关于医药企业加强应收账款管理的相关思考

0引言全球经济一体化背景下，我国现代化进程愈发加快，各行业商业竞争不断加剧。为了抢占商业份额，部分医药企业选择主动让利，增加销量，但一味压低价格换取销量的传统让利行为难以满足企业利润长久发展需求。有的医药企业开始尝试通过赊销手段进行商业竞争，从结果来看，部分企业通过该策略可在短时间内扩大市场份额，规避库存积压经营困境发生，但该手段也会产生大量应收账款，影响企业资金回笼以及使用效率。对此，医药企业应加大应收账款管理力度，从多角度出发，制订合理可行的应收账款管理体系，指导各项工作有序开展，保障企业良性发展。1应收账款相关概念1.1概念应收账款是指企业在日常经营管理过程中因销售商品、提供劳务等业务，应向购买单位收取但并未收到的账款，是企业流动资产的重要组成部分[1]。应收账款管理是指企业在赊销业务中，对应收账款进行全过程管理，即自拥有购买商债权开始，到应收账款收回或作损失处理结束。1.2管理内容应收账款内容较广，涉及以下几个方面:客户基本信息与信用审查管理、应收账款剖析与跟踪管理、应收账款收回与逾期处置。对于医药企业而言，要想高效落实应收账款管理，提升整体管理水平，务必从上述管理内容着手，构建健全成熟的客户资信审核与评价系统，对相关应收款项进行催收，保证资金及时回款，在有逾期的情况下，需采取有效的催收举措，提高资金回笼率，减少坏账、呆账风险发生。2医药企业应收账款管理存在的问题及原因分析2.1应收账款管理基础薄弱第一，思想观念相对滞后。部分医药企业管理者存在“重销售、轻管理”现象，多将应收账款管理在内的企业内部管理忽视掉，缺乏各类资源投入力度，导致该项管理工作开展受阻。加之管理者未能发挥引领作用，应收账款相关内容宣传不到位，导致企业员工对该项工作不够重视，难以发挥自主能动性。第二，管理制度有待完善。内部控制制度是保证各项管理工作规范有序开展、约束员工行为的重要手段。然而现阶段，部分医药企业盲目扩大销售额，并未重视内部控制制度优化以及完善，现有制度仅是一种建设性意见，是一种管理框架，存在笼统性弊端，缺乏具体的落实措施，未能达到有章可依约束目的[2]。第三，管理能力有待提高。人才是应收账款管理工作实施的重要因素，在新的发展环境下，企业应当重视人才的培养，以专业化的应收账款管理人才作为支撑，促进管理水平的提升。然而部分企业存在管理人才匮乏问题，缺乏应收账款管理相关理论知识以及实践技能，在实施管理过程中不懂得利用科学的方法以及手段，阻碍了企业应收账款管理水平的提升[3]。第四，信息化建设水平偏低。因企业未能重视信息化系统建设，相关数据的收集以及处理依赖传统人工进行，存在分析统计效率低且无法进行及时预测以及反馈弊端。加之各部门之间独立运作成为工作常态，造成数据传递共享渠道匮乏，影响了应收账款数据管理的完整性，无法及时开展对账工作，也无法在应收账款逾期时及时开展催收工作。2.2信用管理力度严重不足部分企业并未成立专门的信用管理部门，仅将该项工作交付给销售、财务部门落实，多由单一部门管理或是两个部门协同管理，因各部门职业划分不明，加之不同部门工作目标不同，如销售人员多从业绩考虑出发，对客户采用宽松的信用销售政策，多依据自身对客户的了解，结合自身工作经验加以判别，得出客户信用等级评定结果，导致人员盲目授信和签订合同；而财务人员多侧重于会计核算，从财务角度出发，并不建议采用赊销策略，在对账时，多进行简单核对，并未调查客户资信，导致各项工作开展受阻[4]。甚至在管理过程中出现问题时，各工作人员存在责任推诿扯皮现象，导致应收账款管理效果不理想。2.3赊销审批流程管理不当对于医药企业而言，赊销合同签订前需经过一系列手续，向财务中心提供客户信用申请资料，经信用管理人员对客户进行资质审核，再将审核结果交付给总经办签字审批。然而当前阶段，部分企业并未重视赊销审批流程优化，赊销审批制度形同虚设，销售人员多口头向销售主管请示后，便完成了客户授信，而后销售人员并未补办赊销审批手续，导致一旦出现坏账现象时，难以追责到人，掣肘了应收账款管理水平的提升。2.4企业合同管理存在缺陷当前阶段，部分医药企业存在合同管理不合理弊端，多表现在两个方面:一方面，签订合同不规范。赊销合同的签订多由企业业务部门负责，因其在签订合同前未能制订合理的信用期限、折扣期限等条件，加之对客户信用资质审查不明，存在合同条款不明晰，甚至存在小交易无合同的情况，以至于合同签订不规范，难以指导后续回收工作开展。另一方面，有的销售人员为了完成自己的业绩，对资信较差的客户采用信用赊销实现交易，甚至存在隐瞒客户信用的情况，导致合同管理混乱、内部控制失效。2.5催收以及考核方式滞后部分医药企业业务人员局限于销量，多将精力放在产品销售上，且企业管理者将业务人员个人收入与其销量挂钩，导致业务人员缺乏对应收账款的重视，存在催收不及时的弊端，并未明确催收相关规定，如针对哪种逾期账款，采取何种手段等，加大了催收难度。此外，企业绩效考核多与员工薪酬挂钩，更加侧重收入与利润的考核，缺乏应收账款相关指标考核，对应收账款形成以及催收，没有与之配套的奖惩制度进行约束，以至于相关人员不够重视，缺乏自主能动性，间接导致应收账款规模以及坏账风险增加，等到坏账发生时，相关责任也无法落实到个人，导致问责、追责制度成为“摆设”，难以提高整体管理水平。3医药企业加强应收账款管理策略3.1重视管理基础建设第一，加强思想建设。管理层面:医药企业管理者应当革新思想观念，仔细翻阅《应收账款管理指导意见》等相关规范，提高重视程度，优化自身应收账款管理模式，助力各项工作有序开展。员工层面:管理者需发挥引领作用，在企业内部加大应收账款相关内容宣传力度，促使各部门认识到应收账款管理重要性，营造良好的应收账款管理氛围。第二，完善管理制度。企业管理者需结合自身发展实际情况，构建应收账款管理目标，依据各项工作实施要点，完善相应管理制度，确保制度内容细化、完整，能够指导各项管理工作有序开展，实现有章可依。例如，不相容岗位分离制度、授权审批制度、对账制度、销售回款奖惩考核制度、逾期账款管理制度，以系统化规章制度约束相关人员工作行为，提升整体管理水平[5]。第三，重视人才培育。企业管理者需提高人才培育重视程度，以专题讲座、线上会议、经验分享会等形式，拓宽管理人员获取应收账款相关知识的渠道，提升其综合水平。在此过程中，需规避传统课堂教学弊端，以案例分析法、网络教学法等培训方式，使得管理人员能够迅速掌握应收账款管理技术以及方法，并将其应用到实践中，辅助企业管理者制订完善的管理机制，提升应收账款管理水平。第四，提升信息化建设水平。企业管理者需加大信息化建设投入力度，依据应收账款管理内容，从市场中引进先进管理系统，搭建网络化数据框架模型，设定流程节点，通过抓取关联数据，构建完善、标准、具有参照值的数据库。同时，需重视系统间集合度，实现业务管理系统、财务管理系统、应收账款管理系统一体化管理，实现数据无障碍收集，为后期统计分析提供数据支撑，密切关联销售业务以及财务部门，提高应收账款管理效率。3.2加大信用管理力度第一，成立信用管理部门，配置专业化管理人员以及工作人员，承担企业信用管理工作，更好地对客户信用与基本信息展开动态化管理。同时也要加强该部门与销售部门、财务部门之间的联系，协调关于应收账款管理的一系列工作，直接对企业总经理负责。需要注意的是，信用管理部门务必要有4名及以上的信用专员，负责与信用管理工作相关的各个部分，如信用政策制订、客户资信管理、催收策略制订等。该管理小组需落实事前审核、事中控制、事后管理全过程管理，确保权属职责划分清晰，职能分工明确，全面提高应收账款管理效率。第二，需拓宽信用调查渠道，在客户同意的前提下，信用审查人员可对与客户合作的其他企业进行相关咨询，对赊销各环节信用状况进行记录，抑或通过媒体、网络等公开资料进行查询，全面分析客户信用情况以及偿债能力，设立客户信用等级信息卡以及档案，交付给相关负责人进行审核，缺乏无误后归档。例如，客户信用等级可从客户品质、担保情况、财务账款、具体表现四个方面入手，依据其实际情况定级，每年进行一次评分，并重新定级。在审核过程中，凡符合要求的客户均可通过初步审核，但若信息不准确或客户信用状况不佳，则要及时反馈至主管部门以及销售负责人，在完善相关信用信息后进行再审核。第三，建立信用动态化管理机制，确保在客户资信存档管理过程中，包含静态层面客户信息以及动态角度追踪记录，依据销售人员收集的变动信息对客户档案做出调整，确保下一次合作时客户信用资质资信精准、完整。3.3规范赊销审批管理医药企业需完善赊销审批制度，落实赊销授权管理，实现审批流程全过程把控。与此同时，为了保证合同管理规范合理，医药企业管理者需优化赊销审批管理流程，确保由销售人员对客户就相关合同条款、内容等各项明细进行协商，保证销售方与购货方保持一致。在此基础上，销售人员将客户信用相关数据资料提交至信用管理部门，由该部门依据历史数据以及当前调查信息对赊销客户进行信用评估，评定等级，以此为参考，将评价结果提交至财务部门以及管理部门。财务部门负责人联合管理层人员评估客户信用，确定是否进行交易。在此过程中需落实分类管理，消除所有的赊销合同都由财务部门负责人以及管理者审批延长审核周期弊端。例如，合理设定信用销售额度，当小于100万元时，无须财务主管以及管理者审批；反之，需审批，提交审批后，信用管理部门需进行建档管理，并落实合同执行跟踪管理，落实发货以及催收工作，实现规范化管理。3.4规范企业合同管理首先，销售人员在签订合同前需要进行全面评审，再交由信用管理部门进行评审，将客户信息资料存档并编号，在合同中需对交易日期、方式、金额以及结算方式进行详细标注，明确交货方式以及违约责任，经多层审核确认无误后，由销售人员签订合同，一旦签字不可随意变更。在此过程中，销售人员需依据传统签署合约的经验，总结并制作出一份普适性高的合约模板，清晰规定合约格式以及应当全盘罗列的内容，避免出现歧义的表达。同时规范合同审核、签署、归档管理，对合作做出规划，查漏补缺，在双方遇到歧义时，需尽快完善补充协议，在短时间内梳理与合约有关的文件，保障企业经济利益。其次，销售人员签订合同后需保证专人管理，制作合同台账，财务管理人员需对合同执行情况进行跟踪以及反馈，发挥自身监督作用。最后，合同履约过程中，一旦出现合同纠纷，需在短时间内进行法律诉讼，维护企业合法权益，最大限度地保证企业经济效益。3.5完善催收及考核方式第一，完善应收账款催收机制。一方面，正常回款管理机制。销售人员需在合同约定还款日后，向客户发出催收提醒，此后一个月内，若客户及时回款则为正常回款。在此过程中销售人员应落实动态监督，全面跟踪客户回款情况，保证资金及时回笼。另一方面，逾期催款管理机制。对超过合同期限未能回款，且提醒后无还款行为的客户，需进行逾期催款，全面分析客户逾期原因，明确客户是否因药品存在瑕疵而不满意，检查赊销合同中有无漏洞，根据相关政策明确责任主体，采取多种方式落实催收工作。第二，健全绩效考核机制。将相关责任落实到人，避免权责不清造成企业应收账款损失。同时也要将赊销回收率以及坏账损失与企业销售人员业绩进行绑定，促使销售人员能够积极主动落实客户信用调查、账款回收等工作，在财务部门以及信用管理部门考核中纳入应收账款相关内容，提高员工重视程度以及账款催收效率，实现资金短期回笼，提高资金利用效率。将考核结果与员工绩效挂钩，对表现较优的员工给予精神或物质激励，激发其应收账款管理积极性；反之，给予适当惩处，加大约束力度，提升管理水平。4结论在新经济形式下，部分医药企业为了抢占市场份额，增强核