Excel制表基础(Excel 2010的功能和使用)

Excel制表基础Excel2010的功能和使用目录一.在表格中输入并编辑数据 11.Excel常用术语 12.直接输入数据 23.输入数值型 34.输入日期和时间 35.输入文本 36．导入外部数据 3二.数据填充 10三.整理与修饰表格 141.设置字体字号 142.设置文本对齐方式 153.设置数据格式 155.设置单元格边框和底纹 196.

调整行高和列宽 227.插入/删除行或列 23四.格式化工作表高级技巧 231.自动套用格式 232.在工作表中创建“表” 263.条件格式 27一.在表格中输入并编辑数据Excel是最常用的电子表格软件，其最基本的功能就是制作若干张表格，在表格中记录相关的数据及信息，以便进行管理、查询与分析。通过电子表格软件进行数据的管理与分析已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。在Excel中输入和编辑数据是制作表格的起点和基础，可以利用多种方法达到快速输入数据的目的。1.Excel常用术语通过桌面快捷方式、“开始”菜单等途径，均可启动Excel2010，如图所示。除了标题栏、选项卡、功能区、状态栏、滚动条等常用工具外，读者还需掌握一些Excel特有的常用术语含义及作用。Excel2010的窗口界面工作薄与工作表：一个工作薄就是一个Excel文件，工作表是工作簿中组织数据的部分，是由很多行和列组成的二维表格。举例而言，工作簿相当于一本书，而工作表相当于书中的每一页。工作簿是由工作表组成的，工作表必须建立在工作簿之中，工作表是不能单独存在的。启动Excel2010后，系统会自动创建一个名为“工作簿1.xlsx”的工作簿，xlsx是扩展名。默认情况下，一个工作簿包含3个工作表，分别以sheet1、sheet2、sheet3命名。工作表标签：一般位于工作表的下方，用于显示工作表名称。用鼠标单击工作表标签，可以在不同的工作表间切换，当前可以编辑的工作表称为活动工作表。思考：如何对工作表标签重命名？选中工作表标签，单击鼠标右键，在弹出的列表中选择“重命名”。行号：每一行左侧的阿拉伯数字为行号，表示该行的行数。列标：每一列上方的大写英文字母为列标，代表该列的列名。单元格：每一行和每一列交叉的区域称为单元格，单元格是Excel操作的最小对象。单元格按所在的行列位置来命名，例如：A2指的是A列与第2行交叉位置上的单元格。在工作表中，被选中的单元格以粗黑框标出，被称为活动单元格，表示当前可以操作的单元格。名称框：一般位于工作表的左上方，其中显示活动单元格的地址或者已命名单元格的名称。编辑栏：一般位于名称框的右侧，用于显示、输入、编辑、修改当前单元格中的数据或公式。2.直接输入数据输入数据的操作方法如下：启动软件后，新建一个空白工作薄，单击某一单元格，输入内容，按回车键进行确认，输入的内容将会同时显示在单元格和编辑栏中。说明：1.按Tab键可以移动到同一行下一单元格（左右移动），按Enter键可以移动到同一列下一单元格（上下移动），按住Shift键的同时再按Tab键或Enter键，可以反向移动。2.按方向键可以移动到对应方向的单元格中。按Shift键的同时再按方向键，可以选中相应方向上的单元格区域。3.输入数值型在Excel的单元格中可以输入多种类型的数据，如数值、文本、日期时间等。数值型数据包括0~9中的数字以及含有正号、负号、货币符号、百分号等任一种符号的数据。输入数值时，在默认情况下显示的是靠右边对齐方式。在输入过程中，有以下两种比较特殊的情况要注意。（1）负数：在数值前加一个“-”号或把数值放在括号里，都可以输入负数。例如，要在单元格中输入“66”，可以输入“-66”或“(66)”，然后敲回车键都可以在单元格中出现“-66”。（2）分数：要在单元格中输入分数形式的数据，应先在编辑框中输入“0”和一个空格，然后再输入分数，否则Excel会把分数当作日期处理。例如，要在单元格中输入分数“2/3”，在编辑框中输入“0”和一个空格，然后接着输入“2/3”，敲一下回车键，单元格中就会出现分数“2/3”。4.输入日期和时间输入日期、时间时，在默认情况下显示的是靠右边对齐方式。具体输入方式如下：（1）输入日期可以用“/”或“–”来分隔日期的年、月、日。例如，输入15/7/21并按下Enter键后，Excel2010将其转换为默认的日期格式，即2015年7月21日。（2）输入时间时与分或秒之间用冒号分隔，Excel一般把插入的时间默认为上午时间。若要输入的是下午时间，则在时间后面加一空格，然后输入“PM”，如输入“5∶05∶05PM”，则在编辑栏会显示下午时间“17∶05∶05”。也可直接输入24小时制时间，如直接输入“17∶05∶05”5.输入文本在Excel中，文本数据包括汉字、英文字母、数字、空格和键盘能输入的其他符号。文本数据和其他数据最大的不同在于：数字数据、时间和日期数据可以进行算术计算，而文本数据不能参与算术计算。在默认的情况下，文本数据是靠左对齐的方式，如果数据全部由数字组成，如编码、学号等，则输入时应在数据前输入英文状态下的单引号“’”，例如，输入“’123456”，Excel就会将其看作文本，将它沿单元格左边对齐。当输入的内容超过了单元格的宽度而无法显示时，可以简单采用鼠标拖拽的方式调整其列宽。说明：如果在单元格中输入的是多行数据，用户可以按Alt+Enter组合键实现硬换行。换行后在一个单元格中将显示多行文本，行的高度也会自动增大。6．导入外部数据除了在工作表中直接输入数据外，Excel具有直接导入数据文件的功能，以便用户从其他来源快速获取数据，然后再对其进行加工处理。（1）自网站获取数据网站上有大量已编辑好的表格数据，可以将其导入到Excel工作表中用于统计分析。例如，将网页“第五次全国人口普查公报.htm”中的表格导入到工作表中，具体操作步骤如下：步骤1：在素材文件第3章“获取外部数据”文件夹中，新建一个工作簿。双击打开网页“第五次全国人口普查公报.htm”，复制网页地址。步骤2：在工作表中选中A1，单击【数据】选项卡下【获取外部数据】组中的“自网站”按钮，弹出“新建Web查询”对话框，在“地址”文本框中粘贴输入网页“第五次全国人口普查公报.htm”的地址（也可以手动输入其他所需网址），单击右侧的“转到”按钮，如图所示。步骤3：单击要选择的表旁边的带黄色方框的箭头，使其变成对号，然后单击“导入”按钮。步骤4：之后会弹出“导入数据”对话框，选择“数据的放置位置”为“现有工作表”，文本框中默认“=$A$1”，单击“确定”按钮，网站上的数据即可自动导入到工作表，适当的修改后可再对其进行加工处理。（2）自文本获取数据Excel可以导入文本数据，形成数据列表，例如在工作表Sheet1中，从A1单元格开始，导入“数据源.txt”中的数据，具体操作步骤如下：步骤1：在素材文件第3章“获取外部数据”文件夹中，打开Excel1工作簿，选中Sheet1工作表中的A1单元格，单击【数据】选项卡下【获取外部数据】组中的“自文本”按钮。步骤2：弹出“导入文本文件”对话框，选择“数据源.txt”文件，单击“导入”按钮，弹出“文本导入向导-第1步，共3步”对话框，如图所示。说明：在“请选择最合适的文件类型”下确定列分隔方式:如果文本文件中的各项以逗号、冒号、制表符等分隔字符，选择“分隔符号”单选按钮；如果每个列中所有项的长度都相同，则选择“固定宽度”单选按钮。在“导入起始行”框中输入“1”，即导入时包含标题行，如不需要导入标题行，可设置为“2”。在“文件原始格式”列表中选择相应的语言编码，通常选择“简体中文(GB2312)”。步骤3：单击“下一步”按钮，在弹出的“文本导入向导-第2步，共3步”对话框中，进一步确认文本文件中实际采用的分隔符类型，本例中保持默认的“Tab键”，如图所示。说明：如果列表中没有列出所用字符，勾选“其他”复选框，在其右侧的文本框中输入该字符。如果数据类型为“固定宽度”，则这些选项不可用。在“数据预览框中可以看到导入后的效果。步骤4：单击“下一步”按钮，进入“文本导入向导-第3步，共3步”对话框，在“数据预览”组中，选中“日期”列，在“列数据格式”下拉列表中，设置“日期”列格式为“YMD”，如图所示。按照同样的方法设置“类型”列数据格式为“文本”，设置“数量”列数据格式为“常规”。步骤5：单击“完成”按钮，弹出如图所示的“导入数据”对话框，指定导入数据放置位置，可以是现有工作表，也可以是新工作表。说明：在“导入数据”对话框中单击“属性”按钮，弹出“外部数据区域属性”对话框，可设置刷新方式，如图所示。步骤6：单击“确定”按钮，完成导入操作。说明：单击【数据】选项卡【连接】组中的“连接”按钮，弹出“工作簿连接”对话框。在列表中选择文件名，单击右侧的“删除”按钮，在弹出的提示框中单击“确定”按钮，即可断开导入数据与源数据之间的连接，如图所示。（3）数据分列如导入的一列数据中包含了应分开显示的两列内容，可以通过分列功能自动将其分开两列显示。例如将Excel2工作簿中的第1列数据从左到右依次分成“学号”和“姓名”两列显示，具体操作步骤如下：步骤1：在素材文件第3章“获取外部数据”文件夹中，打开Excel2工作簿，选中B列单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”选项，即可插入空列，新拆分的将显示在其中。步骤2：选中A1单元格，将光标置于“学号”和“名字”之间，按3次空格键，此处是为了设置分隔符号，手动加空格使字段对齐。步骤3：选中A列单元格，单击【数据工具】组中的“分列”按钮，进入文本分列向导第1步，在“请选择最合适的文件类型”下选择“固定宽度”单选按钮，如图所示。步骤4：单击“下一步”按钮，进入文本分列向导-第2步，在“数据预览”区域中拖动鼠标建立的分列线，如图所示。步骤5：单击“下一步”按钮，，进入文本分列向导-第3步，指定列数据格式。步骤6：单击“完成”按钮，完成分列操作。（4）自Access获取数据Excel具有直接导入常用数据库文件的功能，以便用户从数据库中获取大量数据，具体操作步骤如下：步骤1：单击【数据】选项卡【获取外部数据】组中的“自Access”按钮，弹出“选取数据源”对话框。步骤2：在“选取数据源”对话框中找到目标文件所在路径，并选中此文件，单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框。步骤3：选中所需的数据表，单击“确定”按钮，弹出“导入数据”对话框，选择数据的存放位置。说明：除了Access数据库之外，用户还可以在【数据】选项卡下的【获取外部数据】组中，单击“自其他来源”，从下拉列表中选择其他来源。二.数据填充（1）序列填充的基本方法为了方便用户高效输入数据，Excel为用户提供了序列填充功能，用户可以通过以下方法对数据进行自动填充。方法1：拖动填充柄填充数据：当选择某一单元格后即活动单元格，其右下角会出现一个黑色的小方块被称为填充柄，如图3-2所示。首先在活动单元格中输入序列的第一个数据，然后按着鼠标左键向不同方向拖动该活动单元格的填充柄，拖动到某一单元格位置放开鼠标系统会自动填充，所填充区域的右下角显示“自动填充选项”图标，单击该图标，可以从其下拉列表中选择一种自动填充的方式，如图所示。图3-2填充柄自动填充选项方法2：使用“填充”命令填充数据：在活动单元格中输入序列的第一个数据，从该单元格开始向某一方向选择与该数据相连的空白单元格区域，单击【开始】|【编辑】组中单击“填充”按钮，在弹出的下拉列表中选择“系列”命令，弹出“序列”对话框，在该对话框中选择一种填充方式，如图所示。使用“填充”命令填充方法3：利用快捷菜单填充数据：在活动单元格中输入第一个数据，用鼠标右键拖动活动单元格右下角的填充柄到某一个单元格，然后放开鼠标，从弹出的快捷菜单中选择“填充序列”命令，如图所示。右键快捷菜单（2）填充内置序列在Excel2010中，可以运用不同的方法填充数据。其中，较常用的方式是在前两个单元格中分别输入第一个和第二个数字，然后选中这两个单元格，拖动填充柄进行填充。数字序列：如1、2、3……，2、4、6……。日期序列：如2014年、2015年、2016年……6月、7月、8月……6日、7日、8日……。文本序列：如01、02、03……，一、二、三……。其他内置序列：如JAN、FEB、MAR……,星期一、星期二、星期三……、子、丑、演、卯……（3）填充公式首先在第一个单元格中输入某个公式，然后拖动该单元格的填充柄进行填充，这样填充的是公式本身而不仅仅是计算结果。（4）自定义填充序列用户除了使用内置序列填充外，还可以自定义序列填充。在【文件】选项卡中单击“选项”按钮，弹出“Excel选项”对话框，切换到“高级”选项卡，如图所示。在“常规”组中单击“编辑自定义列表”按钮，即可打开“自定义序列“对话框。“Excel选项”对话框在“自定义序列”对话框的“自定义序列”列表框中，Excel已经组建多个自定义序列，这些内置序列无法修改和删除。用户可通过以下两种方法新建自定义序列：方法1：在“自定义序列”对话框中，单击“从单元格导入序列”文本框右侧的折叠按钮，此时对话框折叠起来可以看到工作表，用鼠标在工作表中选择需要的单元格区域，如图所示。选择单元格区域在折叠的对话框中单击“展开对话框”按钮，恢复正常的“自定义序列”对话框，“从单元格中导入序列”文本框中已显示输入序列的区域，单击“导入”按钮即可完成自定义序列的新建任务，如图所示。“自定义序列”对话框方法2：在“自定义序列”对话框右侧的“输入序列”文本框中输入序列，每个数据之间用标点符号（如顿号或逗号）分隔开。输入完成后，单击“添加”按钮，即可完成新项目序列的添加。三.整理与修饰表格为了让输入数据的表格更加美观，通常使用【开始】选项卡以及“设置单元格格式”对话框来进行格式设置。1.设置字体字号设置字体和字号一般通过以下两种方法：方法1：在【开始】|【字体】组中单击“字体”和“字号”列表框后的下三角按钮，在弹出的列表中选择一种字体和字号，如图所示。单击“字体”和“字号”下拉列表方法2：选中要设置字体和字号的单元格，单击【开始】|【字体】组中的对话框启动器按钮，在弹出的“设置单元格格式”对话框中切换到“字体”选项卡，在该选项卡中即可设置字体与字号，如图所示。在“字体”选项卡中设置字体与字号2.设置文本对齐方式设置对齐方式的方法如下：方法1：在【开始】|【对齐方式】组中选择需要对齐方式，如“文本左对齐”|“居中”等按钮。方法2：选中要设置对齐方式的单元格，单击【开始】|【字体】组中的对话框启动器按钮，在弹出的“设置单元格格式”对话框中切换到“对齐”选项卡，在该选项卡中即可设置文本的对齐方式，如图所示。设置对齐方式此外，在Excel中设计表格标题时，一般习惯把标题名放在表格水平居中的位置，在此需要设置单元格合并及居中。设置合并单元格的方法如下：方法1：选择需要合并的单元格，在【开始】|【对齐方式】组中选择“合并后居中”按钮，即可将所选单元格合并为一个，并且内容水平居中显示。方法2：选择需要合并的单元格，单击【开始】|【字体】组中的对话框启动器按钮，在弹出的“设置单元格格式”对话框中切换到“对齐”选项卡，勾选“文本控制”组中的“合并单元格”复选框。3.设置数据格式前面介绍了，在Excel的单元格中可以输入数值、文本、日期时间等多种类型的数据，通常来说，还需要对输入的数据进行数据格式设置，这样不仅美观，而且更便于阅读。数据格式是指工作表中数据的显示形式，改变数据的格式并不影响数据本身，数据本身会显示在编辑栏中。设置数据格式一般通过以下两种方法：方法1：在【开始】|【数字】组中，有多个按钮，可以设置不同的数字格式。方法2：选中要设置数据格式的单元格，单击【开始】|【数字】组中的对话框启动器按钮，在弹出的“设置单元格格式”对话框中切换到“数字”选项卡，在该选项卡中可以选择相应的数据格式，如图所示。设置数据格式Excel中主要有以下数据格式：常规默认格式，不包含任何特定的数字格式。数值可以设置小数位数，使用千分位分隔符号，设置如何显示负数货币可以设置小数位数，选择货币符号，设置如何显示负数。该格式默认使用千分位分隔符号。会计专用与货币格式的主要区别在于货币符号总是垂直排列。日期可以选择不同形式的日期格式。时间可以选择不同形式的时间格式。百分比可以设置小数位数，单元格中数值乘以100，并以百分数形式显示。分数共9种，选择不同形式的分数格式。科学记数用指数符号（E)显示数字。文本主要用来设置表面是数字，但实际是文本的数据，例如身份证号。特殊包括邮政编码、中文小写数字和中文大写数字。自定义如果以上的数字格式不能满足需求，可以自定义数字格式。说明：为单元格设置数据格式，只是改变了数字在单元格中的显示形式，并不会改变单元格存储的原有内容。4.自定义数字格式尽管Excel已经有很多内置的数字格式，有时我们会希望数字的后面能带上单位，例如，长度单位“m”、“mm”，货币单位：“元”、“万元”等，或者用不同颜色强调某些重要数据，为某些数值设置显示条件等。如果直接把这些单位写在数字的后面，单元格内的这些数字是不能参加任何计算的，这时就要用到自定义数字格式。（1）基本原理在格式代码中，最多可以指定四个节；每个节之间用分号进行分隔，这四个节顺序定义了格式中的正数、负数、零和文本。如果只指定两个节，则第一部分用于表示正数和零，第二部分用于表示负数；如果只指定了一个节，那么所有数字都会使用该格式；如果要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可。（2）常用占位符常用占位符如下表所示。占位符注释自定义常规格式后G/通用格式以常规的数字显示，相当于“分类”列表中的“常规”选项。24.524.50数字占位符。如果单元格的内容大于占位符，则显示实际数字，如果小于占位符的数量，则用0补足。00000123456712345671230012300.0001234.11234.10012.812.8002.302.300#数字占位符。只显有意义的零而不显示无意义的零。小数点后数字如大于“#”的数量，则按“#”的位数四舍五入。#,##02356.1222,356###.##1710.31710.30?数字占位符。在小数点两边为无意义的零添加空格，以便按固定宽度时，小数点可对齐，还可用于显示分数。??.??23.3578423.35???.???23.357@文本占位符，如果只使用单个@，作用是引用原始文本。要在输入数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：”文本内容”@；要在输入数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：@”文本内容”。@符号的位置决定了Excel输入的数据相对于添加文本的位置。如果使用多个@，则可以重复文本。"未来教育"@"图书"计算机未来教育计算机图书@@@计算机计算机计算机.句点，在数字中显示小数点。##.005454.00，逗号，在数字中显示千位分隔符。#,###1212,000[][颜色N]：调用调色板中颜色，N是0~56之间的整数，例如：1是红色、2是黑色、3是黄色。[黄色]或[颜色3]123黄色数字123[条件]：最多使用三个条件，其中两个条件是明确的，另一个是“所有的其他”。[>0]"正数"；[=0];"零"；"负数"3正数-5-负数0零[红色][<=100];[蓝色][>100]88红色数字88150蓝色数字150（3）修改数字格式新建一个新的数字格式代码是比较麻烦的，可以在已有的内置格式中选择一个相近的格式，在此基础上修改代码节使其符合要求，具体操作步骤如下：步骤1：打开素材文件夹/第3章中的“自定义数据格式.xlsx”文件，选中B4单元格，输入公式“=TODAY()”,插入当前日期。步骤2：单击【开始】|【数字】组右下角的对话框启动器，弹出“设置单元格格式”对话框。步骤3：在“数字”选项卡的“分类”列表中，选择某一内置格式作为参考，如“日期”。步骤4：单击“分类”列表最下方的“自定义”，右侧“类型”框中将会显示当前日期格式的代码，在下方的代码列表中选择合适的参照代码类型。步骤5：在“类型”下的文本框中修改参照代码为“yyyy"年"m"月"d"日"[$-804]aaa;@”，表示将日期格式修改为“XXXX年XX月XX日周X”，单击“确定”按钮即生成新的格式，如图所示。步骤6：选中B4：B8单元格区域，按上述方式打开“设置单元格格式”对话框。步骤7：单击“分类”列表最下方的“自定义”，在“自定义”右侧的“类型”下的文本框中修改参照代码为“#,##0.00;[绿色]-#,##0.00;0.00;@"！"”，表示正数保留两位小数、使用千位分隔符；负数以绿色表示并添加负号、保留两位小数、使用千位分隔符；零保留两位小数；文本后面自动显示叹号！。单击“确定”按钮即生成新的格式，如图所示。5.设置单元格边框和底纹默认情况下，工作表中的网格线都是统一的灰色线条，只用于显示，不会被打印。为了表格更加美观易读，可以改变表格的边框线，还可以为需要突出的重点单元格设置底纹颜色。（1）设置单元格边框设置单元格边框一般通过以下两种方法：方法1：对于简单的单元格边框设置，在选定了要设置的单元格或单元格区域后，直接单击【开始】|【字体】组中“边框”按钮右侧的下三角按钮，弹出下拉列表，从中选择需要的边框线即可，如图所示。图“边框”下拉列表方法2：另一种方法是通过“设置单元格格式”对话框对边框进行设置其具体操作方法如下:步骤1：选择需要设置单元格边框的区域。步骤2：单击【开始】|【单元格】组中的“格式”下拉按钮，在其下拉列表中选择“设置单元格格式”选项。步骤3：弹出“设置单元格格式”对话框，切换到“边框”选项卡，可以详细的设置单元格的边框，如图所示。

在“样式”列表框中选择“框线”的类型。

在“颜色”下拉列表中设置框线的颜色。步骤4：在Excel表格中可以为不同位置的框线进行设置，在“预置”和“边框”组中单击相应的按钮即可。“设置单元格格式”对话框|“边框”选项卡（2）设置单元格底纹设置单元格底纹一般通过以下两种方法：方法1：使用【字体】组中的“填充颜色”按钮，如图所示。单击“填充颜色”按钮方法2：使用“设置单元格格式”对话框对单元格底纹和图案进行设置，具体步骤如下：步骤1：选择需要更改底纹或图案的单元格区域。步骤2：按上述同样的方式打开“设置单元格格式”对话框。步骤3：切换到“填充”选项卡，在这里可以对单元格的底纹和图案进行详细设置，如图所示。“设置单元格格式”对话框|“填充”选项卡6.

调整行高和列宽在Excel工作表中，所有单元格都有默认的高度和宽度，所以要调整某一个单元格的高度和宽度，实际上是调整这个单元格所在行的行高和列宽，并且单元格的高度和宽度会随单元格字体、字号及数据长度的改变而自动变化。用户可以使用命令自动调整行高和列宽，也可以手动调整单元格的行高和列宽。下面以调整行高为例进行讲解，调整列宽操作方式均与此相同。（1）使用鼠标拖曳框线在对单元格的高度要求不是十分精确时，可按照如下步骤快速调整行高。步骤1：将鼠标指针指向任意一行行号的下框线，这时鼠标指针变为形状，表示该行高度可用鼠标拖曳的方式自由调整。步骤2：拖曳鼠标指针上下移动，直到调整到合适的高度为止。拖曳时在工作表中有一条横向虚线，释放鼠标时，这条虚线就成为该行调整后的下框线，如图所示。利用拖曳方法调整行高（2）使用【单元格】选项组中的“格式”命令使用“格式”下拉列表中的“行高”命令可以精确地调整行高，其操作步骤如下：步骤1：在工作表中选定需要调整行高的行或选定该行中的任意一个单元格。在【开始】|【单元格】组中单击“格式”下拉按钮，展开下拉列表，选择“自动调整行高”命令，即可自动将该行高度调整为最适合的高度。步骤2：如果选择“行高”命令，则弹出“行高”对话框，如图所示。“行高”对话框步骤3：在“行高”文本框中输入所需高度的数值。单击“确定”按钮即可。说明：若要改变多个行的行高，可以先选定要改变行高的多个行，然后按上述步骤进行调整。不过，此时所选定的多行的行高将调整为同一数值。7.插入/删除行或列（1）插入行或列插入行或列，指的是在原来的位置插入新的行或列，而原位置的行或列将顺延到其他位置上，具体步骤如下：选中需要插入行或列的位置，依次选择【开始】|【单元格】组中的“插入”下拉列表“插入工作表行”或“插入工作列”命令，即可在行的上方、列的左侧插入一个空行或空列。（2）删除行或列删除行或列，指的是将选定的行或列从工作表中删除，并用周围的其他单元格来填补留下的空白，具体步骤如下：选择需要删除的行或列，在【开始】|【单元格】组中单击“删除”按钮，即可删除所选择的行或列。四.格式化工作表高级技巧除了对数据表进行基本的格式设置（如数值、字体、对齐、边框和底纹等）外，还可以进行各种自动格式化的高级格式设置（如自动套用格式、套用表格格式、使用主题和条件格式设置等）。1.自动套用格式Excel提供了大量预置好的表格格式，用户可以根据实际需要快速实现表格格式化，在节省时间的同时产生美观统一的效果。（1）设置单元格样式该功能可以对任意一个指定的单元格设置预置格式，具体的操作步骤如下：步骤1：选择要设置单元格样式的单元格，在【开始】|【样式】组中，单击“单元格样式”按钮，即可弹出“单元格样式”下拉列表，如图所示。步骤2：从中单击选择某一个预定样式，相应的格式即可应用到当前选定的单元格中。步骤3：若要自定义单元格样式，选择样式列表下方的“新建单元格样式”命令，即可打开“样式”对话框，如图所示，为样式命名后单击“格式”按钮可以设置单元格的格式，新建的单元格样式可以保存在单元格样式列表的“自定义”选项组中。“单元格样式”下拉列表“样式”对话框（2）套用表格格式套用表格格式可以将预设格式集合应用到所选择的单元格区域，套用表格格式的具体操作步骤如下：步骤1：选择要套用格式的单元格区域，在【开始】|【样式】组中，单击“套用表格格式”按钮，即可在弹出的下拉列表中出现多种表格格式的模板，如图所示。步骤2：从中选择任意一个样式，相应的格式即可应用到当前选定的单元格区域中。“套用表格格式”下拉列表步骤3：若要自定义快速样式，可选择“套用表格格式”列表下方的“新建表样式”命令，即可打开“新建表快速样式”对话框，如图3-22所示。在对话框中输入样式名称，选择需要设置的“表元素”，设置“格式”，单击“确定”按钮后，新建的快速样式即可在格式列表中的“自定义”选项组中显示。步骤4：若要取消套用格式，可以选中已套用表格格式的单元格区域，在【表格工具】|【设计】|【表格样式】组中，单击“其他”下拉按钮，在弹出的样式列表中选择“清除”命令即可，如图所示。“新建表快速样式”对话框选择“清除”命令说明：自动套用格式只能应用在不包含合并单元格的数据列表中。2.在工作表中创建“表”在对工作表套用表格格式后，会发现所选区域的第一行自动出现了“筛选”下拉箭头，这是因为Excel自动将该区域定义成了一个“表”。“表”是在Excel工作表中创建的独立数据区域，可以看作是“表中表”。（1）创建“表”通过“套用表格格式”可以将所选区域被定义为一个“表”，通过插入表格的方式也可以创建“表”，具体操作步骤如下：步骤1：选中数据区域，单击【插入】选项卡【表格】组中“表格”按钮，，弹出“创建表”对话框，如图所示。步骤2：如果所选择区域的第一行包含要显示为表格标题行的数据，则勾选“表包含标题”复选框。如果不勾选“表包含标题”复选框，则自动向上扩展一行并显示默认标题名称。步骤3：单击“确定”按钮，所选区域将自动应用默认表格样式并被定义为一个“表”。说明：不能对带有外部连接的数据区域定义“表”。创建“表”后，通过上方的【表格工具】|【设计】选项卡可自定义或编辑该“表”。（2）将“表”转换为普通区域被定义为“表”的区域，不可以进行分类汇总，不能进行单元格合并操作，有的时候可能仅仅是为了快速应用一个表格样式，但无需“表”功能。这时就可以将“表’;转换为常规数据区域，同时保留所套用的格式，具体操作步骤如下：步骤1：鼠标定位“表”中的任意位置，表格上方会显示【表格工具】I【设计】选项卡。步骤2：单击“工具”组中“转换为区域”按钮，在弹出的提示对话框中单击“是”按钮即可。3.条件格式利用Excel提供的条件格式功能，可以为满足条件的单元格设置某项格式。（1）利用预置条件实现快速格式化利用预置条件快速格式的操作步骤如下：步骤1：选中工作表中的单元格或单元格区域，在【开始】|【样式】组中，单击“条件格式”下拉按钮，即可弹出“条件格式”下拉列表。步骤2：将鼠标指针指向任意一个条件规则，即可弹出复级列表，从中单击任意预置的条件格式即可完成条件格式设置，如图3-24所示。“条件格式”下拉列表各项条件格式的功能如下：突出显示单元格规则：使用大于、小于、等于、包含等比较运算符限定条件，对属于该数据范围内的单元格设置格式。例如，在成绩表中，为成绩小于60分的单元格设置红色底纹，其中，“<60”就是条件，“红色底纹”就是格式。项目选取规则：将选中单元格区域中的前若干个最高值或后若干个最低值、高于或低于该区域平均值的单元格设置为特殊格式。例如，在成绩表中，用红色字体标出某科目成绩排在前10名的学生，其中，“绩排在前10名”就是条件，“红色字体”就是格式。数据条：数据条可帮助查看某个单元格相对于其他单元格的值，数据条的长度代表单元格中的值。数据条越长，表示值越高；数据条越短，表示值越低。在观察大量数据中的较高值和较低值