物业公司新房入住管理及装修保修管理制度标准作业规程

入住管理标准作业规程目的规范业主入住管理工作,确保业主顺利入住。适用范围适用于业主入住的管理工作职责3.1物业部主任负责组织安排入住工作。物业部主任助理负责协助主任安排业主入住工作。物业部管理员负责具体办理入住手续。财务部负责核收各项入住费用。机电维修组负责收楼时发现的楼宇整改的跟进和水电的开通工作。定义入住：是指业主收到书面入住通知，并办理完相应手续。业主收到入住通知一个月内未办理入住手续的，视为入住。程序要点入住的准备工作5.1入住资料的准备：根据小区的实际情况编写和印刷《客户手册》、《服务指南》、《消防安全责任书》、《入住通知书》；《入住通知书》的内容要求写明物业部办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细，并附简明扼要的入住流程等；印刷以下各类入住表格：——《<业主证>领用登记表》；——《装修申请表》；——《住宅使用说明书》；——《住宅质量保证书》；——《钥匙领用登记表》；——《入住验房表》；——《业主家庭情况登记表》；——《入住登记表》。设计办理入住手续流程图。入住时的环境布置：涉及服务标识区别的按《服务标识管理标准作业规程》有关规定办理：区内环境：——入口处挂横幅，内容有“欢迎您乔迁某某某”等，插彩旗，营造热烈的气氛；——插指路牌，由入口处到物业部，指路牌标明“物业部→”字样；——入口处标明物业部办公地址和办公时间。物业部办公环境：——挂灯笼，飘小彩带，摆放花篮、盆景，给人以隆重、喜庆的感受；——张贴醒目的“办理入住手续流程图”，办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”，各窗口标识清楚，一目了然；——管理人员着装整洁，精神饱满；——办公室内资料摆放整齐有序。办理入住流程图业主备齐入住资料业主备齐入住资料到物业部办理入住手续、验证手续到物业部办理入住手续、验证手续道财务部交纳入住费用道财务部交纳入住费用限期整改验收房屋限期整改验收房屋发放钥匙发放钥匙签署签署《业主公约》及《消防安全责任书》发放资料发放资料开通水电开通水电发出入住通知公共事务依据物业部办公会议议定的入住时间，向业主发出入住通知，内容包括：《关于办理入住手续的通知》；《致广大业主的慰问信》。业主收到入住通知后，应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到物业部办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内，业主尚未办理入住手续的，物业部管理员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续；超过规定期限未办理入住手续的，物业部应将情况向物业部主任汇报决定是否登报催办。业主办理入住手续需带以下证件：《关于办理手续的通知》；《购房合同》原件和复印件各一份；业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份，小一寸彩照每人各两张；单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份；委托他人办理的，需带业主委托书。入住手续的办理验证：管理员在业主前来办理入住手续时，应首先对以下证件进行检查：《购房合同》原件；业主的身份证原件；单位购房的还需检查其单位营业执照副本；委托他人办理的，还须检查业主的委托书。检查无误后，管理员将《购房合同》原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主，证件复印件及业主委托书存入业主档案。将业主提供的照片中的一张贴在《业主家庭情况登记表》内，另一张为业主办理《业主证》。交纳入住费用：物业部指引业主道财务部交纳入住费用，财务部根据手款项目开具手款收据。一般情况下，入住费用包括以下项目：煤气开户费：属代收代缴费用，小区无此配套项目的不予收费；有线电视初装费：属代收代缴费用，小区无此配套项目的不予收费；装修保证金；业主可选择入住时交纳或等申请二次装修时再交纳；装修垃圾清运费；同上；管理费：以入隹之日起计算当月管理费。验房收楼：物业部管理员在为主交完入住费用后带业主验收房屋，并请业主将房屋存在的问题填入《业主入住验房表》中；房屋经验收合格的，管理员应请业主在《业主入住验收表》中签字确认；验收中发现问题，业主要求搬入或二次装修的，物业部应通知机电维修组在一周内末整改完毕的，管理员应将整改结果通知物业部：――机电维修组一周内末整改完毕的，管理员应将整改情况反馈给业主，并告之具体验收时间；――整改完毕后，由管理员通知业主二次验收；二次验收不合格的，由物业部主任助理进行跟进，限期尽快解决。发放钥匙：业主收楼无问题或要求在搬入后再行维修的，物业部管理员应将业主房屋钥匙全部交给业主；业主收楼有问题，物业部管理员在将钥匙交给业主的同时，留下一把大门钥匙在物业部以供维修时用；业主在领取钥匙时，管理员应要求业主在《钥匙领用表》内签名确认。签署《业主公约》、《消防安全责任书》；管理员将《业主公约》、《消防安全责任书》(一式两份)交给业主详细阅读；请业主签署《业主公约》、《消防安全责任书》；管理员将签署后的《业主公约》、《消防安全责任书》其中一份存入业主档案，另一份随其他资料交业主保存。资料发放：管理员将以下资料发给业主保存：《客户手册》；《服务指南》；签署后的《业主公约》；签署后的《消防安全责任书》；《住宅使用说明书》；《住宅质量保证书》。开通水电物业部管理员应邀请业主一起将水电表读数抄录在《业主入住验房表》中。通知机电维修组开通该业主房屋的水电。业主档案管理的具体办法详见《业主档案管理标准作业规程》。5.7本规程作为相关人员绩效考评依据之一。记录6.1《业主家庭登记表》《业主入住验房表》《钥匙领用登记表》《业主证领用登记表》《入住登记表》相关支持文件《装修管理标准作业规程》《钥匙管理标准作业规程》《业主档案管理标准作业规程》8.0附录《关于办理入住手续的通知》钥匙领用登记表栋号：房号：领用日期：序号房间名称钥匙编号数量业主签收管理员签名备注01大门02阳台门备忘录日期钥匙编号数量备忘录《业主证》领用登记表栋号：房号：领用日期：序号业主姓名业主证编号签收管理员确认备注01020304050607备忘录备忘录业主证编号备忘录日期入住登记表序号入住单位业主姓名入住日期备注业主家庭情况登记表栋号：房号：编号：日期：年月日称谓姓名性别出生年月民族籍贯身份证（暂住证）号码工作单位（学校）详细地址职务职称电话（座机/手机）相片相片相片相片相片户主户口所在地派出所户型比建筑面积购房合同号码入住通知单号码性质房屋用途备注：业主入住验房表栋号验房时间：年月日验收项目天花墙面地面门门锁窗天线照明灯开关插座窗花备注客厅餐厅卧室1卧室2卧室3卧室4厨房卫生间阳台验收项目地漏排污管给水管洗涤盆给水阀水龙头座便器煤气管煤气表水表电表备注厨房卫生间阳台配电箱空气开关对讲机门铃煤气底数水表底数电表底数客户验收意见：客户签名/日期：物业部意见：物业部签名/日期：注：以上项目合格的划“∨”，不合格的在“备注”栏注明。关于办理入住手续的通知尊敬的业主：欢迎您入住本住宅小区。为了方便您办理入住手续，现将办理入住手续时的有关事项通知如下：办理入住手续时应携带的资料：入住通知书；业主及家庭成员身份证复印件；所有家庭成员小一寸彩照两张（用于办理业主证）；业主委托书（委托他人办理时需带）；营业执照副本及复印件（公司购房时尚需带）。请您于接到入住通知的一个月内，到物业部办理入住手续；逾期不办的，视为入住。办理入住手续流程图（略）。入住时应交纳的费用（略）。如有疑问，请致电：____________________。我们真诚的期待着您的光临！____________________物业管理公司_____________________物业部年月日装修管理标准作业规程目的规范装修管理工作,保障公共设施的正常使用、楼宇安全和房屋外观的统一关美观。适用范围适用于物业部对楼宇二次的装修的管理工作。3.0职责物业部主任负责装修申请的审批及重大违章装修的处理。物业部主任助理负责装修申请的审核及一般违章装修的处理。物业部管理员负责依照本规程实施装修施工检查、验收工作。财务部负责核收装修管理费用。保安部负责装修施工人员管理。机电维修组负责装修施工中的水电管理。保洁部负责装修垃圾的清运工作。程序要点4.1装修的申请与审批4.1.1申请：客户需提前7日向物业部物业部提出装修申请(租户必须持业主委托书)；申请时如实填写《装修申请表》各款内容，并附装修设计图纸，室内装修说明书；如果客户自请施工队营业执照复印件一份（客户申请装修项目少或简单的除外）；装修较大商业商铺、娱乐场所时，需提供城市消防部门的审批文件。审核与审批：物业部主任助理接到装修申请当日，依据《隹户手册》中“装修管理规定”的条款给予审核：——检查装修设计是否对房屋结构、外墙立面、公共设施设备造成改动、破坏；——检查装修设计是否有严重的消防隐患；——是否有其他违章情况。在确认装修设计不会对楼宇安全、公共设施设备正常使用及房屋外观造成良影响时，应当在一个工作日内给出同意意见；审核同意的报物业部主任批准，物业部主任应当在一个工作日内给出审批意见；物业部管理员将审判后的装修申请通知客户，对需要客户修改设计的，应告知客户修改。装修申请获得批准后，物业部管理员应通知客户带领装修施工队一同到物业部办理有关手续物业部管理员将《室内装饰企业营业执照》、《执业许可证》、复印一份附在《装修申请表》后。将装修图纸复印一份附在《装修申请表》后。客户和施工队一同到财务部按装修管理规定交纳相关费用：客户应交纳一定数额的装修押金和垃圾清运费；施工队交纳一定数额的装修押金和施工人员证件工本费。物业部管理员依据装修管理规定队客户及施工队进行装修安全及基本要求的培训。指引施工队负责人到保安部办理《施工证》：施工队负责人应将施工人员的彩色照片两张和身份证复印件一份交保安部；保安部将其中的一张照片和身份证复印件及施工人员的基本情况登记在《施工人员登记表》中（详见《封闭小区物品/人员出入管理标准作业规程》）；用施工人员的另一张照片制作成施工人员的《施工证》。物业部管理员在客户和施工对办理完上述手续后，应立即通知机电维修组开通客户水电，并告诉客户可进场装修。施工期间的管理物业部管理员按《楼宇巡查标准作业规程》每日巡查装修施工情况。机电维修组负责监控施工队土建、水电装修是否违章。保安部负责按《封闭小区物品/人员出入管理标准作业规程》、《治安巡逻标准作业规程》及《出租屋暂住人员、施工人员及“三无”人员管理标准作业规程》对施工人员进行管理。装修施工的竣工验收装修施工结束后，由客户和施工队负责人共同向物业部提出验收申请。物业部在当日内组织验收人员（机电维修组主任助理及技术人员、物业部主任助理及管理员）对装修进行现场验收。装修如无违章情况，按一下程序办理；如发现由违章情况，按4.5款办理。竣工验收合格的，由物业部主任助理在《装修申请表》内“完工验收”栏目签署“初验合格”，并签署姓名及日期。保安部收回施工证，如有丢失，每证罚款50元。施工队当日清场离开。装修验收合格并使用一个月后，物业部应对装修施工组织复验，复验无问题，由物业部主任助理在《装修申请表》内注明“复验合格”后，由财务部退还客户及施工队的装修呀押金。违章装修的处理装修施工期间，发现违章装修的，物业部应立即要求客户停止违章装修，恢复原状，并视情况采取以下方式进行处理：批评教育；出具《违章整改通知单》限期整改；停水停电（须报物业部主任批准）；要求赔偿损失（须报物业部主任批准）。装修施工验收时，如发现客户违章装修的，物业部主任助理应对违章装修给楼宇安全、美观造成的违害程度做出评估，并视情况征得物业部主任同意后，列清扣款数额，由财务部按以下方法进行扣款，扣款顺序为：首先从施工队装修押金中扣款；施工队装修押金不足以补偿扣款的，再从客户装修押金中矛以补扣；扣完客户装修押金仍不能补偿扣款的，要求客户给予赔偿。《装修申请表》、《装修违章整改通知单》归入客户档案长期保存。本规程作为相关员工绩效考评的依据之一。5．0记录《装修申请表》《装修违章整改通知单》6.0相关支持文件《楼宇巡查标准作业规程》《治安巡逻标准作业规程》《封闭小区物品／人员出入管理标准作为规程《出租屋暂住人员、施工人员及“三无”人员管理标准作业规程》《业主档案管理标准作业规程》附录《装修施工管理办法》《住宅小区违章装修处罚办法》装修申请表NO：业主用户名称：办公电话：BP：手机：地址装修队名称：执照号码：执业许可证号：资质等级证书：企业法人代表身份证号：电话：施工负责人身份证号：电话：（自年月日至年月日）施工人数：物业部经办人签名：日期：序号申请装修项目审批意见12345物业部主任助理签名：日期：押金财务部收款人签名：日期：证件办理《出入证》个物业部经办人签名：日期：完工验收隐蔽工程：暴露工程：逾期天（推延至年月日）违章装修细则及罚款物业部主任助理签名：费用结清押金—逾期费用—违章罚款财务部经办人签名：备注装修违章整改通知书____________________负责人：贵公司位于小区________________单位的装修工程以下所列项目违反《客户手册装修管理规定》，请______年______月______日前完成整改工程。整改工程表：序号不合格工程处理意见装修施工管理办法装修施工必须严格遵守发展商提供的《住宅使用说明书》之使用要求。所有施工必须按照管理公司审批的方案进行，不得随意更改。如有更改，必须事先报管理公司审批，经物业部出具同意更改通知后方可施工。施工期间，客户应进行现场监理，以保证装修施工队严格遵守政府有关规定，按规定作业，文明施工。装修期限：中小工程为20天，较大工程为30天，最长不超过50天，如确实需要延期，应到管理公司办理延期手续。施工时间：每天施工时间为9：00—12：00，14：00—20：00。装修施工用电不得超过装修住宅单位的装表容量，严禁擅自论接、乱拉电源线，超容量用电与管理公司协商后，在管理公司监督下，有管理人员在指定位置接临时电源线，否则造成的一切后果有客户负责。管道供气设施和燃气用具（必须符合国家标准）的安装、维修、拆移、改装，必须持有专业资格证的单位专业人员施工，用户不得自行安装、拆除、改装。空调机应按管理公司统一规划的位置安装，不得破坏楼宇结构，凿坏墙体。不得任意改变窗户、阳台色调；不得改变阳台用途；不得随意加装防盗网、防盗门。施工过程中要注意垃圾袋装后，每天按指定地方放置。楼梯、过道、天台、道路及其他公共地方不得作为加工、堆放材料和垃圾的地方，不得损坏公用设备、设施，保持公用地面、墙壁完好整洁。未经管理公司事先同意，电梯不得作为运送装修材料和货物的工具。住宅小区违章装修处罚办法（仅供参考）装修动工前未到管理公司办理审判申报手续，除应补办手续外，罚款1000元。施工队进场时未办理登记审判手续的，除应补办手续外，罚款200元。拆改房屋结构未经管理公司审批的，除应恢复原状外，罚款2000元。擅自拆改和部分破坏户内墙、柱、梁、楼板等结构的，除应补墙及恢复原状外，罚款15000—50000元。私自增加电、气线路负荷、改变走向或擅自改动上、下管道的，除应按原样恢复外，并按《安全用电、用水、管道燃气管理规定》进行处罚。施工中如违反安全用电、用水规定，除应纠正及赔偿外，每项罚款200—500元。私自凿开楼面、地面、保护层的，除应进行加固处理外，罚款1000—2000元。私自改变外门窗型号、规格及颜色的，除应恢复原状外，每项罚款500元。私自损坏和改变外墙装饰的，除应恢复原状外，罚款1000元。10、未经批准封闭或占用公共走道、消防通道，占用天台、屋面及在公共地方间墙的，除应按《招牌、广告及公共场地管理规定》处理外，，罚款2000—5000元。11、擅自安装防盗门，除限令拆除外，罚款500元。12、擅自在窗户安装网、罩、牌及任何物件的除拆除并恢复原状外，罚款500—1000元。擅自在复式房装修中加封闭阳台或天台等会破坏房屋整体外观的，除应拆除恢复原状外，罚款1000—2000元。13、擅自拆除地漏盖和向地漏网倾倒杂物的，除清理通畅、修复损坏下水道外，罚款500—3000元。14、装修环境不整洁，在公共场地乱堆放材料、装修垃圾的，罚款200—500元，并要求施工队及时清理改正。15、动火作业未办理手续的，按有关消防管理规定处罚。16、动用和移动消防设备设施，使用可燃材料未作阻燃处理，施工现场使用电炉、煤气以及施工人员吸烟的，按有关消防安全规定处罚。17、造成上、下水渗漏和阻塞的，除清理疏通外，罚款300—500元。18、使用可燃或有毒及刺激性气雾材料，未派警戒或未向公共通道排放的，按有关消防管理规定处理。19、实际装修内容与装修申报内容不符的，除应根据实际情况纠正外，每次罚款100—500元。20、上述条款未尽事宜，违反政府及有关部门规定的，管理公司将对违反者没收保证金作为处罚，并按政府规定处理。保修管理标准作业规程目的规范客户保修及公共设施设备处理工作，保证维修工作得到及时有效的处理。适用范围适用于物业部客户家庭及各类设施设备的报修处理工作。职责机电维修组主任助理负责维修工作的组织、监督以及对公司制定的《维修项目收费标准》以外的报修内容进行收费评审。物业部管理员负责具体记录报修内容，及时传达至机电维修组，并跟踪、督促维修工作按时完成。机电维修组维修人员负责报修内容的确认及维修工作。程序要点4.1客户报修4.1.1物业部管理员在接到客户报修要求时应立即填写《客户报修记录表》。管理员在5分钟内将记录的报修内容（包括：客户名称、地址、、联系电话、报修内容、预约维修时间等）填入《客户家庭安装/维修单》（一式四联）相应栏目，并在两分钟内通知机电维修组前来领取维修单，机电维修组领单人在《客户报修记录表》上签收，将《客户家庭安装/维修单》（第一、二、三联）领回机电维修组。机电维修主任助理按照报修内容，安排维修人员的工作：如客户报修内容属《维修项目收费标准》中的项目，客户要求尽快前去维修的，应安排维修人员在接单后15分钟内带齐工具、备件到达维修现场；报修内容属《维修项目收费标准》中的项目，客户另有预约维修时间的，维修人员应按预约的维修时间到来前5分钟带好维修工具、备件到达维修现场；对于不属于《维修项目收费标准》中的报修项目，由机电维修组主任助理在接单后15分钟内对维修的可行性和维修费用作出评审，恢复客户是否可以维修，经征得客户对维修费用得认可及同意维修后，再按上述时效和维修要求安排维修人员前往维修。机电维修人员到达现场后，应首先对报修项目进行对比确认，不相同的，在《客户家庭安装/维修单》上如实填写实际的维修项目及收费标准。维修人员向客户出示收费标准、客户同意维修后开始维修；如客户不同意维修的应提醒客户考虑同意后再行报修，并及时返回机电维修组机电维修组主任助理说明情况，与机电维修组主任助理一同在《客户家庭安装/维修单》上注明原因并签名确认后交还物业部备案。如果维修材料是客户提供的，由维修人员对材料质量进行验证，并将验证结果（“合格”“不合格”“质量不佳”等）填写在备注栏内。对于验证不合格的材料，维修人员应主动提示客户使用不当材料的结果，但应注意尊重客户的选择。维修工作完成后，维修人员应按《维修项目收费标准》在《客户家庭安装/维修单》上注目应收的各项费用金额。并请客户试用或检查合格后，在《客户家庭安装/维修单》上签名确认。维修人员将《客户家庭安装/维修单》（第三联）交给客户作为交费依据。维修人员将《客户家庭安装/维修单》（第一、二联）交回机电维修组主任助理确认后将《客户家庭安装/维修单》（第一联）送财务部作为计收服务费用的依据。对业主的家庭维修可采取月底统一结算的形式进行扣款；对租户的家庭维修应在维修工作完成后的当日（最迟不超过第二天），由租户到财务部交款。公共设施设备的报修处理物业部管理员接到公共设备设施的报修信息后，应立即按《公共设施设备报修记录表》要求填写报修内容，并在3分钟内将报修内容填入《公共设施设备安装/维修工程通知单》（一式二联），在5分钟内通知机电维修组前来领单。物业部管理员将《公共设施设备安装/维修工程通知单》（第二联）交给机电维修组，机电维修组维修人员应在《公共设施设备报修记录表》上签收。机电维修组主任助理按照报修内容，安排维修人员带齐维修工具及备件于10分钟内赶到现场进行维修。完成维修工作后，维修人员应在《公共设施设备安装/维修工程通知单》上注明维修有关事项。维修人员将《公共设施设备安装/维修工程通知单》（第一联）交机电维修组主任助理签名确认后返还物业部作为月底统计费用的依据。费用结算物业部管理员于每月月底前将当月《客户家庭安装/维修单》及《公共设施设备安装/维修工程通知单》费用分别统计在《有偿便民服务收费表》的相应栏目及《公共设施设备安装/维修费用统计表》内。物业部管理员将《客户报修记录表》、《客户家庭安装/维修表》、《公共设施设备报修记录表》、《公共设施设备安装/维修工程通知单》附在以上表格后，报物业部主任助理审核。审核无误