文件系统的功能包括文件的存储、访问、共享、保护和恢复等，这些功能保障了文件的完整性、安全性和可用性。同时，文件系统还提供了文件和数据的备份、归档和迁移等功能，以满足不同场景下的需求。5.3文件系统066方针与职责6.1概述方针与职责是文件（档案）管理中的重要组成部分，它们为组织提供了明确的方向和指导，确保文件（档案）管理工作的有效实施。通过制定方针和明确职责，可以规范文件（档案）管理流程，提高工作效率，保障信息安全和完整性。010203制定文件（档案）管理方针时，应考虑组织的战略目标和业务需求，确保方针与组织的长远发展相一致。方针应具有指导性和可操作性，为文件（档案）管理工作提供明确的方向和标准。方针应强调信息安全和保密性，确保文件（档案）不被泄露、篡改或损坏。6.2方针123文件（档案）管理职责应明确到具体的岗位和人员，确保每项工作都有专人负责。职责划分应合理，避免出现职责重叠或缺失的情况。相关人员应了解自己的职责范围和工作要求，并严格按照规定履行职责。6.3职责监管是确保文件（档案）管理工作得到有效执行的重要手段，应定期对文件（档案）管理工作进行检查和监督。评估是对文件（档案）管理工作效果的评价，应通过评估发现存在的问题和不足，并提出改进措施。监管和评估结果应作为组织改进文件（档案）管理工作的依据。0102036.4监管与评估文件（档案）管理人员应具备一定的专业知识和技能，能够胜任所承担的工作。组织应定期对文件（档案）管理人员进行培训和教育，提高他们的专业水平和综合素质。培训内容应包括文件（档案）管理的基本理论、方法、技能以及相关法律法规和标准等。6.5技能与培训077鉴定鉴定是文件（档案）管理过程中的重要环节，它涉及到对文件价值的判断和后续处理方式的决定。鉴定工作应遵循客观性、全面性和发展性原则，确保对文件价值的准确评估。鉴定过程中应充分考虑文件的来源、内容、形式、时间等因素，以及其在组织历史和发展中的作用。7.1通则7.2鉴定的范围鉴定工作应覆盖组织产生的所有类型和形式的文件，包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像等。鉴定过程中应对文件的真实性、完整性、可靠性、可用性等方面进行评估。对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件，应特别注意其保密性和安全性问题。7.3理解业务01鉴定人员应充分了解组织的业务活动和工作流程，以便更好地判断文件的价值和重要性。02鉴定过程中应与业务部门保持密切沟通，确保对文件内容和背景的准确理解。鉴定人员还应具备一定的专业知识和经验，以便对专业性较强的文件进行准确评估。03010203鉴定前应明确各类文件的保管期限和开放范围等要求，以便后续工作的顺利开展。对于不同类型的文件，应根据其特点和价值制定相应的鉴定标准和程序。鉴定过程中应关注文件的关联性和连续性，确保相关文件能够得到妥善处理和保存。7.4明确文件要求01鉴定工作应按照既定的程序和规范进行，确保鉴定结果的客观性和公正性。02对于鉴定结果的处理，应根据文件的价值和重要性采取相应的措施，如保存、销毁、开放利用等。03鉴定过程中应注意保护文件的原始性和完整性，避免对文件造成不必要的损坏或丢失。同时，对于需要长期保存的文件，应采取有效的保护措施，确保其能够长期保存并可供利用。7.5实施文件要求088文件控制它包括文件的创建、使用、存储、保护和处置等方面。文件控制的目标是维护文件的完整性、可靠性、可用性和安全性。文件控制是确保文件在其整个生命周期内得到妥善管理的重要过程。8.1概述元数据是描述文件属性、内容和上下文的数据。文件元数据方案应包括文件的标识、版本、日期、作者、描述等关键信息。元数据可以帮助用户快速找到所需文件，并了解文件的历史和背景。8.2文件元数据方案8.3业务分类方案业务分类方案是根据组织的业务需求对文件进行分类的方法。它可以基于文件的类型、主题、项目、部门等进行分类。业务分类方案有助于用户更好地理解文件的内容和用途，并促进文件的共享和协作。8.4访问和许可规则01访问和许可规则是控制谁可以访问和修改文件的规定。02它应根据文件的敏感性和业务需求进行制定。03访问和许可规则可以保护文件免受未经授权的访问和修改，确保文件的安全性和完整性。处置授权是规定谁有权对文件进行处置（如删除、销毁等）的权限。它应根据组织的政策和法规要求进行制定。处置授权可以确保文件在不再需要时得到妥善处置，避免占用存储空间或泄露敏感信息。8.5处置授权099形成、捕获和管理文件的过程123从文件形成到最终处置的全过程，包括形成、捕获、分类、标引、存储、利用、迁移和处置等阶段。文件生命周期对文件生命周期内各阶段进行有效控制和管理，确保文件的完整性、可靠性、可用性和安全性。过程管理文件管理涉及多个部门和人员，需要建立跨部门协作机制，确保文件流程的顺畅进行。跨部门协作9.1概述包括文件起草、审核、签发等过程，确保文件内容准确、合规。形成环节制定文件模板和编写规范，提高文件形成效率和质量。模板与规范在文件形成过程中，自动生成或手动添加元数据，为后续管理和利用提供便利。元数据生成9.2文件形成03质量检查对捕获的文件进行质量检查，确保文件内容完整、清晰、可读。01捕获范围确定需要捕获的文件类型和范围，包括纸质文件、电子文件等。02捕获方式采用自动捕获或手动捕获方式，确保文件及时、完整地进入管理系统。9.3文件捕获分类体系建立科学、合理的分类体系，便于文件分类和检索。标引方法采用主题标引、关键词标引等方法，提高文件检索效率和准确性。质量控制对分类和标引结果进行质量控制，确保分类准确、标引恰当。9.4文件分类与标引访问权限根据文件密级和用户需求，设置不同的访问权限，确保文件安全。身份验证采用用户名/密码、数字证书等方式进行身份验证，防止非法访问。访问日志记录用户访问日志，便于追踪和审计。9.5文件访问控制存储介质选择适当的存储介质，如硬盘、光盘、磁带等，确保文件长期保存。备份策略制定备份策略和计划，定期对文件进行备份，防止数据丢失。灾难恢复建立灾难恢复机制和计划，确保在发生灾难时能够及时恢复文件数据。9.6文件存储9.7文件的利用与再利用检索方式提供多种检索方式，如全文检索、条件检索等，满足用户不同需求。利用形式根据用户需求提供文件原件、复制件、缩微品或电子文件等利用形式。再利用策略制定再利用策略和计划，对文件进行深度挖掘和开发利用。根据技术发展和业务需求制定迁移策略和计划。迁移策略采用适当的转换方式和技术手段将文件从一种格式转换为另一种格式或从一种系统迁移到另一种系统。转换方式对迁移和转换结果进行验证和监控确保文件内容完整性和可读性不受影响。验证与监控0102039.8文件迁移与转换