综合项目文档管理新规制度

营销中心项目文档管理制度版本信息：版本号拟制/修改责任人拟制/修改日期修改内容及理由同意者

一、目标建立营销中心文档管理制度，对项目中全部文档进行清楚有效分类管理和控制，实现项目文档有序保管和规范流动，为项目文档提供规范化管理，提升项目标成功率，有效控制项目成本、进度、时间。二、范围本文适适用于营销中心各单元、企业内配合部门及和之相关用户、合资企业、渠道文档。三、标准（一）定义文档包含接收、发放和内部文档，含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其它内部文档。（二）规范1.明确内部文档编制和命名（1）文件名应是文件标题。（2）标题应能直观简明表现文件内容。（3）每个文档必需有一个统一编号。（4）在电子文档命名后面加上编号。（5）文件编制应使用对应统一文档模板。2.接收文档控制编号全部接收文档需有统一文档控制编号，统一由文档中心管理。文档控制编号形式由项目管理者依据实际情况确定，提议表现接收日期信息。3.明确项目文档使用制度（1）在项现在，应建立一套文档管理程序明确文档拟制、审核人员,文档控制员。明确全部文档编号、收发登记操作，及受控等级。（2）提议接收文档管理程序由文档控制员统一接收。加盖或统计接收日期（时间）。给予文档控制编号。„统计输入文档中心数据库，保留原件。（3）明确发送文档管理程序加盖或统计发送日期（时间）。统计输入文档中心受控库，保留原件。发送后由文档控制员统一统计归档。（4）明确协议各方之间文档传输等相关要求（5）文档借阅登记和保密要求标准上严禁文档原稿进行借阅。借阅副本应进行登记，加盖副本章。副本销毁要求。„限期返还原件要求。（6）电子文档共享要求4.明确文档归档存放（1）建立纸面存放和电子件存放两套相对应文档管理系统，目录结构见附表一《项目文档归档结构》。（2）按文档阶段及用途属性（专题）归档分类，如售前阶段、售中阶段，再按标书、协议、方案、会议纪要等分类。四、文档提交（一）外埠部门提交部门文档，经过审核后立即提交给文档保管人员立案、存档。（二）部门内部文档定稿后立即提交给文档保管人员立案、存档。（三）部门对外交流或是和项目单位汇报、沟通所提交文档，经过沟通、汇报后整理成终稿，由文档责任人立即提交到文档管理人员立案、存档。（四）部门外埠工作人员和项目单位交流、沟通时准备文档或是会议纪要定稿后提交部门领导，经部门领导审核后报文档管理人员立案、存档。（五）备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档；建设方案、PPT、计划、设计等文档定稿后以月为单位提交；包含变更方案、计划等文档经过部门和项目单位确定后立即报文档管理员立案、存档。五、具体内容（一）文档编号凡项目相关文档，均统一编号。文档编码方法：文档属性-发放对象-次序编号-文档日期-文档密级文档属性：本字段用两位英文字母表示发放对象：本字段用两位英文字母表示文档日期：本字段6位数字，表明文档发生时间，方便于查询和统计。次序编号：本字段4位数字，系文档次序编号，此编号表示同一文档属性、发放对象内全部文档次序号。文档密级：本字段1位数字，表明了文档保密等级。0级代表机密，项目经理及其指定人员阅读1级代表秘密，项目组关键组员阅读2级代表内部公开，项目组全部组员阅读3级代表公开，全部项目组干系人均可阅读表1文档属性字段对照文档分类简写文档分类简写PPT指令潜在用户分析汇报发票用户分析汇报普查汇报合作意向书手册会议纪要备忘录建设方案计划处理方案回复项目制度报表协议招投标文件表2文档接收对象字段对照发放对象简写发放对象简写用户项目组内部合作方部门内部合资企业渠道企业内部供给商（二）文档存放项目文档分别建立电子和纸面件档案。纸面文档按文件属性、分类存放，并填写《文件存放控制表》（附件一）进行存放、借阅登记。电子档案目录以下，经过权限设置控制不一样文档人员访问权限。表3：电子文档目录0级目录一级目录二级目录三级目录四级目录文件名**项目机会阶段城市筛选分析资料调研表售前阶段PPT城市智能静态交通管理云平台优先泊车运行管理模式汇报PPT宣传片设计方案静态交通智能化处理方案静态交通智能化建设方案会议纪要售中阶段招投标招标书投标书协议PPP协议协议附件项目计划项目范围项目实施计划项目总结项目总结汇报项目评定汇报售后阶段培训培训计划培训方案培训考评评定表维护运维方案项目总结汇报问题管理表风险管理风险管理计划变更申请表（三）文档借阅（1）借阅人查阅文档编号清单（内部公开），确定所需借阅文档。（2）向文档管理员提出借阅申请。（3）文档管理员依据其身份确定阅读权限。（4）若所借阅文档超出其阅读权限，需经领导同意。（5）文档管理员填写文档借阅统计表。（6）借阅人签署文档借阅统计。（7）借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。（四）文档取向文档取向意在明确项目各阶段需要提交关键文档、文档责任人及文档关键应用单元。详见附表二：《文档取向表》。

附表一：文档存放和访问控制文档名称文件夹审批人借阅人借阅日期归还日期

附表二：文档取向表名称责任人里程应用单元售前阶段PPT项目经理宣传片调研提要用户分析汇报会议纪要项目管理部沟通计划合作意向书机会和风险分析城市资料分析竞争对手分析售前项目组织结构售中阶段项目策划书项目监控汇报项目组织结构初步可研汇报需求文档项目建设架构方案停车处理方案合资企业架构草案收益测算分析汇报普查汇报建设方案实施方案实施管理制度项目计划Ppp协议招标立案稿人力资源管理制度项目预算风险管理计划质量管理计划